This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Procurement process documentation which resulted in the appointment of Surfacing Standards Ltd.'.



                                                                     
 
 
 
 
Feasibility Report for Installation of a Step 6 Community Ground and 3G playing pitch. 

 
 
Introduction 
 
On behalf of West Berkshire Council, Charles Lawrence Surfaces were asked to visit three proposed 
sites in the Newbury area: Northcroft Playing Fields, Henwick Worthy Playing Fields, and The 
Diamond. The initial site visits to the three proposed sites were undertaken on Tuesday 14th January, 
looking potential access constraints and overall suitability on site. 
 
Sites and Observations 
 
Northcroft Playing Fields; grid reference: Easting 446597; Northing 167278 – location Northcroft 
Lane West, Newbury. 
Access to the site is down Northcroft Lane which is a small tree lined lane running from a built up 
area to the Northcroft Leisure Centre; whilst on site the lane is well used with cars going to the 
carparks for the leisure centre and playground. Concern would be that trucks and HGVs will struggle 
getting down the lane, and will not be able to swing in or out of the proposed site entrance of the 
Newbury Cricket Club without any modification to the existing entrance way and potential road 
adjustment. 
The area is, and it is assumed that it will continue, shared with Newbury Cricket Club, the close 
proximity that the cricket pitch and the existing natural football pitch share would raise a concern 
when both areas are in use at the same time. Any additional car parking requirements will need to 
be reassessed if it is required given that the there is an existing car park close by.  
For any clubhouse works consideration will need to be considered regarding rejuvenating the 
existing cricket pavilion and the changing rooms. 
 
Henwick Worthy Playing Fields; grid reference: Easting 450194; Northing 167887 – location Henwick 
Lane, Henwick, Thatcham. 
Access to the site is via Henwick Lane; which links to Bath Road which is a busy through road. 
Henwick Lane has speed bumps along the road; the entrance point would be suitable for HGV 
access.  
The existing (lower) natural grass area is utilised by 10 natural turf football pitches, and has two 
artificial cricket wickets. There is an existing access ramp for vehicle use, which is in close proximity 
of the site entrance. With 10 natural turf pitches indicates there is plenty of room with this site; it 
would be our intention to locate this new development near to the existing car park and facilities. 
The upper area next to the existing synthetic turf pitch was viewed but deemed to have not enough 
space to accommodate the proposed artificial pitch footprint, as well difficult access issues. 
The existing site has an existing car park as well as multiple buildings on the site; depending on their 
current usage and capacity could this site be used whether there would be any requirement for 
additional car parking spaces or club house facilities? 
 
The Diamond, Greenham, Newbury; grid reference Easting 448883; Northing 165484 – location 
Pigeon’s Farm Road, Greenham, Newbury. 
1 | P a g e  
 



                                                                     
 
 
Access to the site is via Pigeons Farm Road, entrance point is in the corner next to the existing skate 
park facilities, the entrance point will need to be developed. The road access has speed bumps and 
bus stops on the route, with room for HGV access. 
The site has and existing football pitch with a skate park to one side and gym/exercise park 
equipment to the other side, with a portacabin changing facilities in a hard standing recess. It is 
assumed that the skate park and gym/exercise park equipment will remain in place. 
The site is generally flat with a depression around the far side of the area; from the existing football 
markings there will be a pinch point where the depression and the edge of the corner of the pitch 
would be. 
 
Surveys 
 
During the short period that was available for this feasibility survey of the three proposed sites, no 
information has been gathered on the suitability of the ground, any drainage considerations, and 
any power and/or services considerations. At this point we have assumed that the ground conditions 
are suitable for building on and the sub soil contains no contaminants, that the pitch areas can be 
drained into a purpose built soakaway, that suitable power is available for the floodlights, and that 
all required services for any clubhouse building are close to the proposed areas.  
 
Design and Layout of the Proposed Pitch 
 
Our illustrations of the three potential sites include a proposed pitch footprint of 114.0m x 78.0m, 
containing a 106.0m x 70.0m synthetic playing area, with one 20.0m x 2.0m dugout recess, a 4.0m 
wide tarmac hard standing surround.  
 
We have assumed that we will remove an average of 200mm topsoil, which will be put into a bund  
on site, installation of 250mm deep stone sub-base, with lateral drainage installed at every 10m 
centres with a perimeter drain, the perimeter drain will connect to carrier drain leading the 
soakaway. One course 40mm layer porous macadam to the synthetic turf area, with two course 65 
mm layer porous macadam to the hardstanding spectator areas. No allowance has been included for 
any external paths. 
 
