This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Sovereign Housing Inspection Report'.


Appendix 5 a iii 
Assurance 
Statement 

  
 
Group Finance Director 
 
Purpose of this Statement 
 
In December 2008 the Housing Corporation (HC) was succeeded by two new 
statutory bodies, the Tenant Services Authority (TSA), responsible for the regulation 
and standards of Registered Social Landlords (RSLs) and the Homes and 
Communities Agency (HCA), responsible for investment in social housing. 
Previous HC guidance on regulatory matters will in time be replaced by new TSA 
guidance but in the interim assurance is still based on HC circulars published in 2007 
and 2008. The requirements of the HC are that the boards of RSLs should maintain a 
sound system of internal control which: 
 
• 
focuses on the significant risks that threaten the organisation’s ability to meet 
 
its objectives; and 
• 
provides reasonable assurance of the safeguarding of assets. 
 
To establish the effectiveness of the system of internal control the board should 
conduct an annual review. This report forms part of that annual review. 
 
The Boards of Sovereign Housing Group Limited (SHG) and its subsidiaries have 
delegated authority for internal controls to the Group Audit & Risk Committee 
(GA&RC) and to assist in the review GA&RC have requested that the Group Chief 
Executive and Group Management Team (GMT) members individually present it with 
a report on the effectiveness of the system.  This is the report of the Group Finance 
Director (GFD).  
 
Executive Opinion 
 
There are, in the opinion of the GFD, sufficient, effective and efficient controls in 
place to manage all aspects of financial management and risk across the Group.  
Furthermore, all members of the GFD’s staff have been made aware of the 
importance of controls and the monitoring processes in place.  
 
Organisational Hierarchy and Control 
 
The Sovereign Housing Group (the Group), comprises SHG, the parent, and three 
principal operating subsidiaries, Sovereign Housing Association (SHA), Twynham 
Housing Association (THA) and The Vale Housing (VHA). Throughout the year the 
Group has been in discussions with the Wessex Housing Partnership (WHP), with a 
view to both groups amalgamating in mid 2009. 
 
Two significant changes in internal structure have taken place during the year.  
 
Pg   1 
Group Finance Director – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Group Limited is charitable 

Appendix 5 a iii 
Firstly, in October 2008 the Resources Director and Deputy Chief Executive left the 
Group and the GFD took on responsibility for IT, Company Secretary and Health and 
Safety, all of which are Group services delivered by the parent. 
 
Secondly, from January 2009 staff employed in the subsidiaries but delivering 
designated Group services, finance and IT in respect of the GFD and Human 
resources in respect of the Group Human Resources Director were transferred under 
the management of the appropriate service Director so that Group service personnel 
irrespective of their location could be managed centrally in the best interests of the 
Group. 
 
The GFD has the delegated responsibility for establishing, communicating and 
maintaining the integrity of the framework of financial control across the Group.  This 
framework of control within the Group is now operated by staff who report directly to 
the GFD. 
 
During the year the GFD was responsible for five finance functions.  These were: 
 
Accounting 
Business Planning 
Treasury Management 
Risk Management 
Internal Audit 
 
These functions are provided through the Group parent, SHG, which is contracted to 
provide these services to Group members, SHA, THA and VHA through Intra-Group 
Agreements and Service Level Agreements. 
 
Company Secretarial, IT and Health and Safety similarly provide services to SHA, 
THA and VHA through Intra- Group and Service Level Agreements. 
 
There is a published organisational structure within each function.  This compliments 
the lines of reporting.  Each team member is aware of their position in the team and 
their duties and responsibilities through the organisational structure and individual job 
descriptions.  The job descriptions are reviewed regularly and form a framework for 
regular 1-1 meetings and detailed action plans both for the Departments and 
individuals through PDRs.  This compliments the lines of reporting.  There are 
monthly team meetings to manage the functions for which the GFD is responsible to 
ensure they are providing the right level of support to the operational subsidiaries and 
departments. 
 
To effectively co-ordinate the planning and operation of service activities across the 
Group the Lead Finance Team, comprising the GFD, other senior Finance staff from 
SHG and the Heads of Finance from THA and VHA, has been extended to include 
other service Directors and Heads of Service and renamed the Finance Management 
Team (FMT).  FMT is chaired by the GFD. 
 
Policies and Procedures 
 
Each department operates within the framework set down by Standing Orders and 
Financial Regulations. These were revised following VHA joining the Group and the 
new Standing Orders and Financial Regulations were introduced in October 2007. 
Pg   2 
Group Finance Director – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Group Limited is charitable 

Appendix 5 a iii 
This introduction was supported by an extensive campaign of education and publicity 
to ensure all staff understand their relevance and importance and know how to 
access this information. The Department ensures that all members of the Group 
operate in accordance with Standing Orders and Financial Regulations 
  
Policies and Procedures have been developed to support this framework and are 
approved by the GA&RC or the GMB as appropriate.  During the year work on the 
Finance Strategy for the Group has continued with aim of harmonising finance 
activities throughout the Group and to support the Group’s further expansion.  A 
detailed tender process has been followed to select a new common accounting 
system for the Group that will allow the objectives of the Finance Strategy to be 
realised. Similar tender processes have been followed for insurance, banking and 
valuation services all of which rationalise suppliers and provide for economies of 
scale.  Policies which are included under the umbrella of the Finance Strategy are 
shown below and a timetable has been established for their approval and review. 
 
