INFORMATION COMPLIANCE TEAM 
University Offices, Wellington Square, Oxford OX1 2JD 
 
 
Ref. FOI/20200926/1 
23 October 2020 
Reply to request for information under the Freedom of Information Act  
Your ref 
Your email of 26 September 2020 
>The number of counsel ors employed by the University from Black, Asian or from an ethnic 
minority background, broken down by category, for each year from 2016 to 2020 
_ 
Request 
>The number of counsel ors employed by the University who are LGBTQ+, broken down by 
year (2016, 2017, 2018, 2019, 2020) 
 
Dear Ms Wright 
I write in reply to your email of 26 September requesting the above information. 
Item 1 
2016/17: 5 
2017/18: 5 
2018/19: 5 
2019/20: 5 
2020/21: 5 
Item 2 
As the numbers are very small and because of the potential risk of identifying the relevant individuals, we are 
unable to provide you with this information. 
In taking this measure, we are applying the exemption in section 40(2) of the Freedom of Information Act 
(FOIA). Section 40(2) provides an exemption from disclosure for information that is the personal data of an 
individual other than the requester, where disclosure would breach any of the data protection principles in Article 
5 of the General Data Protection Regulation (GDPR). We consider that disclosure of this information would 
breach the first data protection principle, which requires that personal data is processed fairly and lawful y. 
Disclosure  would  be  unfair  to  the  individuals  concerned,  as  it  would  be  contrary  to  their  reasonable  and 
legitimate expectations: they would not expect that information about their sexual orientation would be made 
available  under  the  FOIA  without  their  consent.  Please  note  that  a  disclosure of  information  under FOIA is 
presumed to be a disclosure to the world at large, and not just a disclosure to the individual making the request. 
For the disclosure of personal data to be lawful, it must have a lawful basis under Article 6 of the GDPR. There 
are six possible lawful bases in Article 6; we do not consider that any of them would be satisfied in respect of 
the disclosure. The exemption in section 40(2) is an absolute exemption and is not subject to the public interest 
test provided for in section 2(2)(b) of the FOIA. To the extent that the public interest is relevant in this case, 
the University has taken it into account. 

---

2 
INTERNAL REVIEW 
If  you  are  dissatisfied  with  this  reply,  you  may  ask  the  University  to  review  it,  by  e-mailing  the  Head  of 
Information Compliance at xxx@xxxxx.xx.xx.xx. A request for internal review should be submitted no later than 
40 working days from the date of this letter. 
THE INFORMATION COMMISSIONER 
If, after the internal review, you are stil  dissatisfied, you have the right under FOIA to apply to the Information 
Commissioner for a decision as to whether your request has been dealt with in accordance with the FOIA. You 
can do this online using the Information Commissioner’s complaints portal. 
 
 
Yours sincerely 
Information Compliance Team 
 

---