This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Sovereign Housing Inspection Report'.


Appendix 5 a ii 
Assurance 
Statement
 
 
 
Group Development Director 
 
Purpose of this Statement 
 
In December 2008 the Housing Corporation (HC) was succeeded by two new 
statutory bodies, the Tenant Services Authority (TSA), responsible for the 
regulation and standards of Registered Social Landlords (RSLs) and the 
Homes and Communities Agency (HCA), responsible for investment in social 
housing. 
 
Previous HC guidance on regulatory matters will in time be replaced by new 
TSA guidance but in the interim assurance is still based on HC circulars 
published in 2007 and 2008. The requirements of the HC are that the boards 
of RSLs should maintain a sound system of internal control which: 
 
• 
focuses on the significant risks that threaten the organisation’s ability to 
meet   its objectives; and 
• 
provides reasonable assurance of the safeguarding of assets. 
 
To establish the effectiveness of the system of internal control the board 
should conduct an annual review. This report forms part of that annual review. 
 
The Boards of Sovereign Housing Group Limited (SHG) and its subsidiaries 
have delegated authority for internal controls to the Group Audit & Risk 
Committee (GA&RC) and to assist in the review GA&RC have requested that 
the Group Chief Executive and Group Management Team (GMT) members 
individually present it with a report on the effectiveness of the system.  This is 
the report of the Group Development Director (GDD).  
 
Executive Opinion 
 
There are, in the opinion of the GDD, sufficient, effective and efficient controls 
in place to manage the four functions of responsibility.  Furthermore, all 
members of staff have been made aware of the importance of controls and 
the monitoring processes in place.  
 
Control and Organisational Hierarchy 

 
The GDD is responsible for four functional teams; 
 
Development, 
Sovereign Development Consortium, (Management) 
Asset Management, 
Home Ownership. 
 
 
 
Pg 1 
Group Development Director – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Group Limited is charitable 
 

Appendix 5 a ii  
These functions are provided through the Group Parent, SHG, which is 
contracted to provide these services to Group members, Sovereign Housing 
Association, (SHA), Twynham Housing Association, (THA), and Vale Housing 
Association, (VHA), through Intra-Group Agreements and Service Level 
Agreements. 
 
Each functional team is aware of the Standing Orders and Financial 
Regulations and those particularly relevant to their area of activity.  These 
have been followed throughout the year to 31 March 2009.  During the year 
activity outside each functions’ authority has been referred to the Group 
Management Board or subsidiary Boards.  For example; 
 
• 
All development scheme proposals outside the agreed delegated 
criteria are referred to the appropriate subsidiary Board for decision. 
 
There is an organisational structure in place with revised and enhanced job 
responsibilities defined.  The organisation is further refined into the members 
of each functional team.  Each team member is aware of their position in the 
team and their duties and responsibilities through the Organisational Structure 
and individual Job Descriptions.  The Job Descriptions will continue to be 
reviewed regularly and form a framework for regular 1-2-1 meetings and 
detailed Action Plans.  This compliments the lines of reporting.  
 
Both regular reporting and Action Plans are discussed at monthly 1-2-1s and 
team meetings. 
 
Formal processes also exist throughout the function primarily with regard to 
scheme progression and approval.  Schemes can only be progressed for 
approval once a checklist of requirements has been completed.  They are 
proposed by Regional Development Managers to the monthly Development 
Management Team, (DMT), meeting and agreed there before being submitted 
to the subsidiary Management Teams, GMT or Boards as appropriate.  All 
mixed schemes must include detailed Marketing Reports in relation to 
properties to be offered for shared ownership, including comparative recent 
sales data. 
 
The regular monthly DMT meeting enables all Directors to share their status 
reports and raise any issues formally and directly.  It is a standard agenda 
item to take any queries on status/progress reports. 
 
Sovereign is the lead partner in the SDC, a partnership which includes 12 
other RSLs.  The Consortium includes some smaller specialist associations 
and was established in part to ensure continuing access to grant funding for 
these smaller associations.   
 