Group Standing Orders 
 
 
Group Annual Budgeting 
Group Financial Regulations 
 
Group Income 
Group Treasury 
 
 
 
Group Expenses 
Group Security Charging    
 
Group Overhead Recovery                     
Group Business Planning   
 
Group Investment Appraisal 
Group Tax Planning 
Group Regulation and Compliance 
Group Assurance (Risk Management and Audit) 
Group Fraud 
Risk Appetite 
 
Reporting and Monitoring 
 
The Finance Department is responsible for co-ordinating the preparation of the 30 
year Business Plan and considering the quantifiable effects of the Risk Management 
Strategy on the Plan.   
 
2008/09 has been an extremely difficult year for the international economy, the 
national economy and for the sector.  The key event has been the ‘credit crunch’, 
whereby a dramatic fall in asset values, but primarily residential and commercial 
property values, caused severe liquidity problems for the major commercial and 
investment banks.  Some of these have gone into liquidation, been taken over or only 
continued to survive through government intervention and aid.  The restricted ability 
of banks to lend to customers has had a consequent effect on the ‘real’ economy with 
the result that the UK and other major economies have moved into recession 
accompanied by a period of deflation.  These circumstances have created significant 
uncertainty in the financial markets and caused a significant decline in house prices 
and sales which have required a modification in management priorities and reporting 
especially around development. 
 
The situation has required significant scenario testing of the Business Plan, 
particularly around the changing levels of inflation and deflation; the ability of the 
business to market economically newly developed shared ownership properties and 
the impact on continuing development of potential difficulties in raising new funds for 
expansion or of a significant increase in the cost of this new funding.   
Pg   3 
Group Finance Director – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Group Limited is charitable 

Appendix 5 a iii 
The effects of these scenarios have been reported to the GMT and the GMB and 
subsidiary boards and have shaped how the business has been managed throughout 
the year. 
 
New developments, although now available in greater quantities and at lower prices, 
are only approved subject to confirmed finance being available.  The effects of being 
unable to sell shared ownership properties are clearly displayed and this has already 
led to tenure conversions and applications for additional grant to support these 
changes.  The impact of these changes on impairment charges in the accounts is 
routinely monitored so that the business can ensure that none of its loan covenants is 
or will be breached by actions taken.  This difficult reporting situation is further 
complicated by the introduction of SORP 2008 for RSL reporting which requires the 
business to now treat the first tranche of shared ownership sales as trading assets 
that produce an immediate profit or loss.  Again the impact of this change on 
covenant compliance is being closely monitored. 
 
All these changes have increased the volume and detail of reports on cash flow, 
liquidity and covenant compliance to GMT and The Group Treasury Committee 
(GTC) and these have been supplemented by an external review of Loan 
Agreements to identify minor or non-financial covenant requirements to ensure these 
are also managed to avoid any breach. 
 
To further strengthen financial planning for the Group a 5 year Budget was 
introduced in the year to bridge the gap between the 30 year Business Plan and the 
Annual Budget. The 5 year Budget allows resources to be better anticipated and 
planned across the Group, especially additional short term expenditures to produce 
long term gains through rationalisation.  This more detailed medium term tool will 
provide better perspective to the Annual Budget process. 
 
Each year the function manages the preparation of the Annual Budget and ensures 
that operational responsibility is attributed to individual budget holders.  The function 
communicates the scope of these budgets and ensures that budget holders 
understand their responsibilities and have sufficiently detailed and timely information 
to exercise them.  Further, the functions ensure compliance with statutory returns 
and monitor the application of internal controls through Internal Audit. 
 
A monthly report to the GMT on budgetary performance in key areas is submitted 
and progress is reported to the GMB quarterly. 
 
The Department provides and maintains an investment appraisal system to ensure 
that all new development projects are appraised in an appropriate and consistent 
manner and that allocations of grant from the HCA, direct or recycled, are correctly 
recorded and reported.  Reporting has been modified as described above to ensure 
commitments are made only when confirmed finance is available.  This system 
provides the basis for investment decisions made by the GMT or Boards. 
 
The new National Housing Federation code of governance – ‘Excellence in 
Governance’ requires that audit committees provide boards with assurance on the 
adequacy of financial and management reports.  It is the opinion of the GFD that 
reports are adequate to allow the business to be managed safely and prudently. 
 
