This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Sovereign Housing Inspection Report'.


Appendix 5 a iv 
Assurance 
Statement 

  
 
Group Human Resources Director 
 
Purpose of this Statement 
 
In December 2008 the Housing Corporation (HC) was succeeded by two new 
statutory bodies, the Tenant Services Authority (TSA), responsible for the regulation 
and standards of Registered Social Landlords (RSLs) and the Homes and 
Communities Agency (HCA), responsible for investment in social housing. 
Previous HC guidance on regulatory matters will in time be replaced by new TSA 
guidance but in the interim assurance is still based on HC circulars published in 2007 
and 2008. The requirements of the HC are that the boards of RSLs should maintain a 
sound system of internal control which: 
 
• 
focuses on the significant risks that threaten the organisation’s ability to meet 
 
its objectives; and 
• 
provides reasonable assurance of the safeguarding of assets. 
 
To establish the effectiveness of the system of internal control the board should 
conduct an annual review. This report forms part of that annual review. 
 
The Boards of Sovereign Housing Group Limited (SHG) and its subsidiaries have 
delegated authority for internal controls to the Group Audit & Risk Committee 
(GA&RC) and to assist in the review GA&RC have requested that the Group Chief 
Executive and Group Management Team (GMT) members individually present it with 
a report on the effectiveness of the system.  This is the report of the Group Human 
Resources Director (GHRD).  
 
Executive Opinion 
 
There are, in the opinion of the GHRD, sufficient, effective and efficient controls in 
place to manage all aspects of financial management and risk across the Group.  
Furthermore, all members of staff have been made aware of the importance of 
controls and the monitoring processes in place.  
 
Organisational Hierarchy and Control 
 
The Sovereign Housing Group (the Group), comprises SHG, the parent, and three 
principal operating subsidiaries, Sovereign Housing Association (SHA), Twynham 
Housing Association (THA) and The Vale Housing (VHA). Throughout the year the 
Group has been in discussions with the Wessex Housing Partnership (WHP), with a 
view to both groups amalgamating in mid 2009. 
 
Pg   1 
Group Human Resources Director – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Group Limited is charitable 
 

Appendix 5 a iv 
Two significant changes in internal structure have taken place during the year.  
 
Firstly, in October 2008 the Group Resources Director and Deputy Chief Executive, 
who had previously led on HR issues at GMT, left the Group.  Recognising the 
importance of staff to the Group and the increasing complexity as the Group expands 
the GHRD was made a member of GMT. 
 
Secondly, from January 2009 staff employed in the subsidiaries but delivering 
designated Group services, human resources in respect of the GHRD and finance 
and IT in respect of the Group Finance Director were transferred under the 
management of the appropriate service Director so that Group service personnel 
irrespective of their location could be managed centrally in the best interests of the 
Group. 
 
The GHRD has the delegated responsibility for establishing, communicating and 
maintaining the integrity of HR planning and services across the Group.  This 
framework of service is now operated by staff who report directly to the GHRD. 
 
The HR organisation has been evolving throughout the year as the service seeks to 
become more directed and more responsive to the needs of an expanding and 
diverse Group. The current structure is designed to deliver the new HR Strategy 
which was agreed by GMT in November 2008 and comprises 4 main functions 
reporting to the GHRD: 
 
Learning and Development 
HR Services 
Rewards and Benefits 
HR Business Partners 
 
These functions provide services through the Group parent, SHG, which is 
contracted to provide these services to Group members, SHA, THA and VHA through 
Intra-Group Agreements and Service Level Agreements. 
 
There is a published organisational structure within each function.  This compliments 
the lines of reporting.  Each team member is aware of their position in the team and 
their duties and responsibilities through the organisational structure and individual job 
descriptions.  The job descriptions are reviewed regularly and form a framework for 
regular 1-1 meetings and detailed action plans both for the Departments and 
individuals through PDRs.  This compliments the lines of reporting.  There are 
monthly team meetings to manage the functions for which the GHRD is responsible 
to ensure they are providing the right level of support to the operational subsidiaries 
and departments. 
 
