Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Chief Constables Council meeting papers for 2020'.



 
 
 
 
 
 
Chief Constables’ Council 
 
NPCC Criminal Justice Co-ordination 
Committee Update 

7 October 2020  
 

Security Classification 
NPCC Policy: Documents cannot be accepted or ratified without a security classification (Protective Marking may assist in assessing whether exemptions to FOIA may 
apply): 
 
OFFICIAL-SENSITIVE 
Freedom of information (FOI) 
 
This document (including attachments and appendices) may be subject to an FOI request and the NPCC FOI Officer & Decision Maker will consult with you on receipt of a 
request prior to any disclosure.  For external Public Authorities in receipt of an FOI, please consult with xxxx.xxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xxxxxx.xx 
 
Author: 
 AC Nick Ephgrave / CI Elise Gellatley 
Force/Organisation: 
 National Police Chiefs’ Council / Metropolitan Police Service 
Date Created: 
6th July 2020 
Coordination Committee: 
 Criminal Justice Co-ordination Committee 
Portfolio: 
 Criminal Justice 
Attachments @ para 
 N/A 
Information Governance & Security 
 
In compliance with the Government’s Security Policy Framework’s  (SPF) mandatory  requirements,  please ensure any onsite printing is supervised, and storage and 
security of papers are in compliance with the SPF.  Dissemination or further distribution of this paper is strictly on a need to know basis and in compliance with other 
security controls and legislative obligations.  If you require any advice, please contact  xxxx.xxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xxxxxx.xx 
 
https://www.gov.uk/government/publications/security-policy-framework/hmg-security-policy-framework#risk-management 
 
 
1.  INTRODUCTION/PURPOSE 
 

1.1. The purpose of this paper is to provide updates in respect of key issues currently under consideration 
within  the  Criminal  Justice  Co-ordination  Committee,  each  of  which  has  the  potential  to  have  a 
substantial impact on CJ related practice in future.  
 
2.  BAIL 
 
2.1 NPCC Consultation Submission 
On  the  29th  May  2020  the  government  pre-charge  bail  consultation  concluded.  The  NPCC 
recommended the following key amendments and requirements: 
 

Removal of the presumption of release from custody without bail. 

Pre-Charge Bail decisions should give due regards to the risk factors and vulnerability. 

Breaching pre-charge bail should be a criminal offence. 

PCB should be reviewed at 3,6,9 (Police)and 12 months(Magistrates). 

A code of practice should be released for Under Investigation (RUI), Voluntary Attendance (VA) 
case management. 

Operational  Guidance  /  Code  of  Practice  should  be  available  at  the  time  when  legislation 
changes are enacted. 
 
2.2  Legislation Review Update 
 

The  Home  Office  are  assessing  the  legislative  change  options,  based  on  the  analysis  of  the 
consultation returns, which is now complete.  S31(1)(a)(b) 
S31(1)(a)(b) 
The  Home  Office  continues  to  work  towards  legislation  changes  during  2020,  followed  by  an 
implementation programme in early 2021. 
  
2.3  Next Steps 
The HMICFRS will be releasing the Thematic Review of Pre-Charge Bail and RUI in the autumn.  The 
NPCC will work with forces and the Home Office to ensure clear guidance is in place in relation to 
the  management  of  suspects  with  RUI  status  at  the  time  when  changes  to  Pre-Charge  bail 
legislation are enacted. 
 
The future PCB/RUI ADR will need to provide confidence in relation  to the effective management 
of  suspects.  The  NPCC  will  work  with  forces  and  the  Home  Office  to  ensure  the  ADR  delivers  a 
meaningful and complete data set in relation to the management of suspects before charge. 
 
Updated Operational Guidance and a Code of Practice covering Pre-Charge Bail, RUI and VA are to 
be developed. 
 
3.  INTEGRATED OFFENDER MANAGEMENT 
 
3.1. Electronic Monitoring 
Work in the Electronic Monitoring portfolio has now been split into two areas: 
1.  EM  Legacy  Programme;  work  streams  continue  in  this  area  as  before  with  court  bail  untagged 
offenders (RF tags), breach notifications from EMS, data access, and other areas. 
2.  EM  Expansion;  propelled  by  the  early  release  ECTR  programme  and  ministerial  ambitions  in 
respect  of  EM.    Work  is  being  undertaken  with  the  MoJ  to  consider  expanding  EM  into  the 
following areas: alcohol tags for community sentences, burglars on licence, county lines, domestic 
abuse, alcohol tags for out of court disposals. Work is being undertaken to ensure the appropriate 
NPCC  portfolio  leads  for  these  areas  are  involved  in  discussions.    S31(1)(a)(b)  Currently  the 
proposed expansion areas cut across at least 11 NPCC portfolios. 
 
3.2 IOM 
Following the National Police leads workshop in January and the Joint Inspection on IOM, a significant 
amount of work has been undertaken across agencies to review the current working arrangements of 
IOM.  S31(1)(a)(b)Therefore,  this  review  has  come  at  a  pertinent  time,  given  the  Probation  Reform 
programme underway, the uplift of Police Officers and the recently announced Royal Commission.  All 
parties accept the need to re-focus and rebuild IOM arrangements nationally.   
 
