This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Sovereign Housing Inspection Report'.


Appendix 5 a v 
Assurance 
Statement 

 
 
Managing Director – Sovereign Housing Association 
 
Purpose of this Statement 
 
In December 2008 the Housing Corporation (HC) was succeeded by two new 
statutory bodies, the Tenant Services Authority (TSA), responsible for the 
regulation and standards of Registered Social Landlords (RSL’s) and the 
Homes and Communities Agency (HCA), responsible for investment in social 
housing. 
 
Previous HC guidance on regulatory matters will in time be replaced by new 
TSA guidance but in the interim assurance is still based on HC circulars 
published in 2007 and 2008. The requirements of the HC are that the Boards 
of RSL’s should maintain a sound system of internal control which: 
 
• 
focuses on the significant risks that threaten the Association’s ability to 
meet its objectives; and 
• 
provides reasonable assurance of the safeguarding of assets. 
 
To establish the effectiveness of the system of internal control the Board 
should conduct an annual review. This report forms part of that annual review. 
 
The Boards of Sovereign Housing Group Limited (SHG) and its subsidiaries 
have delegated authority for internal controls to the Group Audit & Risk 
Committee (GA&RC) and to assist in the review GA&RC have requested that 
the Group Chief Executive and Group Management Team (GMT) members 
individually present it with a report on the effectiveness of the system.  This is 
the report of the Managing Director.  
 
Executive Opinion 
 
There are, in the opinion of the Managing Director, sufficient, effective and 
efficient controls in place to manage all aspects of service delivery within 
Sovereign Housing Association. Furthermore, all members of staff have been 
made aware of the importance of controls and the monitoring processes in 
place.  
 
Organisational Hierarchy and Control 
 
Under the organisational structure of the Group Support Services; Finance; 
HR; IT and Governance are provided by SHG and SHA is responsible for 
housing management, housing services and property maintenance activity. 
 
 
Pg  1 
Managing Director SHA – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Association Ltd is a charitable association and part of the Sovereign Housing Group 

Appendix 5 a v 
Support services from SHG are covered by Inter Group and Service Level 
Agreements, which determine the amount, standard and price of services. 
Risk management and internal control in respect of support services are the 
responsibility of the Group Finance Director and covered in that Statement.  
 
2008/09 has been a year of significant change within the UK economy, the 
sector and the Group. The economy has been dominated by the ‘credit 
crunch’ which, as referred to below, has influenced how we appraise and 
authorise new development schemes.  The effects so far have mainly limited 
the extent to which we have been able to take advantage of opportunities in a 
depressed housing market but it is likely the effects will continue to worsen 
economic prospects, especially for the Association’s residents. On the 
regulatory front the Housing Corporation (HC) has been superceeded by the 
Tenant Services Authority (TSA), with the Housing Corporation’s investment 
activity now sitting with the Homes and Communities Agency (HCA). 
 
The Association continues to be managed by its senior management team, 
the SHA Management Team, (SHAMT), led by the Managing Director, with 
responsibility for four main directorates spread across different locations 
throughout the Association’s area of activity as follows: 
 
•  Divisional Director – (West) managing 3,300 rented and sheltered 
housing properties, and leading on strategic liaison, growth and service 
development in the West and South West.  SHA acquired 840 
properties in the Bristol area from the Orbit Housing Group in March 
2008. 
•  Divisional Director – (East) managing 6,150 rented housing properties, 
and leading on strategic liaison, growth and service development 
mainly in Berkshire and Hampshire.   
•  Divisional Director – (Projects) managing 3,900 leasehold and 
supported housing, regeneration activity and strategic projects. 
 
•  Property Services Director – managing all aspects of repairs 
maintenance, stock investment strategy, in addition to an in house 
maintenance contractor, Sovereign Response (formerly Sovereign 
Services).  The Association also provides a strategic property function 
for THA managed under Service Level Agreements.  Sovereign 
Response operates regional centres in Newbury, Bristol and from April 
2009, Christchurch, where services are delivered through a Service 
Level Agreement to Twynham HA.   
 
