This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Sovereign Housing Inspection Report'.


      
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Appendix 2 
The Sovereign Housing Group – Compliance with Regulatory Code 2008/09 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
1. Viable 
 
 
 
 
 
 
1.1 
HAs must operate viable  (a) The association’s business plan 
Group Overview  
• 
The Group is in the process of 
 
businesses with 
demonstrates its priorities and 
• 
The Group has a sophisticated approach to business planning which is co-ordinated and managed 
planning the issue of a capital bond 
 
 
adequate recourse to 
strategy for achieving its objectives, 
centrally by the Group Treasury and Business Planning Team, which is part of the finance team.  During 
to secure future funding 
 
financial resources to 
including commitments to residents, 
the year the decision was made to replace the existing business planning models with the Brixx system.  
requirements across the Group and 
 
meet their current and 
lenders and rent restructuring 
The new system is more robust than that previously used and provides the consolidation tools required 
to enable sustained delivery of the 
 
future business and 
requirements.  
to manage a complex Group.  The implementation was carried out in conjunction with Tribal and the 
development programme. In 
 
financial commitments: 
models are now fully operational. 
addition, the Group continues to 
 
 
• 
Preparation of the business plans is a joint responsibility shared between the Parent and Partner 
research the availability and pricing 
 
members in accordance with a detailed SLA.  Consistent assumptions across the Group are used in 
of more traditional finance. 
 
preparing the plans which are stress tested to ensure the Group’s strategic objectives are achieved 
• 
The bond will be raised on behalf of 
 
whilst complying with lenders requirements. 
SHA, but with an on-lending facility 
 
• 
The business plan process is enshrined within the Intragroup Agreement and the Group Business 
for the Group.  
 
Planning Policy adopted by all Partner members.  In this context all business plans require Parental 
• 
In order to issue a bond a rating is 
agreement, following consideration by Partner member boards and approval is required to any 
necessary and this is at an advanced 
significant amendments. 
stage.  In addition, the 
• 
The business plans are prepared to give 5 and 30 year scenarios, together with a detailed annual 
documentation and security 
budget and expressed as Income and Expenditure Account, Cash Flow and Balance Sheet with 
processes are underway so that the 
commentary. 
Group is in a position to go to the 
• 
The underlying assumptions in the plans are regularly reviewed (currently on a monthly basis by 
market by September 2009. 
Directors and quarterly by the Board due to the volatility of the markets) taking account of the changing 
Evaluation of potential schemes to 
economic climate and operational results.  This allows us to monitor financial capacity and the ability to 
determine viability and timescales is 
support and subsidise new investments.   
taking place to support the final 
• 
Specific assumptions tested include: 
decision on whether to proceed with 
  Stock Investment Programme. 
the issue. 
  Future Development Programme. 
• 
In the meantime the programme to 
  Allowance for Risk Management. 
charge security to counterparties 
  Variations in economic assumptions. 
where the Group has standalone 
  Interest rate assumptions based on treasury plans. 
swaps is continuing in order to 
• 
Assumptions for the maintenance of newly developed properties are included in development scheme 
remove the risk of cash collateral 
viability appraisals and in the business plan at the same level of marginal costs, based on expected 
calls. 
replacement programmes and dates.  Assumptions for new properties are reviewed annually and 
• 
The WHP business plan has been 
agreed by the appropriate Partner member boards. 
incorporated in the Brixx model 
• 
Results are modelled individually for each Partner member to demonstrate compliance with loan 
utilising the Group’s economic 
covenants and business plan capacity since each organisation has its own direct funding relationships.  
assumptions as part of the 
The approved combined models then comprise the Group business plan capacity model.   
preparation for their joining the 
Group.  In accordance with the new 
• 
The Group has in place sufficient loan facilities to meet its committed development programme. 
 
Intragroup Agreement all WHP 
central functions moved to SHG with 
effect from 1 July 2009. This includes 
treasury management, business 
planning and audit and risk. 
 
 
 
 
 
 
 
1.1.1 
Based on a coherent 
(b) The Association’s business 
Stock condition  
• 
On 1 April 2009 WHP joined the 
and robust business 
planning is informed by asset 
• 
Business plan projections across the Group include full maintenance provision and appropriate 
Sovereign Development Consortium 
 
plan 
management information, which is 
scheduling of major repairs. Each Partner member within the Group maintains a database system of 
and from 1 July 2009 has adopted 
 
reviewed regularly 
property stock condition data, which is independently verified and regularly updated.  This is used to 
the component standards for new 
inform a 30 year Forward Maintenance Plan (FMP) and in particular to enable the publication of a 
properties used by the Group in the 
detailed 5-year programme of the required works.  The FMP is a major component of the Group 
evaluation of projects and for 
business plans and is subject to a rolling annual programme of review. The stock condition data held by 
business plan purposes. 
each subsidiary also allows ‘uneconomic’ properties to be identified, (properties where the ongoing cost 
• 
At the same time as the 
of maintenance exceeds the net redevelopment value). 
amalgamation of SHG and WHP, 
 
Kingfisher and HVHS, WHP’s two 
 
major subsidiaries, also 
Asset Management  
amalgamated.  This amalgamation 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
 1 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
• 
Each subsidiary has an active Asset Management Strategy (AMS) where redevelopment schemes are 
should remove the partial 
rigorously evaluated against a variety of standards before being modelled in business plans. The 
requirement of HVHS to make small 
approach uses a range of business indicators to identify the priority projects for disposal, regeneration 
numbers of asset sales to ensure its 
and reinvestment.  Each of SHA, VHA and THA has sites where stock is now being decommissioned 
asset management programme can 
 
and re-developed.  SHA and THA also have major refurbishment programmes underway on a number of 
be funded. 
sites. Investment in these activities is supported by an appropriate business case, which includes an 
• 
The Group has embarked on a 
optional appraisal and sensitivity analysis. The financial impact of any redevelopment is included within 
project to harmonise the standard of 
the business plan projections, and reviewed on an annual basis. 
its properties and services across the 
 
Group.  Currently all business plans 
Decent Homes Standard (DHS) 
contain asset management forecasts 
• 
All Partner members were DHS compliant in 2007/08 and will remain fully compliant by 2010, with the 
which will raise standards above 
exception of THA’s Somerford Estate which is being redeveloped and has a three year extension to 
DHS though not yet on a 
achievement of the DHS.  The extension is being regularly monitored by the TSA.  The first part of the 
standardised basis.  The database 
Somerford redevelopment programme, Cleveland Place, is due for completion in August 2009.  Further 
systems maintained by the 
phases will be authorised within THA’s business plan constraints.  
subsidiaries allow each to model 
 
scenarios so that each subsidiary 
Sales   
can formulate its own plans to reach 
• 
No member of the Group relies on asset sales to maintain required levels of asset management to cover 
this higher standard while remaining 
costs or meet loan covenants. In 2008/09 SHA disposed of its site at Bardown near Chieveley and will 
within viability constraints. 
be using the receipt to fund other AMS projects to ensure the programme is self financing.  
• 
Following the amalgamation of SHG 
Redevelopment schemes at Play Platt and St Donats in Newbury were completed and occupied in 
with WHP, SHA will be exploring and 
October 2008, creating 17 rented and 26 shared ownership properties. Schemes earmarked for re- 
planning for intergroup stock 
development are subject to a decanting programme and any vacancies let on a shorthold basis to 
rationalisation during 2010/11. 
maximise the use of the stock. 
 
 
Asset management information.  
• 
RC 3.4.2 (C) outlines in further detail subsidiary compliance with DHS, how stock condition information 
is collected and reviewed, and maintenance standards. 
 
 
 
 
 
 
 
1.1.2 
Fulfilling their loan-
c) Accounts and returns are submitted 
• 
Annual statutory accounts are prepared for each Partner member and for the Group and filed within the 
• 
The Group has enhanced its internal 
agreement covenants 
on time and demonstrate that the 
required timescales.  FVAs (electronic accounts) have also been submitted to the Regulator.  2008/09 
reporting systems to ensure that the 
 
Association is, and will continue to be, 
accounts incorporate the changes required under SORP 2008, (primarily relating to the treatment of first 
potential effects of having to switch 
solvent 
tranche shared ownership sales), and include a charge for impairment that reflects current conditions in 
tenure from shared ownership to 
the property market.  The Group auditors have examined commitments and available funding and are 
rental on newly developed schemes 
able to confirm that the Accounts are prepared on a going concern basis. 
is continually monitored to A) 
• 
On a longer timescale 30 year plans for the Group and individual Partner members are submitted in the 
anticipate both first tranche sale 
form of the Capacity Model to the TSA and as 30 year business plans to the Group’s funders.  The plans 
deficits and B) any potential 
demonstrate compliance with all financial covenants and the continuing viability of the Group.  Returns 
impairment.  This is projected 
to funders are submitted within the timescales specified in each individual loan agreement. 
through to the input on loan 
• 
This year the TSA has agreed to extend the deadline submission of the capacity model from 30 June 
covenants to ensure continued 
2009 to 1 September 2009.  This is to allow the capacity model to include WHP details.  The Group 
compliance. 
amalgamated with WHP on 1 July 2009 but the later submission date will allow full recognition of the fair 
• 
In the light of the continuing 
value accounting numbers that result from applying SHG’s accounting policies to WHP’s accounts. 
uncertainty over future levels of 
 
inflation the Group uses its business 
plan model to test possible scenarios 
in future rent and cost 
increases/decreases to manage 
ongoing viability. 
• 
The Group has developed a joint 
post amalgamation plan and details 
of proposed savings from the 
amalgamation have been submitted 
to and approved by the TSA. 
• 
A new finance system is currently 
being implemented to ‘go live’ in 
April 2010 giving consistency in 
reporting and to allow the Group to 
benchmark more effectively and to 
deliver future efficiencies. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
 
 
 
 
 
 
 
 
(d) Financial policies and procedures 
• 
Financial policies and procedures are well established across the Group.  Progress and performance 
• 
Standing Orders and Financial 
are evident.  They ensure that the 
continues to be monitored through the finance management team which has replaced the lead finance 
Regulations have been updated to 
 
governing body has sufficient and 
team.  In addition, the Group established a new Group Treasury Committee in 2008 to ensure that 
reflect the amalgamation with WHP, 
timely financial information to inform 
adequate time, expertise and attention is provided to treasury planning on both a strategic and tactical 
and the changed economic 
decision-making processes 
level.  This has enabled the Group to act swiftly and appropriately to protect the business in an uncertain 
environment.  These have already 
and volatile economic environment.  The Terms of Reference for the Group Treasury Committee were 
been approved by the Shadow SHG 
reviewed and updated in May 2009 in anticipation of the amalgamation. 
Board for the new Group and will be 
• 
The Group’s Standing Orders and Financial Regulations, including delegated authorities, were fully 
ratified in August 2009 after going 
updated in 2007.  The Group operates a detailed capital appraisal system (Proval) and complementary 
live. A more thorough review will be 
development cash forecasting system (Sequel) that uses the same assumptions that are used for 
undertaken post-amalgamation to 
business plans.  Scheme approval authorities are detailed in the Financial Regulations. 
incorporate current best practice and 
• 
This year all appraisals that involve a mix of tenures require an exit strategy to be shown in respect of all 
any requirements stemming from the 
sale properties so that the effects of being unable to sell properties is displayed, understood and 
TSA’s standards and outputs from 
managed proactively.  In practice all schemes, where costs have exceeded the revised valuation, have 
the broader governance review 
been let on an intermediate rent basis, with a view to convert to shared ownership when the housing 
scheduled for Q4 2009/10. 
market recovers. 
• 
Accounting policies, procedures and 
• 
Also this year the Group has introduced a five year budget that provides better medium term 
appraisal systems are currently 
information.  Many of the activities being undertaken now; expansion of Group services to service an 
being aligned across the enlarged 
expanding Group, most larger development schemes, and on-going improvement of services; have an 
Group. 
impact beyond the timescales and scope of annual budgets and partner members need to understand 
• 
The new finance system is due to be 
how centrally allocated costs are likely to develop and change and to understand what services are 
implemented from 01/04/10 and will 
provided.  The five year budget allows both Group and Partner member boards to plan more effectively. 
bring a number of benefits including 
• 
The Group has a significant, externally contracted, internal audit programme that looks at compliance 
more consistent reporting and a 
with policies and procedures and reports to the boards through the Group Audit and Risk Committee. 
sophisticated ordering and payment 
• 
In line with the NHF’s guidance on ‘Excellence in Governance’ the Group Finance Director has certified 
system supported by document 
to boards that, in his opinion, financial systems and reporting are adequate to allow the business to be 
imaging. 
managed safely and prudently. 
• 
The Group Finance Director is now 
 
responsible for the IT and Company 
Secretariat functions and is 
developing a new Finance Strategy 
to take into account the recent 
amalgamation with WHP 
 
2. Properly Governed 
 
 
 
 
 
 
2.1 
Housing associations 
a) The association demonstrates its 
• 
Parent and Partner member relationships are governed by standard Intragroup Agreements (IGA).  In 
• 
The newly recruited VHA Chair 
must operate according 
independence by conducting its 
addition an increasing number of Service Level Agreements (SLAs) are being entered into both for 
Designate is expected to be 
to the law and their 
affairs without undue reference to or 
central services and inter-subsidiary services. As a result of the amalgamation with WHP a revised IGA 
appointed at the September 2009 
constitutions: 
influence by any other body, unless it 
has been drafted and agreed by all boards. This is a single agreement that has been signed by all 
AGM.  
 
is part of a group structure where 
Partner members post amalgamation. 
 
• 
In May 2009 the Group Board 
 
operating arrangements between 
• 
The Group Chief Executive, the Managing Directors and the Group Company Secretary provide ongoing 
agreed to recruit two new resident 
group members are documented. 
support and guidance to Partner member and Parent boards.  In addition, there are lead directors 
members to the SHG Board.  
assigned to support and assist the three Group-wide committees (Audit & Risk (GARC), Remuneration 
Recruitment will take place in the 
& Governance (GRGC) and Treasury (GTC)).  
autumn across all residents of the 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
• 
During 2008/09, recruitment activities predominantly supported the creation of the new shadow Group 
Group on a skills based approach. 
and Partner member boards.  Board members from the two existing parent boards (WHP & SHG) and 
• 
A succession planning process is 
the two subsidiaries were invited to apply to either board. Sufficient candidates were identified through 
underway for the Chairs of SHA and 
this process to establish the two shadow boards, which have been meeting regularly since January 
THA who are due to retire in 2010 
 
2009.  
and 2011 respectively. 
• 
A new Group membership and recruitment process was developed to recruit a Chair for the VHA Board. 
• 
A new board members’ training 
A suitable candidate was identified and has joined the VHA Board in a Chair Designate capacity 
programme was agreed by the 
pending the retirement of the current Chair at the September 2009 AGM. 
GRGC at its May 2009 meeting. This 
• 
The 12 new board members recruited in 2007/08 have undergone induction and other training and have 
will be reviewed as the year 
been integrated into the boards and committees upon which they serve. There are a couple of 
progresses and amended if 
vacancies for independent board members to the various boards in the Group but recruitment is being 
necessary as a result of the annual 
deferred until the governance review is undertaken post-amalgamation. 
board appraisal process and the 
• 
While resident board members were successfully recruited last year, additional vacancies have occurred 
post-amalgamation governance 
and recruitment activities to fill these vacancies are currently being planned by SHA and THA. 
review. 
• 
The Group Board Membership and 
Recruitment Policy was considered 
by the GRGC in May 2009 (following 
the publication of the new NHF Code 
of Governance) and will be adopted 
across the Group. 
• 
The Group Member Code of Conduct 
will be reviewed in the light of the 
new NHF guidance, once it has been 
published later in the year.  All board 
members will be required to 
acknowledge in writing their 
agreement to adopt it. 
 
 
 
 
 
 
 
2.1.1 
Maintaining their 
b) Membership policies and governing 
• 
A Group wide policy on board membership and recruitment exists that reflects individual Partner 
independence unless 
body composition do not compromise 
members’ varying composition and needs but providing a consistent approach to recruitment and board 
they are a subsidiary of 
the association’s independence 
support activities to ensure that the requisite standard is maintained. 
another housing 
• 
The new Parent Board is structured so that it has a majority of independent members. A new 
association 
shareholding policy for the amalgamated Parent was approved in March 2009. This limits shareholding 
 
to the Board’s members. 
• 
Each Partner member board has one Parent board member co-optee and, in turn, co-opts one if its own 
 
members onto the Parent Board. All Parent member boards have nomination rights on Group 
committees and key working groups, such as the Group Equalities Forum. 
• 
Membership of the Partner member boards is in line with their rules. 
 
 
 
 
 
 
 
2.1.2 
Complying with all 
c) Individual governing body members 
• 
The board member agreement for services used throughout the Group complies with the Regulatory 
• 
Induction training has been 
statutory and regulatory 
act in a personal capacity and not as 
Code and prescribes in detail the required skills and duties of board members.  It is supported by both 
organised during July & August for 
 
requirements 
nominees/ representatives of any 
the recently revised Board Membership and Recruitment Policy and the Board Member Code of 
both new members and those that 
body, unless the constitution so 
Conduct. 
are joining from WHP as Group and 
provides 
• 
Board Member induction includes a section on the duties of a board member, facilitated by an 
Parent member board members. 
independent adviser, to ensure that clarity exists around duties and responsibilities. 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.2 
Housing Associations 
a) Effective governance 
• 
Robust recruitment activities during 2007/08 have been followed up by mandatory induction training and 
• 
The group structure will be reviewed 
should be headed by an 
arrangements can be framed around 
other individual training events where necessary, to help develop members’ knowledge and skills base. 
within 12 months with a view to 
 
effective Board with a 
the following questions 
In addition, individual and Group-wide away days have been held to help develop the boards into more 
further rationalisation of 2nd and 3rd 
sufficient range of 
•  To what extent does the governing 
cohesive units, being able to operate co-operatively as a team rather than as a group of individuals.  
tier subsidiaries. 
expertise  - supported 
body perform its key governance 
Areas of individual weakness around skills or confidence have been identified and suitable support in 
• 
A full governance review will be 
by appropriate 
roles well? 
terms of training, coaching or attendance at conferences has been organised.  
undertaken post amalgamation to 
governance and 
•  To what extent does the governing 
• 
Following the amalgamation with WHP, collective and individual appraisals are being arranged for 
ensure continued compliance with 
executive arrangements 
body work well together 
completion by September 2009.  This process will help assess effectiveness, help review the effect of 
this requirement 
– that will give capable 
•  To what extent does the governing 
payment one year on from adoption as well as inform training and governance activities for the coming 
• 
A new Group wide appraisal 
leadership and control 
body comprise appropriate 
year.  
process, that is similar to that 
people? 
• 
A number of pre-amalgamation events have been held including: 
previously undertaken by WHP, has 
  KHV away day with presentations from the Group Chief Executive, Head of Corporate Strategy 
been agreed and will be completed 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
and Communications and Group Company Secretary. 
by September 2009.  This will allow 
  Group wide away day with presentations from external speakers, including Peter Marsh to 
for meaningful comparison post-
promote strategic thinking at both Group and Partner member level and to help inform future 
amalgamation and will inform the 
strategic planning. 
broader governance review. Any 
 
issues arising from appraisal will be 
incorporated into a governance 
action plan and individual plans as 
appropriate. 
 