The Ministry of Justice is about to begin Phase 1 of its fieldwork.  This will look at six separate IOM 
arrangements  and  will  seek  to  understand  the  offender  journey  through  various  IOM  schemes  and 
how it differs from other types of offender management, the  outcomes that different IOM schemes 
are trying to achieve, the role of police, probation and other agencies in creating these outcomes, the 
specific  role  of  electronic  monitoring  in  achieving  these  outcomes  and  how  both  outcomes  and 
mechanisms differ from other types of offender management.   
 
Findings  will  be  drawn  into  an  interim  report,  which  will  cross  reference  fieldwork  with  other 
knowledge  on  IOM  including  the  HMIP  report,  research  studies,  HMPPS  survey,  NPCC  survey  and 
views of senior agency staff. 
 
The aim is to obtain an agreed recommendations paper to ministers in early October. 
 
3.3 Female Offending  
Following  a  consultation  with  all  forces  surrounding  the  Female  Offending  Strategy,  and  a  clear 
appetite to progress this area of work, DCC Stratford and his team are in the process of organising a 
Female  Offending  Workshop  which  we  are  hoping  will  take  place  in  October  2020  (restrictions 
permitting).  This initial forum will invite all 43 Police force leads to an event with the clear intention 

National Police Chiefs’ Council 

of  providing  them  with  the  relevant  knowledge  from  specialists  in  this  field  to  enable  them  to 
implement or adapt processes to respond to the differences in female offending and prevent further 
offending.    
 
It is the intention to continue this forum on a quarterly basis utilising regional representatives across 
the national Policing landscape.   
 
4.  VICTIMS & WITNESSES 
 
4.1 Victims’ Code Consultation 
4.1.1  The consultation on the draft revised Victims’ Code closed on 28th May following a six week 
extension.  The  Ministry  of  Justice  received  over  300  responses  which  they  are  currently 
assessing  with  the  aim  of  publishing  both  the  response  to  the  consultation  and  the  new 
Code by the end of the calendar year. 
4.1.2  Work  is  now  underway  on  developing  the  operational  guidance  that  will  sit  alongside  the 
Codes  and  a  policing  reference  group  has  been  formulated  with  representatives  from 
forces across the country and the College of Policing. The College is also, with support of 
the  portfolio,  in  the  process  of  developing  products  to  support  our  frontline  officers  and 
staff to be clear on their obligations under the code and the importance of victim care. 
4.1.3  The launch of the new Victims’ Code will be a precursor to a consultation on a Victims’ Law 
and  so  we  will  be  seeking  support  from  Chiefs  in  embedding  and  implementing  the  new 
code to ensure compliance with the policing obligations. 
4.1.4  A key entitlement under the Victims’ Code is the offering of a Victim Personal statement, the 
portfolio  will  be  focussing  on  this  entitlement  in  the  coming  months,  working  with 
colleagues to updates the Joint Agency Guide to the VPS in line with the new Codes and we 
are interested in any Forces willing to explore opportunities to try new approaches in the 
offering and taking of a VPS. 
 
4.2. Witness Care Unit (WCU) National Letter Templates 
4.2.1   In  2019,  along  with  colleagues  from  the  CPS  and  HMCTS,  the  NPCC  Victim  &  Witness 
portfolio  embarked  on  a  project  to  update  the  national  letter  templates  WCUs  use  to 
update victims and witnesses with progress on their case.  
4.2.2   The need to improve these letter templates was identified following the publication of the 
Government’s  Victim  Strategy  and  a  report  on  the  Victims’  Code  of  Practice  from  the 
London Victims’ Commissioner Claire Waxman.    
4.2.3   A  working  group  was  formed  made  up  of  representatives  from  WCUs,  Cleveland, 
Lancashire, Merseyside, South Yorkshire, West Yorkshire, Durham, Dyfed Powys, Sussex, 
&  Avon  and  Somerset,  CPS  Victim  Liaison  Units  (VLU)  and  HMCTS.  The  group  identified 
the letters WCUs and VLUs send to victims and witnesses needed to be more empathetic, 
consistent, use more accessible language and include more up-to-date information. 
4.2.4   The  templates  are  now  available  on  WMS  and  can  be  locally  adapted  to  reflect,  for 
example,  force’s  commissioned  victim  support  providers.  It  is  hoped  that  Forces  will 
choose to use these templates to  communicate  with victims and  witnesses, recognising 
that  we  communicate  with  victims  and  witnesses  through  a  variety  of  communication 
channels. 
 
4.3  Criminal Injuries Compensation Authority (CICA) Protocol 
4.3.1   A working Protocol between the NPCC and CICA has been updated and agreed. 
4.3.2   Victims of violent crime, who have suffered physical and or psychological harm, are entitled 
to apply for compensation from CICA within two years of the date of the crime.  
4.3.3   In order to process  victims’  claims, CICA requires information from the police to  verify an 
applicant’s eligibility for compensation under the Schemes. The timescales set out for the 
provision  of  this  information  have  been  agreed  in  order  to  maintain  public  confidence 
and provide the best service to victims. 
4.3.4   Although no amount of money will fully compensate victims who sustain injuries as a result 
of  crime,  it  is  recognised  that  criminal  injuries  compensation  can  not  only  provide 
financial support, but also a sense of justice and closure to victims.  