The HR structure is supplemented and informed by Staff Consultative Groups which 
meet quarterly to funnel information both up and down through the organisation. 
Pg   2 
Group Human Resources Director – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Group Limited is charitable 
 

Appendix 5 a iv 
 
Policies and Procedures 
 
Each department operates within the framework set down by Standing Orders and 
Financial Regulations. These were revised following VHA joining the Group and the 
new Standing Orders and Financial Regulations were introduced in October 2007. 
This introduction was supported by an extensive campaign of education and publicity 
to ensure all staff understand their relevance and importance and know how to 
access this information. The GHRD ensures that all members of the function operate 
in accordance with Standing Orders and Financial Regulations 
  
Policies and Procedures have been developed to support this framework and are 
approved by the Group Remuneration and Governance Committee or the GMB as 
appropriate.  During the year a new Human Resources Strategy for the Group has 
been developed and approved with aim of harmonising HR policies, procedures and 
activities throughout the Group and to support the Group’s further expansion.  
Policies covered by the Human Resources Strategy that have been reworked and 
approved so far this year are shown below and a timetable has been established for 
their ongoing review. 
 
Gender Equalities   
 
 
Capability 
Discipline 
 
 
 
 
Attendance 
Grievance 
 
 
 
 
Whistleblowing 
 
A detailed tender process has been followed to select a new HR/Payroll system for 
the Group that will allow better control over salary payments, easier capture of 
flexible benefits and the continuing expansion of the Group. Future key work areas 
that have been identified within the Strategy are as follows:- 
 
Harmonisation of Policies 
Harmonisation of Terms and Conditions 
Harmonisation of Benefits 
Build Common Competency Framework 
Design and Implement Common PDR Process 
Introduce Career Mapping 
Source and Implement new Customer Satisfaction Training 
Design and Implement Talent Management Programme 
Design and Implement graduate Recruitment Programme 
 
Reporting and Monitoring 
 
HR regularly prepares management information, (starters; leavers; vacancies; 
absence; training; disciplinary issues; equalities and diversity; etc.), which is 
distributed to appropriate managers. A review is being undertaken with a view to 
introducing more structured and more directed reporting for the enlarged Group. 
 
A detailed action plan has been developed to deliver the HR Strategy and reports on 
progress of the key deliverables quarterly to GMT. 
Pg   3 
Group Human Resources Director – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Group Limited is charitable 
 

Appendix 5 a iv 
 
Risk Management 
 
a) 
Business Risks and the Risk Map 
 
Risks, that might hinder the achievement of the Group’s objectives and Business 
Plan, are identified and included in a ‘Group Risk Map’.  Risks are assessed annually 
and evaluated against the Business Plan, prior to being considered and approved by 
the GMT, GA&RC and subsidiary and parent Boards.  A Risk Map is prepared 
detailing risks and mitigation.  Within the Risk Map specific risks are categorised as 
financial or reputational.  During the year the format of the Risk Map has been altered 
to compile a Group Risk Map recognising that materialisation of major risks will affect 
the whole Group as well as individual subsidiaries.  Each risk is scored for Impact 
and Probability and ranked in order of severity.  This allows management and 
GA&RC to focus their attention on key risks to the business.  The Assistant Director 
of Audit and Risk, who is responsible to the GFD for the operation of internal control 
and risk management, ensures that mitigation actions are embedded into the 
operational plans of the Group where appropriate.  The GFD provides update reports 
quarterly to the GA&RC to whom responsibility for risk has been delegated by Group 
Boards and Risk ‘Owners’ for each key risk certify that controls are being maintained 
or enhanced as agreed. 
 
b) 
Internal Controls 
 
Internal controls are designed to provide the assurance on the safeguarding of 
assets and to mitigate the effects of business risks.  The implications of exposure to 
risk following proposed changes in working practices or in undertaking new ventures 
are also fully considered and advice is taken where appropriate.  The spectrum of 
internal controls and the efficiency and efficacy of individual controls is continually 
evaluated and enhanced through Internal Audit. 
 
c) 
Internal Audit 
 
The GMB exercises responsibility for internal audit through the GA&RC.  Internal 
audit is outsourced to Mazars LLP.  The audit programme is risk based and the 
frequency of audit is determined by the severity of the risk and the quality of controls. 
Mazars review both the quality and operation of internal controls and the 
identification, quantification and mitigation of business risk.  The Group is able to 
compare its performance against other Mazars’ clients in the sector.  There have 
been no audits of the HR function during 2008/09. 
 
Having regard to the foregoing the GHRD feels confident in providing the opinion in 
Section 2 of this Statement that sufficient, effective and efficient controls are in place 
to manage the Group. 
 
 
 
 
Lynn Hanford-Day 
Group Human Resources Director 
 
12 May 2009 
Pg   4 
Group Human Resources Director – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Group Limited is charitable 
 

Appendix 5 a iv 
 
Pg   5 
Group Human Resources Director – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Group Limited is charitable