This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Sovereign Housing Inspection Report'.


SELF ASSESSMENT COMPLIANCE STATEMENT  
YEAR ENDING MARCH 2008 
 
SACS Template A: regulator's analysis and judgement 
 

 
 See the SACS Process Note for further information about our approach and this template. 
 
Group / 
Registration 
Sovereign  
L4438 
Association 
number: 
Regulatory 
High 
Risk factor: 
High 
engagement: 
RASA candidate 

Regulation 
retained for 
N/A 
Account 
Chris Daly 
regulation in field? 
Manager: 
 
 
 
 
Date analysis 
Analysis 
28 October 2008 
Phil Overy 
completed: 
completed by: 
 
 
A.  INITIAL HEALTH CHECK 
 
The deadline was 31st July 2008 

Yes - 31 July 
Did the SACS return arrive on time?  
Evidence of board approval 
Yes  -  confirmed  in 
Has this requirement been met?  
covering e-mail 
Where required, have the Stock Transfer Monitoring templates been received 
N/A 
alongside the SACS?  
Are there any amber or red lights? 
No 
 
Has the association addressed all six specific requirements for 2008?   
Yes 
 
 
 
B.  RELEVANT CONTEXT 
 
Known regulatory issues (not just those from information in SACS), HCA traffic lights (if recent) 
especially ambers, local authority survey, relevant issues arising from the Regulatory Assurance 
Overview process. 
The group has a stable executive team, comprising personnel who have substantial years' experience of 
leadership in the housing sector.  The board is stable, with an active succession planning process, and 
refreshed following expansion through merger and acquisition.  The group has a large appetite for merger 
and acquisition, demonstrated by its recent acquisition of The Vale Housing Association and its merger 
proposal involving the Wessex Housing Partnership.  Sovereign remain high impact through size and density 
with a significant geographical spread.  LA survey responses were positive.  All green traffic lights, including 
top green for viable, managed and development.   
 
 
 
C. FEEDBACK ON PREVIOUS SACS (especially 2007) 
 
Feedback given to association 

Whether addressed and how 
 
 
None 
N/A 
 
 
SACS 2008 | Template A internal check and analysis 
1 of 6 

D. COMPLIANCE 
 
This year, we ask associations to certify their compliance particularly in these two themes: 
 
Circular 05/07  
Circular 10/07  
Resident Involvement 
Equality and Diversity 
 
 
 
 
 
 
 
 
Mitigation 
Resident  
if non-
Board 
compliance is 
Member on 
reported 
RI Policy 
Involvement 
Impact 
service 
or if a waiver 
Disability 
Gender 
Mitigation 
adopted by 
statement 
Assessment 
delivery 
has been 
Equality  
Equality  
if non-
board 
published 
completed 
boards 
discussed or 
Action Plan 
Action Plan 
compliance is 
Compliant? 
Compliant? 
Compliant? 
Compliant? 
granted 
Compliant? 
Compliant? 
reported 
Yes or No 
Yes or No 
Yes or No 
Yes or No 
Narrative 
Yes or No 
Yes or No 
Narrative 
 
Yes 
Yes 
Yes 
Yes                                         
Y   
e  
s                   
Y   
e   
s                 
 
 (THE LAST LINE REPEATS THE INFORMATION IN THE SACS RECORDING SHEET) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Follow-up action 
  
Which Circulars? What 
None 
action? 
 
Non-compliance in 

  
other areas of the 
5 areas of partial compliance identified by association.  See Section I. 
Code or against other 
Circulars  
If this is evident in the 
SACS, note it here 
 
Follow-up action 

  
Which Circulars? What 
Group has identified clear plans for addressing.   
action? 
 
E. EFFICIENCY INFORMATION 
 
Does the association's SACS contain information about efficiency? 
 Yes 
Are there any 
 
regulatory issues 
No issues 
which need to be 
followed up? What? 
 
