Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Chief Constables Council meeting papers for 2020'.



 
 
 
Chief Constables’ Council 
 
Title: National PPE Procurement Proposal 
15 July 2020 Agenda Item: Regional 
 
Security Classification 
NPCC Policy: Documents cannot be accepted or ratified without a security classification (Protective Marking may assist in assessing whether exemptions to 
FOIA may apply): 
 
OFFICIAL / OFFICIAL-SENSITIVE / OFFICIAL-SENSITIVE-COMMERCIAL/ OFFIICIAL-SENSITIVE-PERSONAL / OFFICAL-SENSITIVE-OPERATIONAL 
Freedom of information (FOI) 
 
This document (including attachments and appendices) may be subject to an FOI request and the NPCC FOI Officer & Decision Maker will consult with you 
on receipt of a request prior to any disclosure. For external Public Authorities in receipt of an FOI, please consult with xxxxxx.xxxxxxxx@xxxx.xxx.xxxxxx.xx 
Author: 
Lianne Deeming 
Force/Organisation: 
BlueLight Commercial 
Date Created: 
01/07/2020 
Coordination Committee: 
Op Talla – Covid-19 
Portfolio: 
 
Attachments @ para 
 
Information Governance & Security 
 
In compliance with the Government’s Security Policy Framework’s (SPF) mandatory requirements, please ensure any onsite printing is supervised, and 
storage and security of papers are in compliance with the SPF. Dissemination or further distribution of this paper is strictly on a need to know basis and in 
compliance with other security controls and legislative obligations. If you require any advice, please contact xxxx.xxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xxxxxx.xx 
 
https://www.gov.uk/government/publications/security-policy-framework/hmg-security-policy-framework#risk-management 
 
1.  INTRODUCTION 
 
1.1. This paper provides an update on the approach to date for the purchase and distribution of Personal 
Protective Equipment (PPE) during the pandemic, summarises the current position, and sets out the 
options for the medium and longer-term commercial approach. 
 
 
2.  BACKGROUND 
 
2.1. In the very early stage of the emergency all Forces attempted to buy PPE in the face of a severe shortage 
across the UK, and without any guidance on its use. Some forces struggled to obtain supplies and many 
of the regions competed against each for the same stock and thus paid very high prices, compared to 
historic pricing. 
 
2.2. NPoCC quickly established a PPE Working Group and drew on commercial expertise from across Policing, 
and logistics support from the Military. This team set the guidance for specification and use of PPE 
working with Public Health England and then spot purchased PPE from several suppliers to satisfy the 
immediate national requirement. The team also established a central storage and distribution hub that 
ensured these PPE was available for delivery to regional hubs to fill critical shortages being reported 
by forces. As a direct result Policing has been supplied with all necessary PPE and has not faced the 
shortages experienced by health, social care and other sectors. Surveys undertaken by the College of 
Policing  and  the  Police  Federation  have  shown  high  levels  of  satisfaction  and  confidence  amongst 
officers and staff regarding the availability and quality of PPE provided. 
 

2.3. In total policing have spent approximately £47m on PPE, with £31.5m of that being through the 
national PPE orders. 
 
2.4. The lead times and availability of most PPE items continues to improve, with prices generally 
decreasing. 
 
2.5. The current products being purchased and supplied, range from alcohol hand sanitiser to medical 
grade masks. 
 
2.6. As a result of this approach, there is a high level of confidence that based on the latest usage profiling, 
we have between 3 to 6 months stocks of PPE, depending on the individual PPE item, when combining 
the national and regional distribution centres stocks. 
 
2.7. Funding for these national purchases has been a major issue for the PPE Working Group and they 
have had to rely on individual forces placing orders on behalf of national stocks on the understanding 
that the cost would be recovered from the Home Office in due course. Five forces stepped up and 
placed orders for £20million in the first two weeks and another ten forces / regions have 
subsequently agreed to place further orders, however this burden has not been shared equally with 
some PCC’s being unwilling to support the national effort despite verbal assurances that the costs 
will be refunded. 
 
2.8. An initial order for 600,000 face coverings has now also been placed through the national team and 
distributed to Forces. 
 
2.9. A behavioural study is likely to be commissioned, either through SAGE or Cardiff University, to provide 
a better understanding of the wearing of PPE and face coverings. This study will provide further 
insight to support future demand profiling. 
 
 
3.  OPTIONS 
 
3.1. Option 1 – Oversight, management and procurement of PPE becomes a regional / local responsibility, 
as the national stock holding is used and once there is adequate global production with the current 
commercial and logistics arrangements continuing until then. This would be simple to implement, 
but would be inefficient and would not achieve best value, as each region or local Force would need 
to procure their own individual requirements, which would likely result in increased price paid 
(through dis-aggregation of demand) plus inefficiencies through duplicated procurement activity and 
supplier management. This option is not recommended. 
 
