Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Chief Constables Council meeting papers for 2020'.

BlueLight Commercial
Update 
Chief Constable's Council Meeting: CSR and Activities– Wednesday 7th October 
Lianne Deeming, CEO BlueLight Commercial

Introduction 

Introduction: Lianne Deeming 
• Engineer; Fellow RAE, Fellow IOM3, Honorary Professor specialising in energy and innovation
• 30 years in Industry, 2 years own company
• Global Senior leadership roles, as MD, Director Business Excellence and CPO

Led transformational programmes across 20 countries, 84 legal entities, over 100 locations

Carried out Management of Change and organisational reviews to deliver strategic 
requirements

Developed excellence through building Commercial Capabilities and full end to end 
commercial life cycle models including category, contract management and supplier 
relationship management with spend up to £7bN

S43 Commercially Sensitive

MD own company, working on new technologies and advising public sector on 
decarbonisation and innovation

Advising a policy group for Central Government on Supply Chain resilience for the UK post 
Covid-19

What is BlueLight Commercial?
For Police forces 
There to support 
A brand new 
across England and 
commercial activity 
organisation
Wales
and shared services
Designed to support 
Aims to address 
Focuses on 
the transformation of 
issues of duplication 
maximising benefits to 
Policing and engender 
across procurement 
front-line policing
culture change
departments
http://www.bluelightcommercial.police.uk


How will it operate - Overview

BlueLight Commercial Overview   

BlueLight Commercial is a company limited by guarantee; company formally established in April and went live on 1st June.

Membership is comprised of the 43 members (PCCs) of England and Wales 

Funding agreed by Home Office

ICT and back office systems set up

Formal governance is provided through a 8 member Board, representing the interest of Members of the company, in 
accordance with the company’s Articles of Association.  The Board is made up of:
o
5 PCCs 
o
Matthew Scott – Kent (Chair) 
o
Kim McGuinness- Northumbria 
o
Jeff Cuthbert – Gwent 
o
Arfon Jones – North Wales
o
Philip Seccombe – Warwickshire
o
2 Chief Constables
o
Dave Thompson – West Midlands 
o
Lee Freeman – Humberside
o
1 Finance Director 
o
Pete Gillett – Surrey and Sussex 
o
1 NED
o
Heather Benjamin

Organisation 
Update 

Recruitment Up to 1st October 2020

Head of Strategic supplier and Senior Analyst 
Recruitment Profile
interviews in October
50

Final interviews planned RCD Operations
45

Search started for RCD property
40

Commercial finance support agreed
35

Head of legal starts 1st November
30

22 people confirmed in post
25

12 staff to start in the next 3 months
20

Commercial managers role application deadline set 
F
15
O
for  2nd October 2020
R
10
E

Head of Revenue Management application deadline 
C
set for 16th October 2020
A
5
S
T


BlueLight Commercial set to be fully resourced by 
0
February 2021
May
June
July
August
September
October
November
December
January
February

4 interims manager employed for projects
Full time
Temp
Service













Jo
Stuart
Ruth 
To be 
To be
Tom
Sergio
Osborne
Jose
McDermott
advised
advised
McKeag
Sgambellone
VEHICLES &
PEOPLE & 
SOCIAL VALUE
SUPPLIERS
SHARED
AIR SUPPORT
PROFESSIONAL 
&
PROPERTY
OPERATIONAL
& MARKETS
SUPPORT
SERVICES
SERVICES
REVENUE
COMMERCIAL
CONTINGENT
REVENUE 
PROPERTY 
ARMED 
3RD PARTY RISK
SHARED 
LABOUR
GENERATION &
MANAGEMENT
RESPONSE
& STRATEGIC
SERVICES
FUEL
TOOLKITS
SUPPLIER
DEVELOPMENT 
TRAINING
CATERING &
CAMERAS
MANAGEMENT
&
MAINTENACE &
SOCIAL VALUE
CLEANING
CONVERGENCE
PARTS
RECRUITMENT
ADVICE &
FME & SARC
INTERNAL &
ROAD MAP
BEST PRACTICE
WASTE, GAS &
EXTERNAL
CAR HIRE &
WORKFORCE 
FURNITURE
INTERPRETERS
STAKEHOLDER
SHARED 
LEASING
HEALTH & 
OPTIMISING
ENGAGEMENT
SERVICES
WELLBEING
RETURNS
ELECTRIC &
UNIFORMS &
BEST PRACTICE
AVIATION
WATER
PROTECTIVE 
LEGAL
PROTECT
GEAR
DRONES
POLICE IP
CONSULTANCY
Julie
Commercial Processes  
Howell
Stuart
Savings Data and Marketing Analytics
Jose
Caroline
Governance
Moss
Sergio
Commercial IT Systems
Sgambellone
Claire
Capability
Chambers

