This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Copies of minutes of meetings between MOD/DIO and HCAF Liaison Group Surrey & Hampshire'.

From: 
 
Sent:  01 April 2020 08:14 
To: 
 
 
 
Cc: 
 
 
 
 
 
 
Subject:RE: Cancellation/postponement of MoD liaison meeting on 12 March 2020 
Attachments:  CSF 2019 20.docx; CSF 2020 21.docx; Aldershot B6 Permissive Path.pdf; 20191113 - 
Dog 
on MOD Heathland tri fold.pdf 
 
All, 
 
I hope this email finds you well considering the circumstances.  It is always 
disappointing when meetings have to be cancelled, however as social distancing and 
limitations on leaving our property becomes more common place we have little option.  I 
have not received any topics from members for discussion so I will focus on three main 
areas, these being CSF 2019 projects, CSF 2020 projects and the Byelaw Review.   
 
CSF 2019/20 
 
Pirbright circular (see attached) 
 
I can confirm that the a majority of the works have been completed along the Pirbright 
and Caesars Camp routes.  The main pieces of work completed include surface repair  
and improvements along with vegetation clearance.  Landmarc are waiting for 
clarification of where the gas pipelines run around the northern perimeter of Pirbright 

Ranges before completing the installation of the waymark posts and the two bridle 
gates.  Action: Landmarc to arrange meeting with gas companies to identify pipeline 
route. 
 
I have received confirmation from Surrey County Council that they intend to improve the 
bridge near Cowshot Common (marked X on the attached) this financial year, the 
caveat being as long as their funding is not reduced by Central Government or  
redirected internally.  Currently the bridge is only suitable for pedestrians, although 
there is an area immediately to the north of the bridge where horses etc. have crossed 
the shallow stream in the past.  This has created a ford like crossing that may be 
suitable for the short term.  Action: I would appreciate comments on suitability from 
 and 
 if possible to see if the current situation is considered acceptable, as 
when we are allowed out again! 
 
The route through the old Deepcut barracks site is still under review and as the SANG  
develops we hope to confirm the line.  Until then cyclists and walkers will have to use 
the access road between Lock Cottage and Deepcut Bridge Road and then the road 
north to Colony Gate where they can re-enter MOD land and continue on their journey.   
 
I am working towards an alternative route for equestrians from the road junction and 
narrow bridge at the Junction of Connaught Road west, using Brunswick Road for 
approximately 750m then turning south to cross the canal and under the railway line 
joining Gole Road opposite Goal Farm.  This route requires further investigation with  
both Basingstoke Canal and Network Rail. 
 
We are still actively pursuing the diversions (north of Colony Gate and Folly Bog) and 
dedication of the footpath sections within MOD ownership to bridleway to ensure clarity 
and consistency.  Last week I was advised by our Land Management Service that the 
600m or so of footpath north of Colony Gate can be included within the diversion 
package so I will be submitting this within the next week. 
 

Caesars Camp (see attached Aldershot B6 pdf – Courtesy of Landmarc) 
 
Extensive vegetation clearance and new fencing has been completed.  The photos  
show the extent of the works and the realignment of the southern section of fencing to 
make it more accessible for equestrians.  The surface of the path through the clearance 
has been affected by the amount of rain we had during February.  I am hoping that the 
surface will dry out over the next few months, if not we may consider some further  
surface improvements in 2021/22The photo of the vegetation clearance shows the 
surface being very wet, unfortunately this was due to the storms we had in February 
A coral has been installed at the northern entry / exit point to allow horse riders and 
cyclists a safe haven away from the busy road before having to open the gate to enter  
the land.  The route is also being used as the King Alfred’s Way, a long distance circular 
cycle route developed by Kieran Foster of Cycling UK – see links below on more  
information relating to the trail. 
 
https://www.cyclinguk.org/kingalfredsway 
 
https://storymaps.arcgis.com/stories/e1971793333e41a8a6d32327b2722057 
 
CSF Project 2021/22 (see attached) 
 
Hawley Lakes 
 
a) 
Extending the bridleway around the southern boundary of what is locally called 
Coffin Wood.  We are hoping to dedicate this as a bridleway maintained to a  
width of a minimum of 4m.  The works will include some vegetation clearance 
along the section running north west through the woodland and waymarking. 
 
b) 
The widening of the existing footpath that runs from the troop assembly point 
next to the sailing club north east towards Hawley.  We are hoping to dedicate 
this section as a definitive bridleway with a width of 4m once the works have 

been completed. 
 
