This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Request handbooks for Dphil in Geography and the Environment and Migration Studies'.


 
 
 
School of Anthropology & Museum Ethnography 
 
 
 
 
 
 
 
COURSE HANDBOOK 
 
for students taking RESEARCH DEGREES  
in ANTHROPOLOGY and MIGRATION STUDIES 
 
(D.Phil., M.Litt.) 
 
at the University of Oxford  
 
 
 
 
 
 
 

Academic Year 2019-2020 
 

 
CONTENTS 

Usual routes to the status of D.Phil. student .............................................................. 4 
The M.Litt. degree ..................................................................................................... 5 
Fieldwork ................................................................................................................... 5 
Travel Insurance ......................................................................................................... 6 
Safety issues ............................................................................................................... 6 
Residence requirements ............................................................................................. 7 
Supervisors ................................................................................................................. 7 
PRACTICAL TRAINING ............................................................................................. 8 
I. The PRS class ......................................................................................................... 8 
II. Methods Modules .................................................................................................. 8 
III. Training Needs Analysis ...................................................................................... 9 
External skills training and expenses ....................................................................... 12 
Funding for conference attendance .......................................................................... 12 
Gaining Teaching Experience .................................................................................. 13 
DEGREE PATHWAYS ............................................................................................... 14 
‘Transfer’ or ‘Upgrading’ from PRS to D.Phil. Status ............................................ 14 
Confirmation of Status ............................................................................................. 16 
The Integrated Thesis format ................................................................................... 18 
Deferrals, extensions, suspensions ........................................................................... 20 
Research Student Progress record ............................................................................ 23 
Census points and student monitoring ..................................................................... 23 
Final examination (the viva) .................................................................................... 24 
Plagiarism ................................................................................................................ 28 
Policies and regulations ........................................................................................... 29 
APPENDIX 1: LIST OF APPLICABLE UNIVERSITY FORMS ............................. 30 
APPENDIX 2: WRITING GUIDELINES ................................................................... 31 
Editorial .................................................................................................................... 31 
Bibliographical ......................................................................................................... 32 
APPENDIX 3. THE ALTERNATIVE PRS PATHWAY ........................................... 34 
APPENDIX 4. DOCUMENT ISSUED BY THE SOCIAL SCIENCES DIVISION 
REGARDING TRAINING NEEDS ANALYSIS ....................................................... 36 
APPENDIX 5: FURTHER GUIDANCE PERTAINING TO THE PART-TIME 
D.PHIL. ........................................................................................................................ 40 
APPENDIX 6: MEMORANDUM ON SUPERVISION AND FIELDWORK .......... 43 
APPENDIX 7: SECONDARY SUPERVISION FOR ESRC-FUNDED STUDENTS
 ...................................................................................................................................... 44 
 

 


This  handbook  applies  to  students  starting  the  D.Phil.  and  M.Litt.  degrees  in 
Anthropology and Migration Studies in the 2019-20 academic year. The information 
in this handbook may be different for students starting in other years. If you need to 
refer to information found in this handbook, please specify the version you read. This 
is version 5.3
 (29th January 2020). 
 
Disclaimer 
 
The  Examination  Regulations  relating  to  research  degrees  in  anthropology  are  at 
http://www.admin.ox.ac.uk/examregs/2019-20/rdegrinanth/  and  in  migration  studies 
at http://www.admin.ox.ac.uk/examregs/2019-20/rdinmigrstud/. General Examination 
Regulations governing the degrees of Doctor of Philosophy and Master of Letters are 
available  at  http://www.admin.ox.ac.uk/examregs/2019-20/grftdodoctofphil/  and 
http://www.admin.ox.ac.uk/examregs/2019-20/grftdomastoflett/  respectively.  General 
Examination  Regulations  governing  research  degrees  in  the  university  are  at 
http://www.admin.ox.ac.uk/examregs/2019-20/grgoveresedegr/.
  If  there  is  a  conflict 
between  information  in  this  handbook  and  the  Examination  Regulations  then  you 
should follow the Examination Regulations. If you have any concerns please contact 

  (Doctoral  Admissions  and  Research  Convenor) 

 
The  information  in  this  handbook  is  accurate  as  at  29th  January  2020;  however,  it 
may  be  necessary  for  changes  to  be  made  in  certain  circumstances,  as  explained  at 
https://www.ox.ac.uk/admissions/graduate/courses/dphil-anthropology 

and 
https://www.ox.ac.uk/admissions/graduate/courses/dphil-migration-studies.  If  such 
changes  are  made  the  department  will  publish  a  new  version  of  this  handbook 
together with a list of the changes and students will be informed. 

 

 

INTRODUCTION 
 
This handbook summarises essential information for those studying for research degrees in 
the School of Anthropology & Museum Ethnography (henceforward ‘the School’ or SAME), 
i.e. the doctorate or D.Phil. (equivalent to the Ph.D. of most other universities), and the 
shorter Master of Letters or M.Litt.; important information which applies equally to all 
members of the School is to be found in the SAME Graduate Handbook, which should be 
read in conjunction with this course handbook.  
 
Most of the information in this handbook applies to the D.Phil. in Anthropology and the 
D.Phil. in Migration Studies (both full-time and part-time) in the School of Anthropology & 
Museum Ethnography (SAME), including the Institute of Social and Cultural Anthropology 
(ISCA), the Institute of Cognitive & Evolutionary Anthropology (ICEA), the Institute for 
Science, Innovation and Society (InSIS) , and the Centre on Migration, Policy and Society 
(COMPAS). However, amongst these units of the School there are certain differences in 
terms of, for example, research methods training. For exact information regarding the 
requirements for ICEA- and InSIS-related doctorates, ask academic staff within these units. 
Except where otherwise noted the information in this handbook applies equally to the part-
time D.Phil. programme; where differences exist these are noted, and some specific 
observations relating to the part-time D.Phil. are included in Appendix 5.  
 
Both the D.Phil. and M.Litt. degrees are examined by thesis and oral examination (viva) only: 
apart from the alternative PRS pathway described in Appendix 3, there are no coursework 
elements or sat exams, but students must pass at least one and more usually two interim 
assessments before the final viva (i.e. Confirmation of Status and Transfer of Status, 
depending on degree and pathway to a doctorate; see below). The final viva, but not these 
assessments, is a formal examination for which sub fusc (academic dress) is worn. 
 
Usual routes to the status of D.Phil. student 
 
There are two principal routes from a master’s degree to a doctorate in the School of 
Anthropology & Museum Ethnography: 
 
1)  Students entering the D.Phil. programme from outside the School, and former SAME 
M.Sc. students, spend the first year1 of doctoral studies as probationer research 
students (PRS), during which period they have to write what is essentially an 
elaborate research project or transfer text of up to 20,000 words. Any submission 
substantially over this limit may be returned to the student to have the text reduced to 
the 20,000-word limit. Students will be expected to attend, and present a paper to, the 
PRS writing class, normally held every week during Hilary Term until all current 
PRS students have presented2. When completed, the transfer text itself is assessed 
internally with a view to transferring (often called ‘upgrading’) the student to full 
D.Phil. student status, at which point the student can normally go to the field or 
otherwise conduct the substantive research for the thesis. The internal assessment 
                                                 
1 The first two years in the case of part-time D.Phil. students 
2 Part-time students are expected to attend PRS classes in alternate weeks over both their first and 
second years, and to present to the PRS class in Hilary Term of their second year. 

 

usually includes an interview with two assessors, usually in Trinity Term. Later, i.e. 
after fieldwork and during writing up, this status has to be ‘confirmed’, based on an 
internal assessment of sample chapters, before the final viva can be held. There is no 
formal requirement for the D.Phil. project to be linked to or based on the student’s 
previous graduate thesis, though clearly this can be advantageous.  
 
2)  Former Oxford M.Phil. students in anthropology who are admitted to the D.Phil. 
programme to pursue research in the area of their MPhil dissertation may be 
admitted direct to full D.Phil. student status (either full-time or part-time): in this case 
they do not become probationer research students and therefore do not need to 
transfer status (in effect, their second year as M.Phil. students was their ‘probation’), 
though they do have to pass ‘Confirmation of Status’ later on. Such former M.Phil. 
students are technically free to go to the field as soon as they transfer to the D.Phil., 
though it is not unusual for them to spend some more time in Oxford beforehand 
preparing for fieldwork. The M.Phil. thesis is formally required to form the basis, 
‘broadly speaking’, of the D.Phil. topic, for which it provides a similar platform to the 
transfer text produced by probationer research students. An M.Phil. student who 
wishes to pursue D.Phil. research on a topic unrelated to their M.Phil. research will be 
required to follow the PRS-D.Phil. path described under (1), above. 
 
In either case, the student may or may not change supervisor on going from master’s degree 
to doctorate. 
 
There is an alternative PRS pathway for doctoral students in anthropology involving a 
coursework element as well as the transfer text mentioned above, intended for exceptional 
students coming from an allied discipline with some anthropology but not a whole degree in 
the subject. See Appendix 3
 
The M.Litt. degree 
 
Although the M.Litt. is a stand-alone degree, with a shorter thesis, it is rare for a student to 
choose it in preference to the D.Phil. One of its chief roles within the University is to act as an 
alternative degree to be offered to D.Phil. candidates whose work is not considered by 
examiners to be of doctoral standard. Similarly, if a doctoral student fails to pass either 
Transfer of Status or Confirmation of Status at the second attempt, he or she may be allowed 
to continue only as an M.Litt. student. M.Litt. students will usually have to transfer to full 
status as a research student anyway, but they do not have to apply for Confirmation of Status 
subsequently (see below). The M.Litt. thesis may or may not be based on fieldwork. 
 
There is no formal word limit for the M.Litt. thesis, though around 50,000 words is a 
reasonable length. A D.Phil. student taking the M.Litt. in place of the D.Phil. at final 
examination will normally have written a longer thesis. However, in such cases there is no 
requirement to reduce the length of the thesis in order to supplicate for the M.Litt. degree.  
 
Fieldwork  
 
This is not a formal requirement of either the D.Phil. or M.Litt. degrees, but the 
overwhelming majority of students will wish to conduct some form of fieldwork or other 

 

forms of data collection (such as museum studies or internet ethnography, for example), 
especially for the D.Phil. If any field trips or other travel is undertaken in connection with 
either degree, the online Travel Insurance and Registration (TIRS) application 
(https://travelinsurance.admin.ox.ac.uk), Full Risk Assessment form and one or more CUREC 
forms (for ethical review) must be filled in. Ethics approval is made necessary by the fact that 
fieldwork typically involves research with human subjects. See details on the anthropology 
website: http://www.anthro.ox.ac.uk/safety-fieldwork-and-ethics. SAME’s memorandum on 
supervision and fieldwork (Appendix 6) details expectations and norms regarding 
supervision, including the essential procedures required in preparation for fieldwork and in 
relation to supervision while preparing for and conducting fieldwork. 
 
Travel Insurance 
 
Standard university insurance cover (as defined on the insurance website, above) is available 
free of charge to students. However, the School will not pay any insurance premiums 
specifically levied in connection with travel to areas with a higher level of risk and/or for 
longer than 12 months. Students should therefore be prepared to accept responsibility for such 
payments themselves, however inflated, and factor this in to their fieldwork planning at the 
outset. 
 
Safety issues 
 
Attention is specifically drawn here to the potential dangers of doing fieldwork in relation to 
one’s personal safety and well-being. Many areas in which anthropologists do fieldwork are 
reasonably or very safe, but others may pose problems in this regard, some of which may not 
have been anticipated. One potential problem for female anthropologists specifically is sexual 
harassment in the field. Make sure you consider these potential problems carefully, in 
consultation with your supervisor, and also work out plans and responses for the most obvious 
problems that might arise. Note that the University expects students travelling to any part of 
the world for research to have taken note of and conformed with Foreign and Commonwealth 
Office travel advisories. 
 
During post-fieldwork writing up, students will meet their supervisors on a fairly ad hoc basis, 
depending on progress, though regular monthly3 contact should always be maintained. As a 
condition of passing Confirmation of Status, students writing up their final doctorate will also 
be expected to attend, and present a paper to, the Work in Progress seminar, normally held 
once a week in term throughout the year for as long as there are students available to present. 
 
For a student progressing to the D.Phil. via route 2), completing the doctorate can be expected 
to take approximately a further two to three years: 12 to 18 months in the field, followed by a 
similar amount of time writing up4. For those using route 1), the PRS year should be added. 
                                                 
3 Bi-monthly in the case of part-time students. 
4 In the case of part-time students these expected durations are doubled. It is not obligatory that part-
time students undertake fieldwork in twice the time, however – there is nothing in principle to prevent 
them from doing so full-time. The most appropriate strategy should be discussed and agreed with the 
supervisor. Note that although part-time students should ordinarily expect supervisory contact to be 
spread over twice the time of full-time students (i.e. half as often) during fieldwork at least monthly 

 

Each research student has a so-called ‘candidature date’ by which the thesis should be 
submitted (NB: not necessarily examined), which can be deferred to a limited extent by 
applying for extensions etc. (see below for details).  
 
Residence requirements5 
 
Normally doctoral and M.Litt. students have to spend six terms resident in or within 25 miles 
of Carfax (the centre of Oxford) pursuing their studies to qualify for their degrees (meaning 
that there is effectively a two-year minimum for completing a doctorate). However, three 
terms can be ‘dispensed with’ for permitted study elsewhere intrinsic to the degree, including 
fieldwork. While there is a form applying for such dispensation (GSO 8), normally 
anthropology students do not have to fill it in, as fieldwork is a routine aspect of their studies 
(NB: this is a special concession to the School of Anthropology, which might be withdrawn at 
any time). This means that, ordinarily, students returning from fieldwork are deemed to have 
satisfied their residence requirements. However, they are strongly urged to return to Oxford to 
write up their theses, in order to be in close contact with their supervisors and, just as 
important, their fellow students, and to have an appropriate academic environment in which to 
work. A GSO 8 form should nonetheless be filled in if 1) the student is working outside 
Oxford without doing fieldwork or similar research with human participants; 2) the student’s 
college requires the form to be submitted or 3) it is otherwise duly required (see the university 
Graduate Forms page). 
 
