This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Sanction reasons and notifications'.

link to page 1 link to page 2 link to page 2 link to page 3 link to page 3 link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 12 Sanctions 
 
Contents 
Sanctions 
Which mandatory appointments are sanctionable  
What sanctions cannot be applied to  
Sanction levels 
Higher level sanctions 
Medium sanctions 
Low level sanctions 
Lowest level sanctions 
ADM sanction failure reason summary 
Multiple open ended sanctions  
Good reason  
Compliance condition  
After the open ended sanction is applied 
Escalation of sanctions  
Total outstanding reduction period 
Daily reduction amount 
Ending a low or lowest level sanction when the claimant moves conditionality 
regime 
Claimant moves into the light touch regime 
Migration of legacy sanctions to Universal Credit 
Fraud sanctions 

Sanctions  
A sanction is a financial reduction that is applied on a Universal Credit claimant 
who: 
  doesn’t comply with the work related requirement and does not provide a 
good reason 
  left work voluntarily 
  lost pay without good reason 
  ceased work or lost pay due to misconduct 
 
Before applying a sanction, the claimant is given the chance to explain why they 
have not complied with the requirements set, that can lead to a sanction. 
 
All claimants will have their conditionality tailored to their individual 
circumstances. In some circumstances, conditionality is switched off for a period 
of time. Refer to switching off requirements. 
Staff must ensure claimants fully understand both the requirement and the 
consequences of not meeting it. Claimants are more likely to meet a requirement 
if they understand that by failing to do so their Universal Credit will reduce. 

Claimants must understand that subsequent failures to meet requirements will 
result in an increased sanction length. Information about sanctions is available on 
the journal and agreed by the claimant when they accept their commitment. 
Before referring for or applying a sanction staff must consider if the claimant is a 
care leaver or has complex needs, is vulnerable, has a health condition or if there 
have been previous sanctions recorded in the last 12 months. 
When considering a sanction referral for a care leaver where good cause has not 
already been identified, staff must speak to the Care Leaver SPOC so that any 
additional information can be taken into account.  The Care leaver SPOC will 
then contact the Local Authority Personal Advisor (or equivalent representative in 
Scotland as they don’t have Personal Advisors) to consider any information 
received before proceeding with a sanction referral. 
If a referral for or sanction is considered appropriate in these circumstances a 
case conference is held to decide if, it is correct to refer and apply a sanction in 
the circumstances. 
When a Universal Credit claimant is sanctioned they will receive Universal Credit 
at a reduced rate. Their payment may be reduced to zero, depending on 
entitlement. 
Action must be taken promptly, as sanctions start from the date of the missed 
appointment.  
A claimant who is subject to a sanction may apply for a Recoverable Hardship 
payment. 
If the claimant is entitled to Universal Credit and New Style Jobseeker’s 
Allowance or Employment or New Style Support Allowance, the sanction only 
applies to the Universal Credit award. 
Which mandatory appointments are sanctionable  
Only low and lowest level sanctions can be applied if the claimant fails to attend 
any mandatory appointments including: 
  Work Search Review, low level sanction 
  Commitments Review 
  Self-Employment Review in the start-up period  
  Work focused interview, low or lowest level sanctions, depending on the 
regime 
  Youth Obligation 5-month stocktake assessment 
  Youth Obligation 6-month stocktake 
 
What sanctions cannot be applied to  
A claimant cannot be referred for, or have a sanction applied, if they are in one of 
the following labour market regimes: 
  no work related requirements 

link to page 3 link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 8   working enough 
  light touch 
However, if a claimant, in one of the above groups, reports a change of 
circumstances which moves them into another regime, they are required to 
attend an interview to consider imposing work-related requirements. If the 
claimant, then fails to attend the interview they can be referred for a sanction. 
 
A sanction cannot be applied, when the claimant was not entitled to Universal 
Credit, on the day of the appointment they failed to attend. 
 