National Police Chiefs’ Council 

 
COVID Related Work 
 
4.4  S28 Expedited National Roll Out 
4.4.1  The  HMCTS  led  programme  to  roll  out  s.28  (video  recorded  cross  examination)  has  been 
progressing over the last 12 months with S28 for vulnerable witnesses under s.16 of the 
YCJEA  now  available  in  18  Crown  Courts.  The  ambition  is  for  the  remaining  60  Crown 
Courts to be live by the end of the calendar year. 
4.4.2   There is a significant backlog of trials waiting to be heard in both the magistrates and Crown 
Courts.  Having  the  ability  to  conduct  a  S.28  cross  examination,  ensures  that  our  most 
vulnerable victims have the ability to give evidence much earlier in the process and could 
potentially  negate the need for them to give evidence at  a  trial allowing them to  move 
forward with their lives. 
4.4.3   We are in talks with HMCTS in regards to the next waves of rollout but can confirm that the 
following  Crown  Courts  will  go  live  on  the  24th  August;  Croydon,  Harrow,  I.L.S.H, 
Isleworth,  Snaresbrook,  Southwark,  Wood  Green,  Woolwich,  Stafford,  Central  Criminal 
Court London, Basildon, Chelmsford, Canterbury, Guilford, Maidstone, Lewes & Stafford. 
4.4.4   A pre requisite of eligibility of S28 as a special measure is that the witness has been video 
interviewed (Achieving Best  evidence – ABE) and that their video will be played as their 
evidence-in-chief  (S27).  The  Victim  and  Witness  Portfolio  currently  attends  Victim  and 
Witness Silver Command that reports to Cross CJ GOLD. In that forum, it has been raised 
on  numerous  occasions  by  both  the  Victims’  Commissioner  and  victim  support  groups 
that,  during  COVID,  policing  has  stopped  carrying  out  ABE  interviews.  Reassurance  has 
been sought from colleagues across the country that this is not the case, rather policing 
followed the guidance issued by ACC Bishop, NPCC Lead for Investigative Interviewing and 
ABE,  with  officers  taking  a  risk  based  approach  to  the  conducting  of  interviews  at  the 
beginning of the pandemic.  
 
4.5  Witness Care Volumes 
4.5.1  It  is  clear  that  the  backlog  of  cases  in  the  court  system  is  fast  becoming  the  number  one 
issue  with  its  wider  implications  on  attrition  and  longer  term  impact  on  victims  and 
witnesses. 
4.5.2   Witness  Care  colleagues  have  seen  on  average  a  40%  increase  in  caseloads  since  the 
beginning of the pandemic, we are keen to understand from other forces whether or not, 
due to the increase, they are considering putting extra resources into their Witness care 
teams. 
 
4.6  DA Trial Triage 
4.6.1  To assist with the movement of cases in the magistrates court we worked closely with our CJ 
partners  to  agree  a  process  for  a  return  of  trials  in  the  magistrates  court.  We 
concentrated on domestic abuse cases in the first instance due to the risk levels that sit 
within this cohort and the complex needs victims of DA can have. 
4.6.2   On 12 June 2020, a Memorandum of Understanding (MOU) was agreed across the Criminal 
Justice  System.  It  builds  upon  existing  commitments  victims  for  example  under  the 
Victims Code and sets out the steps that Witnesses Care Units, Her Majesty’s Courts and 
Tribunals  Services,  Crown  Prosecution  Service  and  police  will  follow  to  ensure  effective 
listing. The process  maximises the effectiveness of  court  hearings through identification 
of  issues  and  a  clear  understanding  of  the  needs  of  victims  and  witnesses  in  domestic 
abuse  cases.  It  also  reinforces  the  principle  that  victims  should  be  informed  about  and, 
where  appropriate,  referred  to  local  specialist  support  services,  including  Independent 
Domestic Violence Advisors. 
4.6.3   Again it would be useful to gain an understanding of how this is working in Forces. 
 
5.  PROSECUTIONS 
 

5.1. It  is  anticipated  that  work  which  had  commenced  prior  to  March  2020  in  relation  to  file  quality 
standard will begin to pick up pace again over the coming months.   

National Police Chiefs’ Council 

 
5.2. The elements currently in progress are:  

a national joint commitment and action plan to improve case progression;  

a  review  of  the  national  File  Quality  Assessment  Process  which  you  have  told  us  needs  to  be 
reviewed; 

Home  Office  led  Deep  Dive  visits  specifically  to  review  police  file  quality  and  the  handover 
between CPS and Police pre and post charge;  

Review of how the governance meeting structure for the Prosecution Teams locally operates;  

a joint thematic inspection HMCPSI and HMICFRS which includes police file quality this year. 
 
5.3. With all of the elements above in mind we need to be cognisant of our contribution to the process 
and we therefore have three key areas to ask you to consider for your force area: 

Consider  your  file  quality  standard  against  the  jointly  agreed  National  File  Standard  and 
National File Quality Assessment 

Reassure yourself about the standard of your case quality assurance process within your force 
area, whether you have an operational supervisory model or dedicated case quality assurance 
model 

Consider  whether  you  are  placing  the  right  cases  before  CPS  for  charge  authority  or  police 
charging appropriately. 
 
6.  PERFORMANCE 
 
6.1. The performance arm of the Prosecutions Portfolio has now developed a methodology for the National 
CJ Performance and Efficiency Group which includes exploration of the benefits for victims and likely 
efficiency savings from performance improvements. The methodology has been applied to establish 
key and secondary performance measures for case progression and we are working closely with the 
wider  Prosecutions  Portfolio  to  finalise  a  joint  Police/CPS  case  progression  dashboard.  With  the 
approval  of  CJCC  we  are  now  working  closely  with  the  Victims’  Portfolio  to  develop  victim  related 
performance measures. 
 