 
Pg   4 
Group Finance Director – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Group Limited is charitable 

Appendix 5 a iii 
Treasury Management 
 
The GFD is responsible for preparing a Treasury Policy for adoption by the GMB.  
The Treasury Policy sets overall levels of borrowing, criteria to determine acceptable 
lenders, loan covenants and loan maturities and the mix of fixed and variable rate 
borrowings.  The Treasury Policy is an integral part of the Risk Management Strategy 
and determines the level of risk that Boards are willing to accept and the mitigation 
strategies to manage that risk.  The Treasury Policy was reviewed during the year 
and approved by the GTC 
 
To aid GTC members with the increasing volume and complexity of reports a course 
of treasury training has been provided to Committee members during the year. 
 
Finance staff are responsible for the operation of the Treasury Policy and report on 
performance, monthly to the Group Finance Director, and quarterly to GMT, the GTC 
and Group Boards. 
 
Risk Management 
 
a) 
Business Risks and the Risk Map 
 
Risks, that might hinder the achievement of the Group’s objectives and Business 
Plan, are identified and included in a ‘Group Risk Map’.  Risks are assessed annually 
and evaluated against the Business Plan, prior to being considered and approved by 
the GMT, GA&RC and subsidiary and parent Boards.  A Risk Map is prepared 
detailing risks and mitigation.  Within the Risk Map specific risks are categorised as 
financial or reputational.  During the year the format of the Risk Map has been altered 
to compile a Group Risk Map recognising that materialisation of major risks will affect 
the whole Group as well as individual subsidiaries.  Each risk is scored for Impact 
and Probability and ranked in order of severity.  This allows management and 
GA&RC to focus their attention on key risks to the business.  The Assistant Director 
of Audit and Risk, who is responsible to the GFD for the operation of internal control 
and risk management, ensures that mitigation actions are embedded into the 
operational plans of the Group where appropriate.  The GFD provides update reports 
quarterly to the GA&RC to whom responsibility for risk has been delegated by Group 
Boards and Risk ‘Owners’ for each key risk certify that controls are being maintained 
or enhanced as agreed. 
 
b) 
Internal Controls 
 
Internal controls are designed to provide the assurance on the safeguarding of 
assets and to mitigate the effects of business risks.  The implications of exposure to 
risk following proposed changes in working practices or in undertaking new ventures 
are also fully considered and advice is taken where appropriate. 
 
The maintenance of robust internal controls throughout the Group is a key 
responsibility of the GFD including those to mitigate risks for which he is specifically 
responsible.  The spectrum of internal controls and the efficiency and efficacy of 
individual controls is continually evaluated and enhanced through Internal Audit. 
 
Pg   5 
Group Finance Director – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Group Limited is charitable 

Appendix 5 a iii 
There have been no instances of fraud during the year though management has 
recognised that the current economic conditions are likely to increase the potential 
for fraud. 
 
c) 
Internal Audit 
 
The GMB exercises responsibility for internal audit through the GA&RC.  Internal 
audit is outsourced to Mazars LLP.  The audit programme is risk based and the 
frequency of audit is determined by the severity of the risk and the quality of controls. 
Mazars review both the quality and operation of internal controls and the 
identification, quantification and mitigation of business risk.  The Group is able to 
compare its performance against other Mazars’ clients in the sector.  The Assistant 
Director of Audit and Risk coordinates activities between Mazars and the Group.  
 
During the year 7 internal audits have been undertaken in areas for which the GFD is 
responsible as follows;- 
 
Fraud Awareness   
 
 
Insurance 
Purchasing and Payments  
 
Health and Safety 
Non Rental Income   
 
 
Nominal Ledger 
Group Recharges 
 
Four of these reports have provided Substantial assurance and three Adequate 
assurance as to the adequacy of internal controls in each area. 
 
Forthcoming Events 
 
During the year significant work has been undertaken on 2 significant events likely to 
occur in 2009/10. 
 
Firstly, the Credit Crunch has required that the Group look for new sources of future 
funding.  It is probable the Group will issue its own Bond through SHA during the 
second half of 2009.  As a prerequisite of this the Group is working to obtain its own 
financial rating with the Rating Agencies, initially with Moody’s and subsequently with 
Standard and Poor’s.  This work has been proceeding over the last few months of the 
year and is and will provide validation to the quality of the financial management of 
the Group. 
 
Secondly, as mentioned in the section on Organisational Hierarchy and Control 
above, the Group plans to amalgamate with the Wessex Housing Partnership in July 
2009.  Again financial due diligence work to support this amalgamation has been 
largely completed in 2008/09.  GA&RC have endorsed the process being followed 
and a final decision will be made by the GMB. 
 
Pg   6 
Group Finance Director – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Group Limited is charitable 

Appendix 5 a iii 
 
Having regard to the foregoing the Group Finance Director feels confident in 
providing the opinion in Section 2 of this Statement that sufficient, effective and 
efficient controls are in place to manage the Group. 
 
 
 
 
Martin Huckerby 
Group Finance Director 
 
8 May 2009 
 
Pg   7 
Group Finance Director – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Group Limited is charitable