This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Northern and LNER Covid19 response queries'.


Mr Steven Burton 
Senior Correspondence Manager 
Department for Transport 
Great Minster House 
33 Horseferry Road 
 
London 
 
SW1P 4DR 
 
 
Web Site: www.gov.uk/dft 
 
Mr Glynn Magheramorne 
Our Ref: F0018569 
[By email:  
  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx] 
10 July 2020 
 
 
 
 
 
 
Dear Mr Magheramorne, 
 
Freedom of Information Act Request – F0018569 
 
Thank you for your Freedom of Information (FOI) request of 14 June 2020. You requested 
the following information:  
 
‘Can you detail any relevant correspondence between yourselves and either 
Northern Rail / LNER regarding the following matters related to the Covid 19 
response please: 
 
- The procurement of seat coverings by Northern, showing seats not in use. 
- The decision by LNER to close toilet facilities at major stations, which resulted in 
no handwashing facilities, denying passengers the ability to comply with 
Government guidance to wash hands regularly 
- The decision by LNER to make their trains reservation compulsory; in particular 
any information regarding an end date or reviews scheduled to take place, and 
confirmation that this change is only temporary. 
 
If no information is held, it will be assumed that these companies did not consult 
with DfT and made these decisions unilaterally.’  
 
I am writing to let you know that your request has been considered under the FOI Act 2000 
and that the Department has completed its search for the information. I can confirm that 
the Department does hold information which falls within the scope of your request. 
 
Please find attached correspondence between the Department and LNER and the 
Department and NTL which falls within the scope of your request. The names and direct 
contact details of the Department’s junior officials (that is staff below the senior civil 
servant grade) and those of external stakeholders have been redacted from the attached 
information in reliance on the third party personal information exemption at section 
40(2)&(3) of the FOI Act 2000 (see Annex A for the full text of the exemption).   
 
These individuals are not in public facing roles and therefore have a reasonable 
expectation that their names and direct contact details will not be placed into the public 
domain. To do so would be unfair and would contravene current data protection legislation. 
Section 40 is an absolute exemption so does not require a public interest test.  

 
Information contained in the attached correspondence which does not fall within the scope 
of your request has also been redacted.  
 
The Department permitted certain operators to implement mandatory reservation 
requirements during the COVID-19 outbreak as a way of managing social distancing on 
board their trains. There are particular benefits to this over alternative approaches for long 
distance operators, because it can help to prevent queues from forming at stations, it 
protects the ability to travel for passengers at intermediate stations, and it can enable 
passengers to plan ahead effectively by being certain of which trains they will be able to 
use. It is a temporary measure which will be subject to review every two months.  
 
The Department does not hold information in regard to toilet closures. 
 
If you are unhappy with the way the Department has handled your request or with the 
decisions made in relation to your request you may complain within two calendar months 
of the date of this letter by email to the Department’s FOI Advice Team at: 
 
E-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx  
  
Please send or copy any follow-up correspondence relating to this request to the FOI 
Advice Team to help ensure that it receives prompt attention. Please also remember to 
quote the reference number above in any future communications. 
 
Please see attached details of the Department’s complaints procedure and your right to 
complain to the Information Commissioner. 
 
Yours sincerely 
 
Steven Burton 
Senior Correspondence Manager – Passenger Services 
 
 
 

Your right to complain to the Department and the Information Commissioner 
 
You have the right to complain within two calendar months of the date of this letter about 
the way in which your request for information was handled and/or about the decision not 
to disclose all or part of the information requested. In addition, a complaint can be made 
that the Department has not complied with its FOI publication scheme. 
 
Your complaint will be acknowledged and you will be advised of a target date by which to 
expect a response. Initially your complaint will be re-considered by the official who dealt 
with your request for information. If, after careful consideration, that official decides that 
his/her decision was correct, your complaint will automatically be referred to a senior 
independent official who will conduct a further review. You will be advised of the outcome 
of your complaint and if a decision is taken to disclose information originally withheld this 
will be done as soon as possible.  
 
If you are not content with the outcome of the internal review, you have the right to apply 
directly to the Information Commissioner for a decision. The Information Commissioner 
can be contacted at: 
  

Information Commissioner’s Office  
Wycliffe House  
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
 
 
 
Annex A 
 
Extract – Section 40 Personal Information Exemption. 
 
(2) Any information to which a request for information relates is also exempt information 
if— 
 
(a) it constitutes personal data which does not fall within subsection (1), and 
 
(b) the first, second or third condition below is satisfied. 
 
(3A) The first condition is that the disclosure of the information to a member of the public 
otherwise than under this Act— 
 
(a) would contravene any of the data protection principles, or 
 
(b) would do so if the exemptions in section 24(1) of the Data Protection Act 2018 (manual 
unstructured data held by public authorities) were disregarded. 
 
(3B) The second condition is that the disclosure of the information to a member of the 
public otherwise than under this Act would contravene Article 21 of the GDPR (general 
processing: right to object to processing). 
 
(4A) The third condition is that— 
 
(a) on a request under Article 15(1) of the GDPR (general processing: right of access by 
the data subject) for access to personal data, the information would be withheld in reliance 
on provision made by or under section 15, 16 or 26 of, or Schedule 2, 3 or 4 to, the Data 
Protection Act 2018, or 
 
(b) on a request under section 45(1)(b) of that Act (law enforcement processing: right of 
access by the data subject), the information would be withheld in reliance on subsection 
(4) of that section.