 
 
 
 
 
b) The governing body is diverse, 
• 
The Group has taken a pro-active approach to diversity using a variety of means when recruiting, to 
 
• 
Revised and standardised E&D 
reflecting the communities the 
attract applicants from under represented groups. The recent recruitment for the VHA Chair has been 
monitoring forms have been agreed 
association serves, and has a range 
positive in helping address under representation in the categories or gender and age on both the VHA 
for residents, staff, and board 
of skills, experience and up-to-date 
and SHG Board. Monitoring of the applicants was undertaken with a return rate of 94%. At short-listing, 
members. Monitoring of all board 
knowledge 
half the candidates were female, one from a BME group, one a non-Christian and two well below the 
members and shareholders across 
average age of the Group’s existing board members. 
the Group will be undertaken this 
• 
The following table provides a breakdown of the current Board Member profile: 
financial year using the new data and 
 
SHG 
 
SHA   
THA   
VHA 
this will be used to help target future 
 
No 
 
No 
 
No 
 
No 
recruitment activities 
 
Male 
 8 
66% 
 6 
60% 
 7 
70% 
 7 
 64% 
 
Female 
 4 
34% 
 4 
40% 
 3 
30% 
 4 
 36% 
 
White: British 
11 
92% 
 7 
70% 
 9 
90% 
11 
100% 
 
White: Irish 
 
 
 
10% 
 
Other White 
 
Background 
 1 
 8% 
 
Mixed: White and 
 
Black Caribbean 
 
Black and Black 
 
British: Caribbean 
 
 
 1 
10% 
 
Other 
 
 
 1 
10% 
 1 
10% 
• 
A robust recruitment process was established for selecting the new Parent and KHV Boards. A clear 
skills and experience matrix was agreed and candidates were assessed against this to ensure the best 
quality outcome.  
 
 
 
 
 
 
 
c) Organisational and management 
• 
One of the conditions of the TSA approval to the amalgamation with WHP was that the Group should 
• 
The organisational structure review 
structures reflect the association’s 
undertake a full review of second and third tier subsidiaries by July 2011. Preparatory work on this is 
commenced in July 2009 for 
 
business objectives 
already underway and an initial options appraisal will be considered by the Parent Board in Q3 2009/10. 
conclusion by July 2011. 
• 
The Senior Management structure for the new Group was agreed by all boards in November 2008. The 
• 
The Parent Board has requested that 
post of Group Resources Director was dis-established and the new post of Group HR Director created. 
a further review of management 
The membership of the Group Management Team as at 1 July 2009 is:- 
structures is undertaken prior to 1 
  Group Chief Executive 
April 2010 to ensure that across the 
  Group Finance Director 
Group the necessary resources are 
  Group Development Director 
in place to deliver the Strategic Plan. 
  Group HR Director 
 
  Managing Director  - KHV 
  Managing Director – SHA 
  Managing Director – THA 
  Managing Director – VHA 
• 
This structure combines strong central support with locally based customer service providers. 
• 
THA’s structure has been reviewed post inspection. The Property Services Team has been completely 
restructured from 31 March 2009, with more duties transferred to SHA under a service level agreement 
in order to avoid duplication in administering contracts. The new team concentrates on improved 
customer care and has agreed key performance indicators to monitor the agreement.  
• 
A new decision making managers’ group has been formed within THA.  Its objective is to improve 
managerial effectiveness and prepare for succession planning purposes.  All members of this group 
have undergone a management development programme. 
• 
A number of HR initiatives have been developed in 2008/09; These include: 
  A performance management framework  
  The development and roll-out of the Management Development programme – additional modules 
have been added covering change management, delegation skills and basic project management 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
skills. 
  A proposed leadership development programme is to be developed. 
 
 
 
 
 
 
 
 
d) The governing body meets 
• 
All boards meet at least 4 times a year with additional special meetings when required. They also hold 
• 
Post-amalgamation, the meeting 
regularly.  It ensures that the 
away days to consider strategy and performance.  Additionally the Parent Board has also met 
schedules of all Partner members 
 
association acts within the terms of its 
specifically to consider due diligence and other issues relating to the amalgamation with WHP.  
will be aligned to ensure appropriate 
constitution and relevant legislation 
• 
The Group’s committees meet at least quarterly.  Extra meetings have been held in the past year by the 
timings exist for consideration of key 
 
GARC and the GTC to look at issues resulting from the due diligence on WHP, from the turmoil in the 
issues by all boards and committees. 
 
financial markets and the potential impact on the Group’s treasury position. 
In addition, the broader governance 
• 
Terms of Reference for all Group committees have recently been reviewed and agreed. 
review and in-depth review of the 
• 
All governance and company secretarial issues are managed centrally by the Group Company 
Standing Orders and Financial 
Secretary to ensure consistency and compliance across the Group. 
Regulations will consider these 
 
issues. This process will be 
supported and monitored by the 
Group Company Secretary.  
 
 
 
 
 
 
 
2.3 
Housing associations 
a) A code of conduct for the 
• 
Both board member and staff codes of conduct are mandatory. Both of these will be reviewed this year 
• 
A new Group wide expenses policy 
 
must maintain the 
governing body and staff, together 
as part of the post-amalgamation governance review process. 
for board and committee members 
 
 
highest standards of 
with a payments and benefits policy, 
• 
A new expenses policy for staff was considered by the GRGC in May 2009. A new policy for board 
will be introduced during 2009/10. 
 
probity in all their 
is in place.  Sound procurement 
members is being drafted for approval in the autumn 2009. 
• 
The planned review of the Group’s 
 
dealings: 
practices are in place and contractual 
• 
All members of the Group use a mixture of partnering and traditional procurement methods. Over the 
Standing Orders and Financial 
 
 
arrangements or partnerships with 
past two years Partner members have joined in a number of  Group procurement projects e.g. kitchens, 
Regulations will include procurement 
 
 
other bodies are clearly defined and 
and are working towards closer collaboration in the future in a number of areas. 
practices, and OJEU requirements. 
documented. 
• 
As requested by the Audit Commission, THA has reviewed all contracts. The main partnering contract 
As part of the Group’s E&D strategy, 
 
for responsive and void repairs with Mears has been terminated with effect from 1 April 2009 and 
further work is being undertaken to 
transferred to Sovereign Response. THA has a service level agreement in place with SHA to deliver all 
ensure a robust approach is taken to 
major works, planned and cyclical programmes on THA’s behalf using, wherever possible, SHA’s 
ensuring that the Group’s contracting 
existing partnership arrangements that are subject to an annual contract review.  Better value has been 
partners subscribe to the same E&D 
achieved through the lower cost per job of £125 (fixed price) with Sovereign Response, compared with 
standards. 
£138 (average price) with Mears and £1,900 void cost instead of £1,937. 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.3.1 
Acting to maintain the 
b) The association maintains a key 
Group Overview 
• 
Due to significant changes in our 
 
good reputation of the 
dialogue about its strategic objectives 
• 
The Group undertook a full review of its Strategic Plan in 2008 and made a number of changes based 
 
external environment and resident 
 
sector, and not bring it 
with its key stakeholders 
on feedback from residents and key stakeholders.  A summary of this strategy was circulated to local 
feedback via the Status Survey a 
 
into disrepute 
authority partners and other external stakeholders. 
further interim strategic review will be 
 
 
• 
Across the Group, key staff are engaged with stakeholders in strategic meetings and forums. These 
undertaken in 2009. 
2.3.2 
Fostering positive 
include the Regional Housing Board (SE), the NHF Board and both the NHF SE and SW Executive 
• 
All Group members will continue to 
 
relations with 
Committees and the NHF national advisory panel for home ownership.   
develop links with local authority 
 
stakeholders 
• 
All Partner members in the Group continue to build on their relationships with local authorities.  Regular 
partners and be active participants in 
 
 
meetings are held with senior staff in key local authority areas as follows: 
the Single Conversation with the 
2.3.3 
Conducting their 
 
Housing and Communities Agency. 
 
business so they are 
SHA  
 
 
accessible, accountable 
• 
West Berkshire – MD is a member of the LSP Management Board to review role, purpose, governance 
 
 
and transparent to 
structure and objectives. 
 
 
residents and 
• 
West Berkshire – Working in partnership to deliver the CDRP strategic assessment of crime and ASB 
 
 
stakeholders 
assessment. 
 
 
 
 
• 
Wokingham – Divisional Director supporting the delivery of working in partnership following a Housing 
2.3.4 
Only entering into 
Strategy Day 
 
relationships with other 
 
• 
Devon Strategic Housing Partnership – joined this group with a view to becoming more active in Devon 
organisations when the 
wide initiatives and improve local networks 
 
rights and obligations 
 
are clear to all 
• 
Member of the Bristol Housing Partnership working with other associations in the area to develop 
properties on their behalf and to be active participants in Bristol’s Lead, Influence. Follow or Exit project.   
 
 

• 
SHA holds regular meetings with its key local authority partners, notably West Berkshire, Basingstoke, 
 
Reading, Bristol; South Gloucestershire, Plymouth and Exeter. 
 
• 
SHA continues to be represented on all working groups in respect of Choice Based Lettings, many 
 
schemes are now operational in the areas where SHA works and the association has been actively 
 
involved in the setting up, implementation and assessment of the process. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
THA  
 
• 
With the proposed Hampshire stock transfer to KHV, THA’s strategy is to work only in Dorset in future, 
 
the MD is therefore playing a key role in the work of the regular Dorset Chief Housing Officer meetings 
 
and attending other consultation and strategic events in Dorset. 
 
 
• 
THA has also attended ad hoc meetings with Christchurch Borough Council (CBC) on the LDF process 
 
and has given feedback on proposals for a new Dorset-wide choice based lettings scheme.   
 
• 
THA continues to concentrate on the redevelopment of its Somerford estate see RC 3.7(C). 
 
 

• 
CBC has started to hold RSL focus group meetings following their recent Inspection report and THA is 
attending these and has stated its interest in working with CBC on strategic development.  
 
 
 
 
 
VHA  
 
 

• 
The stock transfer from SHA to VHA of 840 homes was successfully completed in April 2008 and 
satisfaction from the 2008 STATUS survey showed overall satisfaction for the transferred tenants 
 
increasing from below 70% to 81%. 
 
 

• 
VHA regained its preferred development status with Aylesbury Vale District Council earlier in 2009 and 
is committed to an ongoing dialogue over development opportunities and future management 
 
arrangements. 
 
 

• 
The Managing Director is a member of the Vale Partnership. This is the LSP for the local authority 
 
where most of the association’s stock in situated. The partnership already has a strategic plan in place, 
 
and is beginning to focus on two particular areas of concern, social cohesion and employment and 
 
training opportunities. VHA participates in both these groups. 
 
• 
VHA also participates in the Vale Community Safety Partnership, bringing together partners to co-
ordinate plans in a number of areas ranging from  tackling anti-social behaviour and crime reduction to 
providing alcohol referral projects, One of the latest initiatives is to continue to support and co-ordinate 
local engagement to prevent violent extremism. 
• 
The MD of VHA is a member of the Oxfordshire Housing Partnership. As part of the strategic work of 
this group VHA is working with local authorities and RSLs in the Oxfordshire sub region to deliver a 
common Choice Based Lettings Scheme. . The system is due to go live in July 2009. (NB how residents 
influence our strategy is outlined in RC 2.5) 
 
 
 
 
 
 
 
2.4 
Housing associations 
a) Any material changes in activities 
• 
The Group operates a process whereby each Partner member produces a budget and business plan 
• 
Following completion of the 
 
must protect public 
are considered by the governing 
each year which is then ratified by the Parent Board.  Once approved the Partner members operate 
 
amalgamation of SHG with WHP a 
investment; 
body, contained in the business plan 
within the agreed parameters and are required to obtain further agreement prior to committing to 
review of the Group’s strategy is to 
 
and – where necessary – reported to 
variations. 
be carried out.  In conjunction with 
the Corporation 
• 
If consideration was to be given to a non social housing activity it would require approval through this 
this, consideration will be given to 
 
process and would then be reported to the TSA as appropriate. 
the optimum corporate structure 
• 
As referred to in last year’s compliance statement, SHA has completed the refurbishment of its offices at 
required to support achievement of 
Berkshire House and has bought the housing management and client side of Property Services 
the Group’s objectives.  Any 
together. The contract for the new Bristol Office has been agreed and construction is underway.  It is 
changes to the structure proposed 
expected to be complete and ready for occupation by August 2009. 
will be reported to the TSA as 
appropriate. 
• 
The Group is compiling a 
comprehensive Office strategy and 
will ensure all offices are DDA 
compliant (Refer to note 3.2 (C)).  
• 
SHA is actively marketing its surplus 
office accommodation in Basingstoke 
(WHP),Newbury and Bristol.  Due to 
difficult market conditions in the 
short-term the association will be 
looking to let on a short-term lease 
and in the meantime to use the 
space for storage and archiving. 
 
 
 
 
 
 
 
2.4.1 
Using their social 
b) Public funding invested in the 
• 
All existing and new activities continue to be managed through the Group Risk Management process. 
• 
The Group continues to have 
 
housing assets only for 
association is protected by, and non-
• 
The majority of the Group’s development work has been carried out through Section 106 planning 
effectively no non-social housing 
 
social housing purposes 
social housing activities are managed 
agreements in partnership with major volume house builders. The business has set aside £5m of 
activities, since it has avoided the 
 
 
within, the association’s risk 
development capacity, and this is monitored by the GARC, for potential contractor/developer failure. 
outright sales market. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
 
 
management framework 
Individual contracts also have mechanisms for varying levels of retention to be held.  The Group also 
• 
The Group has a small number of 
 
 
uses a company called Exor to financially vet all suppliers including contractors architects and 
market rented properties many of 
2.4.2 
Ensuring that their social 
developers.  We continue to monitor the Group’s exposure to individual construction companies and the 
which are temporary housing having 
housing assets are not 
development portfolio is delivered by a wide range of contractors to mitigate the risk of contractor failure. 
been identified by the asset 
 
placed at risk by non-
• 
The credit crunch has required the Group to make significant changes in the way it evaluates and 
management programme as requiring 
social housing activities 
approves new development schemes. The monitoring of spare borrowing capacity and a provision for 
redevelopment. 
 
risk against capacity for all schemes is now being monitored and approved against agreed and currently 
• 
There are no plans to change this 
available borrowings.  Schemes are only approved to the extent that currently agreed borrowing is 
position.  Following the amalgamation 
available.  Schemes are evaluated on the basis that for mixed tenure schemes shared ownership sales 
with WHP its outright sales subsidiary 
may not be possible so that cash is reserved against the scheme on the basis that shared ownership 
Kingfisher Homes (Wessex) Ltd has 
units may need to be converted to rent. 
effectively ceased to trade, and the 
• 
Development reporting now includes, as standard, these exit strategies and housing markets are 
activities of its commercial property 
monitored closely using the Hometrack system which was purchased by the Group in 2008. 
arm (Halcyon Property Services Ltd) 
• 
The Group Management Team (GMT) has introduced a ‘Market Intelligence’ agenda item as standard 
will be examined to determine its 
for its meeting so that the Group stays in touch with movements in the development, housing and 
future course.   
financial markets. 
• 
The Sovereign Development 
• 
Accountancy changes resulting from the introduction of SORP 2008 have altered the way shared 
Consortium (SDC) continues to 
ownership transactions are reported.  Few loan agreements anticipated these changes, so monitoring 
operate with only its small number of 
has also been introduced to ensure that these accounting changes do not expose the Group to 
framework contractors and payments 
covenant breaches.  
for work are made only against 
• 
During the year, three internal audits by the Group’s internal auditors, Mazars LLP, were undertaken, 
externally certified certificates. 
comprising Scheme Appraisal and Capacity Management, Development Procurement and Contract 
• 
The impact of SORP 2008 and 
Management and Shared Ownership Sales and Marketing. All of these audits demonstrated 
impairment which will be covered in 
‘Substantial’ assurance as to the quality and operation of internal controls. 
more detail in SORP 2010 exposes 
• 
Loan covenant compliance is continuously monitored and an external audit of loan agreements has 
social housing grant to abatement.  
been carried out to identify any non–financial or procedural items in the agreements that might offer 
The Group’s introduction of its exit 
funders the opportunity to find default and re–price. 
strategy work for project appraisal is 
• 
The Group has changed its business plan modelling tool from the TradeRisks model to the Brixx model 
designed to minimise and manage the 
during the year to enhance its capacity for scenario modelling. 
impact of impairment and will be 
continued until the property market 
• 
This new capacity has already been used extensively to evaluate the potential effects of deflation and 
inflation and higher borrowing costs on Group activities, to ensure commitments are contained within 
improves. 
levels agreed with the GTC and GARC.  Levels are considered quarterly and reviewed formally 
• 
WHP’s insurance arrangements will 
annually. 
also be reviewed to try to bring  them 
within the Group’s coverage and to 
• 
The Group reported last year that following floods in 2007 in Berkshire and Oxfordshire the SHA 
insurance material damage aggregate had increased from £250,000 to £1m. The Group successfully re-
ensure that no additional exposures 
tendered its insurance arrangements for SHA and THA in 2008/09 and as well as achieving cost savings 
arise. 
SHA have managed to reduce the aggregate to £500,000. 
• 
In July 2009 the enlarged Group now 
has an extensive portfolio of 
• 
Additionally a Minimum Funding Level reserve of £19m has been established which is not committed to 
development but is held back against financial or operational risks or potential contractor failure. 
supported housing and care services; 
 
with over 2,400 sheltered homes, four 
registered care homes, a wide range 
of directly managed specialist housing 
and floating support services, as well 
as a substantial telecare business. 
• 
In order to ensure that the Group is 
strongly positioned to deal with the 
threats and opportunities arising from 
this sector, a full strategic review of 
care and support services is to be 
undertaken in 2009/10. This will 
consider: - the built environment, 
service, viability, skills and customer 
feedback.  In response to the 
changing environment for regulating 
care SHA is reviewing the future of 
its residential care home for the 
elderly. 
 
