Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Chief Constables Council meeting papers for 2020'.



 
 
 
 
 
 
 
 
c/o PO BOX 481 
Fareham  
Hampshire 
PO14 9FS 
 
Tel: 02380 478922  
Email: xxxx.xxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xxxxxx.xx  
 
 
09/12/2020 
 
 
FREEDOM OF INFORMATION REQUEST REFERENCE NUMBER:   0000312/20 
 
Thank you for your request for information regarding Chief Constables’ Council Papers which has 
now been considered. 
 
Applicant Question: 
 
Please could you send me a copy of the agenda, papers and presentations for the meeting of the 
Chief Constables’ Council that have took place on since the start of this jan 1st year till now. 
 
NPCC Response: 
 
Section 17 of the Freedom of Information Act 2000 requires the NPCC, when refusing to provide 
information by way of exemption in question and (c) states why the exemption applies.  In 
accordance with the Freedom of Information Act 2000 this letter acts as a refusal notice to those 
aspects of your request. 
 
S14 Vexatious Requests – Section 14 – Over burdensome - the legislation: 
 
(1)  Section 1(1) does not oblige a public authority to comply with a request for information if 
the request is vexatious 
 
(2)  Where a public authority has previously complied with a request for information which was 
made by any person, it is not obliged to comply with a subsequent or identical or 
substantially similar request from that person unless a reasonable interval has elapsed 
between compliance with the previous request and the making of the current request. 
 
ICO guidance states:  
 
69. An authority cannot claim section 12 for the cost and effort associated with considering 
exemptions or redacting exempt information. 
 
 
70. Nonetheless, it may apply section 14(1) where it can make a case that the amount of time 
required to review and prepare the information for disclosure would impose a grossly oppressive 
burden on the organisation. 
 
 
1st Floor, 10 Victoria Street, London SW1H 0NN T 020 7084 8950 F 020 7084 8951 
 
 
 
 

71. However, we consider there to be a high threshold for refusing a request on such grounds. This 
means that an authority is most likely to have a viable case where: 
 
 
  The requester has asked for a substantial volume of information AND  
 
  The authority has real concerns about potentially exempt information, which it will be able 
to substantiate if asked to do so by the ICO AND  
 
  Any potentially exempt information cannot easily be isolated because it is scattered 
throughout the requested material.  
 
I can confirm that all points highlighted in point 71 of the guidance apply to the request submitted.  
 
To elaborate further, the information you have requested relates to all documentation submitting 
to all Chief Constable Council Meetings of 2020. 
 
Owing to the Covid-19 pandemic, and the issues initially surrounding IT, April Chief Constables’ 
Counsel was cancelled.  This meant that July’s Chief Constables’ Council consisted of a high volume 
of information.  It is for this reason, that in July when I was approached for papers submitted to 
Chief Constables’ Council, I liaised with the requestors and asked them if I could send them the 
Agenda and asked them to pick specific items that they were interested in as I didn’t have the 
resources or capacity to process the request in the normal way.  This was agreed and in wishing to 
assist you, outside of the Act, I have provided the responses to January, July and October’s Chief 
Constables’ Council. 
 
In addition to these meetings, and owing to the challenges surrounding Chief Constables’ Council, 
extra-ordinary Chief Constable’s Councils were implemented. 
 
I can confirm that the following Chief Constables’ Council meetings took place so far in 2020: 
 
15/16 January 2020 
20 May 2020 
04 June 2020 
15/16 July 2020 
20 September 2020 
7/8 October 2020 
28 October 2020 
 
I do not have the capacity or resources available to me to retrieve and process all of the 
information captured by the above meetings, in addition to what I have already processed and 
released. 
 
The scope of this request is vast and information has been sought from a number of locations 
within the NPCC. The result has been to locate and retrieve a significant volume of information, all 
of which would have to be read and reviewed prior to disclosure.  
 
Furthermore, additional consultative activity would need to be undertaken to assess whether there 
is any harm in disclosure and whether, as such, exemptions are engaged.  
 
I have estimated that the activity to prepare the relevant document for release, as outlined above, 
would take a full 12 months of my time. This does not include additional time required for the 
consultation in respect of the disclosure. On average, each request for papers for Chief Constable’s 
Council take me a full 40 working days to process. 
 
Whilst I appreciate the legitimacy of your request and the genuine public interest in the 
information you are seeking, pressure on resources is such that the NPCC has no choice but to  
apply the legislative principles embodied in s14(1) to this request. Processing this request at it 
stands would necessarily result in the re-diversion of resources away from other important 

activities and de-prioritising all day-to-day aspects of my work. The result would be that other 
applicants, also with a legitimate right of access, would be penalised and the routine work of the 
NPCC would be interrupted and prejudiced. 
 
As such, it is my decision that the volume of work that the NPCC would be required to undertake to 
ready the potential disclosure for release renders this request overly burdensome in its current 
format. The impact on the other day-to-day activities of the NPCC FOI process and on the on-going 
workload of would be significant and unacceptable.  
 
Public authorities can - and should - cite s14(1) where the processing of a particular request would 
place an overwhelming burden on an organisation and result in other processes being unduly 
compromised. Where requests are so voluminous that they have the potential to undermine to the 
detriment of on-going objectives and activities, then the overly burdensome arguments around 
s14(1) are valid and sustainable. # 
 
I have provided information already released under the FOI legislation as a gesture of goodwill. 
 
Please note, however, that any information held in respect of refined request may attract the 
application of exemptions contained within the Freedom of Information Act.  
 
Yours sincerely 
 
Sherry Traquair 
Freedom of Information Officer & Decision Maker 
 
www.npcc.police.uk 
 
 
COMPLAINT RIGHTS 
 
Internal Review 
 
If  you  are  dissatisfied  with  the  response  you  have  been  provided  with,  in  compliance  with  the 
Freedom  of  Information  legislation,  you  can  lodge  a  complaint  with  NPCC  to  have  the  decision 
reviewed within 20 working days of the date of this response. The handling of your request will be 
looked at by someone independent of the original decision, and a fresh response provided. 
 
It would be helpful, if requesting a review, for you to articulate in detail the reasons you are not 
satisfied with this reply. 
 
If  you  would  like  to  request  a  review,  please  write  or  send  an  email  to  NPCC  Freedom  of 
Information, c/o PO Box 481, Fareham, Hampshire, PO14 9FS. 
 
If, after lodging a complaint with NPCC, you are still unhappy with the outcome, you may make an 
application  to  the  Information  Commissioner  at  the  Information  Commissioner’s  Office,  Wycliffe 
House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF.