This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'One way system at Birmingham New Street'.





OFFICIAL 
Principle 3 checklist                                                       
            
 
 
 
 
STE 
COVID‐19 Workplace Recovery Plan
Business process Principle 3 Checklist 
Available buildings should be assessed for suitability and brought 
back into use in a controlled and prioritised basis  
 
Issue 1 
 
 


OFFICIAL 
Principle 3 checklist                                                       
            
 
 
Appendix A. 

Assessment to identify whether a building is suitable and can be directly managed to support 
social distancing measures. 

 
The Network Rail portfolio of buildings include sites that are owned and leased by NR.  Buildings are managed in 
number of different ways.  It is important to identify who is responsible for the building asset and service 
provision to understand the risk of building/s selected   

Building Category 
Managed by
Risk
Select Option
A ‐ Corporate Office A 
NR/Mitie
Low
√ 
B ‐ Operational Estate 
NR/Works Delivery
Low
√ 
C ‐ Corporate Office – NR Sole occupant 
Landlord / NR/ Mitie
Medium
 
D Corporate Office ‐ multi‐tenanted building
Landlord / NR / Mitie
Medium ‐ High 
 
E ‐ Serviced Office  
Landlord
High
 
 
Review whether assets are in NR dedicated demise or shared with other occupiers (multi‐tenanted buildings) 
Asset 
Dedicated & Shared
Risk
Select Option 
Toilets / Washrooms 
Shared
High/low 
High in public toilets
Low in staff toilets 
Kitchens / Tea Points 
Shared
Low 
Low in staff areas
Lifts 
Dedicated & Shared
High/Low
High in public lifts
 
Low in staff lifts 
Stairwells 
Dedicated & Shared
High/Low
High in public 
stairwells and 
escalators 
Low in staff stairwells 
Main Reception 
Dedicated
Medium
Low in staff side
High in public side 
Breakout areas  
Was shared now 
Low
low 
dedicated by function 
 
 
 
Review who is responsible for provision of support services  
Service Provision 
Managed by
Risk
Select Option 
Security / Reception 
NR 
Low in non‐public
 
Medium 
High in public 
Building Opening Hours 
NR 
High
Building open 04:30 –
 
02:00 daily  
Lift provision and maintenance 
NR 
Low
Multiple lifts to each 
 
 
platform and in staff 
areas – excellent 
maintained regime 
and emergency 
response standards in 
place 
Page 1 of 5 


OFFICIAL 
Principle 3 checklist                                                       
            
 
Cleaning of Tea Points / Kitchens 
Mitie
Low
Cleaned regularly and 
Landlord 
Medium 
at least hourly with 
Zoono applied every 
14 days – staff also 
briefed on their 
responsibilities to keep 
each other safe 
Cleaning of Toilets / Washrooms 
 Mitie
Medium 
Cleaned regularly and 
Landlord 
 
at least hourly with 
Zoono applied every 
14 days 
BOH – LOW 
FOH ‐ HIGH 
Cleaning common areas (reception, 
Mitie
MEDIUM
Cleaned regularly and 
lifts, stairwells, corridors, entrances 
Landlord 
 
at least hourly with 
etc) 
Zoono applied every 
14 days 
BOH – LOW 
FOH ‐ HIGH 
Cleaning occupied areas (office/ 
NR / Mitie
Low
Cleaned regularly and 
depot demised areas) 
 
 
at least hourly with 
Zoono applied every 
14 days 
Waste Management 
NR / Mitie
Medium 
Excellent waste 
 
 
management 
protocols in place – 
deemed medium due 
to the removal of 
public waste 
Building Maintenance 
NR 
Medium 
Maintained to a good 
 
standard by Network 
Rail Works Delivery 
risk is medium due to 
maintenance staff 
having to work from of 
house (with control 
measures to keep 
them safe) 
Pest Control 
Mitie
Medium 
Good level of pest 
 
control management 
protocols in place – 
deemed medium due 
public area pest 
control 
 
Business Critical Equipment 
Determine whether business critical equipment/kit is available on sites and required to deliver ongoing 
activity 

 
List Business Critical Equipment 
Only available on this site Yes/No 
Page 2 of 5 