 
 
 
 
 
 
2.5 
Housing associations 
a) The association is effectively 
RC 2.3.2 outlines the Group’s involvement with its stakeholders.  The information below outlines how The 
Group 
 
must seek and be 
accountable to its stakeholders. 
Group responds specifically to resident’s views and priorities. 
 
• 
All resident information is being 
 
responsive to residents’ 
Current information about its activities 
 
reviewed in line with the rebranding 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
 
views and priorities: 
is widely available to residents and 
The Group Resident Engagement Strategy (RES) was approved in January 2009.  This strategy focuses on 
and Orion project.  This includes 
 
 
other interested parties. 
resident engagement within the governance framework with an emphasis on service development and 
leaflets, handbooks, other 
 
 
  
scrutiny across the Group at a strategic level.  It is linked to service development and performance with 
documentation and the website. 
 
 
neighbourhoods or community engagement, which takes place within subsidiaries across the Group.  The 
 
• 
The outcome of the Status Survey is 
 
RES was developed in full consultation with residents, including a number of workshops and meetings.  One 
being reported to SHG’s and Partner 
 
outcome of the consultation was the establishment of the Group Residents’ Forum.   
member’s boards. 
 
 
• 
Action plans are being developed to 
The Status Survey 
ensure the Groups strategic direction 
• 
In November and December 2008 a Status Survey was carried out across the Group. This was finalised 
continues to meet residents’ needs 
and published in April 2009.  Members across the group collaborated in agreeing the questions and 
and aspirations, and addresses the 
methodology used, allowing for intergroup comparisons and benchmarking. The outcome of the survey 
key areas of dissatisfaction and 
has been published in the Summer 09 Newsletters. 
future priorities. This will address 
• 
SHA’s and THA’s previous survey was undertaken in 2006 whilst VHA’s was undertaken in 2008. The 
feedback from residents who 
previous THA and SHA surveys were undertaken face to face and across 1,600 residents.  The most 
transferred from Orbit HA. 
recent was a postal survey, which involved a much larger sample size; 5,300 in total where a 40% 
• 
Although a very small proportion of 
response rate was achieved.  It is therefore considered that the 2008 survey is a very robust and 
tenants were dissatisfied with 
accurate reflection of residents’ views.  It is also encouraging that although postal surveys have an 
services the Group will be focusing 
adverse variance of up to 7%, (as advised by Priority Research who undertook the survey independently 
on these areas and also looking to 
of ourselves), the Group achieved improved performance in most areas.  These return rates represent a 
improve satisfaction ratings 
sample of 20% of general needs, 38% of homeowners and 54% of supported housing residents. 
generally, from neither or don’t know, 
 
to fairly and very satisfied, aiming to 
• 
The overall satisfaction level amongst tenants with the service that they received was very good - 82% 
get more ‘very satisfied’ residents in 
against the sector average of 81%, with only 12% expressing dissatisfaction, the remainder being ‘don’t 
future surveys.  
knows’.  VHA received high levels of satisfaction at 88%.  The overall satisfaction level of SHA was 
 
80%.  This is an improvement on 2006 which was 78%.  VHA’s level of satisfaction was 77%, an 
SHA’s Resident Involvement team is 
improvement on the previous survey for both THA and SHA owned stock. 
undertaking the following actions in 
 
2009/10: 
Key headlines from the Survey are  
• 
Training needs and assessments 
Activity 
Satisfaction 
being carried out for all involved 
The general condition of any communal areas 
88% 
residents to tailor training for their 
The overall quality of your home 
85% 
development to support SHA, its 
This neighbourhood as a place to live 
85% 
residents groups or the local 
The general condition of any shared facilities 
81% 
community  
The general condition of this property 
81% 
• 
SHA aims to feed back to residents 
The value for money for your rent 
78% 
who attend activities within two 
 
weeks of the event.  Although 
Satisfaction with taking residents views into account was variable between the Group, between 61% for 
involvement activity is not always 
VHA, 59% for THA and 55% for SHA, all within the second quartile benchmarks.   
formal, the impact of involvement still 
 
needs to be communicated.  SHA 
The top group priorities for the future were  
shall therefore publish involvement 
Activity 
High Priority 
activity outcomes online and in 
Carrying out maintenance and repairs to the home 
82% 
publications. 
Ongoing improvement programmes, 
69% 
• 
Through the use of the website, SHA 
kitchens/bathrooms/windows etc. 
will update past activity with specific 
Providing more affordable housing 
69% 
outputs so that residents who have 
Supporting residents with special needs 
66% 
attended or are interested in certain 
events can view a summary of what 
Tackling anti social behaviour 
59% 
was achieved  
Maintaining your neighbourhood (such as grass 
56% 
cutting, cleaning) 
• 
SHA has set up free training and 
development opportunities with 
 
Newbury College and are looking to 
TSA National conversation 
make links with other colleges across 
• 
All members of the group have participated in the National Conversation at local and national events.  
its operating areas.  It is offering a 
Participants have included resident board members, staff and residents.  Additionally survey forms were 
variety of flexible courses that will 
sent to everyone on the Groups’ involved residents’ data base. 
provide opportunities for residents to 
 
improve their quality of life, 
Resident Involvement for each subsidiary 2.5.1 and 2.5.2 and 2.5.3 
qualifications and job prospects.   
Whilst members of the Group are working closely together, during 2008/09 each member undertook the 
following specific activities: 
• 
In Spring 2009 SHA created the post 
of Employment and Training Links 
 
Co-ordinator.  The postholder’s key 
SHA 
role will be to scope, develop and 
• 
SHA continues to work with residents and stakeholders to find out about residents’ priorities, needs and 
deliver a Sovereign employment and 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
aspirations, offering a wide range of support opportunities for residents to get involved in shaping, 
training links strategy and action plan 
delivering and reviewing our services.  This approach is in line with our strategic objective: “Making sure 
which will enable residents to benefit 
our homes and services improve the quality of life in people’s neighbourhoods”. 
from sustainable training and 
employment opportunities within the 
 
• 
In March 2008 SHA approved the Resident Involvement Strategy. This was updated in February 2009 to 
ensure residents needs and aspirations are demonstrably at the heart of the business.  The Association 
business and its areas of influence, 
based the revised 2009-11 strategy on a solid foundation of consultation, developed in partnership with 
as well as in the areas where they 
Tenant Participatory Advisory Service (TPAS), best practice research and regulation to make sure that 
live.  Activity will initially be focused 
SHA is fully accountable and responsive to customer requirements.  The revised strategy also took into 
in Plymouth, Bristol and West 
account residents’ feedback that the strategy should be more innovative and adaptable in its approach, 
Berkshire, linking in with 
reflecting not only the wide geographical and demographic variance across SHA but also tailoring its 
neighbourhood investment projects 
services to individual needs.  SHA incorporated the suggestions into action points within the new 
and working with local authorities to 
Resident Involvement Strategy, these include: 
help deliver their worklessness 
  Develop an ‘Involved Residents Network’ to support active residents to share experiences, ideas 
strategies. 
and knowledge about their involvement; 
• 
The Group is involving its residents 
  Undertake a ‘training needs assessment’ for each involved resident, ensuring tailored training is 
in a comprehensive response to the 
offered, enabling them to support SHA involvement activities, work within the local community or 
TSA on the development of the 
their residents’ group; 
National Standards and will be 
  Provide an interactive online calendar of opportunities, publicising future and past events, as well 
engaging with Local Standards as 
as through filtering involvement by area of interest, date or location. 
they emerge. 
 
 
Neighbourhood Feedback Events 
 
• 
Between April and October 2008 Property Services held five Neighbourhood Feedback Events, 
 
involving over 500 residents.  The purpose of these events was to develop a model of engagement that 
 
focused on particular areas identified through a process of analysis.  This analysis took into account 
 
density of properties within a given area, high incidences of repair jobs raised per property, low 
customer satisfaction and complaint levels.  All of the Neighbourhood Feedback Events proved very 
successful and led to a number of improvements in customer satisfaction: 
  A total of 256 households physically took part in the events with 104 repairs being completed on 
the days and a further 198 jobs were raised.  
  50  residents  requested  that  they  would  like  to  get  more  involved  with  improving  services  with 
Sovereign 
  89 residents requested that they  would like to be put  forward for the residents reward scheme 
More   
• 
The results indicated that on average 1.18 repairs were raised per household and that a third of the 
repairs were completed on the day. 
 
Improving neighbourhoods in 2009 
• 
In 2008/09 1,224 estate walkabouts were completed by housing officers, involving 1,711 residents from 
a range of neighbourhoods.  These walkabouts resulted in a number of estate issues being resolved 
and repair orders being initiated. 
• 
SHA supported 25 local groups and activities, ranging from small local neighbourhood events, such as 
youth engagement programmes in partnership with the police in Trowbridge to supporting a local art 
project in a regeneration area in Bristol, helping to engage local children in creative workshops.  
• 
SHA worked closely with Plymouth Racial Equality Council to financially support its Housing and 
Respect agenda. The support specifically help fund a case worker to provide reactive assistance in 
dealing with racial incidents affecting residents.    
• 
SHA are in the process of delivering a programme of social and environmental improvements to its 
homes at Barne Barton in Plymouth, in full consultation with residents.  Work is underway and due to 
complete in September 2009. 
 
Improving services in 2009 
• 
Through the course of the year 4,028 residents completed service surveys which have helped SHA 
shape its services to meet their needs. 
• 
10 policies and procedures were reviewed with direct input from residents, including Service 
Improvement Panels, focus groups and surveys. 
• 
Ongoing consultations to help improve services were carried out throughout the year by SHA staff. 
 
Financial Inclusion  
• 
Helping residents to become financially included has become increasingly important.  To this end, over 
the past year SHA has worked closely with a number of different agencies and with residents through 
service improvement panels, to come up with a range of practical initiatives to support residents to 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
10 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
manage their finances and prevent them getting into debt. Examples include: 
  Promoting the National Housing Federation contents insurance scheme 
  Taking a proactive approach to rent and service charge debts through early interventions, use of 
money advice leaflets, financial planning booklets, use of online benefit calculators and 
 
participating in housing benefit verification 
  The development of reverse staircasing to assist shared owners in financial difficulties 
  Financially supporting debt advice and support agencies as well as credit unions and Citizens 
Advice Bureaux. 
  Working with other associations in respect of debt management e.g. Selwood HA in West 
Wiltshire.  
  Providing information on energy efficiency ratings for new lettings. 
 

THA  
 
Review of Resident Involvement 
• 
In response to the Audit Commission’s Inspection recommendation that THA improve its customer 
service and resident involvement service, THA has developed new and innovative ways to involve more 
residents that are representative of the resident population.  Specifically, it has conducted a full review 
of resident involvement, through a steering group comprising residents and staff.  The steering group set 
up a campaign called ‘Give us a Clue’ to research into a new structure, and residents were involved 
throughout THA’s areas of operation. This campaign has been identified as good practice on the 
Housing Quality Network (HQN) website.   
• 
The findings of this consultation exercise were included in a full review of THA’s approach to resident 
involvement which resulted in the following main actions being agreed: 
  The establishment of a formal higher level tenants panel to monitor and drive improvements to 
services. 
  The adoption of a global Resident Involvement monitoring system from good practice 
recommended by the Audit Commission. 
  Involved residents have increased to over 170. 
  All staff teams now have Resident Involvement targets.   
  In August 2008 the website was revised to produce clearer information for residents on all 
services. 
 
Outcomes 
• 
THA has seen a 15% increase in the number of residents involved with the many initiatives,  
• 
Overall satisfaction with THA as a landlord has improved (see above re Status Survey). 
• 
THA also improved services to leaseholders in 2008/09 by: 
  Ensuring all new leaseholders are visited by staff to establish a relationship with THA.  
  Social events with leaseholders have been held to help develop relationships. 
  Annual insurance certificates are now issued. 
  A Plain English guide to leases, including a summary of the rights and responsibilities of 
leaseholders, has been published.  
  An annual gas servicing programme is about to be introduced for leaseholders to ensure health 
& safety and at their request.  
 
Additionally the THA leaseholders’ panel has been involved in: 
• 
Drafting and published in interim, Plain English approved, leaseholders’ handbook   
• 
Revising the Leasehold Services policy, Service Charge policy and a new format for the service charge 
statements to ensure that they are clear and easy to read. 
• 
Drawing up a new set of performance indicators for reporting to leaseholders.   
 
THA has; 
• 
Continued with high level estate visits where over 450 residents had the opportunity to meet the 
Managing Director and her team.  The feedback from residents on these visits has informed changes to 
various areas of service, including communal cleaning and grounds maintenance, responsive repairs, 
ASB and disabled adaptations.   
• 
Supported various community groups to the sum of £4,000.  These have included £1,000 to 
Christchurch’s extended schools programme to provide diversionary activities during the school holidays 
where over 1,000 of our  residents’ children had the opportunity to benefit from this; multi-agency 
community unity day included working with the local youth; inclusion support project with children who 
would otherwise have been excluded and smaller grants to various local community organisations, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
11 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
including a cooking project which benefited local young people aged between 16 and 18 who are not in 
education, training or employment. 
 
Additionally residents have been involved in service improvements as follows: 
 
• 
Two residents from THA and three from the VHA were trained by TPAS to carry out resident-led 
inspections.   In August 2008 these residents carried out a two day inspection of the repairs and 
maintenance services of their opposite organisations.  A full written report was received from the 
residents outlining recommendations.  These recommendations were used to inform the decision to 
change from Mears to Sovereign Response with an in-house call centre.  Feedback was given to the 
resident inspectors on how their recommendations were taken up. 
• 
A steering group comprising staff and residents was set up to guide and oversee the transfer of the 
responsive maintenance contract to Sovereign Response.  A communication plan was informed by this 
group to make sure all residents were kept up to date with progress and what to expect from the new 
contract.  From this, residents were kept informed at every stage and because of this the transmission 
went very smoothly with least disruption to residents and no major complaints or problems 
 
VHA 
• 
VHA has a range of way in which information to residents is provided, this includes; 
  Quarterly Open House newsletter 
  Annual report 
  Website 
  Range of leaflets 
  AGM 
  Residents’ forums 
  Leaseholders meeting 
• 
A challenge day gave residents the opportunity to ask the Group Chief Executive and subsidiary MD’s 
questions in an open forum about issues ranging from changes to the TSA to issues about parking and 
property allocation.  Additionally residents have been involved in the following projects in 2008/09: 
 
  CIH event 
  Homeswapper  
  Local RSL conferences 
  Networking events with local RSL’s 
  In 2008/09 VHA supported 19 organisations with community grants. 
 
•  In 2008/09 VHA residents have been involved in the following activities:- 
 
  Consultation involvement on ASB; complaints service; moving in surveys; Value for Money; 
complaints policy 
  Arranging a drop-in surgery 
  Participating in the Disability in Focus Group  
  Following up suggestions from the Affordable Warmth Group 
  Implementing outcomes from the Maintenance Matters Group 
  Engaging with tenants through local forums  
  Holding local surgeries with the elderly residents as part of VHA’s cohesion work 
  Financially assisted and partook in training events with the Abingdon Citizens’ Advice Bureau as 
part of VHAs financial inclusion work in the community 
 
• 
Additionally VHA through its Disability Access Group has taken the lead in expanding its role to provide 
a district wide Disability Access Group within Vale of the White Horse DC. 
 
Community activities 
• 
VHA has undertaken a number of activities designed to build relationships within the community, 
including new areas of operation in Witney and South Oxfordshire. These include: 
 
  Being instrumental in co-ordinating a new local community magazine bringing together local 
media students, tenants and other stakeholders such as the local Town Council with the aim to 
build and improve relationships within communities.  The resultant newsletter, Abingdon Matters, 
publishes information on local events and area news.  
  Extended the existing estate walkabout process in order to involve more tenants in estate affairs 
and improve overall neighbourhood satisfaction. 
  Consultation with the local community about plans to redevelop some of VHA’s sheltered housing 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
12 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
provision. 
  Involvement in local hotspots where ASB is an issue for local residents, organising youth 
diversion activities. 
  Joining up the work of the Disability Access Group with the local authority to extend VHA’s 
 
influence over local community initiatives e.g. toilet provision and shop access for the disabled  
  Encourage the Green agenda through working with local community groups and schools to 
encourage recycling e.g. Swap Shops 
  Extending the pride in neighbourhoods through commissioning a garden competition for tenants 
throughout VHA’s wider operating area covering the whole of Oxfordshire. 
  Continuing the associations work with the elderly community in providing them with regular social 
and wellbeing events to suit their needs. 
 
 
 
 
 
 
 
2.5.1 
Reflecting these 
b) Residents, housing applicants and 
Complaints 
 
interests in their 
others have ready access to an 
• 
In 2008/09 the Group in consultation with residents, reviewed and re-launched its complaints policy, 
 
 
business strategy 
effective complaints and 
training all staff on the procedure.  The Group continues to use complaints as an opportunity to improve 
 
compensation policy, administered 
services and as a result of feedback in 2008/09, a number of local policy and procedural changes 
 
effectively.  Independent Housing 
including:  
 
Ombudsman recommendations are 
 
 
actioned. 
  Retraining staff on issues of car parking and succession;  
 
  Better targeting of gas no access procedures; 
 
  Improved quality audit of maintenance works; 
 
  Joint site visits and follow up check visits with residents to monitor cleaning or grounds 
 
maintenance services.   
 