7.  DISCLOSURE 
 
7.1. The Response to the Attorney General Revised Guidance on Disclosure 
7.1.1  The  portfolio  has  provided  an  extensive  response  to  the  proposed  Attorney  General’s 
Guidance  on  Disclosure.  This  response  attends  to  key  proposals  including  pre-charge 
engagement, rebuttable presumptions and pre charge schedules.  
7.1.2  Rebuttal  presumptions  and  pre-charge  scheduling  material  would  require  police 
investigators to redact substantially more material in order not to breach data protection 
law.  The  limitations  of  current  police  redaction  technology  would  require  most 
investigators to perform this task manually.  This burden would adversely impact on the 
efficiency and effectiveness of investigation and prosecution.  
7.1.3  Since  its  inception,  The  NDIP  Board  has  advanced  the  need  for  a  “thinking”  approach  to 
disclosure  throughout  an  investigation  and  prosecution  -  from  report  to  court.  While 
rebuttable presumptions are attractive insofar as they provide some certainty, such strict 
requirements might militate against the thinking approach to which we aspire. 
7.1.4  The  deadline  for  the  consultation  was  22nd  July  and  we  await  the  final  decision  from  the 
Attorney General in relation to her proposals. In due course the portfolio will respond to 
the final version of the guidance and provide guidance to forces as necessary.  
 
7.2  Mobile Phone Extraction 
7.2.1  The  publication  of  the  ICO  report  into  mobile  phone  extraction  brought  with  it  13 
recommendations, the majority of which are for policing. The ICO have been pragmatic in 
their approach to compliance and are understanding of the extent of the work required.  
7.2.2  In  due  course  the  College  of  Policing  will  be  issuing  guidance  in  the  area  of  mobile  phone 
extraction. It is inevitable that the digital processing notice will need to be replaced with a 
version  that  is  consistent  with  this  guidance.  The  College  are  undertaking  extensive 

National Police Chiefs’ Council 

stakeholder consultation as part of this process. It is anticipated that this will take some 
months to produce.  
7.2.3  The  recent  Court  of  Appeal  judgement  in  R  v  Carl  Bater-James  and  Sultan  Mohammed 
[2020]  EWCA  Crim  790  set  out  four  key  principals  when  dealing  with  the  electronic 
devices of victims and witnesses.  
7.2.4  It  was  clear  when  interpreting  this  judgement  and  the  ICO  report  that  the  current  digital 
processing  notices  were  no  longer  fit  for  purpose.  Whilst  the  permanent  replacement 
forms  and  College  guidance  are  being  worked  upon,  the  decision  was  made  to  provide 
interim forms that follow the principles set out by the Court of Appeal.  
7.2.5  These interim forms will replace the current forms being used by forces from 14th August.  
 
7.3  Investigation Management Document (IMD) 
7.3.1  The  IMD  promises  to  instantiate  and  demonstrate  the  thinking  approach  to  disclosure 
central to NDIP. It prompts the investigator to record the reasonable lines of enquiry they 
have  followed,  and  why.  Perhaps  more  importantly  it  also  prompts  them  to  record  the 
lines of enquiry they have not followed and why not.  
7.3.2  Adopted  consistently  and  at  scale  it  arguably  obviates  the  need  for  rebuttable 
presumptions. Along with the impact of redaction, it is central to the proposition to the 
Attorney General that rebuttable presumptions should be delayed.  
7.3.3  A plan for roll out has been established that involves the form being put before you at Chief 
Constable’s Council for approval. 
7.3.4  If agreed the portfolio will work with the College of Policing to create a training package for 
roll out later this year.  
 
7.4  Local Disclosure Forums 
7.4.1  The strength of the national disclosure partnership lies in the coming together of the most 
senior leaders in the NDIP Board and the scrutiny of senior stakeholders in the National 
Disclosure Forum. 
7.4.2  Similarly  strong  local  governance  arrangements,  with  the  engagement  and  interest  of 
stakeholders necessary to demand that things are done and the seniority required to get 
things  done,  are  necessary  if  the  benefits  of  reforms  such  as  the  IMD  are  to  be 
maximised. 
7.4.3  It  is  thought  that  the  introduction  and  momentum  of  Local  Disclosure  Forums  has  been 
inhibited by the difficulty of getting stakeholders physically together for meetings. 
7.4.4  The  pandemic  has  accelerated  the  adoption  of  remote  conferencing  and  Local  Disclosure 
Forums should seize the opportunity to meet in this way.  This, it is hoped will see them 
convene more easily and frequently and provide a means by which national stakeholders 
can connect with local Forums where appropriate. 
7.4.5  Forces will be encouraged by the portfolio to establish these forums utilising the technology 
now available, if this has not already been done. 
 
8.  DISPOSALS 
 
8.1  Charging:  
Interim charging protocol (as a result of COVID19) is still in effect.  It is being kept under review, 
but there are no anticipated changes to the criteria of cases to CPSD.  Charging pilots continue to 
run in the 7 forces, albeit within the reduced ‘red’ case criteria imposed as a result of the interim 
charging  protocol.  The  joint  charging  board  are  reviewing  the  time  line  for  evaluation  and 
national roll-out plan in response to the delays and measures that COVID19 has brought.  
 
8.2  OOCD:  
8.2.1  Working with the MOJ (and now the Home Office) to resolve inconsistency between forces 
in  application  of  Out  of  Court  Disposal  frameworks.  The  nationally  agreed  Two-Tier 
framework has still not been implemented by a number of forces since it was signed off at 
CCC in October 2017. S31(1)(a)(b) 
8.2.2  Working with the Children and Young Persons Portfolio and YJB Policing lead on updates to 
the Adult Gravity matrix, incorporating updated Youth Matrix considerations. 