Supervisors 
 
SAME policy requires that D.Phil. students receive primary supervision from a member of the 
University or other competent person (i.e. a person with appropriate academic and 
supervisory expertise) selected by the Board [Teaching Committee] who is ordinarily an 
established member of the School staff6 and who is expected to be in post sufficiently long 
into the future to be able to supervise the entire D.Phil. project. Exceptionally primary 
supervision may be provided by a member of School staff or other competent person who 
does not hold a permanent appointment as long as they are expected to be in post sufficiently 
long into the future to be able to supervise the entire D.Phil. project and where this 
arrangement is approved in advance by the Board or its chairperson, the Director of Graduate 
Studies.  Those in the DPhil in Migration Studies could also be supervised by equivalent staff 
in the Oxford Department of International Development (ODID).  Supervision by anyone who 
does not fulfil these requirements may only be provided jointly with someone who does. All 
decisions regarding supervision and progression are ultimately taken by the School’s 
Teaching Committee [‘the Board’] or its chairperson, the Director of Graduate Studies. As 
noted above, SAME’s memorandum on supervision and fieldwork (Appendix 6) details 
expectations and norms regarding supervision, including the essential procedures required in 
preparation for fieldwork and in relation to supervision while preparing for and conducting 
fieldwork. 
                                                                                                                                            
contact is required for the purposes of monitoring safety (bi-weekly contact in the case of students 
carrying out fieldwork in FCO-flagged countries). 
5 Part-time students are not bound by these residency requirements, but are required to attend Oxford 
University for a certain number of days and specific events each year; see Appendix 6. 
6 Exceptions are permitted in the case of a small number of recognized members of academic staff in 
other departments who have a longstanding association with the School. 

 

 
PRACTICAL TRAINING  
 
Methods  Modules  and  Practical  Training  provided  by  SAME  in  2019-20  for  PRS  and 
2nd year MPhil students 
 
PRS and 2nd year MPhil students are required to attend the introductory PRS dissertation 
classes in MT, in weeks 1-5 (detailed below; PRS students must continue to attend these 
classes for the remainder of the year as detailed). This requirement applies to both full-time 
and part-time PRS. 
 
In addition, each student is required to attend a minimum of two methods modules, totalling 
no less than 12 classes7. These modules are held in MT and HT (except for ethnobiology and 
urban anthropology, in TT). Most methods modules are 90 mins long and held throughout six 
weeks. Students in ICEA (the Institute of Cognitive & Evolutionary Anthropology) are 
exempted from this rule but strongly encouraged to attend at least the first four-five PRS 
dissertation classes in Michaelmas Term. Students in the DPhil in Migration Studies are also 
required to attend the COMPAS Work-in-Progress series during their PRS period. 
 
Note that many additional potentially useful training courses are available free of charge on 
Lynda.com though the University’s subscription (for courses and access see 
https://help.it.ox.ac.uk/courses/lynda/index). 
 
I. The PRS class 
The  PRS class  is  convened  weekly  across the  academic  year.  During  Michaelmas  Term  the 
first five  weeks  feature  essential introductions  to  a range  of  procedural  and skill  acquisition 
matters that will form a foundation for engagement with fieldwork and/or other forms of data 
collection.  Sessions  include  topics  such  as:  doctoral  training  approaches  and  resources; 
fieldwork and data collection; library and research resources; ethical research practice in the 
field; and fieldwork health and safety. In the latter three weeks of Michaelmas Term, students 
will be expected to make a short ‘project pitch’ on their research idea. During Hilary Term, 
each student will present their project more formally, with a focus on the research idea, and 
where and how the research will be undertaken8. During Trinity Term, the emphasis will be 
on the Transfer of Status document, which should be submitted by noon, Friday of 4th Week 
of Trinity Term. 
 
II. Methods Modules 
As noted, PRS and 2nd year MPhil students choose two of the methods modules on offer in 
the School this year. All methods modules will be presented in the dissertation class in 
Michaelmas Term, Week 1, by 
, the School’s Research Methods 
Training Convenor for 2019-20. 
 can be contacted if any questions arise on 
. Some methods modules convenors may have to cap the 
                                                 
7 Part-time students may spread this requirement over their two PRS years (i.e. taking one methods 
module per year), though are not obliged to do so and may take two methods modules in their first or 
their second PRS year. Note that the requirement to take two modules is a minimum, and students may 
take a total of more than two. 
8 Students in the DPhil in Migration Studies are also expected to present their research idea in the 
COMPAS Work-in-Progress series during Hillary term of their PRS year (in addition to the PRS class 
presentation). 

 

numbers of the participants they can accept, hence students are requested to sign up for and 
rank three modules they wish to attend in the order of their preference.  
 
Assessment: at the end of each module, each participant is asked to write up a practical task 
(minimum length: one A4 page) and/or submit a 2,500 word essay, following the instructions 
of the module convenor. This writing will be assessed but not marked (except for Medical 
Anthropology 2nd year MPhils). In the case of PRS students these assignments must be 
submitted as part of their Transfer of Status portfolio (Transfer of Status Assessors will note 
whether they have been submitted). Feedback will be provided verbally directly to students in 
class by the module convenors.  
 
Ethics and CUREC: any methods module which has a practical element involving encounters 
with people outside the Department requires the methods module convenor to list the projects 
and name the participants conducting the fieldwork for the methods module. This list must be 
sent to 
for approval by the CUREC team 
before any fieldwork for the respective methods module is carried out outside the Department. 
If a participant wishes to publish or use the data gathered during these classes for publication, 
a full CUREC procedure has to be initiated by the module convenor. PRS students are also 
encouraged to attend methods training provided by the Doctoral Training Partnership of the 
Social Sciences Division. Those who wish to take, as one of their two courses, another course 
from within the university that is appropriate to their needs in place of one of the courses 
offered in SAME, should first seek endorsement from their supervisor and then approach 
 
 for approval. 
 
III. Training Needs Analysis 
This is a University-wide scheme intended to identify and monitor the training needs of its 
research students and is an essential part of D.Phil. supervision. The training needs pathway 
envisaged by the Social Sciences Division is set out in Appendix 4.Training Needs Analysis 
is carried out by students and their supervisors using the dedicated form within the Graduate 
Supervision Reporting (GSR) system. This allows students to record their training needs and 
their progress in meeting them over time, so provides a record of the training needs pathway 
they are personally following. Supervisors should ensure that training needs are adequately 
discussed, though students are responsible for the completion of the forms themselves and 
should initiate their use. A record of any training undergone and/or required should also be 
entered on forms to apply for transfer and Confirmation of Status.  
 
As noted above, many potentially useful training courses are available free of charge on 
Lynda.com though the University’s subscription (for courses and access see 
https://help.it.ox.ac.uk/courses/lynda/index). 
 
The standard list of training categories used by the scheme is given below, followed by details 
of how the School ordinarily addresses them in each case: 
 
Research Methods 
Needs.
 This category includes the skills that an anthropologist would need to obtain to 
complete the research project. This would include core subject-specific training, qualitative 
and quantitative research methods, theoretical training, principles of research design, data 
analysis, data collection, and management of data.  

 

Provision. Standard supervision throughout the course of the student’s project, reinforced by 
subject-specific methods classes for anthropology, general classes and practice regarding both 
qualitative and quantitative methods, and relevant lectures and classes on theory and area 
specialisms. The Tylor Library in the School is well stocked with works on anthropological 
and other social science methods. 
 
Bibliographic and Computing Skills 
Needs.
 This category covers the skills that are needed to complete the research, tools to 
complete the thesis and skills that will prove transferable in future employment.  
 
Provision. Standard supervision throughout the course of the student’s project, reinforced by 
advice on the scholarly preparation of theses in the departmental handbook and the current 
handbook for research students in anthropology. Students will typically already have adequate 
word-processing and internet skills; anything needed in addition that is specific to specific 
projects can be discussed on a case-by-case basis (see below). 
 
Research and Leadership Management 
Needs
. This category includes the skills that a student will need to complete the thesis on 
time, to meet the various milestones of the doctorate (e.g. confirmation and, where 
appropriate, Transfer of Status), manage a project, manage the supervisor relationship and 
manage resources.  
 
Provision. Standard supervision throughout the course of the student’s project. 
 
Communication and Networking 
Needs
. This category covers the range of skills that the student will need to communicate and 
disseminate his or her research (including writing the thesis) to the academic community as 
well as being able communicate to wider audiences. This includes written and oral 
communication techniques and an understanding of communication tools and developing 
academic networking skills.  
 
Provision. At an early stage of the project, either the PRS class or the second-year M.Phil. 
writing-up class; at a later stage (post-fieldwork and writing up), the Work in Progress 
seminar. All these forums provide experience in presenting one’s work to one’s student peers 
and members of academic staff, in dealing with questions and feedback, and in receiving 
advice on the structure and content of one’s work. In addition, supervisors advise students to 
attend relevant conferences and workshops and support them in doing so. 
 
Teaching and Academic Practice 
Needs. This category covers the preparation for academic practice that students are currently 
engaging with. Activities could include teaching experience, conference attendance and 
publishing experience.   
 
Provision. On conference attendance, see previous entry. Teaching experience cannot be 
guaranteed to all students, but workshops and teaching portfolio development are possible 
under a special departmental scheme for post-fieldwork students who are writing up. The 
School is associated with an online journal, the Journal of the Anthropological Society of 
Oxford
, which welcomes student contributions.  
10 
 

Language learning  
This is not specifically listed under the TNA rubric, but language learning forms a significant 
part of the typical research project in anthropology. Courses are available in the major 
languages in Oxford or elsewhere in the UK, but many languages have to be learned in the 
field, i.e. at the start of actual fieldwork and thus be combined with it. Such training is 
typically conducted outside the School, though the School does have some discretionary 
funds to support such activities (see section on ‘External skills training and expenses’ below 
for details of how to apply).  
 
Experience has shown that, for many research students in anthropology, such training needs 
and their provision suffice, though this does not rule out their reinforcement through the 
student taking specific courses elsewhere in the University if required. Other training needs 
specific to individual students may also be required from time to time, e.g. in the use of 
specific computer programmes, of audio or video or similar equipment, etc. Any such needs 
that fall outside the above list should be discussed with the supervisor. In any case, all 
students should discuss their training needs with their supervisor at the start of their projects 
(usually at the start of the first Michaelmas term) and on a regular basis thereafter.  
 
In general in anthropology, training needs become relevant to consider at two stages in 
particular: 1) at the start of a project (i.e. pre-fieldwork, whether for Probationer Research 
Students or D.Phil. students who have entered via the School’s M.Phil. route); and 2) when 
writing up the thesis (post-fieldwork). Once the student goes to the field, he or she should 
have received sufficient training already through the School’s courses put on for that purpose 
(with the possible exception of acquiring the appropriate language), and in any case the 
student’s absence will usually make further training in Oxford unfeasible, unless 
electronically. Note also that the Training Needs Analysis form only provides for three years 
of recording training needs (six in the case of part-time students), though that does not, of 
course, rule out the student seeking further training after that time if appropriate. 
 
Unless it is desired to give more details, the words ‘standard internal departmental training’ 
can be entered on the form to record the sorts of internal training listed above. The ‘approval’ 
part of the form should be used to show other departments that any of the School’s students 
who are seeking training there have the School’s approval to do so, as required by the online 
enrolment system. Any training undertaken should be appropriate and support the research 
project, but not be so extensive that it interferes with its progress or completion. 
 
Attention is also drawn to the wide range of methods, training etc. courses offered under the 
umbrella of the Doctoral Training Partnership (DTP) of the Social Sciences Division 
(SSD); see http://researchtraining.socsci.ox.ac.uk/. These are not solely for anthropologists 
but for social sciences students generally, may therefore take place outside the School, and 
may consist of anything from a full term or year course to a one-day or half-day workshop. 
Your supervisor’s permission is normally required (obtained electronically) for you to take 
part in any of these courses. They may cover not only methods of research in the narrow sense 
but also, e.g., presenting and networking at conferences, obtaining transferable skills, facing 
dangers in fieldwork, managing post-doctoral career development, etc.  
 
 
 
11 
 

External skills training and expenses 
 
The School offers small grants to contribute to the costs of certain skills training for SAME-
registered research students preparing to do major fieldwork (i.e. PRS/D.Phil, M.Litt. students 
and Year 2 MPhil students, but not undergraduates, MSc students or Year 1 MPhil students). 
Examples of eligible training include language-training at the University Language Centre (at 
12 Woodstock Road) or (with good reason) elsewhere, and specialized training in the use of 
specific equipment. 
 
 Fieldwork skills awards are subject to the following conditions:  
  The training is essential for the degree and research they are pursuing. 
  The costs involved are reasonable, up to a maximum of £750 per application. 
  Only one application per student is permitted in any academic year (Aug-Jul). 
 
Application should be by letter, endorsed by the student’s supervisor and setting out the costs 
involved, to the Director of Graduate Studies, who will verify academic need. The financial 
case  will  then  be  assessed  by  the  Head  of  Administration  before  final  approval  is  given  or 
withheld. 
 
The  scheme  is  subject  to  a  budget  maximum  in  any  given  year.  It  is  concessionary,  not 
statutory,  and  therefore  may  be  withdrawn  at  any  time  at  the  School’s  sole  discretion. 
Students have no automatic entitlement to these funds and have to apply for them in each case 
in the manner outlined above. See also https://www.anthro.ox.ac.uk/funding.  
 
Funding for conference attendance  
 
Additionally limited funds are available to support SAME-registered PRS/D.Phil research 
students wishing to accept an invitation to present a poster or paper at a conference (i.e. not 
just wishing to attend a conference). Conference attendance awards are subject to the 
following conditions: 
 
  The applicant will be presenting a paper or poster at the conference. 
  A copy of the invitation to present is supplied. 
  Proof is presented that other funding options (e.g. college or conference funds) have 
been explored and are unavailable or insufficient. 
  The costs involved are reasonable, up to a maximum of £250 per application. 
  Only one application per student is permitted in any financial year (Aug-Jul). 
 
Application should be by letter, endorsed by the student’s supervisor and setting out the costs 
involved, to the Director of Graduate Studies, who will verify academic need. The financial 
case will then be assessed by the Head of Administration before final approval is given or 
withheld. 
 
