This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Survey of roadside litter on HE trunk roads'.



 
Nobel House  
Area 1E  
17 Smith Square  
T: 03459 33 55 77 
London  
xxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx 
 
SW1P 3JR  
www.gov.uk/defra 
 
 
 
Peter Silverman  
Our ref: FOI2020/20781 
By email:xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx  9 September 2020 
 
 
 
 
Dear Peter Silverman, 
 
REQUEST FOR INFORMATION: Roadside Litter 
 
 
Thank you for your request for information of 12th August about roadside litter on trunk roads 
managed by Highways England.  We have handled your request under the Environmental 
Information Regulations 2004 (EIRs) 
 
The EIRs apply to requests for environmental information, which is a broad category of 
information defined in regulation 2 of the EIRs. Public authorities are required to handle 
requests for environmental information under the EIRs. They give similar access rights to 
the Freedom of Information Act 2000 (FOIA). 
 
You requested that we provide you with  
 
1.  an electronic copy or a link to the results of the survey described by Rebecca Pow 
as an "independent survey of roadside litter on those parts of the Strategic Road 
Network (SRN) where Highways England is responsible for maintenance but the 
local authority is responsible for clearing litter". 

2.  copies of the communications to each relevant local authority sharing the results of 
the survey with them. 
 
We enclose a copy of the raw data from a 2018 pilot survey provided by Keep Britain Tidy. 
This data accurately shows the grades of each surveyed transect on the dates given. We 
are aware that a small proportion of these transects were surveyed in error and do not lie 
on the SRN. It is important to note therefore that this dataset  should not be seen as an 
accurate representation of the grading across the whole SRN, or indeed of those parts 
where Highways England is responsible for maintenance but the local authority is 
responsible for clearing litter. We are in the process of identifying these errors.  
 
Since we received this data, our understanding of which body  is  responsible for clearing 
litter  at  specific  transects  has  also  changed. We are still in the process of clarifying this 
responsibility, and as such this part of the survey is still material in the course of completion
Therefore, column E  (“Authority”)  has been redacted  under the exception in regulation 
12(4)(d) of the EIRs. 
 
 

This work has been delayed due to a  reallocation of resources to respond to  covid-19, 
however work is now ongoing and we estimate publishing the findings of the pilot survey in 
2021.  
After careful consideration we have  also  decided that the column J “Initial”  should be 
withheld under regulations 12(3) and 13(1) and (2A) of the EIRs as the information 
constitutes personal data relating to persons other than you. These regulations exempt 
personal information from disclosure if that information relates to someone other than the 
applicant, and if disclosure of that information would breach any of the data protection 
principles in Article 5(1) of the General Data Protection Regulation (GDPR). 
We consider that disclosure of this information is likely to breach the first data protection 
principle, which provides that personal data must be processed lawfully, fairly, and in a 
transparent manner. Disclosure would not constitute 'fair' processing of the personal data 
because the surveyors involved would not reasonably expect their initials to be disclosed in 
relation to this request for information. 
 
As a result of the ongoing work outlined above  regarding clarifying responsibility for litter 
clearance, the results contained in the letters sent to local authorities may also need to be 
revised.  The  “communications to each relevant local authority sharing the results of the 
survey with them
” you have requested are therefore being withheld as we consider these to 
be material still in the course of completion which thus fall under the exception in regulation 
12(4)(d) of the EIRs. 
 
In applying these exceptions, we have had to balance the public interest in withholding the 
information against the public interest in disclosure. 
 
We recognise that there is a public interest in disclosure of information concerning local 
authority performance in meeting their statutory duty under EPA 1990 s.89 to keep land and 
highways clear of litter and refuse, in order for those bodies to be held to account for that 
performance. 
 
However, on the other hand there is a stronger public interest in withholding the information. 
Assigning responsibility for a transect to a local authority in error may be misleading for the 
public and other local authorities.  Disclosing material would harm the safe space and would 
negatively impact upon the integrity of the decision-making process. Additionally the 
disclosure of discussions would inhibit free and frank discussions in the future, and that loss 
of frankness and candour would damage the quality of future decision making. 
 
We have also told local authorities that we will not publish the results of this survey by 
authority until we understand how a higher standard of cleaning can be consistently obtained 
by all. As we are still actively exploring this work,  releasing the results at this time could 
negatively affect the willingness of local authorities to work with us going forward. 
 
Therefore, we have concluded that the letters to local authorities, and columns E and J of 
the raw data, should be withheld. 
 
Information disclosed in response to this EIR is releasable to the public.  In keeping with the 
spirit and effect of the EIRs and the government’s Transparency Agenda, this letter and the 
information disclosed to you may be placed on  GOV.UK,  together with any related 
information that will provide a key to its wider context.  No information identifying you will be 
placed on the GOV.UK website. 

 
We attach Annex A, explaining the copyright that applies to the information being released 
to you, and Annex B giving contact details should you be unhappy with the service you have 
received. 
 
If you have any queries about this letter please contact me. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Guy Mawhinney 
Information Rights Team  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx  

Annex A 
 
Copyright 
 
The information supplied to you continues to be protected by copyright. You are free to use 
it for your own purposes, including for private study and non-commercial research, and for 
any other purpose authorised by an exception in current copyright law. Documents (except 
photographs or logos) can be also used in the UK without requiring permission for the 
purposes of news reporting. Any other re-use, for example commercial publication, would 
require the permission of the copyright holder.  
 
Most  documents produced by Defra will be protected by Crown Copyright.  Most Crown 
copyright information can be re-used under the Open Government Licence. For information 
about the OGL and about re-using Crown Copyright information please see The National 
Archives website. 
 
 
Copyright in other documents may rest with a third party. For information about obtaining 
permission from a third party see the Intellectual Property Office’s website. 
 
_________________________________________ 
 
 
Annex B 
 
Complaints 
 
If you are unhappy with the service you have received in relation to your request you may 
make a complaint or appeal against our decision under section 17(7) of the FOIA or under 
regulation 11 of the EIRs, as applicable, within 40 working days of the date of this letter. 
Please write to Andrew Mobsby, Head of Information Rights via email at 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx  and he will arrange for an internal review of your 
case. Details of Defra’s complaints procedure are on our website. 
If you are not content with the outcome of the internal review, section 50 of the FOIA and 
regulation 18 of the EIRs gives you the right to apply directly to the Information 
Commissioner’s Office (ICO) for a decision. Please note that generally the ICO cannot 
make a decision unless you have first exhausted Defra’s own complaints procedure.  
The ICO’s offices are currently closed so please visit their website on how to contact them 
during this period, here: 
https://ico.org.uk