Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Managing Information Disclosure Requests'.

University Hospitals Plymouth NHS Trust 
Freedom of Information  
Information Governance Team 
Bircham House 
William Prance Road 
PL6 5WR 
     FOI email: 
FOI webpage: 
29th October 2020  
Date request received19/10/2020 
Our Ref: 20FOI271 
Dear Michael Acton 
Date request received: 
Disclosure due date:        
Disclosure date:      
Freedom of Information Act (FOI) 2000 – Response 
We are writing with the Trust’s response to your FOI request above.  
University Hospitals Plymouth NHS Trust is confirming in accordance with section 
1 (a) of the Act that it holds the information requested and is supplying it in 
accordance with section 1(b) unless otherwise specified. 
For organisational context 
University Hospitals Plymouth NHS Trust is the largest teaching hospital trust in 
the South West.  For more information about the Trust please see our website: and Trust contact details are 
available on the website at   
You asked  

1.  What, if any, bespoke software is used for managing and tracking FOI, 
Subject Access, DPA disclosure requests? 
The Trust does not use any bespoke software to manage or track FOI and 
disclosure requests.  
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2.  If bespoke software is used, what was the start date, duration and 
value of the contract?  
Not applicable 
3.  Is there an extension clause in the contract and, if so, the duration of 
the extension? 
Not applicable 
4.  Has a decision been made yet on whether the contract is are being 
either extended or renewed? 
Not applicable 
5.  Who is the senior officer/s (outside of procurement) responsible for 
managing the FOI, Subject Access, DPA disclosure request process? 
Subject Access Requests and other DPA disclosure requests are managed 
by UHPNT ‘s Disclosure Team. FOI’s are managed by UHPNT’s Information 
Governance Team. 
Attachments included: 
Internal review  
Please note that if you are unhappy with this FOI response then you have the right 
to request that the Trust conducts an internal review.  This request should 
preferably be by email to  or you can write to the 
address on the letter head.  We will then arrange for an internal review of this FOI 
response.  The Trust will also usually deal with disputes as an internal review. 
Following the outcome of our internal review, if you remain dissatisfied, then you 
have the right to appeal to the Information Commissioner’s Office (ICO) at: 
Website:     Tel: 01625 545 700 
Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
SK9 5AF 
Re-use of Public Sector Information Regulations 2015  
Provision under both the FOI Act 2000 and Environmental Information Regulations 
2004 does not entitle you to re-use the information without appropriate 
permissions.  The Trust is happy for its part to allow requesters to re-use the 
information it supplies under these laws; except for staff contact details.   
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We do not permit the forwarding or sale of staff/departmental contact details to 
any other third party and a specific Re-use of Information Regulations request is 
required for this purpose.  No individual has provided consent for this purpose and 
it is not legal under GDPR.  Other information can be re-used in compliance with 
the open Government Licence terms: Please click here 
If relevant, you will need the permission of other information owners.  This can 
occur when you receive a document that is co-authored or where the ownership is 
with another organisation. 
Yours sincerely 
Freedom of Information, Information Governance Team 
University Hospitals Plymouth NHS Trust 
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