This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'PIP Contract Meetings - Minutes & Change Requests 2019-20'.


OFFICIAL – SENSITIVE 
 
Minutes 
 
 
 
Title: 
PIP Independent Assessment Services (IAS) Lot Performance Group 
meeting 
(Lot 1 and Lot 3) 
Date:S38 
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 
Location:S38 
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 
Chair:S40(2) 
XXXXXX 
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 
Attendees:S40(2)  XXXXXXXX 
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 
 
XXXXXXXXX 
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 
 
XXXXXXXXXXX 
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 
 
XXXXXXXXXXX 
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 
 
XXXXXXXXX 
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX  
 
XXXXXXX 
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 
 
XXXXXXXX 
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 
Notes: 
XXXXXXXXX 
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 
1. 
Welcome and Introductions 
1.1.  XXXS40(2) thanked everyone for attending the meeting.  
1.2.  XXXS40(2) asked everyone if they were content with approving the Minutes from the last 
meeting and that they accurately reflected discussions; all agreed the Minutes could be 
signed off. 
2. 
Action Points 
2.1.  XXXS40(2)  went through all the outstanding action points (see Action Point Log for further 
details of all outstanding actions). 
3. 
IAS Performance Update 
3.1.  XXXS40(2)  provided an update on Recruitment, Absence and Attrition since the last LPG: 
 
Recruitment: IAS recruited XXXX S43 front office HP FTE in July 2019 (against a 
forecast of XXXX S43 FTE).  The total front and back office headcount increased to 
XXXXX S43 (+7). IAS are still trying to improve candidate attraction through Refer a 
Friend  flyers  being  issued  to  new  joiners,  Radio  adverts  in  areas  where  there  are 
vacancies and recruitment events. IAS are trying to improve the recruitment process 
by  ringfencing  the  interview  team  to  improve  interview  consistency.  XXXXXS40(2) 
took an action to arrange a workshop/call to discuss and improve understanding of 
IAS’ recruitment assumptions, including postcode attraction assumptions, based on 
what has happened previously and more realistic expectations on future recruitment 
figures (XXXXXXXXXS38). 
 
Absence: Sickness absence increased to 12.2% in July 2019; this is a slight increase 
of 0.8%. The majority of this absence is short term sickness and in the front office 


OFFICIAL – SENSITIVE 
clinical space. Sickness absence management training has now completed and IAS 
have launched a Mental Health employee toolkit that can be accessed via a variety 
of IT platforms and provide further support for all IAS staff. Absence Champions are 
being trained to track absence performance for each region. 
 
Attrition: A total of XXXX S43 front office HP FTE left  during July 2019. The majority 
of leavers are during the first 6 months and are going through training; therefore IAS 
are trying to provide more support to improve the volume of leavers during this period. 
Senior Management Team weekly governance calls continue to take place to discuss 
and identify common themes for attrition and to put corrective actions in place and to 
improve the volume of attrition. The Stage 2 onboarding pass rate increased to 76% 
during  July  2019  due  to  changes  implemented  to  the  training  format.  Brave  Ideas 
continues to create lots of improvement suggestions from all employees. 
 
XXXXS40(2)    took  an  action  to  include  Supply  Chain  Partner  (SCP)  recruitment, 
absence  and  attrition  data,  for  each  SCP,  in  future  updates,  where  possible 
(XXXXXXXXXS38).  
3.2.  XXXXXS40(2)  provided a high-level update on performance: 
 
SLA4a performance for both Lots improved and cases over 55 days has decreased 
54% from the previous month. 
 
Lot 1 AACT has reduced from 30.7 to 21.9 from February to July and remains stable 
during August. 98.8% of cases are currently being cleared within 55 days, which is 
an improvement of 7.6% since February. 
 
Lot 3 AACT has reduced from 41.1 to 30.9 from February to July and continues to 
improve during August. 95.2% of cases are currently being cleared within 55 days, 
which is an improvement of 21.6% since February. 
4. 
CHES Performance Review 
4.1.  XXXXXS40(2)  went through the DWP Service Delivery Reports (LPG Pack) and 
highlighted the following key performance: 
Lot 1 Performance for July 2019
 
SLA4a NR Clearances: performance for July 2019 was 93.5% (Red); resulting in a 
service credit of XXXXXXS43. There were 70 cases put forward for mitigation and 
all were accepted; therefore post mitigation performance improved to 93.7% (Red) 
and the service credit reduced to XXXXXXS43
 
SLA4b NR Cases over 55 days: there were 255 cases over 55 days at month-end; 
resulting in a service credit of XXXXXXS43
 
Head of Work: there was a reduction of 1,650 cases in the Head of Work which 
stood at 34,282 at July 2019 month-end.  
 