The scheme is subject to a budget maximum in any given year. It is concessionary, not 
statutory, and therefore may be withdrawn at any time at the School’s sole discretion. 
Students have no automatic entitlement to these funds and have to apply for them in each case 
in the manner outlined above. See also https://www.anthro.ox.ac.uk/funding.  
12 
 

Gaining Teaching Experience 
 
Students  of  full  D.Phil. student  status (i.e.  post-Transfer  of  Status  or  transfer from  M.Phil.), 
and who have ordinarily completed their fieldwork, are eligible to contribute to undergraduate 
tutorial  teaching  (typically  for  the  BA  degrees  in  Human  Sciences  and  Archaeology  & 
Anthropology). Such D.Phil. students who wish their names to be added to the list of potential 
tutors  for  these  degrees  should  contact 
  Undergraduate  Administrator  for 
Human  Sciences 
  and/or 
,  Undergraduate 
Administrator for Archaeology & Anthropology 
 with details of 
their areas of potential teaching contribution to the course. It is helpful to refer specifically to 
the tutorial topics/subject matter of the courses that you would be able to offer by reference to 
the  course  handbooks for  those  degrees (available  on  the  appropriate  websites).  Appearance 
on  the  list  is  not  a  guarantee  of  tutorial  work;  the  appointment  of  tutors  for  the  courses  is 
undertaken  by  the  college  Directors  of  Studies  for  those  degrees,  drawing  upon  the  lists  of 
available tutors. Anyone commissioned to teach tutorials will be required to take the relevant 
short university course (see below). 
 
D.Phil. students meeting these criteria are also eligible to contribute to some elements of the 
teaching of postgraduate taught courses (M.Sc. and M.Phil.) in the School of Anthropology & 
Museum Ethnography, as follows: 
 
1.  Advanced (post-fieldwork) D.Phil. students may occasionally teach parts of 
courses taken by postgraduate taught-course students (M.Sc., M.Phil.), e.g. one-
off lectures or classes in their special area, or assisting with methods classes, 
where it is deemed appropriate by the course convenor. 
2.  They may not normally be involved in marking summative assessments or 
convening courses.  
 
In all cases the opportunity to teach (whether paid or not) is subject to visa provisions and 
right-to-work. 
 
Courses on Teaching and Learning at Oxford for Tutors 
Regardless of their prior experience, new tutors are strongly encouraged – and required, in the 
case of graduate students – to attend the “Preparation for Learning and Teaching at Oxford” 
(PLTO)” course on tutorial teaching offered by the University of Oxford. Details are given at 
http://www.learning.ox.ac.uk/teaching/, but departments offer their own versions of PLTO 
courses tailored to their subject matter and teaching. SAME runs a version of this course once 
or twice a year for research students who are (or will shortly be) eligible to teach. 
 
The university also offers more advanced courses detailed at the link above: 
 
“Developing learning and teaching” (DLT), which is more detailed. 
“Post-Graduate Certificate in Teaching and Learning” (PGCert)  
 
In addition Blackwell’s bookshop sells a useful short booklet introducing tutorials. 
 
 
 
13 
 

DEGREE PATHWAYS 
 
‘Transfer’ or ‘Upgrading’ from PRS to D.Phil. Status
9  
Students in the status of PRS will spend their first  academic  year10, up to the end of Trinity 
‘full  term’  (i.e.  the  eight-week  teaching  term),  on  a  review  of  literature  relevant  to  their 
proposed  topic  and  preparing  a  substantial  piece  of  work  for  transferring  from  PRS  to  full 
D.Phil. or M.Litt. status. An application form  (GSO 2) for the transfer should be completed, 
and this will include a declaration of the thesis title (see the university Graduate Forms page). 
The form should be submitted to the general office in 51 Banbury Road beforehand once all 
the sections have been filled in apart from the Director of Graduate Studies’ signature (or that 
of his delegate or substitute).  
Although the University regulations require transfer not later than four terms after admission 
as  a  research  student  (with  two  terms  of  extension  allowed  ‘for  good  cause’),  the  special 
regulations for anthropology expect a student to transfer ‘not later than the end of Trinity full 
term
  after  the  Michaelmas  Term  in  which  they  were  admitted’.  Under  these  special 
regulations, deferral for one term (i.e. to the end of the following Michaelmas full term) or for 
a shorter period within the long vacation, may be considered in special cases using form GSO 
2b  (see  the  university  Graduate  Forms  page),  endorsed  by  the  supervisor  and  sent  to  the 
Director  of  Graduate  Studies.  In  the  case  of  part-time  students  all  of  these  durations  are 
doubled, with submission of Transfer of Status documents ordinarily occurring before the end 
of Trinity Term of the second PRS year. Different arrangements apply to the alternative PRS 
pathway  described  in  Appendix  3  and  to  PRS  students  who  exceptionally  joined  the 
University in Hilary or Trinity term (consult the Director of Graduate Studies). PRS students 
will  be  expected  to  present  their  work  to  the  PRS  class  or  a  recognized  equivalent  before 
being considered for Transfer of Status. 
Note that the University expects deadlines to refer to the completion of the whole process of 
Transfer of Status, not to the submission of materials. However, so long as the student keeps 
to  the  special  regulations  for  anthropology,  and  in  particular  the  Trinity  term  deadline,  this 
provision should be observed automatically. 
The  transfer text (not  more  than  20,000  words,  including  notes, but  excluding  bibliography, 
glossaries, appendixes etc.) should demonstrate that the student possesses the necessary skills 
to write a doctoral thesis on the chosen topic. Normally it will fall roughly into two parts: a 
critical  literature  survey  of  work  done  in  the  ethnographic  region  of  choice  (or  intellectual 
area of research in the case of some non-regional projects), and a critical literature survey of 
the  previous  theoretical  approaches  that  have  been  taken  to  the  subject  or  topic  the  student 
wishes  to  pursue.  An  outline  of  research  plans  and  methods  should  also  be  included.  Also 
required within the portfolio is submission of work completed as part of the research methods 
modules  (see  ‘Practical  Training’,  above)  and  a  completed  CUREC  (research  ethics 
committee) form for the work to be undertaken (this need not have been approved in advance 
by the CUREC). 
                                                 
9 The official term is ‘Transfer of Status’, but ‘upgrade’ is also often used colloquially. 
10 Two years in the case of part-time students. 
14 
 

In particular: 
The PRS document should introduce  the project and explain  the student’s  research plans.  In 
facilitating the Transfer of Status and move to actively undertaking research, the PRS transfer 
document should: 
a) Introduce the theoretical background 
b) Introduce the place(s) in which the research will occur 
These (which should not be more than 50% of the document) serve to frame: 
c) The research questions 
d) The materials which must be collected to answer them 
e) The methods used to collect these materials 
f) How these methods will be used during the fieldwork period (i.e. a research timetable) 
g) How the material will be analysed. 
Materials  submitted  for  Transfer of  Status  are  assessed  by  two assessors,  usually  internal  to 
the  department (sometimes  an  assessor  is  drawn  from  another  department  in the  University, 
but  rarely  from  outside  the  latter),  and  appointed  formally  by  the  School’s  Teaching 
Committee. The supervisor may not be an assessor. Usually materials are submitted by e-mail 
or, if an assessor prefers, in hard copy, or else via the School’s general office in 51 Banbury 
Road.  The  student  may  consult  with  the  assessors  in  respect  of  the  place  and  timing  of  the 
interview, but not for any other purpose before the interview itself.  
The  assessors  will  read  the  student’s  work  and  conduct  an  interview  before  making  a 
recommendation to the Teaching Committee through the Director of Graduate Studies about 
the  student’s  application  to  change  to  full  D.Phil.  or  M.Litt.  status.  The  interview  is  not  an 
official examination or viva, and sub fusc is not worn. After the interview, the assessors issue 
a report, which includes their recommendation. The student should not expect to be given the 
recommendation  by  the  assessors,  as  it  is  still  subject  to  acceptance  or  rejection  by  the 
Teaching Committee. Only when the student has received a letter from the Graduate Studies 
Office does the decision become formal. 
A student’s transfer or upgrade text may be referred back to him or her by the assessors for 
further work or clarification. If transfer is not achieved at the first attempt, one further attempt 
is  permitted,  and  one  term’s  extension  automatically  granted  to  facilitate  resubmission.  A 
student  who  has  been  referred  is  expected  to  transfer  successfully  at  the  second  attempt, 
otherwise his or her status as a PRS may lapse, or he or she may be required to transfer to the 
lesser M.Litt. degree. As an alternative to referral, assessors may ask for more information to 
be provided or part of the transfer text to be redrafted within a limited period. The interview is 
an integral part of the assessment, and the student’s performance in it may compensate for a 
weak text.  
15 
 

NB: the status of PRS is purely a temporary one, and such students are still registered for the 
D.Phil. or M.Litt. degrees, as the case may be. Do not be concerned, therefore, if a university 
record does not identify you as a PRS while you are in this status. 
It  is  only  after  successfully  transferring  to  full  D.Phil.-student  status  that  a  student  will 
normally  be  permitted  to  go  to  the  field  or  undertake  other  long-term  research.  Brief 
reconnaissance trips during the PRS year may, however, be permitted, preferably out of term 
time,  upon  consultation  with  the  supervisor.  Any  research  trip  involving  the  questioning  of 
informants  requires  prior  ethical  approval  through  CUREC,  and  any  trip  even  without  this 
aspect requires completion of the travel registration process (see p. 3 above). 
Students  who  have  been  accepted  for  the  D.Phil.  or  M.Litt.  via  the  internal  Oxford  M.Phil. 
route do not have to write a text for purposes  of Transfer of Status (for which their M.Phil. 
thesis  is  an  equivalent)  or  undergo  an  assessment  of  this  kind,  since  they  already  have  the 
status of full research student under one of these degrees. 
It is accepted that sometimes conditions encountered in the field may render some or all of the 
project that was passed at Transfer of Status irrelevant or impossible. Some modifications to 
the topic and/or its treatment are anyway to be expected as the research proceeds. However, if 
it  proves  necessary  to  radically  change  either  the  topic  or  the  field  site  or  both,  the 
supervisor(s) and the DGS should be consulted. In such circumstances, it may be necessary to 
ask the student to submit a brief outline of the revised research for approval. The student will 
not have to redo the Transfer of Status exercise, but the supervisor(s) and DGS will need to be 
satisfied  that  the  new  research  is  proper  and  feasible.  (This  is  in  addition  to  the  normal 
requirement to keep the supervisor(s) informed of the progress of any research.) 
The  Social  Sciences  Division  has  also  issued  its  own  notes  of  guidance  regarding  Transfer 
(and  Confirmation)  of  Status.  This  is  reproduced,  as  amended  in  accordance  with  School  of 
Anthropology 
practice, 
on 
the 
anthropology 
website 
at 
https://www.anthro.ox.ac.uk/course-handbooks,  linked  at  ‘Transfer  and  Confirmation  of 
Status’.  
 
Confirmation of Status   

  
 
After students have completed the bulk of their original research (usually meaning they have 
returned from the field), and normally once they have had time to work out the final form of 
the thesis and have completed draft chapters amounting to something like a third or a half of 
the  thesis,  they  should  apply  for  Confirmation  of  [D.Phil.]  Status  and  complete  the 
appropriate form, GSO 14 (see the university Graduate Forms page); this should be submitted 
in advance to the general office in 51 Banbury Road once all the sections have been filled in 
apart  from  the  Director  of  Graduate  Studies’  signature  or  that  of  his  delegate  or  substitute. 
There is also an internal form to provide information about when the viva is being held, the 
materials being submitted, etc.: go to https://www.anthro.ox.ac.uk/forms, then scroll down 
to ‘SAME internal forms’. Note that the University expects deadlines to refer to completion 
16 
 

of  the  whole  process,  not  just  submission  of  materials11;  though  deadlines  for  this  purpose 
include the whole of the following vacation and not just the eight-week teaching term. Take 
this into account in planning when to submit: for example, submitting at the end of the eight-
week  teaching  term  should  still  leave  time  for  the  assessment  to  take  place  in  the  ensuing 
vacation. This, of course, depends on the availability of your chosen assessors. 
 
Confirmation of Status  is the final milestone before submission and applies equally to those 
who have transferred via the M.Phil. degree and those who have transferred from PRS; it does 
not apply to students already at this stage registered for the M.Litt., as they do not undergo the 
process of being granted D.Phil. status. For PRS-route students, application should be made 
not  earlier than  the  sixth  term  after  admission as a  doctoral  student,  nor  later  than  the  ninth 
term12.  In the case of Oxford  M.Phil.-D.Phil. transferees, confirmation should be sought  not 
earlier than the third term after admission as a doctoral student, nor later than the sixth term13 
14. However, the Teaching Committee or Director of Graduate Studies can allow any student 
to defer submission for up to three terms in exceptional cases (usually a term at a time) using 
form GSO 14b (NB: extensions are not appropriate for this purpose, but only to extend the so-
called ‘candidature date’, i.e. the date by which the student should submit the final thesis; use 
form GSO 15 for this. Sometimes both  an extension and a deferral of confirmation  must be 
applied for simultaneously). For both forms see the university Graduate Forms page. D.Phil. 
students will be expected to present their work to the Work in Progress class15 before being 
considered for Confirmation of Status. 
 
The  purpose  of  the  Confirmation  of  Status  exercise  is  to  gauge  whether  the  student  is  on 
course  for  a  successful  examination  of  the  whole  thesis,  though  passing  the  former  is  no 
guarantee  of  success  in  the  latter
.  As  with  Transfer  of  Status,  it  takes  the  form  of  an 
assessment  by  two,  normally  internal  members  of  the  academic  staff chosen  on the basis of 
consultations between the student and supervisor. The supervisor may not be an assessor, but 
sometimes  an  assessor  is  drawn  from  another  department  in  the  University,  though  rarely 
from  outside  it.  The  student  may  consult  with  the  assessors  to  set  a  place  and  time  for  the 
assessment interview, but should not approach them for any other reason connected with the 
confirmation  process.  As  with  Transfer  of  Status,  assessment  involves  an  interview  rather 
than a formal viva, and sub fusc is not worn.  
 
The assessors receive materials for assessment from the candidate and subsequently conduct 
an  interview  with  him  or  her. They  then draw  up a  report  making  a  recommendation  to the 
Graduate  Studies  Committee  through  the  Director  of  Graduate  Studies.  As  with  Transfer  of 
Status,  materials  may  be  submitted  directly  to  assessors  (by  e-mail  or  in  hard  copy,  as  the 
latter  prefer)  or  through  the  general  office  in  51  Banbury  Road.  And  as  with  Transfer  of 
                                                 
11 The deadlines referred to on official forms are typically those that apply to full-time research 
students. Unless otherwise noted in guidance for part-time students, these are doubled when applied to 
part-time study. 
12 In the case of part-time students not earlier than the 12th term after admission as a doctoral student 
nor later than the 18th term. 
13 The reason for this difference is that for M.Phil.-route students the second year of their M.Phil. 
degree is their preparatory year, whereas for M.Sc. students it is the PRS year, a year when, unlike 
second-year M.Phil. students, they already have doctoral-student status, though it is provisional. 
14 For those students transferring from the M.Phil. to part-time D.Phil. study application should be 
made not earlier than the sixth term after admission as a doctoral student, nor later than the 12th term. 
15 Or an agreed equivalent, e.g. in the case of ICEA students. 
17 
 

Status also, the assessors merely give a recommendation to the Teaching Committee (which 
may  reject  or  vary  it)  and  are  under  no  obligation  to  give  it  to  the  student.  Formally  this  is 
only done by letter from the Graduate Studies Office. 
 
The  Examination  Regulations  for  Anthropology  specify  the  following  to  be  submitted  for 
assessment: ‘a) a detailed outline of the whole of the proposed thesis, including an indication 
of the topics, theories, arguments etc. to be covered in individual chapters (as applicable); and 
b)  at  least  one  and  not  more  than  two  sample  chapters.  In  the  case  of  b),  ‘the  student  is 
advised to submit one chapter that is basically ethnographic in type (if applicable), the other 
concerning  the  more  general  comparative  and/or  theoretical  issues  with  which  the  thesis 
deals’.  The  supervisor(s)  should  in  any  case  be  consulted  in  deciding  what  to  submit.  The 
word  limit  for  the  outline  is  4,000  words  and  for  the  chapter(s)  together  20,000  words  (i.e. 
20% of the permitted word limit for the whole thesis). However, as students are not expected 
to divide chapters arbitrarily for this purpose, the rule is more to the effect that assessors are 
not obliged to read beyond this limit. On the other hand, they are entitled to call for additional 
materials from the student before making their decision.  
 
As well as recommending a pass, assessors may refer the texts submitted for assessment back 
to  the  student  for  further  work  or  clarification.  Students  whose  first  attempt  to  achieve 
confirmation is unsuccessful may make a second attempt, but if that too is unsuccessful, they 
may  be  required  to  transfer  to  the  M.Litt.  degree,  depending  on  a  decision  by  the  Teaching 
Committee. This would mean that they will no longer be eligible for the degree of D.Phil. 
 
Once students have been confirmed in their D.Phil. status, they may, according to university 
regulations, proceed to submission of their theses. 
The  Social  Sciences  Division  has  also  issued  its  own  notes  of  guidance  regarding 
Confirmation  (and  Transfer)  of  Status.  This  is  reproduced,  as  amended  in  accordance  with 
School 
of 
Anthropology 
practice, 
on 
the 
anthropology 
website 
at 
https://www.anthro.ox.ac.uk/graduate-course-information  under  the  ‘Handbooks’  tab,  then 
‘Transfer and Confirmation of Status’.  
 
The Integrated Thesis format 
 
1 Format 
 
As an alternative to producing a thesis in the monograph format, candidates for a D.Phil. in 
Anthropology and D.Phil in Migration Studies may present their work in the integrated 
format. In this format, the doctoral thesis comprises a series of chapters, each of which is 
broadly equivalent to a paper of publishable standard suitable for submission to a refereed 
journal or edited volume in the relevant field of research. 
 
One or more of the papers thus submitted may, but need not, have already been published or 
accepted for publication, or be under consideration for publication. Any such collection of 
papers may, but need not, include or be accompanied by additional text not published, 
accepted for publication, or under consideration for publication, covering other aspects of the 
work. For example, the thesis chapter may be longer than the published paper, due to journal 
article formatting or length restrictions. Alternatively, a chapter may be included in the thesis 
18 
 

to present work that is integral to the doctoral research project, but which is not suitable for 
publication per se (e.g. comprising only preliminary results). In any case, the scope of the 
work presented in the thesis overall must be equivalent to what would normally be acceptable 
for a doctoral thesis in the monograph format. 
 
The thesis must include an introduction and a conclusion to the entire work, together with a 
literature survey and a statement outlining how the chapters are integrated as a complete text. 
The work thus presented must constitute a thematically coherent whole of the sort normally 
expected of a doctoral thesis in the monograph format. Chapters can be cross-referenced as 
appropriate to obviate excessive repetition. Any papers already published or accepted for 
publication, or under consideration for publication, must be included in their most recent 
version as an appendix to the thesis (e.g. the typeset version prepared by the journal for a 
paper published or in press), subject to resolution of issues of copyright. 
 
The thesis must be bound together as a single document, following the formatting guidelines 
specified in the examination regulations for the monograph format. A statement listing any 
papers published or accepted for publication, or under consideration for publication, linked to 
the work presented in the thesis is to be included as front matter, outlining the candidate’s 
contributions to collaborative efforts. The standard total word limit of 100K applies, subject 
to the usual procedures whereby this requirement may be waived. 
 
2 Procedures 
 
All the work submitted must have been produced during, and based on research in connection 
with, the D.Phil. programme, including, if applicable, work produced as an M.Phil. or M.Sc. 
(by Research) student in the University of Oxford which is directly connected to the subject 
matter of the D.Phil. research. Papers produced prior to or subsequent to this period are not 
admissible for this purpose. 
 
Candidates for a doctorate in anthropology or migration studies who wish to proceed by this 
route should elect to do so before Confirmation of Status is attempted. They must make their 
decision in consultation with their supervisor(s) in the first instance. In exceptional 
circumstances, and not without cause, the supervisor(s) may veto a student’s decision to 
proceed by this route, subject to approval by the Director of Graduate Studies. Ultimately, it is 
the responsibility of the supervisor(s) to ensure that the student present work in the format 
best suited to the doctoral research project and in line with disciplinary standards. 
 
Students should be aware that the acceptance of a paper for publication does not of itself 
mean that the paper is of sufficient quality or appropriate content to include in the thesis. 
 
Where the candidate proceeds by this route, the assessors for purposes of Confirmation of 
Status will be expected to satisfy themselves that the proposed scope and structure of the 
work is likely to attain the level of thematic organization, coherence, and consistency that is 
expected of a doctoral thesis. They need not be shown all the chapters, but must be shown at 
the minimum one sample chapter, together with the introduction to the entire work and the 
statements mentioned in Section 1, above outlining (i) how the chapters are integrated as a 
complete text and (ii) the extent of the candidate’s contributions to collaborative efforts. 
These materials will substitute for the outline of the whole thesis otherwise required for 
19 
 

purposes of Confirmation of Status. 
 
If the thesis is to include collaborative work (Section 3, below), the candidate must provide a 
statement of permission from collaborators to include the work in the thesis, with each 
collaborator confirming the extent of the candidate’s contribution. This statement is to be 
submitted as a separate document, together with other materials required for Confirmation of 
Status. 
 
If, having elected to pursue the integrated thesis format, the student wishes to revert to the 
monograph format, he or she may apply to do so, with his or her supervisor’s approval, by 
direct application to the Director of Graduate Studies, giving his or her reasons. 
 
3 Collaborative work 
 
In the case of work presented in the thesis that is the product of collaborative effort, 
Confirmation assessors and final examiners will need to satisfy themselves that the candidate 
is responsible for the majority contribution to the work, in terms of intellectual development, 
practical implementation, and writing up. 
 
To this end: 
  as mentioned in Section 1, above, a statement must be included as front matter to the 
Confirmation of Status document and to the thesis, listing any papers published or 
accepted for publication, or under consideration for publication, linked to the work (to 
be) presented in the thesis, outlining the candidate’s contributions to collaborative 
efforts; 
  as mentioned in Section 2, above, a statement of permission from collaborators to 
include the work must be submitted as a separate document at Confirmation of Status. 
 
Any papers published or accepted for publication, or under consideration for publication, 
linked to the work presented in the thesis, but to which the candidate did not make the 
majority contribution in terms of intellectual development, practical implementation, and 
writing up, may, but need not, be listed in the statement and presented as an appendix to the 
thesis. However, such work will not be considered as the candidate’s own, nor assessed in 
these terms, for the purpose of award of the doctorate. 
 
4 Copyrighted materials 
 
Issues of copyright must be addressed by the student prior to submission of the thesis. In 
particular, where the appendix to the thesis is to include papers already published or accepted 
for publication, or under consideration for publication, as specified in Sections 1 and 3, above, 
the student must obtain permission from the publisher(s); any such statements are to be 
submitted as separate documents to the thesis. 
 
If such permission(s) is (are) not granted, the student will need to obtain dispensation from 
consultation for the relevant sections of the thesis in hard and/or electronic copy. 
 
Deferrals, extensions, suspensions 
 
20 
 

While  the  School  does  not  encourage  students  to  defer  transferring  or  confirming  status,  to 
extend  their  studies  generally  beyond  the  initial  deadline,  or  to  suspend  their  status 
temporarily without good reason, such actions are permitted. The School recognises that they 
may have to be taken for a variety of circumstances, especially given the  specific conditions 
of  anthropological  research.  Such  actions  require  forms  to  be  filled  in  and  signed  by  the 
appropriate  authorities,  including  finally  the  Director  of  Graduate  Studies  or  his  or  her 
delegate  or  substitute  in  the  capacity  of  Chair  of  the  Teaching  Committee.  While  such 
requests will always be considered sympathetically, there is no automatic right to have them 
approved. University regulations apply in all cases.  
 
Summary of regulations applicable to research students (D.Phil., M.Litt.)16 
 
1.  To  complete  a  D.Phil.  thesis,  the  initial  upper  limit  is  12  terms  (M.Litt.  9  terms). 
There is no need to apply for an extension until this limit (your ‘candidature date’ or 
date  of  submission)  becomes  imminent  without  your  completing  the  thesis. 
Extensions  of  up  to  a  further  6  terms  (M.Litt.  also  6  terms)  are  possible,  usually  a 
term at a time, and with no more than a year (i.e. 3 terms) being granted at any one 
time  under  University  regulations.  Extensions  of  more  than  6  terms  require  the 
approval of the Education Committee. Use form GSO 15 for extensions. 
2.  Transfer of Status from Probationer Research Student to D.Phil. Student should take 
place  normally  not  later  than  the  3rd  full  term  (i.e.  normally  Trinity  full  term,  by 
which  is  meant  the  eight  teaching  weeks)  after  admission  as  a  research  student. 
Deferral for one term (i.e. normally to the end of Michaelmas full term in the second 
year  or  some  shorter  period)  is  possible  using  form  GSO  2b,  endorsed  by  the 
supervisor  and  submitted  to  the  Director  of  Graduate  Studies.  Transfer  of  Status 
applies  to  both  D.Phil.  and  M.Litt.  students,  except  for  those  who  transferred 
internally  within  Oxford  to  one  of  these  degrees  via  the  M.Phil.  route.  Special 
arrangements apply to students following the alternative PRS pathway (see Appendix 
3
,  below)  or  entering  the  university  in  Hilary  or  Trinity  term  (consult  with  the 
Director of Graduate Studies). 
3.  If  a  Probationer  Research  Student  fails  to  transfer  at  the  first  attempt,  one  further 
attempt  is  permitted.  One  term’s  extension  is  automatically  allowed  to  give  the 
student  time  to  resubmit.  A  second  failure  will  normally  mean  a  student  no  longer 
being permitted to continue on the course  or being permitted to continue only as an 
M.Litt. student (subject to qualification in exceptional circumstances). 
4.  Confirmation of  [D.Phil.]  status should  be  achieved  between  3 and  6 terms  (Oxford 
M.Phil.  route)  or  between  6  and  9  terms  (PRS  route)  after  admission  as  a  research 
student  via  form  GSO  14.  Under  University  regulations,  deferral  is  possible  for  a 
maximum of a further 3 terms via form GSO 14B. However, University policy is to 
grant  only  a  term  at  a  time  unless  there  are  very  compelling  reasons  to  grant  more. 
After  the  period  of  three  terms  has  been  used  up,  further  deferrals  can  only  be 
obtained  by  petition  to  the  Education  Committee.  M.Litt.  students  do  not  have  to 
apply  for  Confirmation  of Status.  NB:  you  defer  Confirmation  of  Status,  but extend 
your  candidature  or  submission  date;  different  forms  apply  (respectively  GSO  14b, 
GSO 15). 
5.  If  a  D.Phil.  student  fails  to  achieve  confirmation  at  the  first  attempt,  one  further 
                                                 