Longmoor – Woolmer 
 
To create a permissive bridleway that links the National Trust land at Thorn Hill to the 
definitive bridleway network at Conford.  This will include a new bridge on the boundary 
of MOD and NT land and some vegetation clearance. 
 
Ash Range Circular 
 
We are looking to create a permissive route around the perimeter of Ash Range where 
feasible.  This will use existing public rights of way where possible and a network of  
permissive bridleways.  The solid black line is the route that has been confirmed to date 
and the dotted lines being possible options.  There are a couple of areas that need 
some further thought particularly at the following points: 
a) 
The route is quite narrow here, we are going to move the fence back next to the 
workshop which will certainly allow for cyclist and walkers but I would like to get 
the thoughts for equestrian use.  Action: 
 and 
 – I would like you 
thoughts on suitability please. 
 
b) 
The approaches to the bridge are quite steep and suitable for cycling and walking 
but my feeling is that it may be too steep for equestrian use.  We may be able to 
flatten the approaches a view on equestrian use would be welcome.  Action: 
 and 
 – I would like you thoughts  on suitability please. 
 
c) 
The section running behind the range is narrow in places, although access for  
cycling and walking is fine.  We are looking at clearing some vegetation, moving 
a small section of fence and carrying out some repairs to the revetments to make 
it more suitable for equestrian use.  Action: 
 and 
 – I would like you 
thoughts on suitability please. 
 

Byelaw Review 
 
As you are aware the MOD are making new byelaws for the continuing safe use of  
military land in the Aldershot and District Area that will help minimise interference with  
military operations and help protect the public.  To ensure the new byelaws are fit for 
purpose the language and mapping needs updating to reflect the current use and extent 
of the military estate.  Around Home Counties and surrounding area there are currently 
four separate sets of byelaws: 
 

Aldershot & District Military Lands Byelaws 1976 

Ash Ranges Byelaws 1983 

Longmoor Ranges & Demolition Training Area Byelaws 1982 

Surrey Commons Military Byelaws 1978 
 
The current review will focus on the training estate around Home Counties to create a  
new Aldershot and District Military Lands Byelaw (2020!). The areas covered will  
include: 
 

Aldershot Long Valley 

Aldershot Garrison 

Hawley, Minley and Camberley 

Pirbright Camp, Ash and Pirbright Ranges 
 
Longmoor and District Military Lands Byelaws will follow. 
 
Any new byelaws must comply with Military Lands Act 1892 which includes going out to 
public consultation.  The usual consultation period is 35 days, however due to the size 
of the area this has been extended to 60 days.  The following link will take you to the 
consultation pages: 
 
https://www.gov.uk/government/publications/proposed-new-or-replacement-mod- 

byelaws-undergoing-public-consultation 
 
It is expected that an explanatory document will accompany the consultation to aid 
understanding and as a means of FAQ. 
 
As well as updating the language and maps of existing byelaws we will be addressing 
the blanket prohibition on cycling and horse riding across the estate.  It is not clear how 
this will look on-site as the mechanism for this has not yet been agreed. 
 
Timescale (as of February 2020) 
 
Early March – internal consultation, submission to Minister for approval, preparations for  
press release and arrangements for public meetings if necessary 
 
Late March – Bylaws Review Team commence public consultation 
 
Late May – minor changes completed following consultation and submitted to Minister  
for final approval 
 
Late June – Byelaws delivered 
 
The current impact on Coronavirus across the business has meant delays are 
inevitable, however I will update the group once I have a more information. 
 