National Police Chiefs’ Council 

8.2.3  Hampshire  leading  on  updated  performance  review  of  CARA  pilot.  This  will  take  place  in 
tandem with West Midlands and Avon & Somerset to provide a co-ordinated response to 
the  DPP  on  the  current  pilots.  Once  complete  we  will  approach  the  DPP  to  consider 
national roll out of the scheme as there is considerable appetite from a large number of 
forces to utilise conditional cautions for domestic abuse.  
8.2.4  Engagement  with  relevant  leads  regarding  Government  scoping  of  the  use  of  Alcohol  tags 
for OOCD.  
8.2.5  We are working with Fujitsu and The Social Change society on the creation and trialling of a 
mobile  app,  (in  compliance  with  the  two-tier  model)  for  officers  to  use,  which  aims  to 
provide  a  one  stop  shop  from  reporting,  through  to  gathering  evidence,  automated 
disposal  options,  through  to  resolution  of  an  outcome,  booking  interventions  and 
updating victim’s. The aspiration is to trial this as a proof of concept in a limited number 
of forces in the first instance.  
 
8.3  COVID19 Enforcement: 
8.3.1  Continued joint working with ACRO, Op Talla, HMCTS, CPS, COP with each new amendment 
to  legislation  and  regulations  that  are  issued  in  relation  to  the  following: 
Travel/Quarantine  restrictions;  health  regulations  (1);  restriction  regulations  (2)  &  (3); 
Leicester regulations; and face coverings. There is an established process by which all new 
regulations and guidance is then disseminated to forces.  
8.3.2  Formulated  a  SJP  working  group  to  manage  the  SJPN  requirements  in  relation  to  non-
payment  of  enforcement  fines.  This  has  required  close  collaboration  between  agencies, 
and application to the AGO each time we wish to utilise SJP as a means to prosecute non-
payment for new restriction regulations.  
 
8.4  CJ Recovery: 
8.4.1  T/ACC Murray has written to all Chiefs and CJ leads with a co-ordinated response in respect 
of  relevant  CJCC  updates.  This  includes  OOCD,  Case  Progression,  Custody,  Courts  and 
Victims and witnesses.  
8.4.2  Exploring  and  exhausting  all  options  in  relation  to  OOCD  use  to  assist  with  the  Court 
backlogs  (without  legislative  change  to  OOCD  rules,  particularly  in  relation  to  repeat 
issuing of cautions.  
8.4.3  Working  with  HMCTS  on  their  recovery  plan,  and  as  part  of  the  CJS  end  to  end  working 
group. 
 
 
 
9.  CUSTODY 
 
9.1. As  we  begin  to  enter  the  recovery  phase  of  the  pandemic,  the  NPCC  Custody  portfolio,  led  by  DCC 
Kemp,  is  beginning  to  refocus  projects  within  the  working  groups;  to  effect  positive  changes  in 
response  to  current  challenges  within  the  Criminal  Justice  System.  Work  has  recently  been 
commissioned in relation to disproportionality, performance, Health Care and training. 
 
9.2 Disproportionality 
The group will have a strong collaborative ethos, and the appointed police lead, C/Insp James  Hahn 
from Thames Valley Police, is expecting to work jointly with Simran Soor from the Ministry of Justice 
to develop and implement this work. 
 
The initial guide is to investigate and develop and act on three interlinked matters of contemporary 
importance: safeguarding and risk, dignity, and youth.  
 
Key Objectives:  
o  To understand Disproportionality in Police  Custody and how/to what  extent it occurs in police 
custody suites nationally 

National Police Chiefs’ Council 

o  To  collectively  consider  and  identify  ways  to  tackle  disproportionality  from  the  policing 
perspective  as  well  as  within  police  custody  [clarify  the  scope/method  of  this  –  e.g.  how  the 
work links to other areas of activity such as stop-search etc.] 
o  To  develop  and  implement  an  action  plan  how  to  challenge  the  areas  that  heighten 
disproportionality, including means of measuring progress 
o  To focus in particular on the themes of Safeguarding and Risk, Dignity and Youth. 
 
 
9.3 Performance 
Custody Performance measures have been developed by acknowledging the data already collated by 
police  forces  and  with  consideration  of  a  number  of  key  national  documents  including  the  NPCC 
Custody Strategy, Dame Elish Angiolini report, HMICFRS expectations document, views from the ICVA 
and the work by Dr. Layla Skinns of Sheffield University with regards to good custody bench marks.  
 
This has led to the development of 7 categories; 
o  Custody population (including age, ethnicity and gender) 
o  Detention duration (including immigration matters)  
o  Children and Young People in custody  
o  Mental Health and Health care provision in custody  
o  Training, complaints and use of force  
o  Dignity and independent custody visiting association  
o  Necessity criteria, disposal and authorities 
 
Several possible measures have been shared with all forces and concerns were raised with regards to 
the  number  of  measures,  the  impact  of  different  IT  systems  and  the  general  ability  to  access  the 
information.  Some  forces  raised  concerns  regarding  the  legitimacy  of  some  measures  which  is  a 
further indication of the unique journey forces are taking in terms of recognising the importance of 
perhaps the “not so obvious” indicators.  
 
