This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Sovereign Housing Inspection Report'.


Appendix 4 
Report  
 
 
 
 
Agenda item number:  
 
Date of issue:  27 July 2009 
 
Meeting: 
Group Board 
Date: 
6th August 2009 
 
Report by: 
James Laird 
Job title:  Group Performance 
Director 
Directorate: 
Performance Management Team 
Contact details:  01635 275145 
xxxxx.xxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Status: 
Discussion 
Subject: 
Group Performance Summary & Contextual Information Year 
End 2008/09 
Appendices: 
Appendix 1 – Strategic Goal Indicators  
Appendix 2 – Year End SHA, THA, VHA performance indicators 
Appendix 3 – Year End contextual information 
 
1  Purpose of report 
 
To inform Board members of the group performance and company contextual 
data at Year End 2008/09.   
 
 
2  Recommendations 
 
That Members note the information presented in the attached performance 
reports. That Members decide the measurement of the strategic objectives. 
 
 
3  Background 
 
The attached summary reports set out Sovereign Group, Sovereign HA, 
Twynham HA, and Vale HA:  
•  Group Strategic performance 
•  Operational key performance indicators against 2008/09 targets 
•  Company contextual information. 
 
 
 
 
 
 
pg 1 
Sovereign Housing Group Limited is charitable 

Group strategy 
The Group Strategy 2008/09 incorporates 14 goals aligned to the three 
corporate objectives: 
1. Make sure our homes and services improve the quality of life in people’s 
communities. 
2. Optimise our financial strength as a group to build more new homes and 
improve neighbourhoods. 
3. Be a leading, influential and sustainable social business. 
The goals are designed to be SMART (Specific, Measurable, Achievable, 
Relevant, Time-bound), and therefore emphasize measurable outputs, rather 
than the broad outcomes that are encompassed in the corporate objectives. 
The proposed goals are measured via Key Performance Indicators. All 
Associations have action plans set to continually improve the performance 
highlighted and are addressing the issues with their boards.  
The following table highlights the Indicators included with the Strategy and the 
2008/09 performance.  
Target 
08/09 
  
SHG 
SHA 
THA 
VHA 
Better Services 
Resident satisfaction with overall service provided 
by their Landlord 
85% 
82% 
80% 
77% 
88% 
Upper Quartile performance of agreed Key 
Performance Indicators 
90% 
48% 
43% 
29% 
71% 
Better neighbourhoods 
Resident satisfaction with the neighbourhoods 
they live in 
80% 
85% 
84% 
80% 
88% 
Resident satisfaction with support provided to deal 
with ASB 
55% 
42% 
41% 
46% 
41% 
Better Homes 
Resident satisfaction with the quality of their new 
home 
90% 
88% 
86% 
100% 
100% 
Better Lives 
Resident satisfaction that their views are being 
taken into account 
70% 
58% 
55% 
59% 
61% 
Consistency 
Have set and delivered high common standards 
across the Group 
90% 
84% 
 
 
  
 
The measurement of consistency is derived from the number of standards within 
the Orion framework that are met or partially met across the Group 
Efficiency 
Achieve improved service quality and/ or reduced 
overall costs 
  
0.8% 
 
    
 
Efficiency is the Total Group costs, as per the Group Consolidated Accounts, 
divided by the number of properties within the Group. This excludes any 
changes in accounting treatment (Impairment) and is a year on year 
 
pg 2 

comparison. 
The Efficiency percentage equates to £26 per property or a total efficiency over 
the year of £615,930. 
An efficiency target has not been set, but this will be considered as part of the 
business planning exercise. 
New homes 
We will provide up to 3,000 new homes in 
strategic development areas (cumulative) 
3000 
742 
 
    
Increased income 
Generate £250k from new business and 
fundraising opportunities 
£250K 
  
 
    
 
The strategy to achieve the £250k will begin in April 2010 
Asset Management 
Homes meet people’s changing need – Resident 
satisfaction with quality of home 
85% 
85% 
 
    
Homes create increased financial value – Year on 
year increase in average property net present 
value (existing use value social housing). 
 
3.87% 
 
   
 
A financial value target has not been set, but this will be considered as part of 
the business planning exercise. 
Sustainability 
Achieve 85% staff satisfaction with us as an 
employer 
85% 
84% 
87% 
78% 
80% 
Growth 
We will grow sustainably within our current 
operating area to encompass 40,000 homes 
40,000 
23,287 
 
 
  
Lead and Influence 
Responding to 95% of policy consultations 
95% 
 100% 
 
 
  
Achieving coverage for 75% of our media 
releases  
75% 
 81% 
 
 
  
Participating in at least 4 high level policy 


 
 
  
Environment 
We will develop and deliver a group-wide policy 


 
 
  
Governance and Regulation 
We continue to achieve 4 green lights on the HCA 
(or equivalent) 


  
  