SAMM (Sustainable Access Monitoring and Management) update 
 
I am pleased to say that the recent SAMM warden H&S briefing went very well.  We had 
16 Thames Basin Heath (TBH) SAMM wardens attend the yearly briefing, only 3 of 
these were new to the service.  We had a good day with the morning taken up with the 
mandatory health and safety briefing and MOD / DIO introductions, a very hearty lunch 
at the canteen (thanks to 
 and T
 for arranging this), with the afternoon 

spent walking around G2 and the Basingstoke Canal.  It was also an opportunity to 
show the new Home Counties specific Dog Walking leaflet that I developed following 
feedback from the SAMM wardens that local residents wanted something more specific  
to the area.  It was completed with cooperation with the TBH media officer.  I have 
attached a copy for reference. 
 
A.O.B 
 
In addition to the above I have received a couple of emails from members of the group: 
 
Reportee 
Question 
Action 
 
 
 
 
 
My only other outstanding question is the status of the 
signage at Chilcomb Ranges, which is still 20+ years out 
of date with its contact numbers!! 
Action – 
 to 
investigate the 
possibility of adding 
new signage to the 
CSF 2020/21 
projects.   
 
 
I had hoped to raise some requests for amendments  
to riding permit conditions.  I 

have previously sent these, 
but 
haven’t yet heard anything back.  The email was  
sent on 28th November 2019 
and points 2 and 3 refer. 
2)  The second query was from 
several members who asked if it was  
possible that the permit scheme 
could be amended to allow permit 
holders to ride on other areas, for  
example, could permit holders for  
Ash/Pirbiright  also be allowed to ride 
on Hankley and perhaps 
Longmoor.  They can, after all, only 
be in one place at one time. 
3) The third related to permit holders  
who have friends who very 
occasionally want to box over and 
join them on a ride, but whose 
friends don’t have a permit because 
it’s very rare for them to be in the 
area.  I wondered if this could be as 
simple as, when the permit holder  
phones the ops. room to see if it’s 
clear to go out, they could mention 
that they’re taking a friend with them 
and the ops. room could ok that.  You 
could set a limit on it of, say, four  
times a year?   
 
Action – 
 to 

investigate and get 
back to 
 and 
the MOD Group 
 
I you would like to discuss any of the above in more detail please do not hesitate to 
contact me. 
 
I hope that everyone stays safe and well and I look forward to seeing you at the next 
meeting. 
 
Best regards, 
 
 
 
Safety, Health, Environmental Protection and Sustainability 
Technical Services 
Defence Infrastructure Organisation | 
 
Mob: 
 
Please note that my email has changed to 
 
| Website: https://www.gov.uk/public-access-to-military-areas 
 
 
From: 
   
Sent: 13 March 2020 16:15 
To: 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
Subject: RE: Cancellation/postponement of MoD liaison meeting on 12 March 2020 
 
You may all be interested in this: 
https://www.gov.uk/government/publications/proposed-new-or-replacement-mod-byelaws- 
undergoing-public-consultation/mod-aldershot-and-district-update 
Best wishes 
 
 
From: 
r  
Sent: 09 March 2020 12:48 
To: 
 
 
 
Cc: 
 
 
 
 
 
Subject: Cancellation/postponement of MoD liaison meeting on 12 March 2020 
 
Hi all 
The MoD is concerned about personnel travelling to meetings until the coronavirus threat becomes  
clearer.  Accordingly, I have agreed with 
 and 
 that we will not meet on 12 
March. 
The two main items on the agenda were to be: 
By-laws Review: public consultation has yet again been postponed.  The BRT are sending out an 
update,  
and 
 will circulate it to members of this group once published on their site. 

Multi-user Routes: 
 will circulate an e-mail reporting what he would have said, and 
further  
discussion can be picked up by e-mail. 
If anyone had any other urgent points they wished to raise, please do so by e-mail. 
We can take stock of future meeting dates in the light of these and other developments. 
Best wishes