The role of Chair of the group was passed to  DCI Caroline Davies (Durham) in March 2020. Progress 
has been slightly delayed due to exigencies of Covid-19,  however, a  further  working group meeting 
was  held  by  teleconference.  The  members  have  been  brought  up  to  speed  and  are  currently 
reviewing the proposed measures against the PEEL inspection criteria of Efficiency, Effectiveness and 
Legitimacy and the five categories as identified in the HMICFRS inspection. 
 
Home  Office  and  HMICFRS  representatives  on  the  working  group  recommend  that  the  framework 
should very much be based on outcomes rather than statistics and that there is transparency.  How 
well  each  force  responds  to  such  data  by  way  of  outcomes  is  likely  to  be  reflected  in  future 
inspections. 
 
9.4 Healthcare 
CEWS has now undergone both academic trials and pilots in Surrey Police and a National Voluntary 
rollout  is  now  taking  place.  The  Heath  Working  Group  are  monitoring  the  rollout  to  allow  the 
algorithm  to  be  checked  and  improved.  CEWS  is  being  looked  at  in  conjunction  with  the  life  signs 
monitoring  tool  ‘Oxehealth’,  to  assess  if  there  is  a  positive  impact  on  reducing  risk  in  custody  and 
improving the overall safety of detainees. There is also a CEWS Knowledge Hub space on the College 
of Policing site to share learning and improve CEWS. 
 
9.5 Training 
After  much  discussion  around  a  national  training  package,  it  has  been  agreed  that  the  CoP  will 
produce one mandatory module covering risk and risk management, to be sent to forces and added 
to  their  custody  training  packages.   Once  this  module  has  been  created  and  distributed  it  will  be 
assessed and analysed before further modules are added or amended accordingly.   
 
We are aiming for this module to be as interactive as possible and scenario based. We have decided 
on four scenarios covering different areas of risk: 

National Police Chiefs’ Council 

 
1.  Managing Alcohol Detox 
2.  Managing Mental ill Health developed in Custody 
3.  Managing Female Dignity 
4.  Managing and identifying vulnerabilities (Neurodevelopmental Disorders)  
 
The  scenarios  are  currently  in  development  and  will  then  be  sent  to  the  College  for  their  teams  to 
develop them into working modules.  
 
9.6 PECS Contract changes 
NPCC lead for Custody and the Movement of Prisoners portfolio has been working with Tim Coates, 
head  of  Prisoner  Escort  Custody  Services  (PECS)  regarding  changes  to  the  PECS  contracts  and 
arrangements, which are due to commence on 29th August 2020. The focus has been on improving 
on  PECS  Generation  3,  following  consultation  and  feedback  from  stakeholders,  rather  than 
redesigning the whole system. 
GeoAmey and SERCO were awarded the new PECS contract for Generation 4, in October 2019. Since 
that time the digital platform has been rolled out nationally, the effect of which (Covid-19 restriction 
period aside) is that prisoners are moved to courts and prisons more effectively, efficiently and with 
greater accuracy.  
PECS  have  an  entire  fleet  of  new  vehicles  and  an  increased  number  of  non-cellular  vehicles  for 
transporting  vulnerable  individuals.  Additionally,  the  new  vehicles  have  information  screens  within 
the cells which will provide prisoners with current information and ensure they are better informed of 
the process to which they are subject to. 
The booking of prisoner transport  will now be completed on a  digital platform which  highlights any 
risks  and/or  medical  needs  to  key  stakeholders.  This  risk  information  is  shared  between  Police, 
Prisons, Courts and Suppliers and I am pleased to say consigns to history the previous method of using 
carbonated  paper,  often  containing  illegible  handwriting.  The  new  system  can  also  rapidly  update 
information pertaining to risk, so stakeholders will be able to plan and prepare for prisoner transport 
and  be  able  to  better  assess  any  safety  issues.  Additionally,  pick-ups  will  occur  more  frequently  as 
there are now more vehicles available. 
 
10.  COURTS 
 
10.1 Digital Case File (DCF) 
Following confirmation of funding, the Project transitioned from DPP under Sussex, to The Police ICT 
Company  as  the  contracting  and  hosting  authority,  this  transition  completed  on  01-Jun-20.  All  nine 
Athena  force  PCCs  and  Chief  Officers  supported  the  proposal  from  the  Athena  Management 
Organisation  (AMO)  and  the  funding  for  the  required  development  was  approved  in  May-20.  This 
enabled Northgate to begin their development process for their phase 2 of DCF. This also unblocked 
Niche’s  development  as  Minerva  had  introduced  a  hiatus  on  their  development  until  the  Athena 
funding had been confirmed in order to not expend resources on possibly nugatory work.  
 
It  should  also  be  noted  that  the  Athena  9-force  collaboration  has  been  proposed  for  DCF  Model 
Implementation.  Currently  it  is  felt  that  the  mitigations  to  this  proposal  outweigh  the  risks,  but  an 
Impact Assessment is underway to validate this.  
 
It was also agreed at the DCF Project Board in May-20 that the CPS would continue to support DCF on 
the basis that all 44 Chief Officers formally commit to implement DCF within a two-year National Roll 
Out window, beginning in Apr-22. The deadline for providing this commitment was targeted for Sep-
20.  
 

National Police Chiefs’ Council 

The DCF Project Team has undertaken to engage with all 44 police forces to provide briefings on DCF 
in the first instance which will be followed up with further engagements with Chief Officers to obtain 
their formal commitment by the Sep-20 deadline. At time of writing, 39 forces have been briefed.  
 