16 Deadlines and durations quoted below are doubled in the case of part-time students. 
21 
 

attempt  is  permitted.  One  term’s  extension  is  automatically  allowed  to  give  the 
student time to resubmit. Failure to achieve confirmation at the second attempt may 
lead  to  relegation  to  M.Litt.  student  status  by  the  School’s  Graduate  Teaching 
Committee.  
6.  Suspension of status may be permitted for 1 to 3 terms at a time, up to a maximum of 
6  terms.  Use  form  GSO  17  to  suspend,  and  form  GSO  17a  to  confirm  your  return 
from  suspension  (NB:  the  latter  is  also  mandatory;  you  won’t  be  reregistered 
automatically at the end of your period of suspension). The student’s college should 
always  be  involved  in  any  decision  to  suspend,  as  well  as  the  School.  Voluntary 
suspension is primarily intended for students who, temporarily, cannot work on their 
theses, not as a way of circumventing deadlines; it is assumed that, while suspended, 
you will not be able to work on your thesis. Suspensions can be made retrospectively, 
if,  for  example,  the  student  has  not  been  able  to  work  for  a  long  period  because  of 
illness. 
7.  Students  who  fail  to  submit  work  by  any  of  the  above  deadlines  will  ultimately  be 
deemed  to  have  lapsed,  or  be  removed  from,  the  Register  of  Students,  though  they 
can normally expect to receive a warning letter from the Graduate Studies Office. Use 
form  GSO  23  to  petition  to  be  reinstated  to  the  Register  after  lapsing.  The  School 
cannot  reinstate  students  who  have  lapsed  having  used  up  all  the  time  allowed  (i.e. 
including all possible extensions and deferrals) in their current status. In these cases, 
the  Education  Committee  must  be  petitioned  first  for  special  permission  to  extend 
(usually through the college or Graduate Studies Office rather than the School).  
8.  Students who have lapsed or otherwise been removed from the register of students are 
not entitled to any university facilities, including especially supervision, libraries, e-
mail and university cards, though suspended students keep their University cards. If 
supervisors  nonetheless  agree  to  continue  supervising  a  student  under  these 
circumstances,  it  will  be  considered  a  private  matter.  NB:  there  may  also  be 
consequences  of  loss  of  student  status  in  the  wider  world,  e.g.  loss  of  council  tax 
exemption or immigration and visa rights. 
9.  Reinstatement following unauthorized lapsing is not automatic and will depend on a 
number of factors, primarily the availability of suitable supervision for the future and 
an  assessment  of the likelihood  of  work  being  resumed  and successfully  completed, 
but  also  college  agreement.  In  principle,  this  also  applies  where  illness  or  other 
personal problems have played a part in the suspension or lapsing: while such factors 
are  always  taken into account as sympathetically  as  possible,  in these cases too,  the 
School  will  want  to  satisfy  itself  concerning  the  feasibility  of  further  work  towards 
successful completion of the thesis. Similar considerations may apply to return from 
pre-agreed  voluntary  suspension,  even  though  this  does  not  formally  require 
permission (only notification via form GSO 17a). 
10.  At its discretion, the School may allow the reinstatement of a lapsed student for one 
further  term  only  (subject  to  Education  Committee  approval  of  a  special  extension 
where  necessary)  for  the  purposes  of  fulfilling  the  remaining  requirements  (e.g. 
Confirmation of Status, followed, if successful, by final submission within the same 
term,  including  the  ensuing  vacation).  If  the  circumstances  seem  to  warrant  it,  the 
above conditions may be varied at the School’s sole discretion. 
11.  This does not apply where a suspension has been agreed with a student for a specific 
reason, such as preparatory studies (e.g. a year off for language training), unavoidable 
delays in entering a field site or personal crises. Such agreement should not be taken 
22 
 

for  granted  and  has  to  be  negotiated  between  the  student  and  the  School’s 
representatives  in  each  case.  There  is  a  specific  University  policy  regarding 
maternity, 
paternity 
and 
adoption 
leave 
(see 
www.ox.ac.uk/.../documents/University_Policy_on_Student_Maternity_Paternity_an
d_Adoption_Leave.pdf), which counts as a special type of suspension of status. 
12.  Students  whose  work  is  persistently  unsatisfactory,  who  are  absent  from  Oxford 
without  proper  authority  or  who  are  undertaking  unauthorised  activities  while  on 
authorised leave may be suspended temporarily by the School at any time, following 
consultation  with  the  supervisor  and  college.  The  suspension  may  be  for  a  specific 
period  and  be  subject  to  review.  Reinstatement  in  such  cases  will  be  subject  to  the 
conditions in # 9 and # 10 above. In extreme cases the School may seek removal from 
the Register of Students entirely, this being the most drastic form of action. 
 
Other forms exist for changes of title and changed or additional supervisors. For a complete 
list of forms, see Appendix 1
 
Research Student Progress record 
 
A record of Research Student Progress (‘Report of applications approved by the Director of 
Graduate Studies’) is maintained by the Social Sciences Division (of which the School is a 
component part), which records all applications received and granted for Transfer of Status, 
Confirmation of Status, appointment of examiners, submission, deferrals, extensions, 
suspensions etc.. This record is presented to the termly meeting of the Division’s Quality 
Audit Committee for discussion and possible action, and is likewise presented to the School’s 
Teaching Committee (the Board for research degrees). It is in any case the practice of the 
Graduate Studies Office to issue students with reminders and warning letters before taking 
any action. The School of Anthropology, through the Director of Graduate Studies, will 
nonetheless be expected to investigate cases where appropriate progress is not being made, 
and report on them prior to any decision being taken. One possible outcome of ongoing lack 
of progression is that a student’s status may eventually be deemed to have lapsed. In most 
cases, however, a plan of action is more likely to be agreed with the Director of Graduate 
Studies, supervisor(s) and student enabling the latter to catch up. Students who have applied 
for, and received, deferrals, extensions or suspensions of status in the proper manner will not 
be placed on the Register for those reasons alone. 
 
Census points and student monitoring 
 
The University has introduced a system of so-called ‘census points’ to fulfil its obligations to 
the  UK  Home  Office  for  its  monitoring  of  students  and  to  ensure  that  they  are  working  on 
their  degrees  in  accordance  with  the  UK’s  immigration  regulations  for  non-EEA  students. 
There are now ten monthly census  points covering the academic year from October to July. 
Supervisors are asked to report contacts with all their students in accordance with each census 
point,  such  contacts  preferably  being  in  person,  or  if  not  by  e-mail,  especially  for  research 
students.  The  only  exception  is  initial  registration  or  re-registration  at  the  start  of  each 
academic  year  for  the  first  census  point.  Universities  are  subject  to  audit,  meaning  that  the 
census  information  collected  may  from  time  to  time  have  to  be  released  to  the  immigration 
authorities. 
 
23 
 

The University has decided to apply this policy to all students, not just non-EEA ones, in the 
interests of equity. Its main aim is to satisfy immigration reporting requirements for non-EEA 
students  to  ensure  that  student  visas  are  not  being  abused  for  other  purposes.  These 
requirements  also  apply  to  non-EEA  students  who  are  conducting  fieldwork  or  writing  up 
outside the UK while they are  in possession of such a visa, as the latter gives them leave to 
enter the UK at any time. 
 
In  practice,  to  prevent  action  being  taken  under  this  heading,  all  students  should  make  sure 
they  contact  their  supervisors  at  least  once  a  month,  and  at  least  by  e-mail  if  face-to-face 
contact is impracticable, to give an account of their recent and current activities and to satisfy 
their  supervisors  that  they  are  continuing  to  work  on  their  projects.  If  such  work  is  not 
possible for any reason, they should inform their supervisors promptly so the situation can be 
properly  discussed.  It  is  accepted  that  some  students  in  the  field  will  be  in  remote  areas 
without the possibility of such communication, at least for certain periods, and account will be 
taken of such circumstances. The key point to remember is to keep your supervisor informed 
of what you are doing and where you are doing it on a regular basis. This still applies if things 
are not going smoothly and you are encountering problems. In the long run it is always better 
to  discuss  problems  with the  supervisor (or  DGS  or Head  of  School) than  to  hide  them  and 
pretend they don’t exist: if they are genuine, they will not lead to punitive action on the part 
of the School or University. In any case, the School has extensive experience of dealing with 
problems that occur on a regular basis, such as funding, illness, etc. 
 
Final examination (the viva) 
Full  details  of  research  degree  examinations  appear  on  the  university’s  dedicated  page  at 
https://www.ox.ac.uk/students/academic/exams/research.  NOTE  that  from  Monday  Wk  1 
MT2019 onwards (regardless of the date of the start of study), theses may only be submitted 
electronically; there will be no printing and binding required. The process is detailed on the 
above page and briefly outlined below. 
Supervisors are required to discuss with the student the names of possible examiners for the 
thesis.  The  student  then  submits  the  appropriate  form  (GSO  3),  which  is  submitted 
electronically to the Graduate Studies Office (see the university Graduate Forms page). This 
form sets in motion the formal appointment of examiners, normally one internal, one external 
to  the  University  (occasionally  two  external  examiners  are  appointed,  in  which  case  an 
internal moderator may be appointed to monitor the examination process but not take part in 
it).  Reserve  examiners  should  be  named  on  the  form  if  possible,  as  well  as  those  who  are 
actually  expected  to  act.  The  form  also  has  a  section  declaring  any  change  of  title  that  is 
required  and  that  has  not  already  been  made  via  form  GSO  6.  The  length  of  the  thesis  in 
words and the exact latest submission date also have to be declared on the form. The thesis 
does not have to be submitted with the form, but a declaration has to be made on the form as 
to when it was submitted or will be submitted. 
Doctoral  and  M.Litt.  vivas  should  be  held  in  Oxford.  Permission  may  also  be  given  for  a 
remote  viva  to  be  held,  the  absent  party  being  the  external  examiner  only,  not  the  student. 
Students  should  not  submit  theses  for  either  initial  or  subsequent  examination  direct  to 
examiners in any form, but only through the Examination Schools. Theses may be returned 
directly  to  the  internal  examiner  for  checking  if  only  minor  corrections  have  been  required 
24 
 

(and have been made). 
For  a  successful  D.Phil.  or  M.Litt.,  the  central  requirement  is  that  the  student  presents  a 
significant and substantial piece of research of a kind which might reasonably be expected of 
a diligent and competent student after three, or at most four years of full-time study, or six to 
eight years of part-time study.  
The statutory requirements that the examiners have to consider, and confirm in their report, 
in deciding whether or not to award the degree of D.Phil. are that: 
 
1.  The  student  possesses  a  good  general  knowledge  of  the  particular  field  of  learning 
within which the subject of the thesis falls 
2.  The student has made a significant and substantial contribution in the particular field 
of learning within which the subject of the thesis falls 
3.  The thesis is presented in a lucid and scholarly manner 
4.  The thesis merits the Degree of Doctor of Philosophy 
5.  The student has presented a satisfactory abstract of the thesis. 
For the M.Litt. the requirements are that: 
 
1.  The  candidate  possesses  a  good  general  knowledge  of  the  field  of  learning  within 
which the subject of the thesis falls 
2.  The candidate has shown competence in investigating the chosen topic 
3.  The candidate has made a worthwhile contribution to knowledge or understanding in 
the field of learning within which the subject of the thesis falls 
4.  The thesis is presented in a lucid and scholarly manner 
5.  The thesis merits the Degree of Master of Letters. 
  
For  the  D.Phil.  the  thesis,  of  a  maximum  of  100,000  words  (not  including  abstract, 
bibliography or any preface or appendices), must be submitted for examination, together with 
an abstract of the thesis that normally should not exceed 300 words. For the M.Litt. no word 
limit is specified for the thesis, but around 50,000 words is a reasonable figure. Examiners are 
entitled to refer a doctoral thesis back to the candidate if it is found to be over the word limit 
without specific permission having been granted. 
 
Submission 
From  Michaelmas  Term  2019,  research  students  will  be  required  to  submit  a  digital 
copy  of  their  thesis  via  Research  Thesis  Digital  Submission  (RTDS)
  for  their 
examination instead of
 2 soft-bound copies.  
Summary of the agreed changes to the Rules and Regulations: 
  From  Michaelmas  term  2019  onwards,  you  will  be  required  to  submit  the  official 
copy  of  your  thesis  for  examination  digitally  via  RTDS.   The  typewritten  part(s)  of 
any thesis must be saved in pdf format.  
  Examiners may still request a hard copy of the thesis from the Examination Schools 
and  this  will  be  arranged  and  paid  for  centrally  by  the  Submissions  and  Research 
Degrees  Team.  The  minimum  time  between  both  examiners  receiving  the  official 
copy of the thesis via RTDS and a viva date remains at 4 weeks (as referred to under 
‘the oral examination or viva’ section of the Research examinations web page).  
25 
 

  Candidates  who  have  already  submitted  the  hard  copies  of  their  thesis  for 
examination but are still awaiting their viva or the outcome of their examination, or 
are part way through the examination process (i.e. have been given major corrections 
or have been referenced back) by the start of Michaelmas term 2019 will continue to 
be examined under the old regulations. 
  Candidates with a maximum submission date of Friday 0Wk MT2019 (i.e. last day of 
TT2019)  will  not  be  permitted  to  submit  under  the  new  regulations.  Any  candidate 
who  has  a  later  maximum  submission  date  and  wishes  to  submit  under  the  new 
regulations may do so from Monday 1Wk MT2019 but this will count as an MT2019 
submission and cannot be backdated to TT2019. 
 
Any material which cannot be digitised (e.g. sculptures, artefacts, 3D components) can still be 
physically submitted as necessary.  
 
Further 
details 
are 
available 
on 
the 
Research 
Examinations 
page 
at 
https://www.ox.ac.uk/students/academic/exams/research. 
 
For  information  relating  to  third  party  copyright  items  (e.g.  images)  in  digital  theses  see 
https://libguides.bodleian.ox.ac.uk/digitaltheses/third_party_copyright;  queries  for  further 
clarification can be directed to the Tylor Anthropology Librarian). After the submission of the 
theses and abstracts, the examiners notify the student of the date of the oral examination; all 
other  communications  between  candidates  and  examiners  must  be  conducted  through 
supervisors. Candidates may in certain circumstances (if, for example, they are about to take 
up  full-time  employment  overseas)  ask  to  be  given  an  early  examination  via  form  GSO  16 
(see the university Graduate Forms page); whether such requests can be met will, of course, 
depend upon the commitments of examiners and the amount of warning they are given. If the 
latter agree, the viva should be held within one month of their formally agreeing to examine. 
If the thesis is not ready at the time the application for appointment of examiners is made, a 
proposed submission date should be indicated on the appointment of examiners’ form, which 
should be as soon as possible after the date of application, but in no case later than the last day 
of the vacation immediately following the term in which the application has been made (i.e. 
 
Friday of 0th week of the following term). A final title should also be declared on the form if 
it represents a change from an earlier title. 
In the oral examination, apart from asking you about specific points in the thesis,  as already 
noted the examiners are required to ascertain that you have a good general knowledge of the 
particular  field  of  learning  in  which  the  subject  of  your  thesis  lies  and  satisfy  the  other 
conditions  listed  above.  You  are  entitled  to  be  given  sufficient  opportunity  to  reply  to  the 
points they raise. You are strongly advised to bring a copy of your thesis with you to the oral 
examination.  As  for  all  formal  examinations,  candidates  must  wear  sub  fusc,  as  does  the 
internal examiner. It is the SAME Teaching Committee (‘the Board’), whether acting or not 
through  the  Director  of  Graduate  Studies  as  its  delegate  or  a  substitute,  not  the  examiners 
(who  only  recommend),  that  makes  the  final  decision  on  the  outcome  of  the  examination. 
Formal notification is by letter from the Graduate Studies Office. Examiners are not supposed 
to convey their recommendation to a student in the viva itself, nor, if a thesis is referred, to 
give guidance in the viva itself regarding what needs to be done to bring it up to the required 
standard.  Such  guidance  and  information  should  only  be  given  to  the  student  in  the 
examiners’ subsequent report and/or a specific document appended to it, though both should 
26 
 

be provided promptly to the student. Lists of ‘minor corrections’ may, however, be given in 
the viva itself. 
The three most common recommendations examiners make are either:  
i) the award of the D.Phil. (with or without ‘minor corrections’)  
ii) major corrections (see further below) 
iii) a referral of some sort, usually  referral back for the D.Phil., though occasionally for 
the  M.Litt.  only,  if  the  examiners  are  satisfied  that  the  thesis  cannot  be  revised  to 
D.Phil. standard under any circumstances. 
 