EFFICIENCY INFORMATION NEEDS TO BE RECORDED IN THE EFFICIENCY WORKBOOK 
 
 
F. ASSET MANAGEMENT - 4th TRAFFIC LIGHT 
 
Summarise the 
The Stock Investment Strategy and associated forward maintenance plans are 
Asset Management 
reviewed on a rolling basis and updated as necessary, and this is reflected in the 
information and any 
business plan for each group member. One important development is that the THA 
material issues  
business plan assumption on stock investment applies the SHA standard (and 
increased investment) for the first time this year. 
All 3 subsidiaries now have active asset management re-development 
programmes represented by 6 complex schemes, all of which will deliver additional 
family or specialist accommodation. The related business plan assumptions are 
that these re-development schemes will be self-financing within a programme 
through the sale of redundant or uneconomic assets. This is the only aspect of the 
SACS 2008 | Template A internal check and analysis 
2 of 6 

business plans that is reliant on sales as no grant is assumed. This is a deliberate 
strategy in recognition of the high cost of re-development. 
SHA has also established an Asset Management Programme Board in the last 
year to ensure thorough option appraisal and cost benefit analysis in relation to 
asset management sites and that value is optimised. 
SHA’s Asset Management Strategy (AMS), approved by the management board 
in April 2007, sets out its vision for creating and maintaining sustainable homes, 
neighbourhoods and communities. Using a range of business indicators the 
priority projects are identified for disposal, regeneration and reinvestment. 
A number of strategically sensitive development projects, as referred to in last 
years SACS, have already been appraised and progressed through the 
Management Board.  In 2008/09 SHA has prioritised five projects, including 
Malvern Close, Willow Close and Hutton Close (all in Newbury), focusing on 
outdated sheltered housing stock. 
In recent months, the SHA Property Services Team has been working with THA to 
derive a new forward maintenance plan. The objective of this is to ensure parity in 
stock investment across the group. The new plan therefore enables the THA stock 
to be maintained to a similar level and standard as the SHA stock. 
The long term phased proposals for the redevelopment of the Somerford Estate 
were launched in September 2007, based on self-financing within the context of 
the business plan. The first major phase of the Somerford Project, Cheviot Court, 
is now on site. 
VHA carried out a Stock Condition Survey in 2004 – covering 20% of its stock. 
The 30 year spending programme forecast falls within the existing business plan 
timeframe and can be comfortably met within the existing funding arrangements. 
A new Asset Management Strategy was adopted by VHA Board in November 
2007 
VHA’s Decent Homes Strategy forms part of the Asset Management Strategy and 
includes information on how properties are assessed and categorised depending 
on their condition.   
 
 

 
PLEASE ATTACH INFORMATION CONTAINED IN THE SACS INTO THE IRS TEMPLATE 
 
 

SACS 2008 | Template A internal check and analysis 
3 of 6 

G. TREASURY MANAGEMENT 
 
Summarise the 
SHG has developed and approved a Group-wide Business Planning Policy this 
Treasury 
year adopting common processes and a consistent methodology. Accountability 
Management 
and responsibility for business planning is shared between the Group treasury 
information and any 
function and the individual subsidiaries and is subject to a detailed and 
measurable Service Level Agreement. 
material issues  
The Group’s Business Planning model includes details of the timing and financial 
implications of the forecast development programme and other investment 
strategies and priorities. It also actively measures business plan assumptions and 
the debt profile against loan covenants and operational targets. Compliance with 
these measures represents the minimum hurdle for subsidiaries’ business plan 
performance and subsequent approval. 
In view of the challenging external environment, business plan assumptions have 
been tested and challenged. This included a review of the: 
• Stock Investment Strategy 
• Development Investment Strategy 
• Impact of the reducing grant rate and increasing costs of both constructing 
and maintaining CSH Level 3 and 4 homes 
• Financial and covenant implications of a slow-down in new development 
and/or related sales 
• Economic assumptions and provisions for risk 
All Group business plans have been updated and this was reflected in the Group 
Capacity Model submission this year. The results confirm that SHG has sufficient 
new loan facilities in place to support its investment strategy for a 2-3 year period. 
The work has also resulted in improvements to the capacity management tools 
utilised by the business for operational purposes. 
 