Our Vision 




Our Vision for BlueLight Commercial
To become the Trusted Partner for forces in England and Wales
To be the Go To commercial service for suppliers
To develop and deliver a Journey to Commercial Excellence
• Setting benchmarks and sharing best practice across policing
• Developing and deploying professional toolkits to drive commercial focus
• Developing category strategies which meet operational needs and deliver savings
• Developing supply chain risk profiles and management strategies
• Developing excellence in contract performance management and supplier relationship 
management
• Producing accurate and timely information management and spend reporting to drive 
continuous improvement and savings
• Promoting professional development in forces large and small

National Contracts
Update

High Level Framework For National Contracting
PCC’s
HO
Working capital
Governance: Articles of Association; Scheme of Delegation
BlueLight
Company 
Commercial
confirmed to be 
a contracting 

Forces
Suppliers
authority and 
Overarching Customer 
Supply 
central 
Agreement: 
Agreements;  
procurement 
Commitments; 
Volume 
body
Liability
commitments
Specifics re supply 
agreements covered 
in underlying contract 
schedules


Force Commitments and Working Capital
• Procurement on a national basis by BlueLight Commercial can provide increased vfm
through demand aggregation, leading to better pricing, greater market interest and 
security of supply
• However, for BlueLight Commercial  to be able to deliver these benefits it will require 
forces to commit and guarantee to BLC the demand that they have communicated
• BLC does not require significant up-front funds as forces will typically pay the supplier 
directly for supplies. However, on occasion a small number of contracts may entail BLC 
acting as a purchaser.  The cash exposure would be relatively low, but a key issue will 
be to ensure that funds can be readily available in order to meet the commitments it 
enters into
• Taking PPE as an example, working capital of no more than £7.4m would be sufficient 
to cover PPE procurement activity over a 6 month period
• BLC will approach the Home Office to try and secure a working capital facility but, if 
that is unachievable, we will seek agreement from PCCs to the provision of working 
capital
• A draft paper has been written to go to the Home Office for £10m facility

Fleet Procurement Approach
• BlueLight Commercial will act as Contract Authority for the National Fleet Vehicle 
Purchase on behalf of forces and other participating organisations. The 
procurement is anticipated to be completed in Q4 20/21.
• This process will be conducted as a further competition under the Crown 
Commercial Services Framework RM6060. Crown Commercial Services have 
confirmed acceptance to BLC of this approach.
• BLC is currently working on the amendment of the ITT and contract 
documentation to ensure these align with BLC as contract authority instead of 
South Yorkshire Police
• BLC will issue Letters of Intent to all forces to reconfirm volume requirements
• To cover commitments and liability forces will be requested to enter into an 
Overarching Customer Agreement alongside a Contracting Schedule specifically 
related to Fleet. The content and structure of the Agreement and Schedule will 
be developed in collaboration with stakeholders over the following months

Category Activity

Category Activity 
Category
Activity
Target Date
Shared Services
Completion of mapping the system landscape, and shared services as-is environment
Dec 2020
PPE
Ongoing management of PPE critical supplies
Ongoing
Energy Management