 
Pg 2  
Group Development Director – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Group Limited is charitable 

Appendix 5 a ii  
The SDC, although not a legal entity, is regulated and governed by a series of 
formal agreements, principal among which are: 
 
SDC Framework Agreement 
Framework Management Process 
Framework Management Team Charter 
Strategic Core Group Charter 
 
The SDC has its own strategy agreed by the Consortium members. 
 
The GDD’s staff now provide day to day management and coordination of 
SDC activities and effort is being made to make this a much more cohesive 
unit in terms of development standards, policy and procedures and 
procurement. 
 
Policies and Procedures 
 
SHG Policies and Procedures are submitted for approval by the GMB and are 
made available to all staff once approved through inclusion in public folders 
and published documents, particularly where the functional team members 
have limited access to computers. 
 
During 2006/07, as part of the move to establish common standards, Policies 
and a common Contractors Framework for the SDC, an Extranet was 
established for SDC members, (in addition to the SHG Intranet), incorporating 
Policies and Procedures.  In 2008/09 this sharing has been updated using 
‘Sharepoint’. 
 
All SHG Development Policies and Procedures were reviewed prior to being 
included on the Extranet.  Asset Management also use these Policies and 
Procedures.  Home Ownership policies and procedures were reviewed and 
formalised in 2007/08 and are now incorporated on the Intranet.  
 
During 2008/09 all policies and procedures have been reviewed and revised. 
 
Reporting and Monitoring 
 
Over the past year the deteriorating housing market has increased the 
necessity to continually review the market, developer activity, grant 
availability, etc.  In response to this market uncertainty GMT has introduced a 
standard agenda item for its monthly meetings on Market Conditions which 
allows Directors to share information on the various aspects of the market and 
thus inform decision taking. 
 
Reporting on Consortium activities is undertaken by Development. Specific 
reporting by each functional team is summarised as follows: 
 
 
Pg 3  
Group Development Director – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Group Limited is charitable 

Appendix 5 a ii  
Development 
 
The Development directorate is supported by a Development Finance Team 
who are members of the Group Finance Director’s (GFD) staff.  The 
Development Team use a scheme appraisal system, ProVal, that ensures a 
consistent approach is taken on the viability assessment of each project.  
Assumptions used in each appraisal, including unit ‘subsidy’ rates for each 
tenure type, are aligned with assumptions used in the 30 Year Business Plan 
and these are reviewed and approved annually by GMT and Parent and 
Subsidiary Boards.  ProVal is linked with an associated project monitoring 
system, Sequel, that provides the information for monitoring performance of 
projects against approved budgets. Variances are reported on a monthly basis 
to the GMT.  The Proval and Sequel systems are maintained by Development 
Finance.  Alongside ProVal and Sequel the Group regularly reports to the 
Housing Corporation and the GMB on its performance of grant expenditure 
against Cash Planning Targets agreed with the Homes and Communities 
Agency (HCA) who succeeded the Housing Corporation in December 2008. 
 
During 2008/09 the sector including Sovereign has been severely impacted by 
the effects of the ‘credit crunch’.  Developers have cut back substantially on 
new development as the value of newly completed properties and of their 
landbanks has fallen sharply and new funding has been difficult to obtain.  
The restricted availability of mortgages during 2008 and the anticipation that 
house prices may continue to fall has reduced both new shared ownership 
sales and staircasings. 
 
For Sovereign the availability of new funds has also been uncertain and 
Development has worked closely with Finance during this period to ensure 
that new commitments are made only against agreed committed loan facilities 
and that for each scheme that includes shared ownership a clear exit strategy 
is shown in the event that forecast sales prices are not achieved.  The 
Housing Corporation and subsequently the HCA have been very supportive 
during this period and have focussed on their strategy of Continuous Market 
Engagement and supporting tenure change where this has been necessary 
with a view to maintaining and supporting the market. 
 