‘Referral’  here  means  a  requirement  for  further  work  or  revision,  followed  by  re-
examination. Other possible recommendations (progressively less favourable) are: 
 
iv)  a  choice  between  award  of  the  M.Litt.  as  the  thesis  stands  or  referral  back  for 
resubmission for the D.Phil. as the student chooses, if the examiners think the thesis is 
of  the  former  standard  but  not  yet  of  the  latter,  though  it  might  become  of  D.Phil. 
standard if revised  
v) a referral back for  revision for either degree as the student chooses, if the examiners 
do not think the thesis as it stands is of sufficient standard for either, but may become 
so after revision 
vi) fail (not permitted without an initial referral, i.e. not at the first viva). 
 
Clearly  a  thesis  submitted  for  the  M.Litt.  degree  cannot  be  awarded  a  D.Phil.  (though  the 
reverse  is  possible),  but  it  may  be  referred  back  to  the  student  for  further  work,  as  well  as 
passed with or without minor corrections. A thesis originally submitted for the D.Phil. which 
is  subsequently  used  to  supplicate  for  the  M.Litt.  degree  need  not  be  reduced  in  its  word 
count.  
 
Any minor corrections the examiners require should be made within one month of the viva17, 
it being possible to apply for a further month via form GSO 18. Minor corrections are those 
that do not require the consideration of the examiners on intellectual grounds (they are rather 
of the nature of typographical and other minor errors), and the internal examiner checks them 
alone without having to meet the student or consult the external examiner.  
 
The option of ‘major corrections’, also available to examiners, is intermediate between minor 
corrections and a full referral.  Major corrections should obviously be more substantial than 
the correction of simple errors that constitutes minor corrections, but should not be sufficient 
to justify a referral; they should also be 1) capable of completion within six months18, there 
being no extension allowed; and 2) signed off by both examiners, with or without the 
imposition of minor corrections at this stage in addition. A further viva may or may not be 
required, depending chiefly on whether or not the examiners feel another batch of major 
corrections is needed. The School’s Teaching Committee, in reviewing any recommendation 
of major corrections, may accept or reject the recommendation, in the latter case asking the 
examiners to review it. 
                                                 
17 Within two months in the case of part-time students 
18 Within 12 months in the case of part-time students. 
27 
 

If the thesis is referred for resubmission, the candidate will be given two years to revise and 
re-submit  it.  A  fee  is  payable  on  resubmission.  A  detailed  list  of  requirements  for  revision 
should  be  provided  by  the  examiners  as  soon  as  possible  after  the  examination.  Upon 
resubmission  the  student  should  submit  a  report  of  no  more  than  1000  words  outlining  the 
changes that have been made to the thesis in response to the examiners’ original report. The 
examiners need not hold another viva, provided they are satisfied that the resubmitted thesis 
deserves the award of the D.Phil. without one, otherwise they must do so before making their 
final  recommendation,  including  to  fail  the  thesis  outright.  Further  details  concerning  the 
D.Phil. examination procedure and duties of the examiners may be found in the Examination 
Regulations.  

If  a  thesis is referred,  for the  subsequent  examination  the  candidate  may  choose  alternative 
examiners,  who  would  normally,  however,  receive  a  copy  of  the  first  examiners’  report 
(though  the  candidate  may  appeal  to  the  Proctors  against  this  last  provision).  The  first 
examiners  are  under  no  obligation  to  act  in  any  subsequent  examination.  The  academic 
judgement  of  examiners  and  assessors  is  considered  sacrosanct.  Claims  against  their 
decisions  can  only  be  made  on  procedural  grounds,  normally  to  the  proctors  through  the 
student’s  college.  Careful consideration  should  be  given  to  changing  examiners,  as  a  fresh 
team may well uncover fresh problems. 
Although  a  copy  of  all  theses  is required  to  be  deposited  in  the  Bodleian  library,  a  student 
may  elect  to  restrict  access  to  a  thesis  for  a  period,  normally  of  up  to  five  years  (e.g.  if  it 
contains sensitive information), though  after that time an application may be made that  this 
be prolonged (NB: no reminder will be sent that the period of restriction is coming to an end, 
so  students  should  keep  account  of  this  themselves).  Students  should  especially  keep  the 
possibility  of  restricting  access  in  mind  in  light  of  the  requirement  to  submit  an  electronic 
copy of all theses to the Oxford Research Archive (ORA), which has made access to theses 
easier than formerly. The Social Sciences Division in any case imposes a default embargo of 
three years on ORA submissions, though the student may apply for this to be waived, e.g. to 
satisfy  research  council  conditions  on  the  rapid  dissemination  of  results.  See 
http://www.ouls.ox.ac.uk/ora for further guidance on this matter. 
 
Plagiarism 

Plagiarism  is  presenting  someone  else’s  work  or  ideas  as  your  own,  with  or  without  their 
consent, by incorporating it into your work without full acknowledgement. All published and 
unpublished material, whether in manuscript, printed or electronic form, is covered under this 
definition. Plagiarism may be intentional or reckless, or unintentional. Under the regulations 
for examinations, intentional or reckless plagiarism is a disciplinary offence. For guidance on 
correct citation formatting please see SAME Graduate Studies Handbook, Appendix 3.  
For good referencing practice, see 
http://www.admin.ox.ac.uk/edc/policiesandguidance/pgexaminers/annexef . 
There is clear information and advice on how to avoid plagiarism in the Study Skills section 
of the University website: 
http://www.ox.ac.uk/students/academic/guidance/skills/plagiarism  
28 
 

All ideas and words quoted must be properly referenced to avoid plagiarism.  
The University offers two online self-study courses that will help you in understanding what 
constitutes plagiarism and how to avoid it.  
You are strongly advised to take these courses early in your time here. 
https://weblearn.ox.ac.uk/portal/hierarchy/skills/generic 
For  guidance  on  correct  citation  formatting please  see  SAME  Graduate  Studies  Handbook, 
Appendix 3.  
 
Policies and regulations 
 
The University has a wide range of policies and regulations that apply to students. These are 
easily accessible through the A-Z of University regulations, codes of conduct and policies 
available on the Oxford Students website 
http://www.ox.ac.uk/students/academic/regulations/a-z. 
29 
 

APPENDIX 1: LIST OF APPLICABLE UNIVERSITY FORMS 
 
GSO [Graduate Studies Office] numbers can normally be found in the top right-hand corner 
of the first page of the form. Forms can be downloaded (or in some cases completed and 
submitted online) from the university Graduate Forms page. 
 
M.Sc. to M.Phil. or vice versa; D.Phil. to D.Phil (i.e. between departments):                      
GSO 28
 (‘Change of programme of study’). This form is for transfers between different 
taught courses or different research degrees (including between departments).  
 
M.Sc. to PRS or M.Phil. to D.Phil.:                
University’s standard admissions procedures (q.v.), administered and decided by the School. 
 
M.Litt. or PRS to D.Phil.:                             
GSO 2
 (‘Application to transfer status’). This is the form to use for upgrading research 
students.  
GSO 2B (‘Application for deferral of Transfer of Status’) 
 
Confirmation of D.Phil. student status:        
GSO 14
 (‘Application to confirm D.Phil. status’).  
GSO 14b (‘Application for deferral of confirmation of D.Phil. status’) 
 
Other 
GSO 3
 appointment of examiners (for doctoral and M.Litt. vivas) 
GSO 6 change of title (also possible via GSO 3 if final title) 
GSO 8 dispensation from statutory residence (not ordinarily used in anthropology) 
GSO 15 extension of time 
GSO 16 early examination (for doctoral and M.Litt. vivas) 
GSO 17 suspension of status 
GSO 17a confirmation of return from suspension of status 
GSO 18 extension of time to complete minor corrections (post-viva, 3 months only) 
GSO 23 reinstatement to the register of graduate students (e.g. after lapsing) 
GSO 25 change of supervisor or appointment of further supervisor(s) 
GSO 29 notification of withdrawal from programme of study 
 
NB: the ‘student number’ (OSS number) on these forms is not the University card 
number (always a seven-figure number beginning with ‘2’) but a special number 
usually of four to six figures, which may start with any number. If in doubt, ask in the 
SAME general office or leave blank. 
 
The student is primarily responsible for filling in these forms at the appropriate times and in 
the appropriate circumstances, as well as making sure that they are signed by the whole range 
of individuals or authorities indicated on them (usually oneself, as well as the current or any 
new supervisor, the college, the director of graduate studies, and possibly others). Once the 
form is complete, it should be returned to the Departmental Office for copying and 
processing. The copies will be filed in SAME and the originals sent by SAME staff to the 
Divisional Graduate Studies Office. 
 
30 
 

APPENDIX 2: WRITING GUIDELINES 
 
In writing theses and coursework, the following conventions and guidelines may be adopted 
as standard in anthropology today: 
 
Editorial 
1)  The  Oxford  Dictionary  for  Writers  and  Editors  and  Hart’s  Rules  give  appropriate 
guidance  on  spellings  and  other  detailed  aspects  of  the  editing  and  preparation  of 
manuscripts  in  UK  English.  American  spellings  and  punctuation  are  acceptable, 
provided consistency is observed throughout (for American English, see the Chicago 
Manual of Style
).  
2)  The  rule  for  doctoral  theses  (in  the  Examination  Regulations)  is  double-spacing  for 
the main text, though single-spacing or 1.5 spacing may be used for footnotes and set-
off quotes. Double-sided printing is preferred. Footnotes are preferred to endnotes; if 
endnotes  are  chosen,  a  separate  printout  of  them  should  be  given  to  examiners.  An 
abstract  should  be  supplied  of  no  more  than  a  single  page  (side).  Theses  should  be 
paginated throughout. 
3)  Times New Roman or similar is a good choice for the main typeface. There is rarely 
any need to mix typefaces. The main text and bibliography should be 12 point in size, 
set-off  quotes  11  point,  footnotes  or  endnotes  10  point.  Your  word-processing 
program will probably automatically set footnotes or endnotes in a smaller type size 
than the main text. 
4)  Single  quotation  marks  should  be  used  for  quotations,  double  quotation  marks 
reserved for quotations within quotations. This applies whether the quoted material is 
from published sources or from field notes, and whether a single word or phrase, or 
one or more complete sentences. The convention that has grown up of using double 
quote marks for quoted words and single quote marks for glosses etc. is best avoided, 
especially as publishers still tend to prefer the former system. 
5)  Longer quotations of more than about five lines should be set off from the main text 
in 11 point type size and indented. They should not be preceded or followed by quote 
marks,  though  these  should  be  used  within  the  set-off  quote  if  required  (e.g.  for  a 
quote  within  the  set-off  quote).  If  a  set-off  quotation  has  a  reference,  it  should  be 
placed in brackets after the final full stop, and not have a full stop of its own.  
6)  Quotations  should  normally  be  in  ordinary  type,  not  italics,  except  for  original 
emphasis  or  your  own  special  emphasis.  The  origin  of  any  emphases  in  quoted 
passages should be indicated (e.g. ‘emphasis in the original’, versus ‘my emphasis’). 
7)  The omission of words from a quotation should be indicated by three points (four at 
the  end  of  a  sentence).  Matter  you  yourself  have  added  to  a  quotation  should  be 
placed in square brackets. 
8)  Italics  should  be  used for foreign  words  cited  singly  or  in  small  groups,  but  not  for 
longer  quotations  that  consist  of  continuous  text  (which  should  be  treated  like 
ordinary quotations in English). Italics should also be used for book or journal titles 
cited  in  the  text,  but  article  titles  should  be  in  ordinary  type  within  single  quote 
marks. 
9)  Exceptions to 8) include names of rituals and organisations, and personal names: even 
if in a foreign language, these tend to be treated as proper nouns in English, i.e. put in 
ordinary type with an initial capital letter. In general, any foreign word which would, 
if in English, be considered a proper noun should treated as if it were English. 
31 
 

10) Footnotes  are  preferable  to  endnotes,  the  latter  being  subject  to  restrictions  on  their 
use  under  the  Examination  Regulations  (q.v.).  Footnotes  should  be  kept  to  a 
minimum and should normally consist of supplementary text, not of references alone, 
though  references  belonging  to  the  text  of  the  footnote  itself  should,  of  course,  be 
inserted.  
11) Footnotes  should  be  in  10-point  type  size  (NB:  your  word-processing  program  may 
well automatically set a smaller type size than the main text).  
12) Footnote or endnote numbers in the text should be in superscript: this is usually done 
automatically  by  word-processing  programs.  They  should  come  after  any  nearby 
punctuation (full stops, commas, etc.). 
13) All  pages  of  the  main  text  should  be  numbered  using  arabic  numerals.  Roman 
numbers may (but need not) be used for front matter (generally up to and including 
the contents page). 
14) Section headings should be carefully and consistently distinguished from one another 
according to their position in what is basically a hierarchical schema (of sections, sub-
sections  etc.)  by  differential  numbering  and/or  lettering,  different  type  sizes  or  type 
styles  (bold,  underlining,  italics  etc.),  though  not  normally  different  typefaces.  The 
device ‘1.,  1.1.,  1.1.1.’,  etc.,  is  sometimes  useful (see,  e.g.,  JASO  1986,  pp.  87 ff.). 
Although  there  is  an  increasing  tendency  among  publishers  not  to  number  sections, 
sub-sections, etc. within a chapter, numbering does make cross-referencing easier. 
 
