This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Preventing and dealing with sexual harassment'.


Human Resources Policies & Procedures 
 
 
 
DIGNITY AT WORK AND STUDY POLICY 
1.  POLICY STATEMENT 
 
1.1 Leeds  Trinity  University  aims  to  provide  a  compassionate,  respectful  and  inclusive 
working  and  learning  environment  which  is  free  from  harassment,  bullying  or  unfair 
discrimination. The University expects that all individuals  will be treated with respect 
and consideration. 
 
1.2 The  University  recognises  that  harassment  can  have  a  detrimental  effect  upon  the 
performance, morale, confidence, health and learning of those who are affected by it. 
The University has a zero tolerance approach to harassment, bullying or victimisation 
and any breach of this policy could lead to formal disciplinary action being taken, which 
may include dismissal or expulsion from the University. 
 
1.3 The  purpose  of  this  policy  is  to  minimise  the  possibility  of  harassment,  bullying  or 
victimisation  occurring  and  to  ensure  that  adequate  procedures  are  available  when 
needed. 
 
2.  SCOPE 
 
2.1  This  policy  applies  to  bullying,  harassment  or  victimisation  by  a  member  of  staff 
against  another  member  of  staff,  a  student1 against  a  student,  a  member  of  staff 
against a student and a student against a member of staff. This policy also aims to 
protect  members  of  staff  and  students  from  harassment  by  third  parties,  such  as 
external contractors and agencies working for the university. 
 
3.  DEFINITIONS OF HARASSMENT 
 
3.1 General definition: 
 

Harassment is unwanted physical, verbal or non-verbal conduct which subjects 
an  individual  or  group  of  individuals  to  unwelcome  attention,  intimidation, 
humiliation,  ridicule,  offence  or  loss  of  privacy.  It  is  usually  characterised  by 
persistent  behaviour,  although  a  single  incident  may  be  serious  enough  to 
constitute harassment and justify a complaint. 
 
Harassment  of  one  person  by  another,  whether  based  on  any  of  the 
characteristics below, or not, is deemed to be unacceptable at the University 
and should be reported under this policy. 
Under the Equality Act 2010, harassment will amount to discrimination if it is: 
On the grounds of age 
Related to a person’s disability or health condition (including mental 
health) 
On racial grounds 
On grounds of religion or belief (including none) 
Sexual in nature 
On grounds of sexual orientation 
 
1 The term “student” applies throughout the policy to al  those studying with us, whether full 
or part- time, including apprentices. 
DATE OF ISSUE: January 2019 
[1] 
AUTHOR: Human Resources 
 


Human Resources Policies & Procedures 
 
 
 
On the basis of gender 
On the basis of pregnancy or maternity 
 
Harassment may also amount to discrimination where an individual 
experiences: 
 
• Harassment  on  the  grounds  that  they  are  related  to,  or  associate  with 
someone  with  a  protected  characteristic  (ie  age,  disability,  gender,  race, 
religion,  sexuality,  gender  reassignment  or  identity).  This  is  known  as 
harassment by association. 
 
• Harassment on a mistaken perception that a person has or  does not  have 
a  protected  characteristic  (ie    age,    disability,    gender,    race,    religion, 
sexuality,  gender  reassignment  or  identity).  This  is  known  as  perceptive 
harassment. 
 
The University will not tolerate harassment or discrimination of any kind. 
 
3.2 Sexual or Gender-based Harassment 
 
3.2.1  Sexual harassment is unwanted conduct of a sexual nature which is offensive 
to the recipient. 
 
3.2.2  Gender-based harassment is unwanted physical, verbal or non-verbal conduct 
on the basis of an individual’s gender or gender identity which is offensive to 
the recipient. 
 
3.2.3  Sexual harassment often, but not always, arises between people of unequal 
organisational status. The University will regard the abuse of a position of 
authority very seriously. 
 
3.2.4  The most common form of sexual harassment is of women by men, but sexual 
harassment of men by women or within the same sex does occur. All are 
equally unacceptable. 
 
3.2.5  Examples of sexual or gender-based harassment include the following: 
 
• 
Unnecessary and unwanted physical contact 
 
• 
Sexual innuendo and sexual expletives 
 
• 
Unwelcome advances, attention, invitations or propositions 
 
• 
Unwelcome or lewd references to a person’s physical features, figure 
or dress 
 
• 
Suggestive  and  unwelcome  comments,  looks,  attitudes  or  jokes 
 
• 
Sexist graffiti or the display of pornographic, degrading or indecent 
material 
 
• 
Electronic transmission of pornographic, degrading or indecent 
material 
DATE OF ISSUE: January 2019 
[2] 
AUTHOR: Human Resources 
 


Human Resources Policies & Procedures 
 
 
 
• 
Threats of academic failure or promises of promotion/training in 
exchange for sexual favours 
 
• 
Any criminal behaviour, such as indecent exposure, sexual assault or 
rape (see section 6) 
 
3.3 
Racial or religious harassment 
 
3.3.1  Racial  or  religious  harassment  is  conduct  based  on  race,  religion,  colour, 
nationality or  ethnicity, which is offensive to the recipient(s), and can include 
hostile or offensive acts or expressions by a person or group against another 
person or group, or incitement to commit such an act. Racial harassment can 
also arise from exclusion and/or omission. 
 
3.3.2  Examples of racial or religious harassment include the following: 
 
• 
Derogatory name-calling 
 
• 
Insults, racist or religious-based jokes 
 
• 
Racist graffiti or the display or transmission of offensive material 
 
• 
Verbal abuse or intrusive questioning about racial or religious issues 
or racial origins 
 
• 
Gestures or physical threats or attacks 
 
• 
Deliberate exclusion from activities, social or otherwise 
 
• 
Ridicule of an individual for cultural differences such as appearance, 
dress, diet, or ethnic background 
 

BULLYING 
 
4.1 
Bullying is threatening, abusive, intimidating or insulting behaviour which may 
be an abuse of power, position or knowledge, which can result in the recipient 
feeling  threatened,  undermined,  belittled  and  can  erode  an  individual’s 
confidence. 
 
4.2 
Examples of bullying behaviour include the following: 
 
• 
Shouting 
 
• 
Sarcasm 
 
• 
Threatening behaviour or remarks 
 
• 
Derogatory  or  belittling  remarks  regarding  appearance,  job 
performance or personal attributes 
 
• 
Persistently ignoring or patronising a person/persons 
 
• 
Subjecting someone to unreasonable group pressure 
DATE OF ISSUE: January 2019 
[3] 
AUTHOR: Human Resources 
 


Human Resources Policies & Procedures 
 
 
 
4.3 
Bullying is not confined to open, derisory remarks or aggression, but can also 
be subtle and devious, resulting in an individual being singled out, demeaned 
and devalued. 
 
4.4 
Bullying  can  be  carried  out  by  an  individual  or  a  group  of  individuals.  It 
frequently  involves  someone  in  a  position  of  authority  bullying  someone in  a 
more junior position. However, bullying of people in a more senior position by 
people in a more junior position and between people in equal positions could 
occur. All are equally unacceptable. 
 
4.5 
Vigorous speech and comment, academic debate can be distinguished from 
bullying behaviour. However, care should be taken to ensure that neither 
staff nor students are made to feel intimidated. 
 
4.6 
In relation to staff, managers are entitled to provide constructive feedback, to 
outline areas where improvement is needed and to instigate formal procedures 
where necessary. This does not constitute harassment and bullying. 
 

RESPONSIBILITIES 
 
5.1 
All University staff and students are expected to comply with the requirements 
of  this  policy  and  to  take  steps  to  ensure  that  they  display  appropriate, 
professional and respectful behaviour at all times. 
 
5.2 
The  University  recognises  that  harassment,  bullying  and  discrimination  are 
sometimes linked to equality and diversity issues. All staff are responsible for 
familiarising themselves with the University’s Equality and Diversity Policy. 
 
5.3 
Managers  have  a  particular  responsibility  for  taking  all  reasonable  steps  to 
ensure that harassment does not occur in the area of work for which they are 
responsible.  Managers  should  also  be  responsive  and  supportive  to  any 
member of staff who complains about harassment, provide full and clear advice 
on the procedure to be adopted and ensure that there is no further problem of 
harassment or victimisation after the complaint has been resolved. 
 
6. 
PROCEDURES FOR DEALING WITH HARASSMENT 
 
Anyone who believes that he/she is the subject of harassment in any form 
can take the following steps: 
 
6.1 
Informal action: 
 
6.1.1  If at all possible, those who believe they are the subject of harassment should 
tell  the  person(s)  concerned  that  their  behaviour  is  causing  offence  and  ask 
them to stop. It may be useful to have a note of incidents including times and 
dates  in  order  to  be  able  to  give  examples  of  the  behaviour  that  may  have 
caused offence. 
 