CCS Electricity & Gas Contract renewal - validating VfM proposition
Oct 2020

Portfolio Analysis – collating and cleansing site, meter and consumption data
Jan 2021

Procurement and Energy Management heat map – identifying the Sustainability, Utility and 
Dec 2020
Carbon Management initiatives across the police forces

BLC Utility and Carbon Management Advisory – supporting Dyfed Powys, Cumbria, 7F
On-going

Electricity & Gas Procurement 2021-22 – unified portfolio with a unified strategy
Mar – Sep 2021

Carbon Management Proof of Concepts / Pilot schemes – conversations progressing with 
On-going
Innovate UK, Siemens and existing Suppliers for external funding to support initiatives 
through partnerships with technology companies, consultancies or energy suppliers. 
Particular focus on Data Management
Fleet

National Vehicle Procurement.  Competition to be launched in October 2020.
Apr 2021

Category Activity 
Aviation

Fleet Replacement.
Jun 2022

Leasing of Helicopters.
Apr 2022

Potential Outsourced Model.  Define Stage.
31 Dec 2020
Estates & FM

Deep dive contract review of highest spend areas; to include Cleaning, Security, Waste 
Dec 2020 – Jan 2021
Management and Catering.

Collaboration with key stakeholder groups – NPEG to ensure BLC feeds into key 
On-going
initiatives/workstreams.
People, Professional Services, 

Contingent Labour.  Spend and contract analysis, engagement with key stakeholders and 
Dec 2020
NUMS and Waste
development of a commercial strategy.

Uplift Enablers Programme.  Engagement to ensure management of critical supply chains, 
Ongoing
which could impact the progression of the uplift programme.

Selected Medical Practitioners.  Initial market engagement and scoping.
March 2021

Occupational Health and Wellness.  Spend and contract analysis.
Nov 2020

Uniform and Specialist Equipment.  Engagement with the national uniform strategic board 
and commencing work on building a specification database for operational uniform and 
April 2021
equipment.

Consultancy.  Spend and contract analysis, engagement with key stakeholders and 
development of a commercial strategy.
April 2021

CSR Update 

CSR –Review of Previous Period and Target 
2021/2024

Previous CSR target to deliver £100m cashable savings by end of March 2021 has now been delivered.

A triangulated approach was taken to determine savings targets for 21/22 to 23/24
Analysis of savings delivered over the past 5 years – savings ratio decreased from 2.3% to 1.7%
Engagement with a cross section of Forces (approx. 30% of spend) to review their savings pipelines
BlueLight Commercial and PICTCo upcoming initiatives

Extrapolation of these data sets was undertaken, determining savings opportunity totalling £70m (annual profile £20m / £20m 
/ £30m)

Based on total annual addressable spend of circa £2b, this equates to saving ratios of 1%, 1% and 1.5%.

Additional pressures on costs – additional 20,000 Officers, Brexit uncertainty, contracted inflationary mechanisms

Third Party Spend Analysis
Addressable category spend areas
Annual spend value
Facilities Management
£268m
Construction
£223m
Utilities
£80m
Forensics
£79m
Fleet and aviation
£281m
ICT
£639m
People and Professional Services
£400m
Operational equipment and services
£128m
TOTAL
£2.098b

Next Steps

Handover of savings recording and reporting to BlueLight Commercial – January 2021

Analysis of savings delivered to date to understand and identify good practice and any quick win opportunities

Identify and engage with Forces if any potential under-reporting is identified

Engagement with the Home Office and Forces to agree reporting mechanisms from April 2021 onwards, including cost 
mitigations and social value benefits

BlueLight Commercial pillar leads, working with Force procurement plans, to develop a pipeline of activity and savings 
opportunity assessment commenced last week

Continued engagement with Police ICTCo and Forensic Capability Network to ensure a single and managed approach to the  
capture of all savings achieved by Policing


Discussion / Q&A