  Prepaid satisfaction surveys regarding cleaning, to be done at the time cleaning takes place to 
 
enable THA to have an up to date view of quality and tackle any delivery issues. 
 
  New procedures were introduced for requests to disclose personal information held about 
 
residents, to accord with the Data Protection Act. 
 
  Improved communication with residents in respect of gas repairs. 
 
  Improved information to leaseholders about lease obligations in respect of fair wear and tear and 
 
items left in properties to avoid compensation claims from owners when leases expire and 
 
properties are handed back. 
 
  Enhanced Inspections of leasehold properties to ensure repairs and defects are reported 
 
promptly.   
 
  The property offer letter and the information provided about housing benefit have been updated 
 
at sign-up to avoid residents losing housing benefit at the start of a tenancy  
 
 
 
Satisfaction with complaints 
 
• 
SHG’s complaints procedure is aligned with SHA’s, although the relatively small number of complaints 
 
reflects the small number of customer facing services provided at Group level.  In 2008/09 SHG 
 
received 30 complaints, an increase of only 7% over 2007/08, when 28 were received. The Status 
 
Survey carried out in November 2008 indicated that 68% of residents were satisfied with the Group’s 
 
complaints procedure. 
 
• 
The information below shows complaints data by subsidiary.  The low number progressing to Stage 2 
 
and 3 indicates that the vast majority of complaints are resolved at an early stage. 
 
SHA 
SHA 
• 
SHA will be addressing the root 
• 
In 2008/09 we received 377 compliments and 383 complaints, an increase of 40% in complaints 
cause of the increase in complaints, 
compared with 2007/08. This increase is in part due to SHA encouraging feedback and recording all 
learning from mistakes and 
complaints, email, verbal, by letter etc.  The increase also coincided with the re-launch of the complaints 
amending policies, procedures and 
procedure. Of the 377 complaints, 205 were upheld at an average cost per complaint of £26.14.  Less 
behaviours accordingly.  An action 
than 2% of complaints progressed to Stage 2 in 2008/09 and only 0.5% of cases progressed to Stage 
plan will be developed that also 
3.  Two complaints panels were held by SHA. One complaint was found to be justified by the panel 
addresses the issues arising from 
regarding a training request for an involved resident and the other, how SHA had dealt with anti social 
the Status Survey. 
behaviour, was found to be not justified.  This prompted a review of resident training and how resources 
 
are allocated to ensure it was equitable and transparent. 
 
 
 
THA 
 
 
• 
90 complaints were received in 2008/09, a decrease of 29 compared with 2007/08.  Of these, 23 were 
upheld at an average cost per complaint of £36.41.  6% of complaints progressed to Stage 2 in 2008/09 
 
and only one case progressed to Stage 3. The complaint was referred to the Housing Ombudsman in 
 
2008/09, and related to the allocation of a neighbouring property and a transfer application. The Housing 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
13 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
Ombudsman found no maladministration and that THA had acted in accordance with its transfer policy.  
 
The Ombudsman also found that THA had dealt with complaints of antisocial behaviour in accordance 
 
with its antisocial behaviour policy. 
 
 
 
 
VHA 
 
• 
78 complaints were received in 2008/09.  Of these 21 were upheld at an average cost per complaint of 
VHA 
£12.17.  5% of complaints progressed to Stage 2 in 2008/09 and no cases progressed to Stage 3. 
• 
VHA’s Compensation policy is to be 
 
reviewed in 2009/10. 
 
 
 
 
 
 
  
2.5.2 
Giving residents and 
c) The association considers a range 
The Group works closely with residents to enable them to sit at the heart of the business at a strategic level 
• 
The 2008 Status Survey identified 
other stakeholders 
of methods and opportunities to 
and ensure accountability across key service areas. Involvement opportunities in 2008/09 included 
the ways in which residents prefer to 
 
opportunities to 
consult and obtain feedback from 
consultation and collaboration on Group communication, Group policy and procedure review, Sovereign 
be contacted.  This information will 
comment on their 
residents.  It seeks to make an 
Development Consortium and Group equality and diversity review.  Additionally resident involvement is 
be used, together with other 
performance 
agreement, developed in partnership 
embedded within SHG’s peer review process.  See attached document on performance review and 
feedback, to enhance 
 
with residents, setting out how they 
continuous improvement for further details.   
communication and feedback at a 
will be involved, consulted and 
local level. 
informed and how this will be 
SHA 
• 
In 2009/10 the Group will be 
resourced, measured, monitored and 
• 
The Resident Involvement Strategy and the action plan outlines the commitment made to residents to 
updating its website to ensure it is 
reviewed. 
inform them how SHA will provide feedback and enable them to be part of the improvement agenda for 
increasingly user friendly and 
the association. 
interactive. It will be tailored to meet 
• 
SHA has produced a ‘Guide to Getting Involved’ which outlines over 23 different ways for residents to 
the needs of residents, staff, senior 
engage with SHA to help improve services.  
management and stakeholders, 
 
involving them in the process of 
 
design and delivery.   
THA 
SHA  
• 
THA has reviewed its whole approach to Residents Involvement, as detailed at 2.5(a) above.  In addition 
it has increased the use of residents’ panels in response to residents’ preference for this method of 
• 
SHA has identified the need to 
consultation and feedback. 
improve opportunities for residents to 
 
be part of the decision-making 
VHA 
process; to be more accountable, 
• 
VHA offers a range of resident involvement methods including surveys, resident editorial team, 
transparent and open to scrutiny.  As 
maintenance matters group, affordable warmth steering group, disability access group and leaseholder 
part of the ‘Guide to Getting 
meetings.  It has also established a residents group in Witney to address specific needs of the newly 
Involved’, SHA has set out a range of 
transferred residents. 
ways that residents can be more 
• 
All tenant forums have signed up to a new Constitution and Code of Conduct and changed the focus of 
involved in how SHA does things, for 
the meetings to be more interactive with clear direction from residents on specific issues
example: 
 
  support for resident board 
 
members; 
  focus groups to explore services, 
which are delivered as part of 
policy reviews;  
  by taking part in a selection panel 
for maintenance products, 
components or contractors; and 
  inspecting services 
• 
In 2009/10  this approach will be 
rolled out across SHA and training 
provided to all front line officers in 
ways to get involved. 
• 
THA The actions arising are given at 
2.5(a) above. 
• 
VHA are rolling out PDA’s to 
operatives to gather satisfaction 
information at the point of work 
complete and improve resident 
databases 
• 
A gap analysis of Resident 
Involvement interaction is to take 
place and where applicable new 
groups will be targeted. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
14 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
 
 
 
 
 
 
 
2.5.3 
Enabling residents to 
d) Where they so wish, residents are 
SHA 
 
 
play their part in  
supported, enabling them to obtain 
 
 
• 
Through a wide range of resident involvement activities SHA actively supports residents to develop 
 
 
decision-making 
the knowledge and skills to play an 
skills, knowledge and experience.  Over the last year this has included; 
 
 
 
effective part in investment in, and 
  Financial support to individual residents for course fees, transport, care and support needs and 
 
 
 
management of, their homes and 
childcare. 
 
 
 
neighbourhoods.  They are 
  Piloting a lifelong learning partnership with Newbury College and Bristol Colleges.  
 
 
 
encouraged and supported to explore 
  Supported Neighbourhood Investment projects in Newbury, Plymouth and Bristol. 
 
 
 
options. 
• 
Over the past year SHA also supported a wide range of community and voluntary groups  through its 
 
 
 
Community Fund Grant including: 
 
 
 
  Support to 25 local groups and activities, ranging from small local neighbourhood events, such as 
 
2.5.4 
Providing opportunities 
youth engagement programmes in partnership with the police in Trowbridge to supporting a local 
 
for residents to explore, 
art project in a regeneration areas in Bristol helping to engage local children in creative 
 
and play their part, in 
workshops.  
 
how services are 
  SHA worked closely with Plymouth Racial Equality Council to financially support their Housing for 
 
managed and provided 
Respect agenda. The support specifically help fund a case worker to provide reactive assistance 
 
in dealing with racial incidents affecting our residents.    
 
  Help for a residents group to participate in an IT laptop project and help to support a film project 
 
called Pass It On by West Berkshire Council.   
 
 
 
SHAs new and emerging communities.   
 
• 
Where new large scale communities are being built, neighbourhood investment staff now work 
 
alongside housing management to ensure that residents moving into the new homes are encouraged to 
 
become involved in the way that the area is managed and how services are provided to them to ensure 
 
that they become connected to the surrounding community, infrastructure and services.   
 
 

• 
At Wichelstowe in Swindon, where the credit crunch has forced private developers to delay building, 
work has been done to ensure that those residents moving into completed affordable homes do not feel 
 
isolated and can start to build an identity, even though they could potentially be surrounded by building 
 
sites for the next few years.  Funding has been provided to a community group that is supporting the 
 
area and they will be providing services which meet the needs of residents, particularly activities like 
 
toddler groups and computer clubs, which will bring people together.   
 
 

• 
At Beechfields in Torquay and Hanham Hall in Bristol (see RC3.7d for further details), staff are working 
to develop management models which will reflect the environmental standards of these large new 
 
developments.  The very nature of the schemes means that long term stewardship of the communities is 
 
vital in order to maintain low carbon impact. Residents will be encouraged to monitor energy 
 
consumption and establish communal ways to live such as car sharing, composting, food production 
 
and local buying which minimise their eco footprint. The way in which the homes function and are 
 
managed will require a certain level of 'buy-in' so work is being done now to ensure that systems are in 
 
place to allow this to happen seamlessly. At Hanham Hall, in the long-term, a 'trust' will own and 
 
manage the two developments, and Sovereign is leading on the establishment of this body alongside 
 
Barratts, the developers and the HCA. 
 
 

THA  
 
• 
THA has revised its resident expenses policy to clarify what type of expenses are payable and to pay 
 
claims earlier to avoid financial hardship.  Residents are also required to provide feedback to other 
 
residents if they claim expenses to attend training or other events.  
 
• 
THA has sent residents, at their request, on training courses for committee and chairing skills; life skills 
 
courses in cooking and decorating; and budgeting and green issues.   
 
• 
At the annual residents and leaseholders conference 15 THA residents were offered taster sessions on 
 
the following: 
 
  Cooking on a shoe-string 
 
  Basic computer skills 
 
  Managing your money 
 
  Negotiating skills 
 
• 
In January 2009 five residents attended Mears’ decorating workshop.  A comprehensive skills day was 
 
undertaken by the residents including the following: 
 
  Different types of equipment and their uses. 
 
  Using fillers and emulsion. 
 
  Types of paint and their finish. 
 
  Cutting in and masking tape. 
 
  Roller and brush technique. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
15 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
• 
These sessions were intended to give residents skills and confidence to keep their homes in good 
 
decorative order. 
 
• 
In March THA worked with Dorset Adult Education to provide 12 residents with training on ‘Planning an 
 
 

 
Event’ under the skills for life initiative.  The residents trained are able to use the skills learned both in a 
community and personal capacity.  This training was at no cost to the association as it was Government 
 
funded for people under GCSE level.  A similar course is booked for July 2009 to assist with financial 
 
inclusion called ‘Managing Your Money’.  
 
 
 
 
 
VHA 
VHA 
• 
VHA has provided training and information to tenant forums on a range of subjects including community 
• 
As part of its new resident 
transport and upkeep of footpaths and roads, to enable them to better influence improvements. 
involvement database VHA will be 
• 
VHA promoted and organised events for 16 residents and attended two National Conversation events.   
gathering training needs information 
per resident and will use this to form 
• 
In 2008/09 VHA spent £1,600 on community grants for people wanting to make a difference to 
communities including youth diversion activities, Grovelands shopper bus, environment improvements. 
part of the revised resident 
involvement strategy. VHA will also 
• 
VHA has increased grant application level by 33% per project. 
be undertaking focus group training. 
• 
VHA residents are invited to take part in estate walkabouts. These are advertised in Open House and 
we piloted direct mail in one area to increase attendance 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.6 
Housing associations 
a) Any areas where the need for 
SHG  
THA  
must deal with the 
improvement is identified are 
• 
Regular meetings have been held with the TSA and the HCA since they were established to develop 
 
• 
THA has completed its Inspection 
Corporation in open and 
considered by the governing body 
positive working relationships as well as to keep them informed about group structure, developments 
 
Action Plan and has sent details and 
co-operative manner, 
and actions agreed with the 
relating to WHP and the SDC, and the financial impacts of the credit crunch, etc.    
 
met with the TSA to discuss 
notifying any anticipated 
Corporation 
 
progress.  This section remains on 
or actual breach of the 
THA 
amber as the Inspection Action Plan 
Code or anything that 
• 
THA informed the Housing Corporation of a breach of the Regulatory Code in relation to disposal of 
has yet to be signed off by the TSA. 
might significantly affect 
leases and SHG informed the HC immediately and obtained retrospective consents for all the affected 
association’s ability to 
properties. To reduce the risk of this breach being repeated SHG has completed a series of actions.  
fulfil their obligations 
New solicitors were appointed and training on property disposals and consents was organised for all 
under the Code. 
managers across the Group.  THA also appointed new solicitors. 
• 
THA has reported to the TSA on progress with the Decent Homes extension granted by the Housing 
Corporation on August 2007 in respect of 192 properties on the Somerford estate. 
 
 
 
 
 
 
 
b) Annual and other returns are made 
• 
All returns are submitted on time, responsibility for filing being centralised with the Group Company 
promptly to the Corporation 
Secretariat. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.7 
Housing associations 
a) The association is fair in its 
Group Overview 
• 
Monitoring of shareholders, board 
must demonstrate, when  dealings with people, communities 
• 
In May 2008 the Parent Board approved a new Equality and Diversity Strategy and Gender Equality 
members, staff and residents is to be 
 
carrying out all their 
and organisations with which it has 
Statement with corresponding actions, to ensure specific compliance with Circular 10/07 and GPN 8.  A 
expanded and enhanced using newly 
functions, their 
relationships and takes into account 
Group Equalities Forum (GEF) has been created to specifically challenge and review performance 
agreed form. 
commitment to equal 
the diverse nature of their cultures 
against the Group Equality and Diversity Action Plan. The GEF has representation from board members 
• 
Links to the new Group Residents 
opportunity.  They must 
and backgrounds. 
and key members of staff. All Partner members have been charged with implementing their parts of the 
Forum (GRF) are to be established 
work towards the 
Strategy under the overall guidance of the GEF which is chaired by the Group Chief Executive.  
and E&D training provided. 
elimination of 
• 
Additionally a Group Disability Forum made up of residents from each of the subsidiaries has been set 
• 
Awareness of the Single Equality Bill 
discrimination and 
up to advise and influence issues in relation to disability.  
is being disseminated throughout the 
demonstrate an 
• 
Each Partner member within the Group has a Board Champion for Equality and Diversity who is also a 
Group to ensure that Board 
equitable approach to 
member of the GEF.  
members and staff are aware of the 
the rights and 
• 
Significant progress has been achieved particularly in the following areas:- 
future implications.  
responsibilities of all 
  Introduction of Equality Impact Assessments (EIA’s) when considering all new policies across the 
• 
At THA, terms of reference for the 
individuals.  They must 
Group. 
E&D Forum have been agreed and 
promote good relations 
  Roll out of new training courses on Equality and Diversity for board members and staff, including 
recruitment of residents is underway, 
between people of 
specialist training on EIA’s. 
as is a communication plan and a 
different racial groups. 
  Agreement on a standard format for collecting Equality and Diversity information from residents, 
resident led advocacy scheme to 
staff and board members. 
support any, but particularly 
  Agreement on standard performance monitoring reports in respect of resident services and staff 
vulnerable residents, to access 
recruitment and retention.  
services positively. 
• 
Each Partner member has their own Equality Action Plan and these are being monitored by their Local 
• 
The outcome of Equality Impact 
Equalities Group, which also have resident input.  The GEF has overall responsibility for monitoring 
Assessments will be assessed on an 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
16 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
progress against these various Action Plans. 
ongoing basis and will influence 
 
policy and procedural changes as 
THA 
necessary.   
 
 
• 
Customer profile data will continue to 
• 
Since Inspection, THA has prioritised the collation of fully comprehensive data on the individual needs of 
be developed, analysed and used to 
residents, including information on sexual orientation and religion.  A temporary resident profile research 
shape services. 
officer has been employed to ensure that the data is collected in a much shorter timescale than 
 
originally planned. 
 
• 
70% of THA residents have completed a questionnaire in response to two postal surveys and other data 
 
collection methods.  This is a very important project for THA and renewed efforts are being made to 
 
obtain the remainder of the information, involving all front line staff, actions include:  
 
  The use of all resident forum meetings to explain the reasons behind the surveys, and to get 
 
more questionnaires completed; 
 
  Using home visits and cold calling when officers are in the vicinity.  
 
  All visitors to reception are also asked to complete the questionnaire.  
 
  Evening sessions when staff volunteers phone residents. 
 
• 
Full analysis of the data will take place in August 2009, however initial work shows that THA has a: 
 
  High disabled demographic profile. 
 
  The majority of residents are white / British. 
 
  The main language spoken by residents is English. 
 
  There are more females than males. 
 
  Most residents are of a Christian religion.  
 
  The majority are heterosexual. 
 
• 
Services to disabled residents have been much improved since Inspection.  A disabled service user 
 
forum has been established to scrutinise the approach to aids & adaptations and to drive through 
 
changes.  THA has improved information to disabled residents on their legal rights.  
 
 
• 
THA now attends Dorset Social Services Occupational Therapist (OT) meetings and this has speeded 
up the processing of DFG and THA applications for Aids & Adaptations (A&A). 
 
