This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'A Level Grades For BA Fine Art Applicants'.


INFORMATION COMPLIANCE TEAM 
University Offices, Wellington Square, Oxford OX1 2JD 
 
 
Ref. FOI/20200919/2 
16 October 2020 
 
Reply to request for information under the Freedom of Information Act  
Your ref 
Email of 19 September 2020 

I am writing to request the predicted or achieved A level grades of all applicants to the BA 
Fine Art course. Please indicate which were shortlisted and which were made offers. Please 
break this down by College. For example: 
 
Fine Art - Wadham - Offer - Predicted - A*AA Fine Art - University - Shortlisted - Predicted - 
AAA Fine Art - New - No Offer - Predicted - AAA Fine Art - Balliol - Offer - Achieved - A*AA 
 
Request 
I would preferably like this information in an Excel document as one table. 
 
I would also like to request the number of applicants with predicted/achieved A levels lower 
than the standard offer in the same format. For example: 
 
Fine Art - Oriel - Shortlisted - Achieved - AAB 
 
Ideally I would like this to be a separate tab on the same document. 
 
Dear Sab Williams, 
I write in reply to your email of Saturday 19 September, requesting the above information. 
Please find the requested information in the attached workbook. 
 
Notes about the data 
 
•  The results of these A-levels have been transmitted to Oxford by UCAS. Any students taking less than 
3 A-levels will be excluded (as it's assumed this wasn't their main qualification). General Studies A-
levels have been excluded from the analysis. 
•  Applicants may change course during the application process. The course shown here reflects the 
most recent course on record. 
•  Applications & Shortlisted are shown for the college initially applied to (or allocated to in the case of 
open applications). 
•  Offers are shown for the college making an offer. This can be different to the college initially applied 
to  (or  allocated  to)  as  candidates  can  be  reallocated  to  other  colleges  to  ensure  that  the  best 
applicants stand the best chance of gaining an offer. 
•  Further details can be found here: https://www.ox.ac.uk/admissions/undergraduate/colleges/do-you-
choose-a-college?wssl=1  
•  Only Applications with A-Levels, as defined above, are shown. 
 
Your request is for detailed individual level data. We consider that disclosure of this information in the form 
requested  might  enable  those  with  access  to  other  information  or  knowledge  (e.g.  those  associated  with 
individuals  who  are  known  to  have  applied  or  from  the  same  school)  to  identify  individuals  and  learn  new 
 



information about those individuals, including whether or not they were successful. For this reason, we have 
presented the different categories of information on separate tabs, with unique IDs that are not standardised 
across the spreadsheet.  
In  taking  this  measure,  we  are  applying  the  exemption in  section  40(2)  of  the  Freedom  of  Information  Act 
(FOIA). Section 40(2) provides an exemption from disclosure for information that is the personal data of an 
individual other than the requester, where disclosure would breach any of the data protection principles in Article 
5 of the General Data Protection Regulation (GDPR). We consider that disclosure of the information requested 
in the exact form requested would breach the first data protection principle, which requires that personal data 
is processed lawfully, fairly and in a transparent manner. Disclosure would be unfair to the individuals concerned, 
as it would be contrary to their reasonable and legitimate expectations. They would not reasonably expect that 
information about their application to Oxford would be made public under the FOIA without their consent.  
For the disclosure of personal data to be lawful, it must have a lawful basis under Article 6 of the GDPR. There 
are six possible lawful bases in Article 6; we do not consider that any of them would be satisfied in respect of 
the disclosure.  
The exemption in section 40(2) is an absolute exemption and is not subject to the public interest test provided 
for in section 2(2)(b) of the FOIA. To the extent that the public interest is relevant in this case, the University 
considers it is satisfied by the attached information. 
 
INTERNAL REVIEW 

You may request an internal review of this response by e-mailing xxx@xxxxx.xx.xx.xx. A request for internal 
review should be submitted no later than 40 working days from the date of this letter. 
THE INFORMATION COMMISSIONER 
If, after the internal review, you are still dissatisfied, you have the right under FOIA to apply to the Information 
Commissioner for a decision as to whether your request has been dealt with in accordance with the FOIA. You 
can do this online using the Information Commissioner’s complaints portal. 
 
Yours sincerely 
Information Compliance Team