Bibliographical 
1)  The  ‘Harvard’  system  of  listing  full references in the bibliography  and  placing  only 
short references in the text, usually in parentheses [e.g. (Smith 2000: 10), where 2000 
is the date of publication and 10 the page number], is now standard in anthropology. 
If no date is given, put ‘n.d.’ 
2)  Short references should not have commas within them, and the page number is best 
preceded  by  a  colon  rather  than  a  comma:  thus  ‘Smith  2000:  10’  is  clearer  than 
‘Smith, 2000, 10’. 
3)  A number of short references may, however, be separated by commas if without page 
numbers (e.g. Smith 2000, Jones 2005, Brown 2007); if page numbers are given, then 
it is clearer to separate such references with semi-colons (e.g. Smith 2000: 10; Jones 
2005: 20; Brown 2007: 50). 
4)  In  the  text,  the  abbreviation  ‘et  al.’  (note  position  of  full  stop!)  is  used  for  multi-
author  references  with  more  than  two  authors,  the  first  author’s  name  coming 
beforehand: e.g. ‘Smith, Jones and Brown 2000’ can be cited as ‘Smith et al. 2000’ 
(no  commas  needed,  NB).  Do  not  use  in  the  bibliography  at  the  end,  but  give  all 
names, however many. Do not use for only two authors, but give both names in such 
cases: e.g. ‘Smith and Jones 2000’. 
5)  ‘Ibid.’  (=  ibidem,  ‘the  same’)  may  be  used  in  textual  references  to  indicate  a repeat 
reference (with or without a fresh page number), but should be used with care, as it 
may confuse the reader. For example, if a completely different reference is introduced 
in the intervening passage in a subsequent draft, the ‘ibid.’ will automatically be read 
as referring to it and not the previous reference. ‘Op. cit.’ (= ‘in the place cited’) is 
now  virtually  redundant  in  anthropology  to  indicate  a  repeated  reference  to  a 
previously cited work. In general, publishers now prefer to avoid both abbreviations. 
32 
 

6)  With page numbers, ‘ff.’ = ‘pages following’, ‘f.’ = ‘page following’. However, it is 
generally clearer to give the full page span in all cases. The equivalent ‘et seq.’ for 
‘ff.’ is now virtually redundant in anthropology. 
7)  Page numbers should always be given for direct quotations from another work. Their 
omission in other cases is often justified (e.g. to cite a work in general terms), but it 
may also be taken to reflect laziness on the part of the author. 
8)  References alone should not normally be put in footnotes, unless there are many that 
have  to  be  listed  together.  References  should,  however,  be  included  in  footnotes  if 
they are integral to the text of the footnote.  
9)  The full form of all references should be listed at the end of the text in a bibliography 
in  alphabetical  order  of  author’s  surname  or  equivalent  identifier  (e.g.  issuing 
organization or title of work if no author is given).   
10) Normally in the bibliography the author’s surname is given first, in full, followed by 
initials or first names, then the publication date with a full stop. After that comes the 
title,  and,  in  the  case  of  an  article,  the  title  of  the  book  (with  editors’  names)  or 
journal in which the article appears. 
11) For articles in journals alone, give the volume number, issue or part number (if any) 
and page numbers for the article (insert all these at the end, after journal title). Page 
numbers are not normally required for articles in edited books. 
12) Titles should be in italics in the case of self-standing published items (books, journal 
titles);  but in  ordinary  type,  with  or  without  quotation  marks  (the latter increasingly 
being preferred), in the case of articles in journals or in edited volumes. Unpublished 
theses are best given in ordinary type without quotation marks. 
13) Titles need no longer have initial capital letters for all words, only for the first word 
of  a  title  (not  of  a  sub-title  if  preceded  by  a  colon)  and  wherever  they  would  be 
required  in  normal  text.  The  older  convention  of  having  initial  capitals  for  all  the 
important words of a title is still valid – indeed, it remains obligatory for journal titles 
– though it is becoming less popular for titles of books, book chapters and articles. 
Whichever method is used, it should be used consistently. 
14) Archival references (as distinct from published ones) have their own conventions; see 
the standard guides mentioned above for detailed advice. You don’t normally need to 
list  your  own  field  notes  as  references,  nor  to  put  ‘personal  communication’  to 
reference informants’ statements, though the latter should be used to cite unpublished 
information imparted informally by a colleague. 
15) Web sources should consist of the full URL, author and title if known or appropriate, 
and  date  accessed  (to  take  account  of  web  updates).  These  are  best  placed  in 
footnotes. If there are many, a separate bibliographical list may be provided. 
16) The  above  is  a  reasonable  and  relatively  economical  method  of  dealing  with 
presentational  issues,  but  variations  may  be  encountered  that  are  equally  valid. 
Whichever  method  you  choose,  be  consistent  over  details  and  do  not  deviate 
markedly  from  accepted  conventions  without  good  reason  (such  reasons  may  need 
specific justification). 
 
33 
 

APPENDIX 3. THE ALTERNATIVE PRS PATHWAY 
 
Probationer research students entering the  School of Anthropology & Museum Ethnography 
should normally have a prior, full taught-course degree in the area of anthropology relevant to 
their proposed studies at either the graduate or undergraduate levels before being admitted to 
this  status.  Exceptionally,  however,  students  who  have  earned  a  Distinction  in  either  1)  a 
degree in a closely related subject that includes some relevant anthropology, or 2) a combined 
degree  in  anthropology  and  another  closely  related  subject  may  be  admitted  directly  to  the 
status  of  probationer  research  student  in  anthropology.  In  addition  to  the  standard 
requirements for probationer research students in anthropology (and except as varied below), 
students entering the School via this route should satisfy the following conditions, subject to 
variation  (except  5))  at  the  discretion  of  the  supervisor  in  consultation  with  the  Doctoral 
Admissions and Research Convenor:  
 
1)  they  enter  the  School  as  research  students  in  the  Michaelmas  term  of  their  first 
academic year and not in any other term. 
2)  the topic of their proposed research lies in the general thematic or geographical area 
covered by their prior degree. 
3)  they undertake a course of up to eight tutorials in the relevant area of anthropology, 
with  essays  submitted  as  directed  by  their  supervisor  in  agreement  with  an 
appropriate  tutor,  in  the  first  Michaelmas  term  of  their  admission  as  probationer 
research students. Three of the essays produced for these tutorials are to be submitted 
for assessment as described below. 
4)  they  follow  a  course  in  an  option  (area  or  topic)  offered  to  master’s  students  in  the 
School in the first Hilary term after their admission as research students (or one of the 
core  courses  of  the  MSc  in  Cognitive  &  Evolutionary  Anthropology  in  the  case  of 
PRS students undertaking research in those areas). The course taken must be relevant 
to their proposed research if one is available (area or topic), except that they may not 
repeat  an  option  in  which  they  have  been  examined  as  part  of  a  prior  degree  in  the 
University  of  Oxford.  If  the  student  cannot  take  such  a  course  for  either  of  these 
reasons, a free choice may be allowed with the agreement of the Doctoral Admissions 
and  Research  Convenor  or  his  or  her  delegate. The  student  shall  write  one  essay  of 
tutorial standard on the option for assessment as described below. 
5)  the  proposed  supervisor  has  given  his  or  her  approval  of  this  course  of  action  in 
writing to the Doctoral Admissions and Research Convenor or, in case the latter is the 
proposed supervisor, to the Director of Graduate Studies for anthropology. 
NB: the work specified in 3) and 4) above shall constitute Part I of the assessment for transfer 
from  probationer  research  student  to  full  D.Phil.  student,  and  the  text  for  transfer  that  the 
student will be required to prepare on the basis of his or her proposed research (in the same 
manner as for ordinary probationer research students in anthropology) shall constitute Part II 
of the said assessment. 
 
Students following these arrangements must pass an assessment of the work they have carried 
out  under  3)  and  4)  above  (Part  I),  which  shall  normally  involve  scrutiny  of  three  tutorial 
34 
 

essays  and  the  option  essay.  This  assessment  shall  be  carried  out  at  the  same  time  as  the 
standard  assessment  of  the  text  on  the  proposed  research  (Part  II).  An  extra  assessor  or 
assessors, one of whom in special cases may be the student’s supervisor, may but need not be 
appointed to scrutinize the work carried out for Part I. The extra assessor(s), if any, need not 
be  present  at  the  assessment  interview  with  the  student,  but  should  advise  the  assessors 
conducting  the  interview  in  writing  beforehand  of  the  standard  of  work  achieved  by  the 
student in Part I. 
 
Both  parts  of  the  assessment,  i.e.  Parts  I  and  II  as  specified  above,  must  be  passed  by  the 
student,  though  not  necessarily  on  the  same  occasion.  If  the  student  fails  in  either  Part  I  or 
Part  II,  or  both,  he  or  she  will  be  required  to  resubmit  materials  for,  and  pass,  the  relevant 
part(s) within one term of the original submission. Both elements in Part I, as described under 
3) and 4) above, must be passed by the student. 
 
The deadline for a student following this path to submit materials for assessment for upgrade 
to  full  status  as  a  doctoral  student  shall  normally  be  the  fourth  term  after  admission  as  a 
research  student  (i.e.  the  Michaelmas  term  of  the  second  year  in  the  status  of  probationer 
research student). Such students are expected to start work on their text for upgrade during the 
Hilary term after their admission as probationer research students at the latest. 
 
35 
 

APPENDIX 4. DOCUMENT ISSUED BY THE SOCIAL SCIENCES DIVISION 
REGARDING TRAINING NEEDS ANALYSIS  
(REVISED AND AMENDED FOR DEPARTMENTAL USE) 
 
1. Skills Review and Training Needs Analysis 
What is Skills Review and Training Needs Analysis? 
During your doctoral studies at the University of Oxford you will complete an annual skills 
review  with  your  Supervisor. The skills review  is  a process  of  reviewing  your own  level  of 
skills  and  competence  across  a  broad  range  of  research  and  other  skills  that  will  help  to 
support  your  research.  During  your  doctoral  studies  you  will  be  encouraged  also  to  think 
about your own professional development and future career.  
 
There  will  be  opportunities  for  you  to  develop  a  range  of  skills  during  your  studies.  Your 
Department  will  offer  training  and  development  opportunities  that  are  specific  to  your 
research,  and  you  will  also  have  the  opportunity  to  attend  training  activities  beyond  your 
department.  Information  about  the  training  opportunities  available  to  you  within  the  Social 
Sciences 
Division 
and 
across 
the 
University 
is 
available 
online 
at: 
https://weblearn.ox.ac.uk/portal/hierarchy/socsci/dtcssd  
 
Completing the Training Needs Analysis Framework 
The  skills  categories  listed  in  the  TNA  framework  will  help  you  to  complete  your  research 
and also enhance your professional development. The TNA will be individual to you and it is 
designed to evolve as you progress to completion. Practice in the School of Anthropology is 
set out in the preceding handbook. 
 
The TNA  framework  allows  you  to  see  where  you  are  with the skills listed,  and  where  you 
need to be; the gap representing your training needs. There are a number of ways that you can 
address  any  training  gaps,  including  attending  a  training  course/workshop,  attending  a 
lecture/seminar, completing an online training course or perhaps attending a conference. Your 
supervisor  will  be  best  placed  to  provide  guidance  about  how  to  address  any  skills  training 
gaps.  The  University’s  online  termly  reporting  system  through  GSR  provides  a  good 
opportunity for you to review and plan your development at the end of each term.  
 
Using  the  TNA,  you  can  develop  a  ‘plan  of  action’  with  your  Supervisor  to  address  your 
training needs, taking into account: 
  The skills and knowledge that you already possess 
  The particular requirements of your proposed research 
  The need to be aware of a wide range of research methods 
  Your own professional development and career aspirations 
 
You can also agree with your Supervisor the training activities that you will undertake. 
 
36 
 

The Skills Review Process 
The SR and TNA process is an annual cycle and can be summarised as follows:  
 
 
 
Step 1 
Self Evaluation 
 
Student completes or reviews the TNA 
 
 
  
Step 4 
Step 2 
 
The plan of action and progress will be discussed at 
Skills Review Meeting (Michaelmas Term) 
Skil  
ls Review meetings in Hilary and Trinity term 
Discussion of skills and training gaps can be 
The   
outcomes of the meetings are recorded in GSR 
addressed 
 
 
 
Supervisor and Student agree a plan of action.  
 
 
Step 3 
Outcomes of the Skills review meeting are recorded in the 
 
GSR reporting system 
 
 
 
Student undertakes the training activities that have been 
 
agreed with the Supervisor 
 
Student Enrolment System (SES) 
The Student Enrolment System brings together the training available across the departments 
in  social  sciences  and  from  other  training  providers  within  the  University.  This  means  that 
you  have  access  to  a  range  of  teaching  and  training  across  the  University.  This  includes 
academic  courses,  research  methods  training  and  transferable  skills  and  career  development 
training.  With  access  to  all  of  these  courses,  you  and  your  supervisor  are  able  to  tailor  a 
training programme to suit your individual needs and interests.  
 
2. Social Sciences Induction and Welcome Event 
A welcome event and induction for all new doctoral students to the Social Sciences at Oxford 
will  take  place  (details  to  be  announced  separately).  The  event  will  provide  the  opportunity 
for  you learn  about the  social  sciences  at  Oxford  and  to  meet  fellow  researchers  at a  Poster 
and Networking session. Doctoral students from across the Social Sciences will showcase the 
research  that they  are  currently  undertaking.  This  will  provide a  valuable  opportunity  to  for 
you  to  make  connections  with  the  wider  social  sciences  research  student  community  at 
Oxford.  
 
3. Academic and Professional Development Programme (APDP) 
The Social Sciences Division will be coordinate an Academic and Professional Development 
Programme (known as APDP) for doctoral students across the Social Sciences at Oxford. The 
APDP  will  complement  the  valuable  research  skills  and  methods  training  that  is  delivered 
within  your  department. The  APDP  will  provide  an  intellectually  stimulating  programme  of 
activities that will foster inter-disciplinarity, and provide an opportunity for doctoral students 
to network with fellow students from across the social science community.  
 