•  Group Performance Director, responsible for supporting policy, 
procedure and performance management activities for all subsidiaries 
across the Group also temporarily reports to the Managing Director. 
To support the Group merger with Wessex Housing Partnership (WHP), since 
September 2008 the Divisional Director (Projects) has been seconded as 
acting Managing Director to Hampshire Voluntary Housing Society (HVHS), a 
subsidiary of the WHP. This role has been back filled on a temporary basis.  
Pg  2 
Managing Director SHA – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Association Ltd is a charitable association and part of the Sovereign Housing Group 

Appendix 5 a v 
The Association also has an agreement with Twynham Housing Association 
(THA) to manage 1039 properties in S Hants and Dorset.  In addition, in April 
2008, 840 properties in Oxfordshire were transferred to The Vale Housing 
Association (VHA).   
 
SHAMT routinely reviews and approves new development proposals under 
the Group’s delegated scheme of authority.  2008/09 has been complicated by 
the effects of the ‘credit crunch’ and SHAMT has worked with the Group’s 
Finance and Development Departments to manage new approvals within 
agreed and committed loan facilities.  Appraisals for schemes that include 
shared ownership properties now contain Exit Strategies to be followed in the 
event that the shared ownership properties cannot be sold, in order to 
minimise any potential losses. 
 
The Association also has responsibility for regeneration and leasehold 
management. The Divisional Director (Projects) chairs the Asset Management 
Group which meets as appropriate to evaluate and propose regeneration and 
asset management schemes. 
 
All members of staff are aware of the Standing Orders and Financial 
Regulations and those particularly relevant to housing management and 
property maintenance activities.  These have been followed throughout the 
year to 31 March 2009.  
 
Policies and Procedures 
Sovereign Housing Association has approved Policies and Procedures for all 
service areas and continuously reviews existing documentation to reflect 
legislative changes, good practice within the Housing Sector and feedback 
from customers. 
 
During the year the Association reviewed and developed the following 
policies:  
 
Policies 

 
 
 
Resident Involvement 
  Reverse Staircasing Policy 
Support Strategy and Action Plan 
 
Group Rent Setting Policy  
  Market Sub-Rent Homes Policy 
 
In recognising that the reputation of the Group is judged by the performance 
of every Member, the Group Strategic Plan 2008-11 highlighted the need to 
develop service excellence across the Group.  The Orion Project has 
therefore been developed to facilitate effective sharing of best practice across 
all operational areas, set and maintain high standards and ensuring that these 
are consistently delivered.  This is supported by a Peer Review Process, 
developed to embed continuous improvement in all subsidiaries and offer a 
dynamic approach to analysis of service areas. 
 
Pg  3 
Managing Director SHA – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Association Ltd is a charitable association and part of the Sovereign Housing Group 

Appendix 5 a v 
During quarter 4 2008/9, residents from across the Group were consulted on 
the development of a Group Resident Engagement Strategy and 
establishment of a Group Residents’ Forum.   It is intended that the Group 
Residents’ Forum (GRF) will ensure that residents sit at the heart of shaping 
service direction and continuous improvement and are involved at the highest 
level of decision making and strategic direction in service delivery that reflect 
the needs and aspirations of its customers.  The Forum will be recruited to in 
quarter 1 2009. 
Documents are made available to all staff once approved by the Management 
Board via the Group intranet.  Sovereign Housing Group’s Performance team 
provides staff specific training, support and written procedures. 
 
Reporting and Monitoring 

Given the pace of change in the external environment, in 2008 the Sovereign 
Housing Group reviewed and implemented a revised corporate strategy.  The 
strategy also reflected the proposed merger with Wessex Housing 
Partnership, which has progressed to an advanced stage and is due to be 
completed in July 2009. 
As with previous Strategies, subsidiaries are required to produce their own 
Action Plans identifying how they will support the Group objectives.  
Sovereign HA’s Management Board held an away day on 29 October 2008 to 
review the Group Strategy in detail and to consider the main goals and 
activities Sovereign HA should be carrying out over the next three years to 
support the delivery of the Group direction.   The revised strategic Action Plan 
was approved by the Management Board in December 2008. 
 
The delivery of the Action Plan is reviewed by the SHAMT quarterly, and 
updates, which identify progress towards meeting agreed targets, are also 
provided to the Management Board on a quarterly basis.   
 