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
pg 3 

Operational Key Performance Indicators 
Numbers in brackets relate to the reference number on the Appendix attached 
Sovereign HA 
Average Re-Let Time for All Rented Dwellings (2)  
The number of physical completions has risen from 378 in 2007/08 to 640 in 
current year, highlighting the Associations commitment to the development of 
our stock. Resident increased desire to move is highlighted by an increase in re-
lets from 529 in 2008/09 to 632 (5.84% of stock).  The top three key reasons for 
moving are external mutual exchanges; deceased; and moving to private rented 
accommodation.  The latter has been particularly high in Bristol, accounting for 
29% of all moves in the region.  Despite the increase in voids and the 
introduction of Choice Based Lettings (CBL) in some areas we have kept the 
void turnaround time within our target of four weeks.  The turnaround time in 
Bristol has been relatively high, reflecting new schemes coming into 
management at short notice and the introduction of CBL.  As CBL becomes 
more widespread we are likely to see our turnaround time increase due to the 
need to advertise properties, usually for two weeks, before we can begin our 
allocation process. 
Former tenant arrear (5) 
The write off value of £148,780 is under the budget of £163,000. A further 
£14,173 was written off against Commercial Property which is not highlighted in 
this General Needs report.  
Had the allowance for the commercial rent not been accounted for through this 
write off budget, the full sum available would have been used to write off 
uncollectable debts from the accounts of ex general needs tenants.  The 
reduction in the creation of FTA’s is a key element in the work of the eviction 
prevention panel mentioned above, alongside the broader objective of reducing 
the number of failing tenancies.  All FTA’s are closely monitored and recovered 
wherever possible. 
Current tenant arrears (8) 
The current arrears balance of £1,113,028 is an increase of £308,689 in the 
year. The proportion of projected rent is at a year low of 2.38%, which is not at 
target and a decrease on last year’s performance. 
In the context of the current financial conditions, job losses and increase in 
Housing Benefit applications, with the pressure on processing time that the latter 
brings, this performance is good despite being above target.  A review of the 
Rent Services Strategy has been undertaken and resources realigned to 
continue to manage arrears effectively and to maintain our upper quartile 
performance. 
Response repairs (11) 
Embedding our ‘appointment driven’ process continues to have a positive effect 
in terms of efficiency against jobs completed in target.  An overall year-end 
position of 94% to target is a significant improvement on the 2007/08 figure of 
93%.   
 
pg 4 

Anti Social Behaviour (20) 
The Operations Manager and ASB Advisor have started a review of the ASB 
policy, reporting system and resources deployed in responding to cases.  This 
reflects concern about both the performance reported in this report and the 
relevant resident satisfaction response through the Status Survey.  It is 
anticipated that this review will result in changes to all aspects of our approach 
with the intention of meeting timescales more effectively in future, as well as 
driving up satisfaction levels.  The latter however is acknowledged nationally as 
being difficult to achieve due to the nature of the service and the complexities of 
delivering the outcome expectations of residents within the legal and regulatory 
framework and the objective of sustaining tenancies wherever possible. 
Twynham HA 
Average Re-Let Time for All Rented Dwellings (2) 
THA re-let performance dipped slightly in quarter 4, due to 3 properties 
averaging nearly 100 days. Two of these properties (Leyton House and 
Palmerston Road) are identified in this year’s annual allocations and lettings 
report as hard to let schemes in unpopular areas and so we received a number 
of refusals for our offers of accommodation.  We received 6 refusals for the 
other property at Chestnut Court and a variety of reasons were given. 
Aside from the above a concerted effort has been made to let as many 
properties as we could before year end which resulted in 30 properties being let 
during March. This was more than January and February put together. 
Former Tenant Arrears (5) (6) 
Former tenant arrears are below target for the year; however we have exceeded 
the write off target.  
Current Tenant Arrears (8) 
Year on year performance has seen Twynham owned stock move from 2.8% to 
3.3%, an increase of 0.5% however Sovereign managed stock arrears have 
dropped from 6.8% to 5.2%. The combined result has reduced from 4.1% in 
07/08 to 3.9% in 08/09. 
Vale HA 
Average Re-let times (2) 
The improvement in the turnaround time from 5 weeks to below 23 days is a 
significant improvement over the year and has had a beneficial impact of 
improving rental income by £135,000 over the year. 
The number of empty properties available at the end of the quarter was 62 but 
35 of these had only recently been handed over from development. 
Rent Arrears (7) 
Expressed  as a percentage of the amount due, rent arrears have been steady 
throughout the year and a good performance during the final quarter resulted in 
the year end figures showing an improved performance over the 2008 position – 
down from 3.8% to 3.7%. 
The Vale has recently recruited a Tenant Support Officer to assist our recovery 
 
pg 5 

teams in supporting tenants with welfare and benefit issues. 
Decent Homes Compliance (10) 
There were 208 properties, identified at April 2008 as needing work to bring 
them up to Decent Homes standard by the end of March 2009. By this date 
there were only 9 properties where works remained outstanding. This was 6 
more than last year but our stock has increased by over 900 homes over this 
period. 
What continues to be an increasing trend is the number of tenants who are 
refusing to have works undertaken - 269 properties now fail the decent home 
standard because the tenants do not want the work to take place. These include 
almost 100 homes where central heating has not been installed. Vale will 
continue to respect tenant choice and pick this work up when the property is 
next void. 
Antisocial behaviour (20) 
The number of cases being recorded this year (243) shows a significant 
increase over the previous year (108). Within this total, the number of reports 
due to noise nuisance has almost trebled. 
The overall increase in caseload is partly explained by previous underreporting 
and a greater focus of attention on this issue over the last twelve months. 
 
 
 
 
Contextual Information 
The contextual data summarises key indicators drawn from departmental 
reports of which the board should be delivered at year end.  
Company Secretariat 
A number of complicated staffing changes over the past year have strongly 
impacted these performance indicators; as a result some data was not available.  
Where this was the case, the performance indicator was recorded as not having 
been met.  The true numbers are likely to be better but cannot be evidenced.  
A reminder about the process of recording these will be sent to all staff involved 
in preparing and distributing this documentation to ensure accurate and 
complete data gathering occurs going forward. 
 
 
 
4  Legal, financial and IT implications 
 
None. 
 
 
 
pg 6 

5  Assessment of risk 
 
Monitoring and reporting against Key Performance Indicators (KPIs) helps us to 
manage our business and measure and demonstrate our continuous 
improvement.    
 
 
6  Equalities and diversity and staffing implications 
 
None. 
 
 
 
 
 
pg 7