Sanctions do not apply for failure to attend the following types of interview: 
  Initial Evidence Interview 
  First Commitments meeting 
  Habitual Residency Test interview 
Sanction levels 
The duration of the sanction depends on the level applied. In Universal Credit 
there are four levels of sanction: 
  higher 
  medium 
  low 
  lowest 
 
Higher level sanctions 
Higher level sanctions apply to claimants subject to all work-related requirements 
light touch or intensive work search, who: 
  leave paid work or lose pay through misconduct 
  leave paid work or lose pay voluntarily without good reason 
  fail to apply for a particular vacancy without good reason 
  fail to take up an offer of paid work without good reason 
 
For claimants aged 18 and over, higher level sanctions will be for a fixed 
duration. Refer to escalation of sanctions. 
 
For eligible claimants aged 16-17, each higher level sanction will be for a fixed 
duration of either:  
  14 days if there has been no previous higher level failure in 365 days prior 
to the current failure date 
  28 days if there has been a 14 or 28 day, higher level sanction imposed in 
the 365 days prior to, but not within14 days, of the current failure date 
Loss of work or loss of earnings 
A sanction may apply when a claimant moves from the working enough regime to 
the intensive work search or light touch regime because they lost, or reduced, 
their earnings. 
 
A sanction doesn’t apply if: 
  the loss of earnings or work is not their fault 

link to page 8 link to page 8   they have good reason for the loss of work or earnings 
  the claimant remains in the working enough regime  
 
Sanctions don’t apply to claimants who are gainfully self-employed and give up 
paid work or lose pay; they lose their self- employed status instead. 
Pre-claim failures 
A pre-claim failure happens when the date of failure is before the date of the 
Universal Credit claim. 
 
They apply to higher level failures only, for example, the loss of a job because of 
misconduct or voluntarily leaving a job prior to claiming Universal Credit, for no 
good reason. 
 
Sanctions for misconduct, when there is a pre-claim failure, only apply when they 
relate to the claimants last period of employment, before the Universal Claim is 
made. 
 
The sanction length reduces for each day between the date of failure and the 
date of claim. 
 
A pre-claim failure cannot be used to escalate any later higher level sanction. 
Refer to escalation of sanctions. 
 
A pre-claim failure can only escalate if there is a previous higher level sanction 
within 365 days of this failure, but not within 14 days and it was not a pre-claim 
failure.  
  
Medium level sanctions 
Medium level sanctions apply to claimants subject to all work-related 
requirements or intensive work search, and who without good reason fail to: 
  undertake all reasonable work search action 
  be available and willing to immediately take up paid work or more or better 
paid work 
 
For claimants aged 18 and over, medium level sanctions will be for a fixed 
duration. Refer to escalation of sanctions. 
 
For eligible claimants aged 16-17, each medium level sanction will be for a fixed 
duration of either: 
 
  7 days if there is no previous medium level failure in the 365 days before 
the current failure date 
  14 days if there has already been a 7 or 14 day medium level sanction 
applied for a failure within the 365 days, but not within14 days, of the 
current failure date  
 

link to page 8 link to page 6 Low level sanctions 
Low level sanctions apply to claimants subject to all work-related requirements, 
intensive work search and those in the work preparation regime.  
 
Sanctions apply where the claimant fails, with no good reason, to: 
  undertake specified work search action 
  comply with a work preparation requirement 
  comply with a work-focused, work search interview requirement 
 
There are two parts to a low level sanction, an open ended part and a fixed 
period. This fixed period makes certain the sanction has an impact, even when 
the claimant complies straightaway. 
 
For eligible 16 and 17 year olds the fixed period is only ever, 7 days, but it does 
not apply for the first failure or within 14 days, of the most recent failure. 
 
For claimants aged 18 and over, refer to escalation of sanctions. 
Refer also to preventing multiple sanction referrals and failure to attend with good 
reason which includes an explanation of the circumstances when good reason 
cannot be accepted. 
Lowest level sanctions 
Lowest level sanctions apply to claimants subject to the work-focused interview 
group, who without good reason fail to attend or participate in a work-focused 
interview. 
 
Lowest level sanctions are only open ended and not a fixed period. Refer also to 
preventing multiple sanction referrals and failure to attend with good reason. 
 
Refer to the ADM sanction failure reason summary below. 
ADM sanction failure reason summary 
The table below has three columns the first shows the sanction rate; the second 
shows the failure reason and the third column indicates what to-do.  
 