OFFICIAL 
Principle 3 checklist                                                       
            
 
Life Safety Systems – fire alarm – detection, 
Yes  
suppression, dry risers, sprinkler systems, fire 
control systems 
Life safety systems – impulse fans 
Yes  
Life safety systems 
Yes  
Escalators/lifts – required for evacuation of the 
Yes  
station due to fire strategy  
Control room – all life safety systems and station 
Yes  
operational systems are controlled via the control 
room 
Hinterland – incoming critical supplies (power, water   
and gas) 
 
Operational Front‐Line Staff Protected 
Review whether workplace is occupied by Front Line Staff
 
Yes/No
Does workplace have front line staff in occupation?
Yes  
If yes, can workplace be adequately divided to segregate 
Yes in non‐public areas and yes to 
operational and non‐operational staff? 
a certain extent in public areas 
dependant on the levels of 
passenger footfall. 
If colocation of operational and non‐operational staff is 
Control measures include: 
unavoidable what control measures will be implemented? 
Face coverings provided for staff 
Sneeze screens where appropriate 
Distancing guidance markers 
Reminder posters to clean hands 
Occupancy levels of toilets 
Relocation of shared mess rooms 
Restriction in the amount of 
seating in public and non‐public 
areas 
Hand sanitiser stations at all entry 
and exit points and critical public 
and non‐public areas 
Portable hand was basins in critical 
public areas 
 
Workplace Location  
Review the risk of commuting to the workplace
 
Yes
Does the workplace provide a staff car park?
Yes ‐ FOC 
Is the workplace on a busy commuter hub
It is a busy commuter hub 
Are the multiple commuting options 
Yes  
Page 3 of 5 


OFFICIAL 
Principle 3 checklist                                                       
            
 
What control measures will be implemented to assist with 
Control measures include: 
complying with 2mtr social distancing? 
Face coverings provided for staff 
 
Sneeze screens where appropriate 
Distancing guidance markers 
Reminder posters to clean hands 
Occupancy levels of toilets 
Relocation of shared mess rooms 
Restriction in the amount of 
seating in public and non‐public 
areas 
Hand sanitiser stations at all entry 
and exit points and critical public 
and non‐public areas 
Portable hand was basins in critical 
public areas 
 
Accessible Workspace Review 
Accessibility 
Yes 
Risk 
Does access to the NR demised area require use of a lift? 
Yes 
High in public areas
Low in non‐public areas 
Does the main entrance allow for social distancing?
Yes 
Public areas ‐ Low at 
current footfall levels 
High at current 2m 
distancing during normal 
peak footfalls 
Medium at peak footfall 
levels if distancing is 
reduced to 1m – Marc 
Caplan data from the 
station capacity team. 
Non‐public areas – low  
Are other entrances available to reduce footfall?
Yes 
As above 
Are stairs available for transit between all floors?
Yes, and lifts and 
Public areas ‐ Low at 
escalators (within 
current footfall levels 
the public demise) 
High at current 2m 
distancing during normal 
peak footfalls 
Medium at peak footfall 
levels if distancing is 
reduced to 1m – Marc 
Caplan data from the 
station capacity team. 
Non‐public areas – low  
 
 
 
 
Page 4 of 5 


OFFICIAL 
Principle 3 checklist                                                       
            
 
Assessment justification  
Does the assessment prove that the building is low risk to comply with social distancing measures? 
The back of house areas are low risk due to the control measures. However, the front of house areas would fall 
into the medium category due to them being public demises. 
 
 
 
 
 
What measures will be taken to reduce any medium/high risks identified? 
The station has a recovery plan in place which gives guidance on how to manage the crowds in public areas and 
understands the thresholds provided by the station capacity team which may require intervention from the 
station teams. 
 
 
 
 
 
 
For use by the Covid‐19 buildings manager 
Date Received  
19/06/2020
Actions required 
Potential temperature testing of all staff when they book on site 
 
Actions taken 
Aside from the action required above it is my belief that the station has done 
everything possible to reduce the risk to as low as is reasonably practicable to 
passengers and staff. 
Feedback to line manager
 
 
 
 
Page 5 of 5