SLA1 U Grade Audit Reports: the in-month performance for July 2019 was 3.9% 
(Red); and the rolling three month’s performance was 4.0% (Red); resulting in a No 
Pay Amount of XXXXXXS43
 
SLA7b Rework Cases over 3 days: there was one case over 3 days at July 2019 
month-end; resulting in a service credit of XXXXXXS43. This case was put forward 
for mitigation and was accepted; therefore improving performance to nil cases over 
3 days at July 2019 month-end and reducing the service credit to XXXXXXS43
 
SLA14a Rework Examination Clearances: performance for July 2019 was 79.2% 
(Red); resulting in a service credit of XXXXXXS43


OFFICIAL – SENSITIVE 
The total pre-mitigation service credits were XXXXXXS43. Following acceptance of 
mitigation the post mitigation service credits reduced to XXXXXXS43 and the No-Pay 
Amount for SLA1 was XXXXXXS43. Therefore the total Service Credits and No Pay 
Amount to be applied for July 2019 is XXXXXXS43. 

Lot 3 Performance for July 2019: 
 
SLA12 Claimants Sent Home Unseen: performance for July 2019 was 1.2% 
(Red); resulting in a service credit of XXXXXXS43
 
SLA4a NR Clearances: performance for July 2019 was 79.3% (Red); resulting in a 
service credit of XXXXXXS43. There were 386 cases put forward for mitigation and 
all were accepted; therefore post mitigation performance improved to 80.7% (Red) 
and the service credit reduced to XXXXXXS43
 
SLA4b NR Cases over 55 days: there were 794 cases over 55 days at July 2019 
month-end; resulting in a service credit of XXXXXXS43. There was one case put 
forward for mitigation and this was accepted; therefore post mitigation performance 
improved to 793 cases over 55 days and the service credit reducing to 
XXXXXXS43
 
Head of Work: there was a reduction of 101 cases in the Head of Work which 
stood at 42,243 at July 2019 month-end.  
 
SLA1 U Grade Audit Reports: the in-month performance for July 2019 was 4.7% 
(Red); and the rolling three month’s performance was 4.3% (Red); resulting in a No 
Pay Amount of XXXXXXS43
 
SLA7a Rework Clearances: performance for July 2019 was 97.3%; resulting in a 
service credit of XXXXXXS43. There was one case put forward for mitigation and 
this case was accepted; therefore performance improved to 98.7% (Green) and the 
service credit reducing to XXXXXXS43
 
SLA7b Rework Cases over 3 days: there was 1 case over 3 days at July 2019 
month-end (Red); resulting in a service credit of XXXXXXS43. This case was put 
forward for mitigation and was accepted; therefore the post mitigation performance 
improved to zero cases over 3 days at July month-end and the service credit 
reducing to XXXXXXS43
 
SLA14a Rework Examination Clearances: performance for July 2019 was 73.3% 
(Red); resulting in a service credit of XXXXXXS43
 
SLA14b Rework Examinations Cases over 25 days: there was 1 case over 25 
days at July month-end (Red); resulting in a service credit of XXXXXXS43. This 
case was put forward for mitigation and was accepted; therefore the post mitigation 
performance improved to zero cases over 25 days at July month-end and the 
service credit reducing to XXXXXXS43
The total pre-mitigation service credits were XXXXXXS43. Following acceptance of 
mitigation the post mitigation service credits reduced to XXXXXXS43 and the No-Pay 
Amount for SLA1 was XXXXXXS43. Therefore the total Service Credits and No Pay 
Amount to be applied for July 2019 is XXXXXXS43. 

4.2.  XXXXXS40(2) asked IAS if the performance and service credits reported to the group 
accurately reflected the July 2019 position for both Lot 1 and Lot 3; IAS agreed. 
5. 
DWP Operations & OED Update 
5.1.  XXXXXS40(2)  provided a Service Design and Transformation update: 


OFFICIAL – SENSITIVE 
 
Quality decision making workshops to case managers (Holistic Decision making) 
have now been completed. They have started to evaluate the difference this is 
making. 
 
Continue to look closely at how they improve the links between Disability Services 
and Work Services – using the DEAs as support for Work Coaches in Jobcentres. 
 
Linked to this closer working agenda DWP have now completed a very small Test 
and Learn in Reassessment cases (DLA to PIP – a small team of seven CMs in 
Telford) where claimants might be going from a high award in DLA to nil on PIP. 
Introducing a telephone call to ensure DWP have all evidence before giving a nil 
award. Evaluation of that test and learn is underway and will inform a similar test 
and learn for PIP cases going from enhanced / enhanced to nil. That is being 
designed – still very small scale. 
 
State Pension Age changes have been implemented for Flow cases and IT 
Changes for stock cases have just been implemented. 
 
Looking at our FTA processes to streamline them. 
 
DWP are making some preliminary enquiries to the paused CR around second 
UTAs to see if this can be improved. 
5.2.  XXXXXXS40(2)  provided a DWP Operations update: 
 
Award Review triage has resumed.  
 
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
S43 
6. 
AOB 
6.1.  XXXS40(2)  asked if IAS could clarify the FTA process when IAS tries to reschedule an 
appointment butcannot get hold of the claimant and subsequently the claimant fails to 
attend the original appointment. XXXXXS40(2) took an action to confirm and share the 
full FTA process and whether the original appointment remain open in case the claimant 
does turn up for the original appointment (XXXXXXXXXS38). 
6.2.  XXXS40(2)  asked everyone if there was any other business; no-one raised anything 
further and XXXS40(2)   closed the meeting. 
 
 
Next Meeting: 
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX  
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXS38
   
Contact: 
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXS40(2)   
Email: 
 XXXS40(2)@dwp.gov.uk