This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'National Youth Agency and the MoD's Community Cadet Forces'.

 
Unit name:   
 
 
Date of Rounds:   
Time:   
 
 
 
 
Conducted by:   
Rank/Role:   
 
Notes: Items in RED TEXT indicate a mandatory legal requirement before the unit can be used, e.g. must be in place and up to date. 
 
Item 


N/A 
Comments/Actions 
1.  Fire Safety 
Fire extinguishers – in correct place, operational? E.g. 
Current inspection and test certificate? 
 
 
 
 
 
Fire alarms and smoke detectors – tested and 
 
 
 
 
working?  
Fire alarms and smoke detectors – Inspection up to 
 
 
 
 
date e.g. 6 monthly 
Emergency lighting – tested & working? 
 
 
 
 
All fire exits / routes - clear from obstruction, safe to 
 
 
 
 
use? 
Are fire doors working correctly & in good condition? 
 
 
 
 
Are flammable liquids stored correctly & secured? 
 
 
 
 
Are all appropriate fire signs in place & visible? 
 
 
 
 
ADDITIONAL COMMENTS 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
Item 


N/A 
Comments/Actions 
2.  General Housekeeping 
Are floors & passageways free from obstructions? 
 
 
 
 
Are floors in good repair, no slip / trip hazards? 
 
 
 
 
Are classrooms kept clean & tidy? 
 
 
 
 
Are storerooms kept clean and tidy? 
 
 
 
 
Is all equipment stored away correctly & safely? 
 
 
 
 
Is all lighting adequate & working correctly? 
 
 
 
 
Is all waste - disposed of correctly? Bins in place? 
 
 
 
 
Are toilets / ablutions – kept clean & hygienic? 
 
 
 
 
ADDITIONAL COMMENTS 
 
 
 
 
 
 
 
 

Item 


N/A 
Comments/Actions 
3.  Building and Grounds 
Building in good repair subject to maintenance plan? 
 
 
 
 
Is the heating system working correctly? 
 
 
 
 
Is there a current gas safety certificate in place? 
 
 
 
 
Are all security measures in place & work correctly? 
 
 
 
 
All glazing in good condition? 
 
 
 
 
Are pathways & open areas – free from slips/trips? 
 
 
 
 
Is vegetation overgrown – subject to maintenance plan? 
 
 
 
 
Are hazardous areas taped off (warning signs etc)? 
 
 
 
 
Legionella flush undertaken? 
 
 
 
 
Are defects reported and managed correctly? 
 
 
 
 
Is portable electrical equipment testing in date & no signs   
 
 
 
of damage? 
Area all sockets & switches in good condition & no sign 
 
 
 
 
of damage or overheating? 
Is there a current electrical fixed wiring inspection 
 
 
 
 
certificate in force. 
 
 
 
 
 
 

ADDITIONAL COMMENTS (Section 3) 
 
Item 


N/A 
Comments/Actions 
4.  Kitchen 
Are all food preparation areas clean & tidy? 
 
 
 
 
Are fridge / freezer/s - working correctly & clean & tidy?   
 
 
 
Fridge / freezer/s – is food in date for consumption? 
 
 
 
 
Is all waste disposal managed correctly? 
 
 
 
 
Is all catering equipment washed & stored correctly? 
 
 
 
 
Are staff food handling certificates in date? 
 
 
 
 
No evidence of vermin? 
 
 
 
 
ADDITIONAL COMMENTS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Item 


N/A 
Comments/Actions 
5.  First Aid Arrangements 
Are first aid kits appropriately stocked and in date? 
 
 
 
 
Are there sufficient First Aid qualified staff? 
 
 
 
 
Incident reports raised for all injuries, non-injuries & near 
 
 
 
 
hits? 
ADDITIONAL COMMENTS 
 
 
 
 
6.  Overall Comments 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
7.  Approval level 
Level 
Approved by Comd 
Date Approved 
Access to staff/volunteers – required for inspection and works to ready 
 
 
the unit for activities 
Access to contractors to undertake mandatory work 
 
 
Access to the unit for all unit activities 
 
 
 
 
 
 
 

 
8.  Actions: 
Ref No 
Action details 
Comments 
By Whom 
Date completed