Financial capacity and the ability to support and subsidise new investment in 
particular, whilst adequately providing for risk, has attracted significant focus this 
year and will continue to do so.  The Group has continued to refine its presentation 
of risk during 2007/08, in particular, to improve reporting of controls and 
monitoring. The Group Audit and Risk Committee receive reports each quarter 
focussing on our key risks and controls [see 2.8d)]. 
In response to the ‘credit crunch’ the Group Audit and Risk Committee has 
reviewed its provisions for risk. Plans to establish a new commercial development 
subsidiary have been put on hold, in the context of market uncertainties created by 
the ‘credit crunch’. 
The Group has reviewed its shared ownership activities in the light of the new 
HMRC guidance on the taxation of shared ownership activity, published in late 
2007, to ensure that Group sales remain charitable under the new guidance. The 
Group is reviewing the most appropriate structure to achieve its objectives which 
may include establishing a new non charitable subsidiary. 
 
 

 
PLEASE ATTACH INFORMATION CONTAINED IN THE SACS INTO THE IRS TEMPLATE 
 
 
H. INFORMATION SECURITY 
 
Only if there are 
  
issues reported, 
No issues 
record the key issue 
and any follow-up 
action. 
 
 
 

SACS 2008 | Template A internal check and analysis 
4 of 6 

I. OVERALL JUDGEMENT AND APPROACH 
 

 
Yes / No / Partial 
Comments 
Does the SACS accurately reflect the level of 
Yes 
Exemplary submission with detailed 
the group/association’s compliance with the 
 
assessment of group and subsidiary 
Regulatory Code?   
compliance.  Clear system of traffic light 
reporting. 
 
 Where non/partial compliance is indicated, is 
Yes 
Group
there an action plan in place to remedy?   
 
(2.2): This year a more formalised “menu” 
of training and support activities will be 
developed to assist individual board 
members to improve their experience and 
knowledge base. 
(2.7): The Group wide Equalities and 
Diversity Action Plan will be further 
developed and refined in the coming year. 
 
Twynham
(2.7) is prioritising obtaining 100% 
comprehensive data on the individual 
needs of tenants, started through the 
2007 demographic survey, and then 
reviewing services to suit individual 
needs. 
(3.2) The AC Inspection report 
recommended that THA reviews the 
usefulness and value of the performance 
information supplied to the Board and this 
review is being undertaken in conjunction 
with the rest of the group. 
(3.2) Twynham will move to new DDA 
compliant offices when its lease expires in 
2011. 
 
Is there evidence that improvement plans 
Yes 
Information has been provided on work that 
from previous submissions have been 
 
has been done in the last two years to improve 
implemented? 
performance. 
 
Does the SACS provide evidence of outcomes 
Yes 
Reference to outcomes included in main body 
and of continuous improvement?  
 
of sources of compliance. 
 
Does the SACS refer to issues arising through 
Yes 
Eg Twynham's inspection action plan. 
recent regulatory contact/inspection 
 
 
findings/recent PIs/regulatory assurance 
overview or other sources? 
Overall, does it focus on being an overview of 

Yes 
The commentary and information is  clear and 
year-on-year performance? (i.e. the SACS 
useful.  Provides evidence of continuous 
doesn’t re-state previous years compliance or 
improvement.   
repeat information in previous submissions) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

SACS 2008 | Template A internal check and analysis 
5 of 6 

J. MATERIAL ISSUES AND FOLLOW UP 
 
Issues identified by regulators that 

Plans for follow up  
require follow-up 
Group

Note in feedback letter for follow up as part of on-going regulatory 
(2.2): Training and support activities  for 
engagement.  
board members.   
(2.7): Development of group wide Equalities 
and Diversity Action Plan. 
Twynham
Note in feedback letter for follow up as part of on-going regulatory 
(2.7) Obtaining comprehensive data on 
engagement. 
needs of tenants and reviewing services to 
suit individual needs. 
(3.2) Reviews of usefulness and value of 
performance information supplied to the 
Board (in conjunction with the rest of the 
group). 
(3.2) Move to new DDA compliant offices in 
2011. 
 
 
 
 
 
K. FEEDBACK TO ASSOCIATION 
 

 
Key points to raise: 
Impact on the association’s  HCA/regulatory Plan: 
 
None 
 
Feedback to HA: 
 
Accept it meets the regulatory code and note actions on five points detailed above.  
 
Date of 
 
29 October 2008 
feedback 
letter: 
 
SACS 2008 | Template A internal check and analysis 
6 of 6