This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Exact Procedure for Book Selection and Donations'.


 
 
 
 
  
 
Information Governance  
People, Policy and Performance 
 
Information Governance 
 
Ask for: Information Governance 
Newham Dockside  
 
Email: xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx 
1000 Dockside Road  
  
 
London  
                                      FOI Reference :  817230 
E16 2QU 
 
  
Date:   11th August 2020 
 
 
 
 
 
 
 
Dear Mr Barnard, 
 
 
Freedom of Information Act 2000 
Subject: Library Services 
 
We  write  with  regard  to  your  recent  enquiry  for  information  held  by  the  Council  under  the 
provisions of the Freedom of Information Act 2000.  
 
 
 
Request and Response 
 
Newham  Libraries  has  stated,  in  informal  exchanges  via  recent  direct  mail  on  Twitter,  that 
although  collection.hq  seem  to  manage  the  book  stock,  the  selection  of  titles  is  manual. 
Please correct this, if it's inaccurate. 
 
1.1 

If  so,  I'd  like  the  step  by  step  procedure  for  selecting  the  books,  criteria,  decision 
makers (give job titles, if you wish rather than 'people') how, from where (collection.hq only or 
other sources?) and when it is done. Frequency and budget numbers too, if available.  
 
As  previously  advised,  we  use  various  processes  for  selecting  books  to  purchase.  
We purchase approximately 30,000 books per annum. 
 
1. 

Our  stock  manager  provides  our  major  suppliers  (Askew  &  Holt)  with  a 
specification per library based on the types and quantities of stock that we want.  This 
is  a  dynamic  relationship  as  books  published  year  to  year  vary  and  we  hold  regular 
contract  monitoring  meetings  in  addition  to  maintaining  a  continuous  dialogue  with 
them.  Our stock officer updates the specification annually and reviews it throughout 
the year. 
2. 

We  purchase  community  language  stock  from  specialist  suppliers  dependent 
on  the  language  required.    We  purchase  stock  in  the  6  UN  languages  and  any 
language which is spoken by more than 2% of Newham residents.  All members of the 
stock team are involved. 

People at the Heart of Everything We Do 


 
3. 
We purchase audiobooks from a range of suppliers (audiobook suppliers have 
exclusivity over titles).  All members of the stock team are involved. 
4. 

We  purchase  local  history  /  interest  items  that  cannot  be  procured  through 
library  booksellers  via  Newham  Bookshop.    The  stock  manager  works  directly  with 
Newham Bookshop. 
5. 

Our staff (both frontline and stock team) identify areas of stock that are missing 
from our collections and research the best titles to purchase. 
6. 

The stock team identify titles to support specific promotions that are happening 
–  Blooming  Forest  Gate  promotion,  Car  Free  Day,  Black  History  Month  etc.    Each 
library  tends  to  have  3  or  4  promotions  per  month  (some  are  rotated  around  the 
borough,  others  are  unique  to  that  library)  for  which  the  stock  team  identifies  the 
stock to purchase 
7. 

The  stock  team  consults  specialist  lists  such  as  Stonewall  100  to  ensure  that 
we have key titles. 
8. 

The stock team uses industry publications to keep abreast of key publications 
within the year and order as required. 
 
Our Stock Team consists of: 
1xStock Manager 
1xStock Officer 
1xStock Assistant 
 
The  Stock  Team  sits  within  the  Service  Development  Team  and  the  Stock  Manager 
reports to the Service Development Manager who is the Strategic Lead for Libraries in 
Newham.    Currently  the  Service  Development  Manager  is  the  Chair  of  London 
Libraries  (formerly  the  Association  of  London  Chief  Librarians)  and  sits  on  the 
advisory board of Libraries Connected (formerly the Society of Chief Librarians) and is 
a member of The Libraries Consortium strategy group, as well as a board member. 
 
There is a budget of £311, 700 for physical books and audiobooks. 
 
 
 
1.2 
Newham  Libraries  has  offered  in  the  past  to  process  'suggestions',  so  is  there  a 
formal procedure for accepting or rejection? Please give the same description as 1.1 above.  
 
There  is  a  process  for  both  reservations  and  for  suggestions  –  please  see  attached 
policy. 
 
Reservations  are  for  specific  requests.    This  could  be  at  the  title  level  or  may  be  as 
detailed as specific publication date and / or edition. Reservations can be made online 
or  by  contacting  one  of  the  libraries  in  Newham  or  the  stock  team 
(xx.xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx).
 
 
There are also charges applicable to some reservations. 
 
Reservations  of  stock  available  from  TLC  -  Free  and  reserved  by  the  customer 
themselves on the catalogue or with staff assistance 

People at the Heart of Everything We Do 


 
 
Reservations  of  stock  not  available  from  TLC  -  This  is  a  staff  assisted  process  that 
costs £2 per item.   
 
Reservations of stock only available at British Library - Staff assisted and cost is £15 
per item 
 
 
Suggestions are more general and tend to be for a subject area, author, type of book.  
Suggestions can be made online via the suggestions form or by contacting one of the 
libraries in Newham or the stock team.  They could also be made via a Twitter DM. 
 
 
 
1.3 
Is there a formal procedure for book and other (DVD, CD, for example) donations to 
the libraries? If so, please give the same description as above 1.1 above. If you are unable to 
accept donations, please give the reasoning behind this. 
 
The  donations  policy  is  attached.    However,  in  general,  the  library  does  not  accept 
donations  unless in  very  specific  circumstances  as  outlined in  the policy.    There  are 
several  reasons  for  this.    The  large  quantity  of  donations that  are  offered to libraries 
would  be  costly  to  process.    The  majority  of  items  would  be  unsuitable  for  usage 
(generally in average to poor condition).  Additionally, they would not be ‘processed’ 
for library usage (catalogued,  barcoded, RFID tagged, covered) and for a library staff 
member  to  do  this  costs  the  service  approximately  £5-8  per  book,  based  on  20-30 
minutes  processing  per  book.    For  the  majority  of  fiction  books  this  is  more  costly 
than  purchasing  new  (and  processed)  books  from  a  library  book  supplier.    As  a 
member  of  a  consortium,  we  benefit  from  significant  discounts  on  all  new  book 
purchases. There is also staff time involved in sifting through the quantities of books 
donated.    The  service  would  then  need  to  dispose  of  the  items  not  required  which 
could  incur  further  costs.    Non-fiction  books  that  are  donated  could  also  contain 
outdated information which in some cases could be dangerous or at least misleading.  
Whereas we are assured that new non-fiction titles purchased from our suppliers  are 
current. 
 
 
 
Please quote the reference number 817230 in any future communications. 
 
 
If  you  are  dissatisfied  with  the  handling  of  your  request,  you  have  the  right  to  ask  for  an 
internal review. Internal review requests should be submitted within two months of the date of 
receipt of the response to your original letter and should be submitted to the contact details 
given above. 
  
If  you  are  stil   dissatisfied  with  the  Council’s  response  after  the  internal  review  you  have  a 
right of appeal to the Information Commissioner at:  www.ico.org.uk 
 
People at the Heart of Everything We Do 


 
 
 
 
If  you  require  any  further  information  or  are  not  happy  with  our  response  please  do  not 
hesitate  to  contact  a  member  of  our  team  on  (020)  8430  2000  or  email  us  at 
xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely, 
 
 
 
Information Governance 
Newham Council 
People at the Heart of Everything We Do