3.2. Option 2 - The oversight of PPE remains a national responsibility and is delivered through nationally 
placed and managed contract(s), but with forces managing their requirements, calling off and paying 
for items as required to meet local demands. This option ensures that quality, pricing and supplier(s) 
performance are managed to meet forces requirements. A suite of management information would 
be provided to enable national visibility of supply availability. The supplier(s) could hold a strategic 
stock and / or the contract could include the management of stocks held by forces regionally should 
there be such a requirement. This contract(s) would have to be competed and will be established 
when the market has matured, and when UK manufacturing capacity has been established. It is 
anticipated that all the contracts will be awarded by the end of 2020. Existing contractual 
arrangements and nationally aggregated spot purchasing could be utilised in the short term, if 
demand usage increases significantly from the usage profile observed over the past four months. 
This is the current recommended option. 
 
3.3. Option 3 - The supply of PPE remains a national responsibility and the current arrangements with a 
small procurement team buying to meet demand and centralised storage are made permanent. This 
could be the responsibility of BlueLight Commercial, FCN, or a lead force. It would be relatively 
simple to implement but there would be funding / finance issues that would have to be resolved, 
National Police Chiefs’ Council 
 

with a national stock holding (it is estimated that the national stock holding value would be in the 
region of £10m). It is felt this would only be a viable option if Chiefs believe there is a need to 
establish a long-term national stock holding of PPE and potentially other items such as CBRN, Public 
Order and similar equipment to meet emergencies. This option is not considered further though it 
can be developed if Chiefs feel it is viable. 

 
3.4. It is recommended that PPE is strategically led under one of the following existing NPCC portfolios: 
Wellbeing, Uniform or Forensics. Chiefs are asked to support this proposal. 
 
 
4.  SCOPE 
 
4.1. This paper recommends Option 2, the delivery of PPE through a national contract(s), under a specific 
NPCC strategic lead. 
 
4.2. It is proposed that NPCC working with BlueLight Commercial develop the service specification and 
future demand requirements. BlueLight Commercial will analyse the supply chain and determine the 
most appropriate medium to long term commercial approach, and the timing for such an approach 
being implemented, with the aim of all contracts being awarded by the end of 2020. 
 
4.3. The existing arrangements whereby NPoCC coordinate the placing of orders centrally and distribution 
of PPE to meet regional / local demands should continue until the new service is implemented, with 
a view to reducing stock holding requirements at the national distribution centre over the next few 
months. 
 
5.  BENEFITS 
 
5.1. This proposed phased approach will ensure forces have sufficient stocks of PPE from known and 
trusted suppliers that are certified to meet all regulatory standards in the short term. 
 
5.2. By taking a phased approach, this will enable the situation to become clearer, especially in terms of 
national policy, operational requirements, forecast demand and global production capacity and 
enable the compliant procurement process for a longer-term solution. This would also enable the 
feasibility of UK manufactured items to be considered, presenting the opportunity of reliable ‘just-in- 
time’ supply agreements and supplier held contingency stocks, to provide further resilience, and 
negate the requirement for the current large national distribution centre. 
 
5.3. A national approach would provide a compliant, effective and the most cost-effective source of 
approved PPE, whilst minimising the risk of shortages in meeting the requirements of our 
operational officers. 
 
6.  RISKS and CONSIDERATIONS 
 
6.1. There may be a requirement for further orders to be placed for replenishment of national stock in the 
short term, on the expectation that these costs will be refunded by the Home Office. The Home 
Secretary and Policing Minister have given verbal assurance this will happen, but this has not yet 
been confirmed in writing by officials. 
 
6.2. It will take time to establish the proposed national approach, and the existing resource intensive 
requirements will need to continue, albeit scaled down through time, until the new service is fully 
available and embedded. 
 
6.3. Cross Government discussions, led by the DH&SC continue to progress, to determine the feasibility of 
other sectors aggregating further, however this is not likely to be achievable or viable in the medium 
term. 
National Police Chiefs’ Council 
 

6.4. Some regions may prefer to procure and manage PPE under their own arrangements. Though this 
would still be possible with the recommended option, it would reduce the ability to achieve best 
value for all forces and provide effective oversight of quality and stockholdings. Chiefs are asked 
whether the national aggregated approach should be entirely voluntary or whether all forces should 
be strongly advised to use the arrangements to provide best value and national oversight. 
 
7.  PHASED PROGRAMME APPROACH 
 
7.1. As we move from the initial emergency phase to the consolidation phase, BlueLight Commercial will 
provide professional support and guidance, including undertaking market analysis to identify any 
upcoming risks or issues in supply chains, to enable any actions to ensure continuity of supply are 
progressed. 
 
7.2. During the consolidation phase, the national distribution centre will continue to service regional and 
local Force stock replenishment requirements, through the continuation of the NPoCC and RICC co- 
ordination process. 
 
7.3. The national distribution centre, which has received the large bulk orders, is based at S31 Law 
Enforcement, and has been resourced by Thames Valley Police. Work is currently ongoing to 
determine the operating costs for the national distribution centre up until 31st March 2021, and 
agreement needs to be reached on how these costs will be equally shared between Forces, with 
the aim to negate the need for a national distribution centre as soon as possible. 
 
7.4. BlueLight Commercial will lead and manage the medium and longer-term commercial activity, 
ensuring continuity of supply and best value is achieved for Policing. 
 
 
 
 
 
 
Stuart Jose 
Regional Commercial Director 
BlueLight Commercial 

National Police Chiefs’ Council