The  DCF  Business  Case  is  being  produced  and  will  be  completed  this  quarter.  This  Business  Case 
outlines DCF as a stand-alone project and seeks to define the benefits DCF will bring to the Criminal 
Justice System, delivered through the current central team.  
 
This  Business  Case  will  provide  support  for  securing  funding  for  central  support  for  the  project  for 
FY21/22  and  beyond.  The  benefits  of  DCF  are  also  a  key  focus  and  are  broken  down  into  four 
categories: Improved File Quality, Improved Disclosure Processes, Increased Efficiency and Improved 
User Satisfaction.  
 
Supplier  development  timelines  remain  stable  following  confirmation  of  the  Athena  funding.  The 
Niche Model Implementation (early adopters) with South Wales and Gwent is scheduled for Aug-22. 
The 9-force Athena Model Implementation is scheduled for Apr-22. National Roll Out for Niche forces 
also begins in Apr-22 to allow all Niche forces the time to deploy DCF in the agreed two-year window.  
 
Engagement has commenced with HMCTS and CPS to fully explore the transition between TWIF and 
DCF in order to establish the go-forward strategy when this migration takes place. This will be a key 
focus in the coming months. This engagement will also consider Common Platform and how each of 
these impacts the other. 
  
10.2 Directors Guidance – Specified Offences 
The revised Directors Guidance – Traffic Offences, came into effect in April.  Following this agreement, 
engagement occurred with HMCTS to seek an increase of costs awarded to Policing where defendants 
pleaded guilty in both PLP and SJP cases.   
 
We are pleased to confirm that HMCTS have agreed a revised schedule of costs that allows policing to 
be  awarded  a  higher  amount  of  money,  proportionate  to  the  administration  of  case  preparation 
undertaken, when offenders plead guilty.   Effective from Monday 3rd August PLP costs will increase 
to  £110  and  SJP  costs  will  increase  to  £90.        Each  Force  will  now  need  to  reflect  this  financial 
amendment on the notices they send to offenders. 
 
Cost recovery based on a medium size force (Kent):  Award of £85 per PLP & SJP applied against 2964 
(PLP) and 10,885 (SJP) prosecuted in 19/20 FY - expected income £1,177,165 vs £1,305,690 (increased 
cost award).   (PLP/SJP department running costs £1,508,969). 
 
10.3 Common Platform (CP) 
Current Position - Common Platform (CP) is an HMCTS led project – which will replace their legacy IT 
solutions such as; Libra, Xhibit and Crest.   CP is a web-based solution.  It will also in due course be 
integrated with  CPS to replace their Case  Management  System  -  CMS.     CP  will also allow Defence 
Solicitors to securely access case information. 
 
a)  Common Platform (ATCM) – Traffic Offences 
o  Early Adopter forces identified  – Essex, Hampshire & Isle  of Wight  – both forces use 2 
different Case Management Systems.  Go live anticipated autumn 2020. 
o  Technical  testing  phase  is  underway  between  HMCTS  and  Police  Case  Management 
Providers,  to  consider  messaging  sequencing.    In  conjunction  with  HMCTS  liaising  with 
the CJSE network. Case scenario testing is due to occur later in August. 
o  Local  Implementation  Team  meetings  are  underway  with  early  adopter  forces  and  key 
stakeholders. 
b)  CP – All other crime types 
o  7  Early  Adopter  forces  have  been  identified  –  Derbyshire  will  be  the  first  to  go  live  in 
early September 2020. 
o  At present case scenario testing is underway with Derbyshire and HMCTS. 
10 
National Police Chiefs’ Council 

o  Derbyshire are currently booking GAP / NGAP to Court slots in January 2021 so there will 
be a need to operate dual systems for a few months. 
o  Dependencies 
o  CP requires forces as they come on board to use a revised Single Justice Process Notice 
(SJPN)  which  can  be  read  through  the  HMCTS  bulk  scanner  process.    This  has  already 
been shared with forces for development upon their Case Management Systems. 
o  CP  requires  each  force  Chief  Constable  as  a  data  owner  to  sign  an  MOU  /  SLA  and 
associated document structure.  These documents are currently with NPCC  Information 
Management  &  Operational  Requirements  Coordination  Committee  (IMORCC)  for 
consideration. 
o  CP requires further Case Management System code changes. (identified 27/07/20) 
c)  Risks 
o  Not all Chief Officers sign MOU/SLA.  
o  Case Management System providers are not agreeable to ready status for go-live. 
o  Workaround  position  for  Crown  Court  updates  once  Xhibit  is  de-commissioned  is  not 
acceptable to Police Forces, that meets business needs of Policing and timely update to 
Victims and Witnesses (Warrants, results, Bail Conditions, Orders). 
 
10.4 SJP – Low level crime 
In  support  of  the  CJ  Recovery  with  particular  consideration  to  Courts  facilities,  engagement  is 
underway with CPS and HMCTS to extend the use of SJP for offences of Drunk & Disorderly and S.5 
Public  Order  Act  (non-racial  aggravated  offences).    Once  formal  agreement  has  been  received  all 
forces will be informed that these offences may be processed through SJP channel.  Forces will need 
to consider making staffing adjustments, amendments to their forms, and potential training.    
 