 
• 
THA visits residents jointly with the OTs to assess individual needs. A register is kept of all A&A 
requests which are monitored against timescales. A&A works are now discussed with residents by the 
contractor before the work is done to ensure that all of their needs are met. A&A are advertised to the 
attention of targeted groups of residents and this has encouraged greater take-up. 
• 
THA has redesigned the literature sent to residents on disabled adaptations with more emphasis on 
residents’ statutory rights under relevant legislation, in conjunction with the disabled service user forum.  
As residents are involved in shaping the disabled adaptations service this is now more tailored to meet 
their needs.  
 
 
 
 
 
 
 
b) The governing body has adopted 
• 
See 2.7a above.   
SHG’s monitoring of shareholders, board 
an equality and diversity policy that 
• 
SHG’s Equality and Diversity Strategy includes all diversity groups. 
members, staff and residents is being 
 
covers all aspects of equalities and 
• 
All board papers produced for management board highlight specific issues relating to Equality and 
expanded and enhanced using the newly 
includes race, religion, gender, marital 
Diversity.  
agreed data collection format. 
status, sexual orientation, disability or 
 
age.  
 
 
 
 
 
 
 
Specifically in relation to black and 
minority ethnic (BME) people, the 
policy incorporates targets 
associations should set in the 
following areas: 
 
 
 
 
 
 
 
1. Lettings: are proportionate to BME 
SHA  
• 
All members of the Group will 
housing need or census data where 
• 
Lettings are monitored through the E&D Forum to ensure that lettings data in relation to BME housing 
continue to monitor lettings using 
 
this information is deficient, in the 
need is understood and reflects discussion with LA’s over local needs. 
CORE to identify diversity of 
area where the association has 
• 
SHA lettings to BME households continue to be above the benchmark of 8.79% (this is a weighted 
applicants. The impact of CBL on 
homes.  An association specialising in 
target, based upon the census) at 11.12% with Exeter, Plymouth, Bristol and Reading being significantly 
lettings will be assessed and Group 
particular client groups establishes 
above benchmark.  Performance in West Berks, Basingstoke and Deane and East Devon has been 
members will be raising any issues 
different targets based on ethnicity 
below benchmark.  It should be noted that Choice Based Lettings (CBL) processes have had a different 
of under representation with 
data available for such groups. 
impact and outturn which make targets difficult to manage. 
particular nominating local 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
17 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
 
• 
22% of all lettings went to households with some form of disability, with 3.5% being allocated to people 
authorities. 
needing wheelchair accommodation. 
 
 
 
THA 
 
 
• 
For the first time in 2008/09 THA monitored lettings by the number of BME tenants allocated a property.  
 
THA can now identify not only the number of lettings made to BME households, where at least one of 
• 
THA will set new BME and other 
the tenants is BME, but also the actual number of BME tenants these lettings represent.   
E&D related lettings targets once it 
• 
During 2008/9 3.6% of THA’s lettings were to people from BME backgrounds, with 25% being to those 
has completed the resident 
residents with a disability and 4.6% who needed wheelchair accommodation. Lettings targets were 
demographic profile exercise. 
exceeded in four of the six local authority areas where THA works 
Lettings will then be monitored and 
 
reported against these new targets. 
VHA 
• 
Dorset CC has started a BME profile 
• 
During 2008/09 5.8% of VHA’s new lets were to people from BME backgrounds.  This meant they were 
exercise, to give a breakdown by 
two lets short of meeting the target.  It was decided that the target of 6.5% should remain the same as 
local authority area, which will also 
VHA’s new local authority partner, Aylesbury Vale, has a similar BME profile. 
feed into THA’s targets once 
• 
19.4% of lettings went to people with a disability and 2.6% to those needed wheelchair accommodation.  
completed.  
 
 
 
 
 
 
 
 
2. Tenant satisfaction is at least as 
• 
The 2008 Status Survey noted that the sample size was small in respect of the BME return and 
• 
The Group is concerned about the 
high as for non-BME tenants 
therefore care should be taken in interpreting results.  Nevertheless the survey revealed that BME 
 
lower levels of satisfaction amongst 
 
residents were less satisfied with services (75.3% satisfaction) compared to overall SHG satisfaction 
BME residents and will be taking 
rates of 82%.   
action to understand and address 
• 
The Status Survey showed people with a long term illness or disability are more satisfied with services 
issues of concern, targeting areas 
with satisfaction levels at 84.4%. 
where dissatisfaction is most 
prevalent taking into account the 
demographic profiling information.   
• 
Satisfaction levels will continue to be 
monitored.  The introduction of 
quarterly Status Surveys during 
2009/10 will be one means of doing 
this. 
 
 
 
 
 
 
 
3. Dealing effectively with racial 
SHA 
 
harassment: the association 
• 
SHA has enhanced board and senior management monitoring of incidences of racial harassment and 
 
 
establishes targets for reporting, 
has developed increased scrutiny of case management at a senior level. 
 
victim support and satisfaction, and 
• 
SHA continues to manage racial harassment within a Hate Crime framework, monitoring cases and 
 
action taken against perpetrators 
providing support to residents alongside action against perpetrators.  Enhanced security options are 
 
 
available to protect victims of racial and domestic violence in their home, in particular participating in 
 
“safer spaces” initiatives with local authorities. 
 
 
 
THA 
 
• 
THA has revised the performance information to its Board e.g. to give closer monitoring of ASB 
 
timescales. 
 
 
• 
THA has a victim support procedure in place with a budget which includes practical assistance such as 
enhanced security measures.  
 
 
 
VHA 
• 
VHA is taking action to understand 
the low return of 8% in respect of our 
• 
VHA has a clear racial harassment procedure and recorded two incidents of racially motivated 
harassment which were both resolved.   
satisfaction forms and will devise a 
 
plan to increase responses 
particularly from BME residents. 
 
 
 
 
 
 
 
4. Governing body membership: the 
• 
Governing body membership reflects the BME profile of its area of operation.  In practice this means 
• 
The Group will continue to strive to 
proportion of BME new appointments 
that there is BME board membership on the Boards of SHG, SHA and THA. (see data in 2.2b above) 
attract members from BME and 
 
and re-appointments to the governing 
other diverse backgrounds 
body is the same as under Lettings 
advertising widely for members. 
above. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
18 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
5. Staffing: new appointments and 
For the Group as a whole the ethnic composition of the staff broadly reflects the communities that it serves. 
• 
The GEF will continue to monitor 
promotions achieve the same levels 
The detailed breakdown is outlined below. 
recruitment and turnover statistics 
 
of representation, at all levels of the 
   
during the year and will take action 
organisation, as under the application 
SHG 
where appropriate. 
 
of the ‘Lettings’ criteria 
• 
10.13% of staff are from BME groups (6.33% have not declared their ethnic origin).  Of 24 appointments 
• 
In offices with low staff turnover SHA 
made in the year, 9.09% of appointments were from BME group (12.5% of applicants did not declare 
is looking to engage the services of 
their ethnic origin). 
local agencies to advise and assist in 
• 
From the 24 appointments made in the year, 75% were female, 58.33%% were under 40 years old and 
service delivery e.g. in respect of 
4.17% appointed were aged 55 or above.  8.33% of appointments declared a disability. 
working with the local Somali 
 
population in Bristol.   
SHA 
• 
7.47% of staff are from BME groups which is slightly below census (6.04% of employees have not 
declared their ethnic origin).  Of 41 appointments made in the year, 2.70% of appointments were from 
BME groups (9.76% of applicants did not declare their ethnic origin).  43.90% were female, 37.5% were 
under 40 years old and 5% appointed were aged 55 or above (2.43% of applicants did not declare their 
age/DOB). 0% of appointments declared a disability.  In response to the statistics above SHA took 
positive action to recruit BME staff, through targeted advertising.  This recruitment is currently ongoing. 
 
THA 

• 
7.69% of staff are from BME groups (0% of employees have not declared their ethnic origin).  Of the 
eight appointments made in the year, 0% were from a BME group, 62.5% were female applicants, 50% 
were under 40 years old and 12.5% were aged 55 or above. 0% of appointments declared a disability. 
 
 VHA 
• 
1.6% of staff are from BME groups (1.6% of employees have not declared their Ethnic Origin). Of the 18 
appointments made in the year, 0% were from a BME group, 44% were female, 56% were under 40 
years of age and 5% were aged over 55.  0% of appointments declared a disability. 
 
 
 
 
 
 
 
6. Representation in tenants/residents  Sovereign is committed to providing opportunities for involvement to residents across the Group. 
 
associations: reflects the ethnic mix of 

 
the association’s tenants in the 
SHA   
relevant area 
• 
Within this context SHA carefully monitor and reviews its activities, encouraging under represented 
groups.  
  20% of residents who consider themselves to have a disability participated in activities last year 
which exceeds the SHA profile  
  7% of involved residents are from a black and minority ethnic (BME) background.  
THA 
• 
THA has 3% BME involvement against the previous target of 2%, representing an upward trend. 
 
VHA 

• 
5% of VHA residents who attended resident forums were from a BME background. 
 
 
 
 
 
 
 
7. Employment performance of 
SHG  
 
suppliers, contractors and 
• 
The Group requires suppliers, consultants and contractors to be accredited through a specialist 
 
consultants: as a criterion for award of 
company called Exor.  This company not only assesses financial viability but ensures that the Group’s 
work or contracts and a condition of 
policies on equalities and diversity are applied.  In addition E&D is a standard item for discussion on the 
doing business, associations should 
agenda of all meetings with contractors. 
pass on requirements in respect of 
• 
Additionally Partner members have frameworks for contractors and employers agents which have 
staffing, customer satisfaction and 
specific KPIs and annual reviews which address BME issues relating to employment and dealing with 
dealing with racial harassment to their 
racial harassment. 
consultants, contractors and 
 
suppliers. 
 
 
 
 
 
• 
The Group developed a new Corporate Strategy during 2008/09 and a new Risk Map was compiled 
 
 
2.8  
Housing Associations 
a) The association’s risk management 
based on this strategy and approved by the GARC and adopted by all boards.  
• 
The Group intends to use its risk 
must operate a 
framework highlights key risks and 
• 
The Clearview system – which is a strategic management system, has been introduced, providing a 
scoring system to evaluate major 
 
framework that 
how they are to be managed 
much clearer link between strategic actions and risk.  All senior staff have been trained in its use. 
development and operational 
effectively identifies and 
• 
Each risk is referenced to a corporate objective in the Strategy and a ‘Risk Owner’ identified.  The Risk 
projects so that a comprehensive 
manages risk: 
Owner is the person who has responsibility for its controls operated by the Group to mitigate the Risk. 
and dynamic view of Risk Exposure 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
19 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
 
• 
For the first time this year risks are scored for Impact and Probability and a composite score attributed to 
can be developed. This will be used 
the risk. This allows risks to be ranked in order of severity and for ‘key risks to be identified.  Not 
to inform the setting of a Risk 
surprisingly in the light of the uncertain economic climate key risks to the Group are primarily financial.  
Appetite for the Group. 
 
 
• 
The internal audit programme is targeted at ‘key risk ‘controls and areas where controls require 
strengthening.  
• 
Each quarter the GARC now receives a summary of all risks together with a report from the Risk Owner 
of each key risk, (usually the top 10) certifying that controls are being maintained or enhanced as 
agreed. This procedure was introduced in 2008/09. 
• 
Membership of the GARC was reviewed and changed during the year in line with new guidelines for 
boards and committees.  The new committee has received training in the year including the relationship 
between risks and internal audit and in using internal audit to test and improve risk control. 
• 
The Committee uses the Risk Scoring to inform its decisions on Capacity Reserved against Risk, and in 
agreeing Minimum Funding Levels with the Group Treasury Committee (see Future action for comments 
on Risk Appetite). 
• 
Each subsidiary reviews the risk map at management and officer level.  
 
 
 
 
 
 
 
Identifying all major risks  b) The governing body regularly 
• 
The Group has a formal approach to strategic planning which is detailed in a Protocol which forms part 
• 
On an annual basis the Strategic 
that might prevent them 
reviews activities and policies and all 
of the Intragroup Agreement (IGA). 
Plan is reviewed and updated as 
 
achieving their 
new business decisions and there is a 
• 
A Steering Group is established to manage the process and Away Days arranged for all Group boards 
appropriate to ensure that it 
objectives 
clear case for the proposed or 
and GMT to set a framework and parameters.  
responds to changes in the external 
 
existing direction of the association 
• 
The Combined Strategy Team is actively involved in the preparation of the detail and members of staff 
environment, and that these changes 
are consulted during the process before the revised strategy is put forward to boards for consideration. 
are properly quantified in the Group 
• 
An interim strategy review was undertaken during 2008/9 and a new plan adopted by the Group in 
Business Plans. 
September 2008. 
• 
WHP is viewed as a very good 
• 
The Strategic Plan is the basis for the 30 year Business Plan which is provided to the TSA and the 
strategic fit with SHG and 
Group’s funders.  This Business Plan provides the main operational controls against which the Group 
complements its existing strategy. To 
measures its performance.  The Group Business Plan is supported by various operational plans that are 
support the amalgamation the 
the responsibility of individual named Directors.  These action plans are regularly reviewed by the 
Business Plan, incorporating WHP, 
Managing Directors through team meetings and one-to-one’s and monitored by the GMT. 
has been reworked and submitted to 
 
the TSA along with a detailed action 
SHA 
plan and proposed savings resulting 
from the amalgamation. On the basis 
• 
As with previous strategies, Partner members are required to produce their own action plans, identifying 
how they will support the Group objectives.  Sovereign HA’s Management Board held an away day on 
of this information the TSA have 
29 October 2008 to review the Group Strategy in detail and to consider the main goals and activities 
approved the amalgamation.   
SHA should be carrying out over the next three years to support the delivery of the Group’s strategic 
• 
The Wessex/Sovereign Integration 
aims.  The revised strategic Action Plan was approved by SHA’s Board in December 2008. 
Action Plan will go to the Group 
Board for approval on 6 August 
• 
The delivery of the Action Plan is reviewed by the SHA management team quarterly, and updates, which 
identify progress towards meeting agreed targets, are also provided to SHA’s Board on a quarterly 
2009. It will then be submitted to the 
basis.   
TSA. 
 
• 
An updated Group Strategy will 
THA 
be produced for approval by the 
Boards’ in November 2009. The new 
• 
The THA strategy and action plan is derived from the Group Strategic Plan 2008-11.  Additionally THA’s 
Board closely monitors progress on the Somerford redevelopment and makes all expenditure decisions.   
Group Residents Forum will be 
involved in this review.  
• 
THA’s Board has monitored progress against the Audit Commission Inspection Action Plan approving all 
of the detailed actions arising from the plan relating to  
 
  THA’s approach to gas servicing;  
• 
THA’s Value for Money (VFM) report 
  asbestos information for residents and contractors;  
on service cost and performance 
  10 year electrical testing programme;  
was submitted to its Board in 
  reviewing a range and measurement of customer service standards & THA’s approach to E&D;  
September 2008. THA is taking the 
  management of aids and adaptations service;   
lead in producing a VFM strategy for 
  the management of maintenance contracts;  
the Group.  The draft strategy is 
  void property lettings standard out of hours hotline,  
under consultation, with a target to 
  value for money and  
be reviewed by GMT in August 2009 
  Quarterly Board performance information.   
and Group boards in October 2009.    
• 
THA’s new operational management structure was approved by the GMT in March and implemented in 
 
May 2009. 
 
VHA 

• 
The VHA is working through its action plan, approved in November 2007. The main themes are to 
sustain the existing high service levels; improve governance; review the future provision of retirement 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
20 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
homes and services to the elderly; to achieve the transfer of 840 homes from SHA and increase 
satisfaction rates; to raise the profile in the local community and to expand development potential. 
• 
VHA’s Board has received regular updates on the progress in delivering these aims and objectives. All 
objectives have substantially been met. 
 
 
 
 
 
 
 
 
With the necessary 
c) Approved terms of reference for the 
• 
Revised Standing Orders and Financial Regulations are in place and have been updated to reflect the 
• 
A full review of the Standing Orders 
arrangements to 
governing body and other committees 
amalgamation with WHP. These include a comprehensive delegations matrix which specifies the level of 
and delegations will be undertaken in 
 
manage risks and 
and delegated authorities for staff are 
delegated authority to the Partner member boards, Group committees and Group Management Team.  
Q4 2009 to tie in with the 
mitigate 
in place 
 
implementation of the new finance 
 
system. 
 
 
 
 
 
 
 
d) There are internal controls 
• 
Internal controls are defined in Standing Orders and the Group Financial Regulations and supplemented 
• 
WHP currently uses the same 
systems. The effectiveness is 
by the Policies and Procedures of the Group. 
internal auditors, Mazars LLP, as the 
 
regularly reviewed by the governing 
• 
The Group has appointed a single internal auditor for the Group from 2008/09 so that controls and 
Group.  The 2 audit programmes for 
body and reported in the annual 
effectiveness across the Group are being measured by a common standard.  The internal audit 
2009/10 have already been aligned 
report. 
programme tests the effectiveness of the internal controls and the results of these audits and agreed 
to allow the quality of each area of 
actions are formally acknowledged by the boards and reviewed by the GARC each quarter. 
internal control to be assessed 
• 
Each Group Management Team (GMT) Director produces an Assurance Statement each year for the 
consistently across the enlarged 
area under their control and the Group Chief Executive provides an overarching statement.  These 
Group. 
statements are considered by the GARC with statements from the internal auditors and GTC and 
• 
Both the Group and WHP use the 
Management letters from the external auditors before the GARC produces its annual statement for the 
same risk advisers, Hargreaves Risk 
Group’s boards.  These statements are contained in supporting documentation to demonstrate 
and Strategy (HRS).  HRS has 
compliance with Circular 07/07. 
established lists of best practice 
• 
These statements are complemented by the key risk owners certification which the Committee receives 
controls against individual risks.  The 
quarterly, (see 2 8 a). 
Assistant Director of Audit and Risk 
• 
In line with the recommendation in the National Housing Federation Code of Governance – ‘ Excellence 
will work with Group staff during 
in Governance‘ 2009 the Group Finance Director provided boards with assurance on the adequacy of 
2009/10 to audit the quality of the 
financial and management reports.  This assurance is provided in the Annual Statement of the Group 
enlarged Group’s controls against 
Finance Director. 
the best practice lost and to identify 
and close gaps. 
• 
A Fraud Register is maintained and reviewed by the GARC each quarter.  There have been no reported 
instances of fraud in 2008/09. 
 
