This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Chief Constables Council meeting papers for 2020'.



 
 
 
 
 
APPENDIX A 
 
Purpose 
This  essential  document  enables  you  to  meet  your  disclosure  obligations  under  CPIA  1996.  It  will 
show the CPS, Court and Defence how  you identified your reasonable lines of enquiry. It does not 
replace  an  investigative  plan  but  is  a  working  document  to  record  reasonable  lines  of  enquiry, 
disclosure  decisions,  rationale  and  contact  with  the  CPS.    It  does  not  replace  the  MG6  series  of 
documents, but will replace local arrangements such as MG3 Inserts or their equivalent.  
    
These definitions will remind you why it is vital to conduct a thorough and transparent investigation 
in the interests of justice.  By understanding and applying them you will give the Court confidence in 
your investigation. 
1. 
Reasonable Lines of Enquiry 
Code of Practice: ‘In conducting an investigation, the investigator should pursue all reasonable 
lines of inquiry, whether these point towards or away from the suspect. What is reasonable 
in  each  case  will  depend  on  the  particular  circumstances.  For  example,  where  material  is 
held on computer, it is a matter for the investigator to decide which material on the computer 
it is reasonable to inquire into, and in what manner’. What mobile telephones/communication 
devices were seized during the investigation? What is the strategy for examining these? If a 
device has been downloaded, what was the method of this - were key words deployed; was 
the entire download inspected; were date parameters employed? If a full download has not 
been done, explain why this was not considered a reasonable line of enquiry. 

2. 
Relevant Material 
Material which may be relevant to the investigation is defined in the Code of Practice as:  anything 
that appears to an investigator, or the officer in charge of an investigation or the disclosure officer to 
have  some  bearing  on  any  offence  under  investigation  or  any  person  being  investigated  or  on  the 
surrounding circumstances unless it is incapable of having any impact on the case.
 
 

3. 
Disclosure Test 
This  relates  to  any  material  that  could  reasonably  be  considered  capable  of  undermining  the 
prosecution case against the accused or of assisting the case for the defence. This test is conducted 
by the prosecutor. You must highlight this material to them.  
 
4. 
Third Party Material and Consent  
If the officer in charge of the investigation, the investigator, or the disclosure officer believes that a 
third party holds material that may be relevant to the investigation, that person or body should be 
told of the investigation. The Joint Protocol between the Crown Prosecution Service and the Police 
draws  together  the  existing  guidance  and  best  practice  on  identifying,  inspecting,  reviewing  and 
obtaining  third  party  material.  It  sets  out  the  cooperation  arrangements  between  the  Parties  in 
respect of the investigation, the institution and the prosecution of offences  in which there is third 
party material and the relevant  duties  and functions of the  investigator, the disclosure officer  and 
the prosecutor. Where a review of relevant material provides evidence of the offence then this should 
be exhibited appropriately and brought to the attention of the prosecutor. 
 
 
 

 
The Case 
 
Crime Reference Number 
 
URN 
 
Offence(s) Under 
 
Investigation  
Date of Offence 

 
Date Investigation 
 
Commenced 
Officer in Case 

 
Disclosure Officer (if 
 
different) 
 

 
 
 
Suspect(s) 
 
 
 
 
 
 
 
 
Initial Circumstances            
Provide brief details of the case as they are known to you at this time. Set out allegations 
against  each  defendant  and  detail  the  matters  in,  or  likely  to  be  in  issue  e.g.  alibi,  self-
defence, consent etc.  
Date/Time refers to the date and time you make the entry on the IMD  
 

Date 
Time 
Circumstances 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Any defences or significant issues disclosed in suspect 
interview/prepared statement/Court?         
What  are  the  points/key  issues  that  have  been  raised?  What  lines  of  enquiry  have  you 
generated in response to this? Ensure you consider enquiries which may lead towards or 
away from the suspect. Particular comment should be made where you have decided not 
to follow a particular line of enquiry together with reasons. 
 

Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
 
~ 2 ~ 
 

 
Has the complainant communicated with any other person about 
the incident or suspect(s) at any point prior to police being 
informed?          

If this is a reasonable line of enquiry to follow include dates, times, who and how including 
the  identity  of  any  social  media  platforms  that  may  have  been  used.  Make  every  effort  to 
seize/download this evidence and ensure this is referenced in any interview and statement. 
 

Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
Phones seized           
 
Describe  your  rationale  for  the  examination  of  each  phone  seized,  detailing  the  analytical 
techniques  used.  Set  out  the  lines  of  enquiry  you  followed  and  explain  your  reasons  for 
following  them.  Just  as  importantly,  detail  the  lines  of  enquiry  you  considered  but  did  not 
follow and explain your reasons for not following them.   
 
*(copy and paste as many boxes as required) 
Date: 
 
Time: 
 
Location Seized: 
 
Phone number: 
 
Condition: 
 
Exhibit Number: 
 
What authority did you use to seize the phone(s)?    
For example; Common Law consent, Section 19 Pace  
Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
Date: 
 
Time: 
 
Location Seized: 
 
Phone number: 
 
Condition: 
 
Exhibit Number: 
 
What authority did you use to seize the phone(s)?    
For example; Common Law consent, Section 19 Pace 
Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
Date: 
 
Time: 
 
Location Seized: 
 
Phone number: 
 
Condition: 
 
Exhibit Number: 
 
What authority did you use to seize the phone(s)?    
For example; Common Law consent, Section 19 Pace 
Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
 
Electronic device(s) seized (computers, iPads etc.)          
 
Describe your rationale for the examination of each device seized, detailing the analytical 
techniques  used.  Set  out  the  lines  of  enquiry  you  followed  and  explain  your  reasons  for 

~ 3 ~ 
 

 
following them. Just as importantly, detail the lines of  enquiry you considered but did not 
follow and explain your reasons for not following them.   

*(copy and paste as many boxes as required) 
Date: 
 
Time: 
 
Location Seized: 
 
Number: 
 
Condition: 
 
Exhibit Number: 
 
What authority did you use to seize the device?  
For example; Common Law consent, Section 19 Pace 
Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
 
 
 
Date: 
 
Time: 
 
Location Seized: 
 
Number: 
 
Condition: 
 
Exhibit Number: 
 
What authority did you use to seize the device?  
For example; Common Law consent, Section 19 Pace 
Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
Date: 
 
Time: 
 
Location Seized: 
 
Number: 
 
Condition: 
 
Exhibit Number: 
 
What authority did you use to seize the device?  
For example; Common Law consent, Section 19 Pace 
Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
 
CCTV – recovery and review 
 
CCTV recovery strategy:  
 
Record your strategy for the review of CCTV, specifying the owner of the images, detail all 
reasonable  lines  of  enquiry,  search  criteria  and  time  parameters.
    Has  an  appeal  been 
made for third party digital images e.g. mobile phone footage?  Set  out the retrieval and 
viewing parameters based on the relevant times and places.  

Document and explain any lines of enquiry you considered but did not follow
 
*(copy and paste as many boxes as required) 
Date seized: 
 
Time seized: 
 
Property number: 
 
Exhibit number: 
 
Location seized: 
 
Date, time 
 
parameters viewed 
and description: 

Date 
Time 
Update 
~ 4 ~ 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
Date seized: 
 
Time seized: 
 
Property number: 
 
Exhibit number: 
 
Location seized: 
 
Date, time 
 
parameters viewed 
and description: 

Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
Date seized: 
 
Time seized: 
 
Property number: 
 
Exhibit number: 
 
Location seized: 
 
Date, time 
 
parameters viewed 
and description: 

Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
 
Police Body Worn Video (BWV)          
 
Record your strategy below for the examination of BWV, detailing 
all reasonable lines of enquiry, search criteria and time parameters. 
Document and explain any lines of enquiry you considered but did 
not follow 
 
*(copy and paste as many boxes as required) 
Date produced: 
 
Name and No. of 
 
officer filming: 
Property number: 
 
BWV number: 
 
Location seized: 
 
Date, time 
 
parameters and 
description: 

Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
 
 
 
Date produced: 
 
Name and No. of 
 
officer filming: 
Property number: 
 
BWV number: 
 
Location seized: 
 
Date, time 
 
parameters and 
description: 

~ 5 ~ 
 

 
Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
Date produced: 
 
Name and No. of 
 
officer filming: 
Property number: 
 
BWV number: 
 
Location seized: 
 
Date, time 
 
parameters and 
description: 

Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
 
Social Media, Recovery and Review           
 
Set out why it is you are investigating social media in this case. 
What are you expecting to find and why? Define all reasonable 
lines of enquiry, keyword/phrase searches and time parameters. 
Have the defence highlighted any reasonable lines of enquiry for 
you to follow? Document and explain any lines of enquiry you 
considered but did not follow. 