The  inclusion  of  these  offences  will  bring  benefits  by  reducing  footfall  in  Court  buildings,  reduced 
Court  GAP/NGAP  slots,  CPS  will  be  able  to  focus  on  reviewing  more  serious  cases  and  Policing  will 
receive costs in guilty plea cases.  It will allow free up 30 minutes per Magistrate a week for a medium 
size force. (based on 8-10 cases per week) 
  
10.5 Video Remand Hearings 
Since  COVID-19  social-distancing  restrictions  were  implemented,  affecting  in-person  attendance  at 
court buildings, VRH was stood-up nationally to maintain effective remand court hearings during the 
response phase. It is well understood that VRH has had a significant impact on policing since its rapid 
roll-out  within  133  custody  suites.  The  contribution  that  policing  has  made  to  the  CJS  response  is 
unprecedented  and  recognised  by  HMCTS  colleagues,  who  also  consider  the  use  of  VRH  as  a  key-
enabler for courts recovery plans. 
 
Work  is  currently  underway  to  produce  a  national  assessment  of  the  resources,  infrastructure  and 
operational  requirements  necessary  for  a  sustainable  VRH  policing  model.  Subsequent  to 
engagement,  both  the  Home  Office  (HO)  and  Ministry  of  Justice  (MOJ)  are  keen  to  identify 
opportunities to develop the use of video-technology in the longer-term to the benefit of the whole 
CJS. This work will include learning from those forces who were early-adopters of VRH, (including the 
VEJ programme), through to those forces now using the HMCTS Cloud Video Platform in response to 
COVID-19.        It  is  understood  that  the  CPS  would  also  support  Policing  development  of  a  more 
structured future proof remote hearing system for both defendants together with a standard method 
of how Police Officers give their remote evidence. 
 
The Courts portfolio are also preparing a report with HMCTS upon the consideration of continuation 
with Video Enabled Justice (VEJ) used by 5 Police forces.   The D/SPJ has directed that the Judiciary 
require a consistent recognised method of technology in the court rooms and it is now necessary to 
examine  VEJ  in  comparison  to  CVP  tool.    CC  Bailey  is  the  leading  the  engagement  for  the  5  forces 
using VEJ. 
 
It is recognised that the demand shift and responsibility has transferred across to Policing for prisoner 
management/risk  post  hearing  and the  current  mechanism  for  VRH  is  causing  additional  resourcing 
and financial burdens to forces.  We therefore encourage forces to ensure that you each complete the 
11 
National Police Chiefs’ Council 

re-charge  spreadsheet  through  your  finance  leads.    I  would  ask  for  your  support  in  continuing  with 
VRH until the end of this calendar year 
 
10.6 Digital Evidence Sharing Strategy (DESS) 
10.6.1   Our response to the Digital Evidence Sharing Strategy and Common Platform (CP) is at an 
early  stage  of  re-development  following  the  closing  of  the  Digital  Evidence  Transfer 
Service (DETS) programme late last year. 
10.6.2   Whilst  the  national  Digital  Case  File  (DCF)  project’s  output  has  the  capability  for  the 
courts  to  view  digital  evidence  via  a  URL  link  back  into  the  force  systems  holding  the 
media  –  which  will  in  itself  deliver  significant  efficiency  savings  and  enhance  justice 
outcomes – this is not a long term solution in its own right. 
10.6.3   With this in mind, the DCF team are working with the CPS and HMCTS on developing an 
agreed Digital Evidence Sharing Strategy that will allow the seamless sharing of material 
between the three parties at every stage of the process. 
10.6.4   An  initial  scoping  meeting  at  a  working  level  has  taken  place  between  the  parties  with 
further  to  follow.  As  part  of  these  meetings,  we  will  seek  to  agree  who  owns  which 
particular  part  of  the  multimedia  workflow  from  police  to  CPS  to  the  court,  and  apply 
relevant standards and apportion costs to each part of the multimedia journey.  
10.6.5   This work will seek to build on what forces are currently doing, which whilst fragmented 
and with differing approaches and suppliers, has developed by necessity since the COVID-
19  outbreak  began  using  the  Egress  system  in  some  forces  and  Axon’s  evidence.com  in 
others. 
10.6.6   This  development  will  assist  the  various  parties  understand  the  context  and 
opportunities that CP will bring to the case file process, as unlike the Case Management 
System (CMS), CP has the capability to allow multimedia to integrate with it. 
10.6.7   CPS and HMCTS are working with forces to establish media sharing capabilities in order 
to build a baseline. The next step in the process of leveraging the capability and capacity 
of CP is to define the pathway and transition, i.e. the gap between the target model and 
where we are now. 
10.6.8   In  parallel  to  the  multi-agency  working  group  who  are  understanding  the  current 
position, challenges and opportunities, work will take place at a strategic level, led by the 
SRO  and  supported  by  the  Police  ICT  Company,  to  agree  the  strategy  which  will  then 
underpin the work of the multimedia working group. 
10.6.9  As  part  of  this,  engagement  will  take  place  with  the  NPCC  who  are  working  on  digital 
strategy. It  may be the case  that this could incorporate an agreed national approach to 
data storage and transfer, signed up to by police, HMCTS and CPS. 
 
11. 
DECISIONS REQUIRED 
 
11.1.  Chief  Constables’  Council  is  asked  to  note  the  update  and  send  any  feedback  on  this  back  to  the 
Criminal Justice Coordination Committee. 
 
 
AC Nick Ephgrave 
Assistant Commissioner – Metropolitan Police Service 
Chair – NPCC Criminal Justice Co-ordination Committee 
 
 

12 
National Police Chiefs’ Council