Sovereign Housing Association remains a performance-orientated 
organisation.  There is an embedded performance system that is effective in 
ensuring strategic priorities are understood by staff at all levels. 
 
Performance management remains supported by the Academy Corporate 
Information and Management System, which continues to provide accurate 
information to monitor service delivery across the Association.  
 
Annual performance targets for service areas are set by the SHAMT and 
endorsed by the Management Board.  These targets are set to achieve 
continuous improvement; they are benchmarked against upper quartile 
performers for each service area in the Housing Sector and are implemented 
by staff at all levels.  Proposed targets are reviewed and approved by the 
Management Board each year. 
 
Management reporting and performance monitoring is then carried out for all 
operational, service delivery and financial budget activities on a monthly basis 
by the SHAMT.  Performance activity is then reported quarterly to the GMT 
and the Association’s Management Board. 
 
Pg  4 
Managing Director SHA – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Association Ltd is a charitable association and part of the Sovereign Housing Group 

Appendix 5 a v 
Performance activity is also discussed, with issues addressed at monthly 
team meetings and through the staff supervision 1-1 framework.  
As part of the annual budget setting process, the 30-year Business Plan is 
also reviewed along with the assumptions that support the Plan and these are 
presented to the Management Board for consideration. 
Once approved, all budget holders receive monthly summaries of financial 
performance against budget.  Currently, the Association is outperforming the 
Business Plan in terms of efficiency, borrowing assumptions, rent losses and 
bad debt provision, having achieved upper quartile performance in these 
areas.  
Risk Management 
Risks, that might hinder the achievement of the Group’s objectives and 
Business Plan, are identified and included in a ‘Risk Map’ for the Parent and 
Subsidiaries.  Risks are assessed annually and evaluated against the 
Business Plan, prior to being considered and approved by the Subsidiary and 
Parent Boards.  A Risk Map is prepared detailing risks and mitigation.  Within 
the Risk Map specific risks are categorised as reputational (strategic), or 
financial and operational.  Only financial and operational risks are formally 
quantified in terms of their impact on the Business Plan.  The Assistant 
Director of Audit and Risk, who is responsible to the Group Finance Director 
for the operation of internal control and risk management, ensures that 
mitigation actions are embedded into the operational plans of the Group 
where appropriate.  The Group Finance Director provides update reports 
quarterly to the GA&RC to whom responsibility for risk has been delegated by 
Group Boards. 
All functions under the Managing Director have their risks assessed annually 
in conjunction with the Assistant Director of Audit and Risk and action against 
the keys risk areas is progressed throughout the year.  The actions within 
Sovereign Housing Association’s Action Plan also have their risks assessed.  
Internal audit reports, which are presented to each GA&RC, review and report 
on the effectiveness of controls in place to mitigate these risks. 
Internal Audit 
The GMB exercises responsibility for internal audit through the GA&RC.  
Internal audit is outsourced to Mazars LLP.  The audit programme is risk 
based and the frequency of audit is determined by the severity of the risk and 
the quality of controls. Mazars review the quality and operation of internal 
controls and the identification, quantification and mitigation of business risk.  
The Group is able to compare its performance against other Mazars’ clients in 
the sector.  The Assistant Director of Audit and Risk coordinates activities 
between Mazars and the Group.  
During the year 3 internal audits have been undertaken in areas for which the 
Managing Director is responsible as follows;- 
Gas Servicing 
Stock Investment Programme 
Aids and Adaptations 
 
Pg  5 
Managing Director SHA – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Association Ltd is a charitable association and part of the Sovereign Housing Group 

Appendix 5 a v 
The Stock Investment audit provided Substantial assurance on the adequacy 
of controls while the others provided Adequate assurance. 
 
Audits on services delivered through Inter-Group Agreements are covered in 
the reports of individual SHG Directors. 
 
Having regard to the foregoing the Managing Director feels confident in 
providing the opinion in Section 2 of this Statement that sufficient, effective 
and efficient controls are in place to manage the Group.  
 
 
 
Paul Crawford 
Managing Director 
 
8 June 2009 
 
Pg  6 
Managing Director SHA – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Association Ltd is a charitable association and part of the Sovereign Housing Group