(NB see also RC1.1 and 1.1.2(D) regarding financial controls which address risk management issues). 
 

3. Properly Managed 
 
 
 
 
 
 
3.1 
Housing associations 
a) Rents are set in accordance with 
• 
All Partner member rents are set in accordance with the rent restructuring formula; however, in some 
must set rents move 
the rent restructuring formula 
cases combined rent & service change increases were restricted where it was felt that the application of 
 
towards target social 
the full increase would cause undue hardship following a high September 2008 RPI. 
rents and are, on 
 
average, below those in 
 
the private sector for 
similar properties and 
which reflect size, 
property value and local 
earnings 
 
 
 
 
 
 
 
b) All residents have information 
• 
All Partner members send residents an annual letter containing details of rent increases together with 
 
about their landlord’s rent policy and 
information on service charges where applicableA strategy is in place to allow optimum service charge 
 
rent levels across the association’s 
recovery over a five year period. However it is recognised that even applying the full rate of 
stock and in the relevant local 
convergence permitted under the rent restructuring rules, it will not be possible to get all properties to 
authority areas.  All residents have 
target rent within the timescales.   
information about their service 
 
charges including costs that their 
SHA 
charges cover, how charges are 
• 
Phase 2 of f the service charge project has progressed as planned. This year information was presented 
budgeted and increases calculated. 
in a more visual format using graphs, and service charge information has been provided to residents in 
houses for the first time. SHA processes have been improved to match cost and income on fixed service 
charges. The gap between service cost and income has reduced again in 2008/09.  In 2008/09 SHA’s 
cleaning and grounds maintenance contracts were reviewed with a view to minimise costs to residents. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
21 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
 
THA 
• 
THA was unable to transfer the service charge data onto Academy, the housing management IT 
system, to improve the efficiency of the process. However it was still able to provide residents with 
 
comparative information on their rent level, by local authority and property type.  The gap between 
service cost and income has reduced again in 2008/09 and all service charges are detailed to residents, 
with charges and refunds being applied as part of the annual review process 
 
 
 
 
 
 
 
3.2  
Housing associations 
a) The governing body receives 
Please note this section is supported by a separate document outlining SHG’s approach to Service 
 
 
must have management 
regular reports on all areas of the 
Delivery Performance and Continuous Improvement as requested in the Guidance Note for the SACS 
 
 
 
arrangements, 
association’s performance.  The 
submission 2009.  The narrative below details how performance is managed at the strategic level. 
 
 
resources, skills and 
association benchmarks its 
 
 
 
systems which are 
performance against other 
 
 
 
appropriate to their 
associations and organisations. 
• 
The Group has made significant progress during the year in delivering its Group Strategic Plan 2008-11 
 
 
circumstances, scale 
 
(GSP), with regular updates provided to the Parent Board.   
• 
The Group will continue to refine its 
 
and scope of operation, 
• 
Arising from the revised group Standing Orders, the Group has established a Group Operations Forum.  
approach to performance monitoring 
 
and ensure that their 
Chaired by SHA’s Managing Director and comprising the other Managing Directors of the Group 
in the light key business drivers 
 
activities: 
supported by the Group Performance Director.   
including TSA and local authority 
 
 
• 
Its role is to  
requirements 
 
1.  Establish a service ‘vision’ for the Group 
 
2.  Co-ordinate customer services activities across the Group 
 
3.  Share best practice between the associations. 
 
4.  To routinely identify best practice in customer service, and to work with the Performance Team 
 
in producing standardised policy and practice, to ensure greater operating efficiency. 
• 
The latter aims are being delivered through the Orion Project.  See 3.3 below and supporting 
documentation. 
 
THA 
• 
THA revised its quarterly performance reports to its board in September 2008, following consultation 
with board members about what information was of most value and usefulness to them. The new report 
includes full benchmarking and trends information and a traffic light system to identify variance against 
target.   
• 
Annual reports have also been provided to THA’s Board giving more detailed information on planned 
maintenance, complaints, allocations and lettings, evictions, and staffing. 
 
 
 
 
 
 
 
 
3.2.1 
Are adequately 
b) All lettings and sales are recorded 
• 
SHG undertakes sales for all Group members and details are recorded on CORE. 
monitored 
in the Continuous Recording of letting 
• 
SHA, THA and VHA record all lettings on CORE digital. 
 
system (CORE) 
 
 
 
 
 
 
 
 
3.2.2 
Are undertaken 
c) Services can be demonstrated to 
• 
All members of the Group have achieved Quality Housing Service (QHS) accreditation.   
• 
In 2009/10 Sovereign will be 
efficiently and effectively 
be relevant and accessible to 
 
embarking on and delivering a 
 
 
customers. 
THA 
number of group wide projects to 
 
• 
QHS accreditation was achieved by THA in 2008/09. The accreditation says that the following services, 
further improve access and customer 
which cover from the moment a person seeking housing makes first contact with an association, to the 
care.  In particular the introduction of 
time that they terminate their tenancy, are delivered to an excellent quality standard: 
a new branded interactive website 
  Opening and reception 
that will offer 24/7 repair reporting 
  Telephone service 
and monitoring of hits on the 
  Information and documentation 
website.  The Group will also be 
  Maintenance 
making better use of resident 
  Rents 
profiling information, tailoring 
  Complaints 
services to specific needs. 
  Estate services (including ASB) 
• 
On joining the Group, KHV is now 
  Resident participation 
included in the emergency call 
  Equality & diversity 
service. 
 
• 
The enlarged Group including WHP 
VHA 
has an extensive portfolio of older 
• 
Additionally VHA has Charter Mark accreditation for excellence in service delivery.   
persons housing with over 2,400 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
22 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
• 
All documents are available in audio and large print and other languages.  Other accessibility features 
sheltered homes, together with two 
such as hearing loops and translation services are widely publicised and offered to residents
care homes and a range of 
• 
As part of the ‘Orion’ project (see attached document) the Group has developed its own service 
supported specialist housing. Given 
the importance of these services, a 
 
standards specifically addressing Access and Customer Care as a distinct function.  Within this VHA 
has developed standards to address:  
full service review is planned 
  Office strategy and facilities (see also 2.4). 
following the amalgamation to cover 
  Accessibility to services, including DDA compliance. 
care, supported housing and elderly 
  Customer access and customer care standards.   
persons services across the group, 
  The website (see also RC 2.5). 
considering: 
  Tailored communication with customers taking into account their needs and preferences. 
  The medium term future for 
Repairs Service 
each service; 
• 
SHA has rolled out the mobile working and dynamic scheduling system in the Bristol area. 
  What services need to be 
expanded or contracted; what 
• 
THA has transferred its responsive repairs and voids contract from Mears to Sovereign Response 
(SHA’s DLO), with full resident involvement in the process. THA has also refurbished the ex-United 
additional services might be 
Reformed Church (URC) on the Somerford estate as offices for Sovereign Response. It is intended that 
required; 
the URC will be completely accessible to residents on Somerford, which represents a large bulk of 
  How the services should be 
THA’s stock. 
provided and by whom. 
 
• 
THA’s new estate inspections enable residents to approach staff about any problems or estate issues, 
without the need to contact the office. 
• 
Please refer to note 2.4 (a) 
 
 
Supported housing 
THA 
• 
SHA provides emergency alarm call handling on behalf of the Group.  SHA ensures that all emergency 
• 
THA is devising an office strategy by 
alarm calls are answered, and that 98.5% of these are answered within 60 seconds.  In 2008/09 98.8% 
December 2009 with the aim of 
of these calls were answered within 30 seconds. 
moving to other offices in 
Christchurch in 2010/11, 12 months 
• 
In respect of supported housing for older and vulnerable residents, the management service is delivered 
through a tailored approach to meet the specific requirements of people with support needs. For SHA 
before the office lease expires, in 
97.8% of all new residents who required a support plan had one within four weeks of moving in and 
order to provide more accessible 
99.8% had their plans reviewed on time (nine months). 
offices. 
 
 
 
 
 
 
 
 
3.2.3 
Are backed by proper 
d) There are clear contractual 
SDC 
 
systems of assurance 
arrangements, and reporting and 
• 
The contractors and employer’s agent’s frameworks are fully OJEU compliant with specific provisions for 
 
for internal control 
review mechanisms for the use of 
call off and regular reviews. 
partners or agents 
• 
All contract documentation is standardised with clear contract management procedures. 
 
SHA  
• 
SHA works with a small number of managing agents.  SHA aims to achieve consistency in service 
delivery, monitoring and performance between agency-managed and directly-managed schemes to 
ensure that residents are receiving consistent service delivery, subject to funding and local authority 
requirements.   
 
THA  
• 
THA works with only one partner, Raglan HA which provides services for one scheme.  Services are 
provided within the context of a management agreement which was fully reviewed in 2009. 
 
VHA 
• 
VHA has only one management contract in place, providing local support to vulnerable tenants. There 
are currently 20 tenants receiving this service. 
 
 
 
 
 
 
 
3.3 
Housing associations 
a) Service provision is subject to 
• 
All subsidiaries within the Group are participating in the Orion project.  The details of this and how 
• 
A detailed amalgamation Action Plan 
 
must aim to deliver 
challenge and change.  The wishes of 
residents are involved is outlined in the accompanying document on Service Delivery Performance as 
is due to be presented to the SHG 
 
 
continuous 
residents and others are balanced 
requested in the Guidance Note for the SACS submission 2009. 
Board on 6 August for approval. This 
 
improvements and value  against available resources within a 
 
will then be submitted to the TSA so 
 
for money in their 
clear and transparent framework, 
THA 
that the promises in the Business 
 
services: 
according to the principles of Best 
• 
In addition to the above THA have undertaken a review of service cost alongside service performance, 
Case can be monitored effectively. 
 
Value.  Progress in working towards 
compared with the rest of the Group and reported the results to THA’s Board.  
 
 
improvements against a range of 
• 
THA Residents have been involved in the following service reviews: 
• 
All members of the Group will be 
 
national and local performance 
  Void standard 
reviewing the outcome of the Status 
indicators will be publicised by the 
  Disabled Aids & Adaptations 
Survey, responding to key areas of 
association. 
  Leaseholders’ debt management 
concern and highlighting priorities for 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
23 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
  Selection of contractors 
the future for incorporation in the 
  Somerford estate refurbishment 
revised Strategic Plan.   
• 
The THA void standard was improved through the introduction of decoration vouchers and a better 
 
standard of garden 
 
 
• 
Leaseholders’ debt management was improved by using clearer, letters and a less harsh and more 
customer-focused process. 
• 
The collection of rechargeable repairs was reviewed in 2008/09 and a procedure set up for collecting 
these which is closely monitored and publicised.   
• 
THA reviewed the procurement of all major works contracts in 2008/09 by reaching agreement to enter 
into a service level agreement with SHA for SHA to deliver a full Property Services Function (with the 
exception of aids and adaptations) using SHA’s existing contractors wherever possible, to reduce the 
administrative burden, duplication and achieve economies of scales and other efficiencies.   
• 
THA has recently developed a new Residents Forum to enable residents to scrutinise and monitor 
performance. 
  
 
 
 
 
 
 
3.3.1 
Using Best Value 
b) Housing services and supporting 
• 
All services and support functions are being reviewed through the Orion project (see above).   
 
techniques, challenging 
functions are reviewed to ensure 
 
what they do and how 
continued relevance 
they do it, making 
comparisons with 
others, consulting 
people affected by their 
services and 
establishing whether 
they are providing the 
service either directly or 
through a third party, at 
competitive standards 
and prices. 
 
 
 
 
 
 
 
3.4 
Housing associations 
a) Permanent housing is sustainable, 
Sovereign Development Consortium (SDC) 
 
 
must develop and 
demonstrated by a commitment to 
 
 
• 
SHG will continue to share its 
 
manage good-quality 
effective protection of the 
•    The current members of the SDC are KHV, SHA; THA; VHA, Saxon Weald; Housing Solutions; Solon; 
Construction Commitments action 
 
homes that seek to meet  environment and prudent use of 
Advance; Ability and Brunelcare. 
plan on request. 
 
people’s needs and 
natural resources 
• 
SDC has developed its own action plan within the framework of the HCA’s Construction Commitments 
• 
A Group wide environmental policy is 
preferences now and in 
principles (which has replaced the Clients Charter) This ensures continuous improvement in the 
to be produced and implemented in 
the future, ensuring that: 
following areas: 
2009/10. And each subsidiary will be 
  Procurement and Integration 
establishing its own Green Team. 
  Commitment to People 
• 
Various environmental initiatives are 
  Client Leadership 
being trialled including solar panels 
  Sustainability 
for hot water and air source heat 
  Design Quality 
pumps at various schemes and 
  Health and Safety 
further improvements to communal 
• 
This approach is recognised by the HCA as an example of best practice. 
lighting.   
• 
All members of the Group act as client to SHG in commissioning and approving new developments.  All 
 
schemes are subject to managerial and officer scrutiny prior to approval. The aim is to ensure the Group 
develops homes and communities where people want to live, which are sustainable and offer value for 
money.  As part of this a development checklist has been developed which is completed and considered 
prior to any scheme development.  This document addresses a series of prompts to assist planning and 
covers issues related to:  scheme mix; service charges; site layout, green technology etc. 
• 
Prior to letting complex or large schemes a lettings and management plan is completed. This addresses 
site design, layout services, charges site type, mix implications, lettings plans, management companies, 
and grounds maintenance.   
• 
For major schemes where Group members own the land and have significant influence over the design 
and components of the scheme, the local community and prospective residents are consulted 
throughout the process. 
 
 
 
 
 
 
 
3.4.1 
The homes their 
b) Housing stock is maintained in a 
• 
The Group continues to ensure its homes are of a high standard.  The 2008 Status Survey showed that 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
24 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
residents live in are well 
lettable condition that exceeds 
85% of all residents were satisfied with the overall quality of their home and 81% were satisfied with the 
 
 
maintained and in a 
statutory minimum requirements 
general condition of the property. 
 
lettable condition 
• 
 All subsidiaries are on target to remain DHS compliant and are undertaking the following activities to 
 
ensure they remain so: and that their homes meet residents requirements and in 2008/09 the following 
 
 
activities have been undertaken: 
 
 
 
SHA 
• 
SHA are actively engaged with the 
• 
SHA’s Forward Maintenance Plan (FMP) is based on up to date, accurate and validated rolling five-year 
Orion project to progress a number 
programme stock condition surveys.  20% of all stock is surveyed each year through SHA’s in-house 
of key actions that will move the 
and dedicated Stock Condition Surveyors who are accredited Home Energy Assessors and qualified to 
delivery of repairs towards 
P402 and P405.  This allows them to deliver maximum efficiency across the process by simultaneously 
excellence.  A key action is the 
collecting and producing the Energy Performance Certificate (EPC), collecting asbestos information and 
provision of 2 hour appointment slots 
condition data in one appointment.  Data is input on site using mobile devices which is uploaded 
and an extended hours service, all 
electronically into a master Codeman stock condition database. 
being worked up now with a plan to 
• 
SHA’s current stock investment approach to deliver ‘Warmth, Security and Home Comfort’ is the result 
implement across all regions during 
of a full and targeted residents feedback survey completed in 2006/07  Associated programmes of work 
2010/11.   
are in place, ongoing and delivering new windows, doors, insulation, boilers and heating systems, all 
 
designed to reduce residents energy costs and provide added security.  For 2009/10, SHA is seeking 
 
extensive feedback again from residents to further inform the FMP.  Aligned with residents wishes and 
 
expectations is the SHA programme for installing alternative energy systems, and in a number of cases, 
 
these systems are integrated with University monitoring and study programmes. Additionally the Void 
 
Standard has been reviewed in full consultation with residents. 
 
 
 
THA 
 
• 
THA has rationalised its stock during 2008/09 through the sale of Linden Court, a sheltered scheme in 
 
Eastleigh, to Saxon Weald HAL. The sale proceeds have been reinvested in the redevelopment of 
 
Cheviot Court on the Somerford estate. 
 
 
• 
THA reviewed and improved its void (relet) standard following the Audit Commission’s Inspection 
recommendations, particularly in relation to decoration and general finish, and in full consultation with 
 
residents. 
 
 
• 
THA reviewed its gas programme in 2008/09 to achieve 100% over 11 months and introduced a 12 
month service improvement plan, to improve THA’s approach to gas safety.  It has also reviewed its 
 
approach to asbestos to provide residents with information about where asbestos can be found in their 
 
homes. 
 
 
• 
As a result of the analysis of repair costs, THA changed the way it delivered responsive and void repairs 
including changing its contractor from 1 April 2009 to provide residents with a more cost effective 
 
service. 
 
 
• 
VHA will update its stock condition 
VHA 
survey information to have 20% 
complete by September 2009. PDA’s 
• 
Given VHA has already achieved Decent Homes Compliance and its current investment strategy 
concentrates on a long term programme of upgrading kitchens and bathrooms throughout the stock in 
are being rolled out to all surveyors 
line with the current stock condition results. 
for the collection of Stock Condition 
and HHSRS (Housing Heath and 
• 
During 2008/09 VHA took over the responsibility for 840 properties in Oxfordshire from SHA. Although 
most of the stock is less than ten years old, resources were devoted to improving thermal efficiency and 
Safety Rating) data  
replacing a number of failed heating systems.  
• 
The local void standard will be 
 
reviewed by the Tenant Forums and 
Maintenance Matters Group to 
ensure resident input.  
 
 
 
 
 
 
 
3.4.2 
Maintenance is carried 
c) Progress in achieving the Decent 
• 
All boards monitor compliance with the DHS on a quarterly basis.  Details of compliance are outlined 
 
out effectively and 
Homes Standard is monitored 
below: 
 
 
responsively and in 
 
 
ways which that reflect 
SHA 
 
residents’ preferences 
• 
Using the condition data and analysing repair trends, component replacement programmes are 
 
determined and works carried out against a theoretical life cycle, with decisions to procure made on a 
 
“just in time” remaining life basis.  This approach has delivered a stock condition profile that is now 
99.6% Decent Homes compliant with an average SAP rating of 65.3, an improvement the 2007/08 rating 
of 64.8. 
 