The outer perimeter fencing will be a 4.5m high twin wire fencing, with the internal pitch side 
fencing being 1.2m high twin wire rebound spectator fencing. 8 column LED floodlighting system 
achieving 200 lux – it is assumed that suitable power will be available within 50.0m. 
 
Within our budget prices we have also included for appropriate maintenance equipment with 
storage container, 100 people seated stand, as well as two dugouts and one set of full size 3G 
football goals, two sets of 9v9 3G football goals, and four sets of 5v5 3G football goals. 
 
Constraints and Recommendation 
 
The Northcroft Playing Fields proposed pitch (as illustrated) will not fit in the same position as the 
existing football pitch; the option to allow the pitch layout is to rotate the pitch, but this will mean 
that the cricket pitch would need to relocate. Alternatively reducing the dimensions and altering the 
layout potentially mean it could fit, but then this will mean that it will not classify under step 6. 
 
2 | P a g e  
 




                                                                     
 
 
Further, if this area is to be a standalone facility with no ties with the leisure centre, space and site 
access will be an issue. It is assumed that the cricket team will remain based on this site, and there 
field boundary will be close to the proposed pitch footprint, and would require ECB ball stop netting 
to safeguard player safety. Access and any potential car parking requirement will be difficult to 
accommodate on site, this is also assuming that a diversion of the existing footpath can not be 
moved.  
 
The Diamond proposed pitch (as illustrated) will not fit in the same position as the existing football 
pitch; there would be no option to rotate the pitch due to the size of the area. There is an option of 
reducing the dimensions and altering the layout potentially mean it could fit, but then this will mean 
that it will not classify under step 6.  
 
Consideration for car parking and a clubhouse/pavilion would need to be looked at on this site as 
there is potentially insufficient room; and you would also need to consider removing the existing 
skate park and gym/exercise park equipment. It has been assumed that development work will not 
be permitted to the grass area on the road side, other than any entrance to the site works. 
 
Henwick Worthy Playing Fields offers the best solution all round as there is plenty of space on the 
lower level natural turf area. In the illustration we have positioned the proposed pitch near to the 
banking to minimise the requirements for paths. We’ve assumed that within the site the use of the 
existing facilities and car parking can and will be utilised, with a longer term view of extending the 
facilities if it is deemed necessary by West Berkshire Council and/or the Football Club. 
 
Costings 
 
A brief overview of the proposed 114.0m x 78.0m synthetic pitch footprint, a more detailed 
breakdown is included as part of our submission. The costs are for budget purposes and subject to 
change depending on the actual requirements set out. Prices are correct as of January 2020; no 
allowance has been included to forecast future installation costings. 
 
The construction of the pitch will be completed within a 16 week programme, this is based on one 
continuous site visit, and subject to suitable weather during the period.  
 
 
3 | P a g e  
 



                                                                     
 
 
 
The clubhouse costs have been included as provisional costs, as potentially they will not be required 
if the Henwick Worthy Playing Fields is used. 
 
For on going floodlighting and fencing maintenance, future synthetic turf replacement see attached 
sheet 
 
Hire 
 
To utilise the facility we would estimate that you could hire the synthetic turf pitch for the below 
amounts: 
 
Full pitch circa £90.00 per hour* 
Third of pitch circa £34.00 per hour* 
 
*These prices are estimations only; Charles Lawrence Surfaces would recommend that you research 
the hire costs from similar facilities within the local area to ensure that the amounts requested per 
hour are in keeping to the local area. 
 
Usually community use 3G pitches to satisfy demand operate 7 days a week, with proposed hours 
for the synthetic turf pitch being 09:00 to 22:00 Monday to Sunday; however this is a generalised 
hours of usage, the facility may be required to implement a noise management plan to minimise the 
impact on local neighbours. 
 
Conclusion 
 
In conclusion Charles Lawrence Surfaces would recommend Henwick Worthy Playing as it offers the 
most practical solutions all round; plenty of room on site to build the proposed synthetic turf pitch, 
and there are existing on site car parking and facilities that could be utilised. 
 
Charles Lawrence Surfaces can further support the project by holding discussions with the user 
groups and West Berkshire Council to reach a clear objective for this project. From this we can 
produce full designs and specifications can be drawn up alongside contract documents all the while 
working to a clear budget. 
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