6.1.2  If an individual has attempted to address the issues or alternatively does not 
feel able to do so without support and assistance, he/she may seek confidential 
help and advice from any of the following: 
 
• 
Their personal tutor, or any member of academic staff 
DATE OF ISSUE: January 2019 
[4] 
AUTHOR: Human Resources 
 


Human Resources Policies & Procedures 
 
 
 
• 
Their line manager or Head/Director of their School/Department 
 
• 
An appropriate trade union representative 
 
• 
A member of the Human Resources Department or, for students, the 
Director of Student Services 
 
• 
The Student Union 
6.2 
Formal action: 
 
6.2.1  If the problem persists, or if an incident is sufficiently serious, the individual will 
provide a written statement, which should include details of what has happened 
and how this is affecting the individual. Complaints of harassment, bullying or 
victimisation should be referred to the appropriate person, as set out in the table 
below. 
 
Type of Complaint 
To be referred to 
Complaint about a colleague’s 
The complainant’s line manager, their 
behaviour 
Trade Union or Human Resources 
Staff  complaint  about  their  line  The line manager’s line manager, 
manager 
their Trade Union, or Human 
Resources 
Student  complaint  about  another  Student Union, or Student Services 
student 
Student complaint about a member 
The Head/Director of 
of staff 
School/Department, Student Services 
or the Student Union 
Staff complaint about a student 
Their Head/Director of 
School/Department. 
 
6.2.2  Human  Resources,  or  Student  Services  will  advise  on  and  support  the 
coordination  of  the  investigation,  which  will  include  the  identification  of  an 
appropriate  Investigating  Officer.  The  Investigating  Officer  will  carry  out  a 
thorough  investigation  and  make  recommendations  for  action  to  Human 
Resources or Student Services. 
 
6.2.3  The Investigating Officer will meet with the complainant to discuss their findings 
and will confirm these in writing, subject to third party rights and data protection. 
The investigation process should be completed within 30 days of receipt of the 
written complaint wherever possible. 
 
6.2.4  In  most  cases  the  individuals  concerned  will  be  able  to  continue  working  or 
studying  pending  the  outcome  of  the  investigation.  In  exceptional 
circumstances  it  may  be  necessary  for  the  Director  of  Human  Resources  or 
Director of Student Services to review these arrangements with the individuals 
concerned. 
 
6.2.5  If,  at  the  conclusion  of  the  investigation,  it  is  judged  that  the  matter  is  of  a 
sufficiently  serious  nature  as  to  warrant  consideration  of  disciplinary  action, 
then no such action will be taken without invoking the appropriate disciplinary 
procedure. 
DATE OF ISSUE: January 2019 
[5] 
AUTHOR: Human Resources 
 


Human Resources Policies & Procedures 
 
 
 
6.2.6  However,  in  cases  where  there  is  a  prime  facie  case  of  gross  misconduct,  the 
University  reserves  the  right  to  proceed  directly  with  an  employee  or  student 
disciplinary  process,  in  order  to  prevent  unduly  lengthy  and  duplicated 
investigations. 
 
7. 
CONFIDENTIALITY 
 
7.1 
Issues of harassment will be dealt with in a confidential manner and the decision 
as  to  whether  or  not  a  complaint  should  be  taken  forward  will  rest  with  the 
complainant. 
 
7.2 
It must be recognised that there may be instances in which confidentiality cannot 
be  maintained.  In  exceptional  circumstances  action  may  be  taken  against  the 
wishes of a complainant in order to address an unacceptable risk. Where possible, 
confidentiality  will  not  be  compromised  without  the  complainant  being  consulted 
and having the opportunity to take advice. 
 
8. 
CRIMINAL OFFENCES 
 
If  a  criminal  offence  such  as  harassing  phone  calls,  physical  assaults,  indecent 
exposure or rape take place, the individual will be advised to report the matter to 
the police and the University will refer such cases automatically to its Disciplinary 
Processes. 
 
 
9. 
VEXATIOUS COMPLAINTS 
 
Complaints  of  harassment  are  treated  seriously  by  the  University.  It  should 
therefore  be  noted  that  anyone  found  to  be  making  mischievous  or  malicious 
complaints will be subject to the appropriate disciplinary procedures. 
 
DATE OF ISSUE: January 2019 
[6] 
AUTHOR: Human Resources