There  are  four  streams  of  training  that  address  the  training  needs  for  doctoral  students  as 
outlined in the UK Research Council’s Researcher Development Statement. The programme 
will also help you to prepare for academic and non-academic career pathways. The sessions 
will consist of a mixture of seminars, lectures and workshops that will be run by experienced 
academics and skilled facilitators from inside and outside of Oxford.  Sessions will include: 
37 
 

Knowledge and intellectual abilities  
  Social Sciences Induction and Welcome Event 
  Research Skills Toolkit 
  Social Sciences Library: Resources for Research 
 
Personal Effectiveness  
  Your D.Phil. Part 1: Introduction to the D.Phil. 
  Your D.Phil. Part 2: Management Skills for Researchers 
  Your D.Phil. Part 3: Managing your Thesis 
  Finishing Your D.Phil. 
  D.Phil. Milestones 
  Time Management for Researchers 
  Project Management for Researchers 
  Career Planning for Social Scientists 
  Careers in Social Sciences Seminar Series 
  Finishing the D.Phil. 
  CV’s and Interview Skills 
  Career Confidence 
  Maximise Your Potential (GradSchool) 
Research Governance and Organisation 
  Ethics Training 
  Research Data Management 
  E-Thesis and ORA 
  Safety in Fieldwork 
Engagement, Influence and Impact 
  Presentation Skills 
  Presenting to an Academic Audience 
  Communicating Research to a Wider Audience 
  Writing Abstracts 
  Teaching Skills Seminars 
  Networking Skills 
  Producing Posters 
  Using Online Tools and Resources 
  Getting Published in the Social Sciences 
  Media Training 
  Writing for a Non-academic Audience 
  Maximise Your Potential (GradSchool) 
  Communication and Collaboration: Keeping it Real 
 
Further details about the Academic and Professional Development Programme can be found 
on the Social Sciences Doctoral Training site in WebLearn,  
https://weblearn.ox.ac.uk/portal/hierarchy/socsci/dtcssd 
38 
 

To  enrol  for  the  APDP  sessions  and  for  information  about  other  training  opportunities 
available 
to 
you, 
please 
use 
the 
Student 
Enrolment 
System, 
https://weblearn.ox.ac.uk/portal/hierarchy/socsci/ses 
 
4. Social Sciences Doctoral Training Partnership 
The University of Oxford is accredited by the Economic and Social Research Council (ESRC) 
as  a  member  of  one  of  the  14  new  Doctoral  Training  Partnerships  accredited  for  six  years 
from  October  2017.  In  total  around  500  studentships  nationwide  will  be  available  per  year 
through the DTP Network. The ‘Grand Union Doctoral Training Partnership’ clusters Oxford, 
the Open University and Brunel University London, securing 31 ESRC doctoral studentships 
per year.  
 
A  key  priority  of  the  Social  Sciences  Division  is  to  seek  to  enhance  the  experience  of  its 
students  through  a  range  of  initiatives  available  to  all  social  science  research  students, 
whether or not they are funded by the ESRC. Your home department will provide you with a 
thorough grounding in the intellectual and methodological skills you need to pursue research 
within your own discipline or subject, and your supervisor will work with you to identify the 
support and training you need as an individual to be successful in your chosen research topic. 
You  also  have  access  to  the  many  opportunities  the  wider  social  sciences  and  University 
community can offer, including:  
 
  an introductory event and poster conference for new doctoral students; and a series of 
lectures by leading academics and practitioners on broad social science themes 
  opportunities  for  students  across  the  social  sciences  to  access  specialist  research 
training  offered  by  a  range  of  providers,  including  the  provision  of  on-line 
information and enrolment, and the continuing development of new courses;  
  a social sciences wide Academic and Professional Development Programme (APDP) 
of research and professional skills training to help you prepare for your future career; 
   a  wealth  of  events  within  and  outside  your  department  –  lectures,  conferences, 
seminars,  workshops  –  that  will  bring  you  into  contact  with  a  rich  interdisciplinary 
mix  of  scholars,  students  and  leading  academics  and  practitioners  from  around  the 
world; 
  a  wealth  of  world-class  resources,  including:  libraries,  museums  and  collections, 
research  facilities,  training  in  languages,  IT,  teaching  and  a  wide  range  of  relevant 
skills training, both face-to-face and on-line. 
  builds on Oxford’s strong and diverse knowledge exchange and collaborative 
relationships with national and international government, business and third sector 
organizations to offer a range of collaborative studentship opportunities, including co-
funding, internships and placements 
  offers, through the ESRC’s Advanced Training Network, opportunities for Oxford 
students to access advanced and specialist research training programmes offered by 
other DTCs. 
For more information about activities and resources for doctoral students in the social 
sciences please visit, http://dtc.socsci.ox.ac.uk 
 
39 
 

APPENDIX 5: FURTHER GUIDANCE PERTAINING TO THE PART-TIME D.PHIL. 
 
The  provision  of  a  part-time  mode  of  study  for  a  DPhil  in  anthropology  was 
introduced  from  2018-19  entry.  It  essentially  spreads  the  research  degree  over  6-8 
years instead of 3-4.  
  
It should be noted that part-time study is not in practice the same as half-time; during 
their  period  of  registration  as  a  part-time  research  student,  registered  students  are 
required  to  attend  Oxford  for  a  minimum  of  30  days  of  university-based work  each 
year,  normally  coinciding  with  specific  days  in  the  full  terms  of  the  academic 
year, arranged through agreement with their supervisor. Part-time students are equally 
a part of the academic community in the School from the outset and their attendance 
of  elements  of  School  academic  life  remains  an  essential  part  of  their  degree  (the 
same  will  apply  to  certain  aspects  of  college  life).  In  practice  this  includes  certain 
specific  classes  on  particular  dates,  especially  in  the  first  year,  which  correspond  to 
introductory  teaching  and  induction  sessions  received  by  all  new  Doctoral  students 
(e.g.  Induction,  PRS  classes  and  Methods  Modules),  as  well  as  occasional  class 
presentations  on  specific  dates,  and  face-to-face  meetings  with  their  supervisor 
(though the latter need be only half as frequent  as  is the case for full-time students). 
While part-time students are not required by regulation to be resident in Oxford, they 
need to be within commutable distance of Oxford when required. 
  
With regard to specific timetabled commitments these are: 
  
Michaelmas Term (autumn) *First Year only* 
PRS (D.Phil.) classes: one morning per week for at least the first five weeks of term 
from  the  start  of  October  to  mid-November.  In  addition  you  should  expect  to  meet 
your supervisor at the start of term and on at least one further occasion before the end 
of term. 
  
Hilary Term (spring) *First Year and Second Year only* 
At  least  one  D.Phil. Research Methods Module:  one morning or afternoon per week 
for  the  eight  weeks  from  mid-January  to  mid-March  (the  course  chosen  determines 
the  times  of  these).  You  do  one  course  in  Michaelmas  (exceptionally),  Hilary  or 
Trinity Term of the first  year and one course in Michaelmas, Hilary or Trinity Term 
of the second year. [A few of the Methods Modules that you can choose from are run 
in Michaelmas Term or in Trinity Term but the overwhelming majority are in Hilary 
Term]. 
  
Plus attendance of at least four of the eight PRS research presentation seminars – part-
time students  will  be  required to  present  their  own research plans  in  these classes  in 
their second year. 
 
40 
 

In  addition  students  should  expect  to  meet  their  supervisor  at  least  twice  before  the 
start of the next (Trinity) term. 
  
Trinity Term (summer) *First Year and Second Year only* 
There are few if any strictly timetabled classes so from mid-March to the start of the 
following October so the part-time DPhil timetable is largely by arrangement with the 
supervisor. 
 
In  addition  students  should  expect  to  meet  their  supervisor  at  least  twice  before  the 
start of the next (Michaelmas) term. 
 
Post-fieldwork study years (typically year 5 onwards) 
Following fieldwork research students are expected to attend – and contribute to – the 
D.Phil. ‘Work in Progress’ seminar series, at which students present to their peers and 
staff  their  research  to  date.  Part-time  students  are  expected  to  attend  half  of  the 
seminars offered in a given year, over the course of their writing-up period. While a 
full-time student would be expected to present to the class within a year of completion 
of fieldwork, a part-time student would be expected to do so within two years. 
 
Transfer of Status, Fieldwork and Confirmation of Status 
As detailed in the foregoing handbook, in  general  the work obligations for part-time 
students are spread over twice the time of the full-time version of the degree, and this 
includes  the  time  allowed  for  progress  assessment  and  for  fieldwork.  So,  while  full-
time  students  undertake  their  Transfer  of  Status  assessment  (required  prior  to 
undertaking fieldwork) before the end of their first year, part-time students will do so 
by  the  end  of  their  second  year.  While  full-time  students  expect  to  undertake  12-18 
months  of  fieldwork,  part-time  students  might  expect  to  spread  this  over  24-36 
months.  In  practice,  a  part-time  student  may  be  able  to  do  so  more  quickly  if  they 
decide to do their fieldwork more than half-time. 
  
It  is  important  that  part-time  D.Phil.  students  and  their  supervisors  consider  the 
practical  issues  associated  with undertaking  fieldwork  part-time.  This  might  be 
straightforward for a literature or data-based research project, or for a data-gathering 
based project that is close to home (e.g. clinical trial-type, interview-type), but more 
complicated for one that involves overseas travel and/or immersion in another cultural 
context. There would be nothing in practice to prevent a registered part-time student 
from doing fieldwork full-time if desired. 
  
As with Transfer of Status the time allowed for Confirmation of Status is twice that of 
full-time students. 
 
The  main  Graduate  Admissions  page(s)  for  the  DPhil  in  Anthropology  at 
https://www.ox.ac.uk/admissions/graduate/courses/dphil-anthropology?wssl=1 
41 
 

include  details  of  the  part-time  version  of  the  DPhil  degree  and  aspects  of  the 
expected timeline for stages of the study process.  
  
Funding 
The  DPhil  in  Anthropology  is  eligible  for  ESRC  scholarships  (Home/EU  students) 
(see  https://www.granduniondtp.ac.uk/anthropology)  and  this  includes  the  part-time 
version, for which the scholarship value would be spread over 6 or 8 years instead of 
3  or  4  (depending  upon  the  award).  The  same  applies  to  AHRC  scholarships 
(Home/EU  students).  The  Clarendon  Scholarships  (open  to  all  nationalities  and  all 
graduate 
degrees) 
are 
also 
open 
to 
part-time 
DPhil applicants (see 
https://www.ox.ac.uk/clarendon/information-for-applicants/eligibility?wssl=1).  Part-
time students are, of course, eligible for the School’s own funding on equal terms with 
full-time  students  (differing  only  in  as  much  as  any  timing  for  eligibility  is  altered 
according to the duration of part-time study). 
 
Transferring between full-time and part-time status 
In the course of their studies a student may transfer up to once between part-time and 
full-time  status  (either  full-time  to  part-time  or  vice  versa)  if  approved  by  their 
supervisor,  the  School,  and  their  college.  Note  that  some  colleges  that  do  admit 
students  to  the  full-time  D.Phil.  do  not  ordinarily  admit  students  for  the  part-time 
version, which is a separate course, so may be unable to accommodate such a transfer 
(this issue would not arise in transfer from part-time to full-time status). This process 
requires  completion  of  Form  GSO.4:  Change  of  Mode  of  Study  (see  the  university 
Graduate Forms page), which includes guidance and details on the limitations of its use. 
Note that such a transfer is considered to be something that occurs under exceptional 
circumstances,  hence  the  limitations  on  its  use.  It  cannot  be  presumed  that  an 
application to do so will routinely be approved. 
 
42 
 

APPENDIX 6: MEMORANDUM ON SUPERVISION AND FIELDWORK 
 
Supervisory contact with Research Students 
For reasons of monitoring the safety, welfare and progress of students, and fulfilment of visa 
monitoring requirements, the University expects that research students’ supervisors maintain 
contact  with  each  research  student  at  least  once  per  month  during  term  time  and  during 
students’ fieldwork19. When there are two supervisors, best practice is to copy both/all in all 
correspondence. 
 
1 During term time when not undertaking fieldwork
:  
The  Divisional  and  SAME  Code  of  Practice  on  Supervision  states  that  supervisors  should 
meet with each student regularly (typically for one hour, two to three times per term) – i.e. 
at least once per month. In the case of part-time students this equates to at least once every 
two months, being at least twice between the start of one term and the beginning of the next. 
 
2 During fieldwork

Supervisors should have written contact with students at least once per month. In the case 
of destinations that are FCO-flagged (http://www.gov.uk/foreign-travel-advice) it is advised 
that contact should be made at least twice per month. For reasons of safety these durations 
apply whether the student is full-time or part-time. 
 
The student is expected to make contact with their supervisor at least once per month (twice 
per month in the case of FCO-flagged destinations). If a supervisor does not receive contact 
from  a  student  within  a  month  from  the  previous  contact  the  supervisor  should  email  or 
telephone the student
 immediately using the emergency details given on the fieldwork form 
(please refer to the travel forms the student gave you to authorise their travel; copies are held 
by the SAME office), keeping the School Fieldwork Officer and Gil Middleton informed.  If 
no contact is made/received within a subsequent month
 (two weeks in the case of FCO-
flagged destinations) then the situation must be escalated to the DGS and via the DGS to the 
Divisional Safety Officer 

 
Thus no more than two months in total (one month in the case of FCO-flagged destinations) 
may  elapse  without  contact  between  supervisor  and  student  during  fieldwork  without 
escalation to the DGS and Divisional Safety Officer. 
 
3 Reporting 
For  each  reporting  period  of  the  Graduate  Supervision  Reporting  system  (GSR)  supervisors 
should  record  on  the  GSR  form  for  each  student  the  amount  of  contact  with  that  student 
during  that  reporting  period,  whether  the  student  is  in  Oxford  or  on  fieldwork.  Students  are 
equally expected to report using the GSR system whether on fieldwork or not. 
 
The  Fieldwork  Safety  Officer  and  Director  of  Graduate  Studies  will  have  access  to  GSR 
reports so that they can be aware in good time of instances where regular contact has not been 
reported.  
 
                                                 
19 In the case of part-time students once every two months during term time but once a month during 
fieldwork. 
43 
 

APPENDIX 7: SECONDARY SUPERVISION FOR ESRC-FUNDED STUDENTS 
 
In order to fulfil the ESRC’s requirements, the DTP Management Board agreed that all new 
ESRC funded DPhil students who did not have formal co-supervision must have a 
Departmental Advisor appointed who would offer secondary supervision. The Departmental 
Advisor should normally be appointed by the end of the student’s first term, (possibly as an 
outcome of the student’s skills review/training needs analysis with their primary supervisor), 
and will perform the following roles: 
 
(i) Act as a second point of contact for academic advice for the student (after the supervisor); 
 
(ii) Meet at least once per term with the student, and also meet at least annually with the both 
the primary supervisor and the student to review overall progress; 
 
(iii) Make him/herself available to read work and discuss progress as reasonably agreed with 
the supervisor and student; 
 
(iv) Be considered for potential supervisory cover in the absence of the principal supervisor; 
 
(v) The Advisor may participate in the formal milestone assessments for the student but 
would not normally be appointed the internal examiner for the student’s thesis. 
 
The Advisor would not normally be expected to provide regular formal supervision, write 
supervision reports or provide pastoral support for the student or supervisor, or act as a go 
between, although he or she may offer advice to either party if asked to do so. They have 
read-only access to supervision reports however through Graduate Supervision Reporting 
(GSR). 
 
All students with a Departmental Advisor will receive formal notification of the appointment, 
explaining briefly the role of the Advisor. 
 
, Assistant Registrar (Education), Social Sciences Division. November 2019. 
44