 
*(copy and paste as many boxes as required) 
 
Account: 
 
Account owner: 
 
Time Parameters: 
 
Explain why this is, 
 
or is not, a 
reasonable line of 
enquiry: 
What authority did you use to access the account?  
For example Open source/common law consent/application to account provider 
What authority did you use to download data?  
For example CPIA/common law consent/application to account provider 
Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
 
 
 
Account: 
 
Account owner: 
 
Time Parameters: 
 
Explain why this is, 
 
or is not, a 
reasonable line of 
enquiry: 

~ 6 ~ 
 

 
What authority did you use to access the account?  
For example Open source/common law consent/application to account provider 
What authority did you use to download data?  
For example CPIA/common law consent/application to account provider 
Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
 
 
 
Account: 
 
Account owner: 
 
Time Parameters: 
 
Explain why this is, 
 
or is not, a 
reasonable line of 
enquiry: 
What authority did you use to access the account?  
For example Open source/common law consent/application to account provider 
What authority did you use to download data?  
For example CPIA/common law consent/application to account provider 
Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Communication Data applications  
Detail  the  rationale  and  parameters  for  communication  data  applications  (an  example  of 
this would be an application to the service provider for the content of text messages).          
 

Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
~ 7 ~ 
 


 
TPM Help
Third Party Material (TPM) and Consent          
  
  Third Party Material – Set out details of: 
o  the  ‘Third  Party’  believed  to  be  in  possession  of  material  relevant  to  the 
investigation  that  you  suspect  will  undermine  the  prosecution  case,  or 
assist the defence; 

o  what  that  material  is  thought  to  be,  and  why  is  it  relevant  (pertinent  to  a 
specific allegation or series of allegations, or a key issue in the case); 
o  steps taken to obtain or inspect that material; 
o  if  access  is  refused,  say  what  you  did  to  tell  the  Third  Party  about  the 
investigation and the need to preserve the material thought relevant; 
o  Level of consent agreed with complainant/witness 
o  parameters  
o  When managing third party material, remember to use the nationally 
agreed protocols, namely the advisory letter, child protocol appendix C, 
adult protocol application.  

o  If material is known to be held by third parties but is not being sought, 
explain why it is not considered a reasonable line of enquiry. 
o  (copy and paste as many boxes as required) 
 
Viewing officer 
 
 
Third Party 
 
 
Nature of 
 
 
material 
inspected  
Purpose of 

 
 
inspection 
Date of 

Date 
 
Time 
 
inspection 
Description of Material Inspected  
 
 
 
Viewing officer 
 
 
Third Party 
 
 
Nature of 
 
 
material 
inspected  
Purpose of 

 
 
inspection 
Date of 

Date 
 
Time 
 
inspection 
Description of Material Inspected 
 
 
Viewing officer 
 
 
Third Party 
 
 
Nature of 
 
 
material 
inspected  
Purpose of 

 
 
inspection 
~ 8 ~ 
 

 
Date of 
Date 
 
Time 
 
inspection 
Description of Material Inspected 
 
 
 
Forensic Material Review          
Detail the reasonable lines of enquiry you have set around your forensic review including 
rationale.  Document  any  lines  of  enquiry  that  you  considered  and  dismissed  providing 
clear rationale supporting your decision.  
 

Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
Other material/data that is known or likely to undermine the 
prosecution case or assists the defence, including any ongoing 
disclosure issues.         

 
Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
  
Material, data or information already disclosed           
Has  material  which  may  assist  the  suspect  in  terms  of  bail  hearings,  charging  decisions 
etc.  (R.  -v-  Lee)  been  disclosed  to  the  suspect  and  their  legal  representative?  Has  this 
been brought to the attention of the CPS before a charging decision?  
 

Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
Issues arising from the Defence Statement(s)           
Following as assessment by the prosecuting lawyer are there any further reasonable lines 
of enquiry identified?  Summarise matters identified and actions taken in accordance with 
CPIA.  
 

Date 
Time 
Update 
 
 
 
 
Additional information 
This  space  is  for  you  to  record  any  information  or  disclosure  decisions  that  you  feel  are 
not captured in the previous sections.  
 

Date 
Time 
Update 
~ 9 ~ 
 

 
 
 
 
Disclosure Officer’s /OIC Signature 
Type your name/rank/number in the box below. 
 
 
 
 
 
 
 
~ 10 ~