THA 
• 
Progress against achieving the Decent Homes Standard is monitored on a monthly basis and reported 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
25 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
to the THA Board each quarter.  In 2008/09 the properties meeting the standard improved from 92% to 
96.9%.  In 2008/09 THA’s average SAP rating was 66.1, an improvement on the 2007/08 rating of 63.9. 
 
VHA  
 
• 
VHA undertook its last stock condition survey in 2004 and is undertaking a new survey in 2009/10. From 
that date, the proposal is to design a rolling five year programme, similar to that adopted at SHA. VHA 
has trained staff who are accredited Home Energy Assessors and qualified to P402 and P405. In 
2008/09 99.9% of all properties met the DHS. 
• 
The average SAP for 2007/08 was 75 with a target of 76 for 2008/09.  The methodology for producing 
SAP changed from a 1-120 scale to 1-100 scale resulting in the 2008/09 average SAP being 67.7.  
However the records provided to Elmhurst Energy, who carried out the independent conversion on 
VHA’s behalf ,shows the pre conversion figure to be in excess of 76. 
 
 
 
 
 
 
 
3.4.3 
Necessary investment in  d) There is a responsive repair 
• 
The 2008 Status Survey shows satisfaction with repairs across the Group is 77% which is just above top 
 
the future of their stock 
service that meets legal and 
quartile benchmark.  Partner members deliver the following services:  
 
 
is made a key priority 
contractual obligations and is efficient 
 
 
and effective.  It has published 
SHA 
 
service standards and is sensitive to 
• 
SHA has developed its repair service.  Residents are able to report a repair using a variety of methods, 
 
the needs of vulnerable residents 
but the majority choose the Freephone number to speak directly to the dedicated repairs call centre 
 
staff.  Through friendly and efficient diagnosis, the call centre staff provide a job number and offer either 
 
an a.m., p.m. or Missed School Run appointment at the “point of call”.  For the majority of the repairs, 
 
including emergency out of hours, it is the in-house maintenance contractor, Sovereign Response that 
 
delivers the work that is required.  
 
• 
SHA has invested significantly in developing a mobile working solution which provides the tradesperson 
 
with each individual job detail and its respective appointment all transferred wirelessly to a PDA.  More 
 
than 42,000 repairs were completed by SHA in 2008/09, and 94% of those were completed within 
 
priority target time (93% in 2007/08).   
 
 
• 
During the year SHA performance on repairs completed within target either stayed the same or 
improved as follows: 
 
  Emergency repairs:  98% for both 2007/08 and 2008/09 
 
  Urgent repairs: 91% in 2007/08 to 93% in 2008/09 
 
  Routine repairs: 93 in both 2007/08 and 2008/09  
 
 
• 
SHA’s landscaping and grounds maintenance contract was reviewed in 2008/09 and following an OJEU 
compliant process new contracts were allocated.  Residents were involved in the process.  In the Bristol 
 
area a new contract was awarded to Blue Sky Development and Regeneration, a social enterprise 
 
company employing ex-offenders with a view to getting them back into the workforce.  
 
 
 
THA 
• 
THA’s flag system on Academy for 
vulnerable residents will be revised 
• 
In 2008/09 there was a concern that although there was a high level of tenant satisfaction with the 
repairs service, value for money was not being achieved The pilot contract arrangements with Mears 
once the results of the demographic 
was therefore reviewed. It was decided to transfer the service to Sovereign Response, with the added 
profile are known. 
benefit that the operatives have been retained through TUPE arrangements and know the stock and the 
 
residents. Residents were fully involved in the decision to transfer. 
 
 
• 
During the year THA improved performance on repairs completed within target as follows: 
  Emergency repairs:  95.1% in 2007/08 to 98.9% in 2008/09 
 
  Urgent repairs: 75% in 2007/08 to 98.7% in 2008/09 
 
  Routine repairs: 90.9% in 2007/08 to 98.5% in 2008/09  
 
 
• 
THA also introduced stock investment satisfaction monitoring and achieved 93.4% 
 
• 
A new customer satisfaction and quality audit process has been introduced by THA’s new Property 
 
Services Team following consultation with the residents’ panel, contractors and SHA’s call centre and 
 
Property Management Team covering: 
 
  Calls logged at the call centre 
 
  Response reports 
 
  Voids 
 
  Planned and cyclical works 
 
  Grounds maintenance 
 
  Heating services 
 
  Communal cleaning 
 
• 
The Sovereign Response Mobilisation Project has been completed successfully, with residents reporting 
 
a seamless transition and service improvement, particularly with regard to appointments 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
26 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
 
• 
In 2009/10 VHA is to complete its 
VHA 
Resident Profiling project and review 
• 
VHA deliver a responsive maintenance service through a direct workforce and the costs are in the upper 
maintenance procedure to ensure 
quartile within the Housemark benchmark.  It has reviewed its repairs handbook.  Performance is 
vulnerable residents can be identified 
 
improving in all areas including repair times that are either upper or second quartile and satisfaction is 
and enhanced service delivered 
85% against benchmark of 76%. 
where appropriate. 
 
 
 
 
 
 
 
 
3.4.4 
Standards of new 
e) All equipment and building 
• 
All Partner members have in place appropriate service level agreements and/or formal maintenance 
 
development provision  
components meet required legislative 
contracts which contain strict details as to the required service standard, regulatory, legislative or 
are met 
and regulatory standards 
otherwise (as appropriate) that will provide the correct maintenance of all equipment, components and 
M&E assets.  The manager appointed to monitor contract performance ensures that these standards are 
met through a series of service progress meetings, targeted audit and control processes and general 
monitoring. 
• 
Across SHG Gas appliance safety checks are carried out to an 11-month service cycle, with all 
instances of “no-access” being progressed through a robust “no-access” process.   
 
Performance is as follows: 
 
SHA 

• 
In 2008/09 access was achieved for 99.6% of SHA’s properties at year end, an improvement on the 
previous year which was 95%. 
 
THA 

• 
In 2008/09 access was achieved for 99.3% of THA properties at year end an improvement on the 
previous year (99.17%).   
• 
THA has introduced a ten year rolling programme of electrical testing. 
 
VHA 

• 
In 2008/09 access was achieved for almost 100% of VHA properties at year end.  This good 
performance is achieved through a combination of specialist ‘interrupter’ timers for persistent offenders, 
repeating letter and mail drops, telephone calls and door knocking out of hours.  In the event of 
continued resistance to provide access by the resident then legal proceedings are instigated without 
delay. 
 
 
 
 
 
 
 
 
f) New developments comply with 
• 
The Group has an exemplary record of good working practice in the SDC with a strong contractor 
‘rethinking construction’ principles, as 
framework and framework of employer's agents. All have access to standard documents developed 
 
advised by the Corporation 
through working in partnership and sharing best practice and lessons learned via the SDC extranet.  In 
the last year the SDC have added an external door supplier to their strategic supply chain agreements as 
well as setting up a service level agreement with architects. 
• 
Through working together as a consortium the combined savings of the RSL members is approximately 
£1m, not including savings on products procured via the supply chain. 
 
 
 
 
 
 
  
 
g) Sinking fund payments made by 
• 
For all subsidiaries sinking fund payments made by leaseholders are held in accordance with lease 
leaseholders are held in accordance 
provisions and are kept in separate interest bearing accounts.  For new schemes SHG determines 
 
with any relevant leases. 
whether sinking funds are needed prior to sale and this information is included in the handover matrix 
from development. See also 3.1 b. 
• 
In 2008/09 THA revised its annual service charges statement and improved the way that interest is 
calculated. 
 
 
 
 
 
 
 
3.5 
Housing associations 
a) Services are shaped around 
• 
All members of the group strive to ensure services are customer focused.  For customer involvement in 
 
 
must provide good-
customers’ needs 
service reviews see RC 3.3. 
 
 
 
quality housing services 
 
 
 
for residents and 
SHA 
 
 
prospective residents: 
• 
SHA continues to work constructively with local authorities in respect of the introduction of Choice 
 
 
Based Lettings schemes (CBL).  The coverage of CBL has now increased to include Somerset and 
 
 
Wiltshire, with a Devon wide scheme being introduced in Autumn 2009. 
 
 
• 
SHA continues to negotiate local lettings plans in areas where tenancy sustainability and community 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
27 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
 
cohesion would be at risk if lettings were not proactively managed. This has been particularly successful 
 
in Devonport in Plymouth and Bristol where child density and age profile have been carefully managed. 
 
 
 
THA 
 
 
• 
THA has been consulted by Christchurch Borough Council (CBC) on the proposal to adopt a new 
 
Dorset-wide choice based lettings scheme by 2010, and is content that its views have been taken into 
 
account.  A second local lettings plan has been agreed with CBC on the Somerford estate. 
 
• 
THA has reviewed the success of introducing probationary tenancies. Only 15 out of 158 were extended 
 
and only one eviction took place, which shows that probationary tenancies are helping to sustain 
 
tenancies. 
 
• 
THA staff received legal training on mental capacity and THA no longer uses mandatory grounds of 
 
possession for rent arrears on probationary or assured shorthold tenancies in accordance with the HC’s 
 
good practice note on tenure. 
 
 
 
VHA 
 
 
• 
In September 2008 VHA received a consultant’s report on the future of its sheltered housing. The 
Ridgeway survey made a number of recommendations and these are being progressed.  
 
• 
The Maintenance Matters Group has been an influential forum in shaping services around residents 
needs.  Group members have approved a re-specification of kitchens, selected door contractor and 
specification, selected external painting contractors and specified new vinyl flooring for use in kitchens 
and bathrooms. 
• 
VHA underwent a Resident Inspection conducted by THA residents.  Suggestions included the use of 
freephone telephone numbers, installing Omfax onto the housing management system, and 
consideration of collecting data on repairs completed first time to assess value for money. 
• 
VHA consulted a variety of residents to help shape and influence the service standard for Resident 
Involvement under the Orion Project. 
 
 
 
 
 
 
 
3.5.1 
By seeking to offer a 
b) Housing Corporation Resident 
 
 
choice of home, while 
Charters are provided to applicants 
• 
All members of the Group continue to provide Resident Charters to applicants and new residents. 
 
giving reasonable 
and residents 
 
preference to those in 
priority housing need 
 
 
 
 
 
 
 
3.5.2 
By offering the most 
c) Legal repossession of a property is 
 
 
secure form of tenure 
sought as a last resort 
• 
All members of the Group continue to prevent homelessness, seeking to sustain tenancies where 
 
compatible with the 
possible beginning with early interventions in all cases of potential or threatened homelessness, using 
 
purpose of the housing 
eviction as last resort.   
 
and the sustainability of 
• 
All polices and procedures are focused on sustaining tenancies, through the following activities: 
the community; 
  Pre-tenancy assessment, to ensure the tenancy is financially sustainable and relevant support is 
 
available.  This includes identifying whether the applicant may be eligible for housing benefit and 
 
assisting with any claims. 
  Creation of probationary tenancies for all new lettings. 
 
  Settling-in visits.  
 
  Tenancy audit. 
  Participation in mobility schemes. 
 
  Participation in domestic violence sanctuary schemes. 
 
  Hold a pre-court panel to ensure consistency and fairness in respect of court action.  
  All  evictions  are  signed  off  by  a  director  to  ensure  all  avenues  have  been  explored  prior  to 
 
eviction. 
 
• 
Analysis is undertaken on  the reasons behind tenancy failure to  learn  lessons from these and prevent 
future re-occurrence.  
 
• 
All  group  members  work  closely  with  Citizens’  Advice  Bureaux  and  organisations  offering  financial 
 
advice  and  support,  funding  these  organisations  where  appropriate.    Money  advice  information  is 
published  in  resident  newsletters  on  a  regular  basis  including  credit  union  details  and  contents 
 
insurance information.   
 
• 
All subsidiaries work to minimise evictions.   
  SHA in 2008/09 had in total 40 evictions, 32 of these were for rent arrears, the remainder was for 
 
anti social behaviour this represents a slight increase on the previous year.  
 
  THA in 2008/09 carried out nine evictions compared to 15 in 2007/08.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
28 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
  VHA in 2008/09 had in total 25 evictions, 24 of these were for rent arrears, the remainder was for 
 
anti social behaviour. 
 
 
Specific actions undertaken by the subsidiaries to sustain tenancies include: 
 
 
 
 
SHA 
• 
In West Berkshire SHA is piloting a pre eviction panel. This multi agency approach has been developed 
 
in partnership  with the Citizens’ Advice  Bureau & West Berkshire Council, linked to their prevention of 
 
homelessness strategy, and has been successful in avoiding the loss of tenancies in the most extreme 
cases 
 
 
THA 
 
• 
In 2008/09 THA held a Money Advice drop-in event where all residents who needed any assistance 
• 
In 2009/10 THA will be investigating 
could call in to seek expert help from various agencies such as Citizens’ Advice and Coastal Credit 
the possibility of a self funding, in-
Union. It has undertaken in house training in benefits, budgeting and holding a welfare training day to 
house money advice worker who can 
ensure that all officers are up to date on legislation and changes to the benefits and welfare systems.  
offer support and advice to any of its 
Additionally THA subscribes to HB Notes, an on-line facility that provides advice and assistance about 
residents regardless of where they 
Housing Benefit and other benefits including suggested letters for residents to use to challenge 
live.  THA will also set up an eviction 
decisions made by a Housing Benefit department. 
protocol.  
 
VHA  
 
• 
In addition to the above VHA facilitates tenant’s friends to promote mutual support and assistance.   
• 
VHA directly employed a Tenant Support Officer to work with residents and other agencies to maximise 
the take up of housing benefits and ensure high levels of financial inclusion. 
 
 
 
 
 
 
 
3.5.3 
With agreements that 
d) Strategies are in place to tackle 
 
• 
As part of the Orion Project action 
clearly set out residents’ 
anti-social behaviour 
• 
All members of the group are signed up to the Respect Standard for housing management. 
plan and in response to the Status 
 
and landlords’ rights and 
• 
The 2008 Status Survey shows that 14% of residents experienced ASB compared to the benchmark of 
Survey a review of the way Group 
obligations; 
15%.  Whilst most residents were satisfied with the advice provided by staff, they are less satisfied with 
members performance manage and 
how the ASB report was dealt with and the outcome of the report. 
report on ASB is underway, with the 
 
intention to drive service 
SHA 
improvements and resident 
• 
SHA works closely with a legal adviser to provide surgery type support and training for staff at all offices 
satisfaction in the delivery of support 
to assist in the management and resolution of serious ASB cases, with notable success in a number of 
and intervention at all levels of ASB.   
cases where severe nuisance has been identified.  This includes mediation training for staff and access 
 
to mediation services.  Residents are able to report ASB through the website and the 24 hour Care 
 
Centre service to ensure a speedy response to issues. 
 
• 
SHA currently works in partnership with various anti-social behaviour units throughout the South West 
 
including Plymouth, Exeter and Torbay to tackle ASB from a multi agency approach which is proving 
 
very successful.   SHA are also attending regular anti social behaviour meetings with local partners in 
 
Plymouth, Torbay and Exeter discussing good practice and how to improve the service. 
 
 
 
SHA’s Neighbourhood Wardens 
 
 
• 
In West Berkshire three Neighbourhood Warden Schemes provide a uniformed patrolling presence in 
the community. The aim of the Wardens is to reduce crime and the fear of crime, address environmental 
 
issues, engage in positive ways with young people, provide reassurance to the elderly and vulnerable, 
 
and promote community cohesion.   The teams are each co-located in their respective local Police 
 
Stations, which allows them to work seamlessly with Police Officers and Police Community Support 
 
Officers (PCSOs).   
 
 

• 
Further investment is being made, in partnership with local authorities in West Berkshire, to develop the 
schemes, taking proactive action in the development of youth activities to deter unreasonable behaviour.  
 
Additionally SHA have continued to work closely through the local Crime & Disorder reduction 
 
Partnership in West Berkshire, where the association takes a leading role through the Strategic 
 
Assessment & Partnership Planning process, with further success in reducing crime & ASB.  SHA are 
 
also rolling out the citizenship programme with local schools in Berkshire. 
 
 
 
THA 
THA 
• 
In 2008/09 THA improved its ASB strategy by: 
• 
THA will be targeting staff resources 
 
to the areas with the highest 
  Introduction of an ASB out-of-hours telephone hotline. 
incidences of ASB, now that these 
are mapped out. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
29 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
  Mapping out the areas with the highest incidents of ASB 
• 
THA plans to work with schools to 
  Undertaking Restorative justice 
raise awareness of issues around 
  Community events with other agencies 
ASB. 
  Good neighbour agreements 
 
• 
THA’s ASB panel, comprising staff 
  Purchasing noise recording equipment 
and residents, is being developed to 
  ASB panel looks at new initiatives 
look at ASB performance. 
 
• 
Further work is being undertaken to 
• 
As a result, THA responded within timescale with 86% of ASB cases and of those residents who 
understand resident expectations 
submitted satisfaction surveys, 80% said that they were satisfied with the outcome. The Status survey 
and ASB satisfaction levels. 
reflected this since those who were satisfied with how their report was handled was above the Group 
 
average. 
 
 
VHA 
VHA 
• 
VHA will be employing a 
• 
The status survey shows VHA has a low number of ASB cases (8%) and policies and procedures are in 
Communities Project Co-ordinator to 
place for tackling and preventing anti-social behaviour.   
work with housing officers and 
• 
VHA works in partnership with Oxford Crime and Nuisance Team, the Police and other RP’s to ensure a 
residents to prevent ASB. 
joined up approach to anti-social behaviour. 
 