Asset Management 
 
Asset Management uses the same appraisal and monitoring systems, ProVal 
and Sequel, as Development though specific assumptions may be adjusted as 
appropriate for individual schemes.  Variations in assumptions are approved 
by GMT or Boards as necessary.  Regular reports are produced on properties 
for sale/transfer and these are approved in line with the delegated authority 
levels.  The overall Asset Management Programme is planned and managed 
to achieve cash neutrality in Business Plan terms. 
 
Pg 4  
Group Development Director – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Group Limited is charitable 

Appendix 5 a ii  
Home Ownership 
 
The viability of all traditional shared ownership projects are the subject of 
Marketing appraisals and reports.  The marketing risk associated with each 
project is also examined and Marketing Reports that include external 
valuations are required on projects before approval is given by the Subsidiary 
Management Teams or Boards as appropriate.  Monthly reports are produced 
monitoring performance against targets on all Home Ownership schemes.  All 
applicants for Low Cost Home Ownership are screened to ensure they meet 
the appropriate HC and other standards, (including HMRC charitable 
guidelines), to qualify for this type of tenure.  As for Development above Home 
Ownership have worked with Finance during the period to identify the most 
effective alternative in the event that sales are not possible and have worked 
with Development to obtain additional grant to support tenure change and 
offset losses.  Completing schemes are reviewed monthly to see whether 
further sales incentives are necessary, additional marketing effort is required 
or at what point to implement change in tenure in line with the Exit Strategy 
and apply for additional grant to support such changes.  
 
 
Risk Management 
 
The GDD and all Heads of Service recognise the importance of Risk 
Management and the relevance to robust internal controls.  Each individual 
project appraisal contains a section on development risk and proposals to 
mitigate these risks.  Reports are made regarding perceived changes to risk 
during the development period. 
 
During 2008 Development has repeated a Project Risk Management course 
devised by Zurich specifically for the business for new staff members and as a 
refresher to existing employees. 
 
a) Business Risks and the Risk Map 
 
Risks, that might hinder the achievement of the Group’s objectives and 
Business Plan, are identified and included in a ‘Risk Map’ for the Parent and 
subsidiaries.  Risks are assessed annually and evaluated against the 
Business Plan, prior to being considered and approved by the Subsidiary and 
Parent Boards.  A Risk Map is prepared detailing risks and mitigation.  Within 
the Risk Map specific risks are categorised as reputational or financial and 
evaluated in terms of Impact and Probability.  In terms of the Business Plan 
capacity is reserved against the potential materialisation of risks.   
 
The Assistant Director of Audit and Risk, who is responsible to the GFD for 
the operation of internal control and risk management, ensures that mitigation 
actions are embedded into the operational plans of the Group where 
appropriate.  The GFD provides update reports quarterly to the GA&RC to 
whom responsibility for risk has been delegated by Group Boards and risk 
owners certify that controls are being maintained or enhanced. 
 
 
Pg 5  
Group Development Director – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Group Limited is charitable 

Appendix 5 a ii  
b) Internal Controls  
 
Internal controls are designed to provide assurance on the safeguarding of 
assets and to mitigate the effects of business risks.  The implications of 
exposure to risk following proposed changes in working practices are also 
fully considered and advice is taken where appropriate.  The spectrum of 
internal controls and the efficiency and efficacy of individual controls is 
continually evaluated and enhanced through Internal Audit 
 
c) Internal Audit 
 
Internal Audit Reports are prepared routinely on the operations of all four 
functions of the Department.  These reports review both the quality and 
operation of internal controls and the identification, quantification and 
mitigation of business risk.   
 
During the year the Group’s internal auditors completed 3 reports on individual 
service areas, including shared ownership sales and marketing, within 
Development, all of which demonstrated good performance and provided 
‘substantial’ assurance.  In the current economic climate these results are 
particularly pleasing. 
 
Having regard to the foregoing the Group Development Director feels 
confident in providing the opinion in Section 2 of this Statement that sufficient, 
effective and efficient controls are in place to manage the Group.  
 
 
 
 
 
Phil Stephens 
Group Development Director 
 
11 May 2009 

 
 
Pg 6  
Group Development Director – Assurance Statement 
 
Sovereign Housing Group Limited is charitable