 
 
 
 
 
 
 
3.5.4 
By being responsive to 
e) Residents who exercise a 
  
the individual 
purchase right receive timely written 
During 2008/09 SHA, THA and VHA received four applications each in respect of right-to-buy and one 
 
characteristics and 
information  about their property 
application for right to acquire. All were processed in accordance with timescales, but none proceeded 
circumstances of 
further. 
residents; 
 
 
 
 
 
 
3.5.5 
By using lettings policies  f) Vulnerable and marginalised 
 
 
 
that are fair and reflect 
residents are provided with 
All members of the Group actively support and contribute to pre-tenancy assessments to identify applicants 
 
 
 
the diversity  of their 
appropriate responsive housing 
who may require support to maintain their tenancies.  The aim is for support plans to be in place and active 
 
 
client groups; 
services.  Support and care 
before tenancies start. SHA and THA maintenance staff have PDAs to help identify vulnerable residents 
 
 
 
arrangements (including liaison with 
which allows them to meet their specific needs. 
 
 
 
other agencies) are in place, where 
 
 
 
 
appropriate. 
Disabled adaptations 
 
 
 
• 
SHG and its Partner members are committed to providing a high quality and efficient disabled adaptation 
 
3.5.6 
By providing high 
procurement and management service that addresses the key needs of its residents and the 
 
standards of customer 
requirements of the Disability Discrimination Act 1995.  The purpose of this is to maintain people as long 
 
care 
as possible in their own homes.  All requests for aids and adaptations are jointly assessed by 
 
 
subsidiaries and their social services partners by way of a home visit to ensure each resident’s full 
 
needs are assessed and provided for.  Although the Group aims to make the maximum use possible of 
 
Local Authority ‘Disabled Facilities’ grants, Partner members also fund, on demand, works up to £2,500, 
 
subject to means testing.  This may include anything from over bath showers to grab rails.  Works over 
 
£500 are subject to an Occupational Therapist assessment and recommendation.  
 
• 
In 2008/09 SHA spent £200,000 on disabled adaptations, completing 555 projects.  For 2009/10 SHA 
 
increased its budget, although expenditure will be kept under close review, depending on future rent 
 
increases/decreases and the impact on budget.  THA completed 93 adaptations in 2008/09 at a total 
 
cost of £61,914. VHA spent £34,000 on the completion of 158 minor adaptations during the year. It also 
 
completed a further 88 projects, funded through Disability Funding arrangements with the local authority.   
 
 
 
SHA 
 
• 
SHA has two Supporting People contracts in Plymouth and West Berkshire to provide housing-related 
 
support to vulnerable residents in sheltered housing. Both contracts require full compliance with the 
• 
SHA is sharing the VPP with other 
Quality Assessment Framework. SHA has been accredited with full compliance in both areas. 
interested local authorities, notably in 
• 
SHA also has strong links and, in part, funds a number of specialist support agencies that provide more 
Exeter. 
intensive support for vulnerable residents. Working in partnership with other agencies SHA were active 
 
participants  and  leads  in  introducing  a  Vulnerable  Peoples  Protocol  (VPP)  in  Basingstoke  and  Deane 
 
and  West  Berkshire.  This  provides  a  procedure  for  the  identification  of  vulnerable  applicants  ensuring 
 
early identification of support needs and the creation of support plans pre-offer. It also offers a referral 
 
system for those in need of floating support. 
 
 
• 
For information about SHA’s pre- eviction panel see 3.5.6(C). 
 
• 
SHA will continue to use the Rough Sleepers Initiative (RSI) project in Bristol, acquired from Orbit 
Housing Association in 2008, to enable the Local Authority to meet its objective of continued 
 
sustainment of rough sleeping in single figures, by delivering early interventions, holistic approaches 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
30 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
with a view to help rough sleepers moved through planned pathways into long term sustainable 
 
tenancies. 
 
 
 
THA 
 
 
• 
THA has a victim and witness support package and budget.  THA works closely with Dorset Supporting 
 
People, THA’s key SP funder In 2008/09, to introduce a menu of services for sheltered housing 
 
residents in 2008/09.  Based on four levels of support, in 2009/10 residents will be able to select their 
 
preferred level of service to be provided by THA’s in house sheltered housing team rather than THA 
 
offering and providing a one size fits all service. 
 
 
 
VHA
 
• 
VHA has entered into disabled adaptations protocols with all Oxfordshire local authorities and increased 
• 
VHA will be introducing PDAs for 
its facility by £100,000 for grant aided adaptations where there is likelihood that the local authority would 
operatives to improve quality of 
be unable to fund adaptations beyond the current limits. 
information on vulnerability. 
• 
VHA has a Supporting People contract in place with one local authority, representing almost 1,000 
 
residents. Vale is the only RSL in Oxfordshire to provide a 24/7 in house service to its vulnerable 
tenants. The VHA model is being adopted by Oxfordshire County Council in its new tendering 
arrangements to secure future Supporting People arrangements across the County from 2010. 
 
 
 
 
 
 
 
3.6  
Housing associations 
a) Lettings and sales policies are 
 
• 
SHA will continue to work with the 
 
must work with local 
flexible, non-discriminatory and 
All members of the Group work to ensure sustainable tenancies and communities (see3.5.6(c) for further 
local authorities to ensure CBL 
 
 
authorities to enable the 
responsive to demand, while 
details). Partner members will consider and implement local lettings plans based on the identified needs of a 
schemes are fully implemented. In 
 
latter to fulfil their duties: 
contributing to the need to be 
neighbourhood, including the neighbourhood profile, aspirations of residents and views of partners. 
the light of the increase of CBL 
 
inclusive and the need to ensure 
Members ensure support plans are in place and updated on a regular basis to ensure people are sustained 
schemes SHA is reviewing its 
sustainable communities 
in their tenancies for as long as possible. 
approach to transfers within its stock. 
 
This will be subject to resident 
SHA 
consultation. 
• 
SHA is actively involved in the consultation exercise concerning the introduction of the sub regional CBL 
 
schemes, in Devon and the Homes West area. SHA was also active in respect of the introduction of the 
• 
In 2009/10 THA will work closely with 
Somerset wide and Bristol schemes which are now live. 
its key local authority partner, 
 
Christchurch Borough Council, to 
THA 
ensure the new Dorset wide CBL 
• 
THA is actively involved in the consultation exercise underway to introduce a Dorset county wide Choice 
scheme improves access and choice 
Based Lettings scheme by April 2010 and has provided feedback to the draft allocations policy for the 
to vacancies. 
new scheme.   
 
• 
THA has introduced another Local Lettings Plan for the next phase of the redevelopment of the 
• 
VHA The Oxfordshire sub regional 
Somerford estate, which will see the provision of much needed family sized accommodation through a 
Choice Based Lettings Scheme will 
conversion programme.  This local lettings plan includes a child density target to ensure a sustainable 
be live by July 2009 and give greater 
community is created  
access to housing for disabled 
 
applicants 
VHA 
• 
90% of VHA new lets are from Choice Based Lettings schemes. VHA is active in consultation in respect 
of an Oxfordshire wide CBL scheme. 
 
 
 
 
 
 
3.6.1 
To the homeless and 
b) Associations are able to 
 
 
people in priority 
demonstrate their co-operation with 
All members of the Group co-operate with local authorities to help them meet their statutory functions. VHA 
 
 
housing need 
local authorities in homelessness 
and THA’s approach to homelessness is contained in their allocation policies. 
 
strategies, and in the delivery of local 
 
 
authorities’ homelessness functions. 
SHA 
• 
SHA The Homelessness Action Plan 
• 
SHA has drafted a Homelessness Action plan which addresses five key pledges.  
is to be considered by the Board in 
1.  SHA will foster good partnership working with local authorities and other agencies, contributing in 
Q2 with a view to publishing in 
helping them meeting the Government’s targets. 
2009/10. 
2.  SHA will aim to achieve sustainable and mixed communities where people what to live. 
3.  SHA will aim to prevent homelessness, seeking to sustain tenancies where possible, beginning 
with early interventions in all cases of potential or threatened homelessness, using evictions as 
last resort. 
4.  SHA will make best use of existing stock. 
• 
SHA will aim to develop schemes responding to housing need within the context of the Regional 
Housing Strategies and Local Area Agreements, within the context of the Single Conversation. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
31 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
THA 
• 
THA introduced important changes to its allocations policy to reflect its charitable status.  A key aim of 
this policy is to work closely with all relevant local authorities to support them in fulfilling their statutory 
duties to homeless households and in meeting targets to reduce the number of families being 
 
temporarily housed in bed and breakfast accommodation.  
• 
As a result of improvements to THA’s leasing operation, a successful and viable leasing scheme was 
delivered in 2 local authority areas in 2008/09.  With 101 properties in management, THA can 
demonstrate it is actively working with local authority partners to deliver their homeless functions and 
manage their use of Bed & Breakfast and other short term temporary accommodation. 
• 
In 2008/09 THA introduced regular meetings with CBC to discuss the impact of its Somerford 
redevelopment plans and undertook joint visits to residents living on the Somerford estate to ensure a 
joined up approach to the decanting and allocation process. 
 
VHA 
• 
The Choice Based Lettings partnership agreement ensures that VHA and other RP’s are working with 
local authorities to deliver their strategic aims particularly around homelessness and allocations. 
 
 
 
 
 
 
 
3.6.2 
To the vulnerable and 
c) When requested to do so by the 
SHA 
those covered by the 
local authority and to such an extent 
• 
78.3% of all SHA’s lettings were let to local authority nominations in 2008/09. 
 
Government’s 
as is reasonable in the 
 
Supporting People 
circumstances, associations provide a 
THA 
policy 
proportion of their stock to local 
• 
THA has nomination agreements with all but one of its 10 local authority partners that provide for at least 
authority nominations and temporary 
75% of lettings through local authority nominations.  The other local authority has declined to enter into a 
accommodation to the homeless. 
nomination agreement.   
 
 
VHA 

• 
70% of VHA lettings are through the District Council nomination and a maximum of 15% are classified 
as homeless.  VHA uses permanent stock as temporary accommodation for the homeless on request, 
providing this does not exceed 20% of all lettings. 
 
 
 
 
 
 
 
d) Criteria are adopted following 
• 
All members of the group continue to work within the context of local authority nomination agreements, 
consultation with local authorities for 
CBL schemes and their own lettings and allocation polices, which include clear rejection criteria.  In 
 
accepting or rejecting nominees and 
cases where a letting is refused the associations work closely with the local authority to ensure any 
 
other applicants for housing 
decision is fair, transparent and justified. 
 
 
 
 
 
 
 
 
e) Applicants are excluded from 
• 
All SHG subsidiaries are compliant with Housing Corporation circular 02/07 Tenancy Management: 
• 
In 2009/10 the Group will be 
consideration for housing only when 
Eligibility and Evictions. 
exploring the use of Family 
 
their unacceptable behaviour is 
• 
All members of the Group actively support and contribute to pre-tenancy assessments to identify 
 
Intervention Tenancies. 
serious enough to make them 
residents who may require support in maintaining their tenancies, including help with their behaviour.  In 
unsuitable to be a tenants and only in 
a very small number of cases Partner members may reject a nomination.  When this occurs it is in full 
circumstances that they are not 
consultation with the Local Authority. 
unlawfully discriminating 
 
 
 
 
 
 
 
 
f) Lettings policies: 
• 
All members of the Group support local authorities in meeting their statutory duties and are active 
SHA 
  are responsive to local authority 
partners in helping shape and implement Choice Based Lettings schemes. 
 
• 
In the light of the introduction of CBL 
housing duties 
• 
All subsidiaries actively promote mobility and are signed up to the Homeswapper scheme.   This new 
schemes SHA is currently reviewing 
  take account of the need to give 
service is widely publicised through the website, newsletters and information in receptions.   
the  efficiency and effectiveness of 
reasonable priority to transfer 
 
SHAs transfer policy, consulting with 
applicants from other associations   
tenants in respect of its retention 
  are responsive to national, 
regional and local mobility and 
exchange schemes 
  are demonstrably fair and 
effectively controlled 
 
 
 
 
 
 
 
3.7 
Housing associations 
a) New homes meet long-term priority 
• 
All members of the Group are working closely with Local Authorities to respond to the priorities outlined 
• 
As the Single Conversation develops 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
32 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
must demonstrate that 
needs in the area in which they are 
in their Housing Strategies and Local Area Agreements.  Partner members will be looking to promote an 
the Group will work to ensure the 
their strategies and 
developed 
increase in the supply of affordable housing, including social rented, intermediate renting and shared 
right linkages are made to the 
 
policies are responsive 
ownership, subject to financial capacity and ability to sell the schemes. 
Sustainable Communities Strategy 
to their economic and 
and the Local Strategic Partnerships 
 
• 
The Group is an active participant in the Single Conversation, helping to align the competing agendas 
social environment and 
from a variety of organisations to ensure all Partner members are all pulling in the same direction. 
(at both tiers of local government), 
link into regional and 
 
the Local Development Frameworks 
local housing strategies 
THA 
(LDFs), the Local Area Agreement 
• 
The Somerford redevelopment at THA helps to address the priority needs identified by CBC by including 
(LAA) as the shorter term delivery 
family housing and intermediate tenure. 
plan for the SCS and to Local and 
Sub Regional Housing Strategies. 
• 
In determining the Group’s 
development priorities account will 
be taken of the housing needs of the 
local authorities and the local 
housing market. 
 
 
 
 
 
 
 
b) The association co-operates and 
(See also 2.3.4 for further details) 
 
contributes to local authorities’ 
 
 
 
strategic enabling role. 
All members of the group contribute to the local authorities enabling role as outlined below: 
As above 
 
SHA 
• 
SHA continues to maintain close working relationships with enabling officers in areas where the 
association has a development programme, attending regular liaison meetings and annual performance 
reviews where held, e.g. Bristol and South Gloucestershire. 
 
THA 
• 
THA contributes to CBC’s RSL Focus Group by discussing strategic housing issues in Christchurch, 
sharing operational site issues and best practice. 
 
VHA 
• 
VHA is a member of the Oxfordshire Rural Housing Partnership to deliver affordable housing in rural 
communities.  Through this a contribution is made to a Rural Enabler employed by the local authority. 
VHA is also a member of the Oxfordshire Strategic Housing Partnership. 
 
 
 
 
 
 
 
c) Associations will be able to 
• 
All members of the Group are involved in estate regeneration, with major projects focused on deprived 
demonstrate their contribution to the 
areas in the Somerford Estate, Christchurch (THA), and New Deal for Communities regeneration 
 
objectives of neighbourhood renewal 
projects in Barton Hill, Bristol and Devonport in Plymouth (SHA). 
and regeneration either directly or 
 
through partnership, particularly when 
SHA 
working in deprived areas. 
• 
SHA has adopted a neighbourhood investment model which enables it to identify 'at risk' 
neighbourhoods where additional investment and resources need to be applied.  This allows for an 
assessment of both internal and external data and will often mirror areas where other statutory agencies 
are involved in focussed activity.  
• 
The use of the' Egan Wheel' principles when working in neighbourhoods also means that every area is 
automatically assessed to find out what other activities are taking place, before any work is planned.  An 
example is Greenham in West Berkshire where SHA is taking the lead on an LSP project. Greenham 
was identified as a priority area for SHA as well as being identified by the local authority as a target area 
for focussed 'locality working'
• 
SHA remains active in delivering new homes and communities in two New Deal for Communities areas 
in Barton Hill, Bristol and in Devonport, Plymouth. 
 
THA 
• 
THA is continuing with the redevelopment of its Somerford estate and the first phase of the 
redevelopment is due for completion in September. Proposals for other phases are being discussed with 
CBC as they are being worked up. 
• 
Involvement by residents on one of the phases has caused a research project to be instigated on the 
need for a replacement sheltered scheme on Somerford, before proceeding with that phase.  Advice 
from the Somerford Partnership and a local resident survey on the provision of community facilities has 
influenced the Board decision on the future of another phase. Feedback from residents living in two of 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
33 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref 
Regulatory Code 
Regulatory Guidance 
Sources of Compliance 
Compliant 
Future action 
(Y/N) 
the roads in Somerford has also influenced the timing of works to their properties.  
 
 
 
 
 
 
 
d) The association demonstrates a 
SHA 
 
 
commitment to sustainable 
 
SHA has adopted the 'Egan Wheel' model for neighbourhood working which takes a range of factors into 
 
development and works towards 
consideration, when assessing the sustainability of a community. These include;- 
incorporating economic, social and 
  governance 
environmental objectives in its 
  economy 
activities. 
  equity 
  environmental 
  services 
  transport and connectivity 
  housing and the built environment 
  social and cultural 
 
Local residents and partners are encouraged to get involved in assessing sustainability using these 
'spokes' which encourages cross sector, as opposed to 'silo' working, as well as gaining resident input 
and ownership.  
 
In Torquay, the Beechfields development hopes to achieve Code for Sustainable Homes Level 5 in 
terms of the physical homes being built. In addition, SHA is focussing on the long term sustainability of 
the new community. A Neighbourhood Officer is already working with local agencies and residents to 
understand what issues may arise once residents move into their homes and how to help them to 
maintain the eco credentials of the community. 
 
The Group is also working in partnership with Barratt Homes and the HCA on the first CSH Level 6 
project at Hanham Hall Hospital in South Gloucestershire.  This will be the first project to be delivered 
through the Government’s Carbon Challenge initiative. As a key partner on the scheme, SHA will be 
delivering the 65 affordable homes over the course of the next four years, which will form part of a new 
community also comprising 130 open market sale homes and the refurbishment of the Grade II* listed 
hospital building into new office and community facilities. 
 
In addition to each of the new homes being built to CSH Level 6, which will achieve significant 
sustainability and reduced energy efficiencies both across the site and within each of our residents’ 
homes, SHA is taking an active lead in setting up the Community/Development Trust proposed on the 
site. 
 
It is proposed that the ownership of the public realm will be vested to the Community/Development 
Trust, which will be fully owned and governed by the residents of the new homes, and who can in turn 
determine how the management of their estate evolves into the future. This will enable the local 
community to directly influence the long term stewardship of the site. 
 
THA 
 
THA has reviewed opportunities to provide support for local labour in construction schemes and ROK, 
the contractor on THA’s Cheviot Court redevelopment now have a grounds maintenance worker and 
bricklayer from the local neighbourhood. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
34