Level 
Failure Reason 
To-Do 
Leave paid work through 
misconduct 
Refer to Decision Maker 
Lose pay through misconduct 
(Leaving 
Leave paid work voluntarily 
Voluntarily/Misconduct/Lost 
without good reason 
Pay) 
High 
Lose pay voluntarily without good 
reason 
Fail to apply for a particular 
Refer to Decision Maker 
vacancy without good reason Fail  (Failure to apply or take up 
to take up an offer of paid work 
work) 
without good reason 
Fail to undertake all reasonable 
Refer to Decision Maker 
Medium  work search action 
(Failure to Search for Work) 

Fail to be available and willing to 
Refer to Decision Maker 
take up paid work immediately (or  (Failure to be available to take 
more paid work, or better paid  
up work) 
Fail to comply with a work-
focused/work-search interview 
requirement  
Refer to Decision Maker (Fail 
Fail to comply with a work-
to Attend) 
focused/work-search interview 
requirement (self-employed) 
Fail to undertake mandatory work 
activity with no good reason 
Fail to comply with a work 
preparation requirement 
Fail to undertake specific work 
Low 
search action 
(Covers many different 
requirements, see ADM for 
Refer to Decision Maker 
definition of failing to comply and 
(Failure to Participate or 
examples) 
Comply) 
Fail to comply with a requirement 
to report specified change in 
circumstances relevant to work 
related requirements 
Fail to comply with requirement to 
provide evidence or confirm 
compliance 
Fail to comply with a requirement 
Refer to Decision Maker 
to report specified change in 
(Failure to Participate or 
circumstances relevant to work 
Comply) 
related requirements (lowest) 
 
Fail to comply with requirement to  Refer to Decision Maker 
provide evidence or confirm 
(Failure to Participate or 
Lowest  compliance (lowest) 
Comply) 
Fail to attend in a work-focused 
Refer to Decision Maker (Fail 
interview (work-focused interview 
to Attend)  
group only) 
Fail to participate in a work-
Refer to Decision Maker (Fail 
focused interview (work-focused 
to Attend) 
interview group only) 
 
Multiple open ended sanctions 
If a claimant fails to attend a mandatory appointment, then fails to attend a re-
booked appointment of the same type, no new referral is made. This is to prevent 
multiple referrals and multiple sanctions when a claimant has not yet met the 
compliance condition for the first failure.  
 

link to page 4 link to page 5 The sanction for the original failure will remain in place until the claimant 
complies or is no longer required to comply. 
Good Reason 
A claimant must be given the chance to explain why they have not complied with 
the requirements set that can lead to a sanction. 
 
There is no definitive or legally prescribed list as to what circumstances may 
amount to good reason when considering the failure to meet a requirement and 
sanctions. 
 
When good reason cannot be accepted  
Good reason is not considered when a claimant ceases paid work or loses pay 
through their misconduct. However, the claimant will have the opportunity to 
provide facts and evidence which will be considered by the Decision Maker, 
along with any evidence provided by the employer, if provided, in determining 
whether there has been a failure and therefore whether a sanction is appropriate. 
Compliance condition 
A compliance condition is the action a claimant must take to stop the open ended 
part of the sanction, the low and lowest sanctions. 
 
The compliance condition will usually be the original requirement agreed by the 
claimant or a new requirement where the original is no longer appropriate. These 
may include: 
  meeting the actual agreed requirement, such as updating a curriculum 
vetai (CV) or registering with an employment agency 
  booking and attending an appointment for a work focused interview or an 
interview 
  any reasonable, appropriate and achievable work-related activity as 
specified 
 
The open-ended part of a sanction will end when the claimant meets the 
compliance condition by undertaking the activity. 
 
It is important that the compliance condition is clearly explained when the 
requirement is set so if the claimant fails to comply with the requirement they 
know what to do immediately to stop the open ended part of a sanction building. 
 
If the sanction failure was a fail to attend, the compliance condition is to rebook 
and attend the appointment. 
 
Where a claimant cannot be seen on the same day, the open ended period ends 
the day before they contact the service, provided they attend the rearranged 
appointment on the correct day. 
 
Where the claimant is in prison, the compliance date is the day before the date 
the claimant entered prison. 

How open ended sanctions are calculated 
Open ended sanctions run for a period equal to the number of days from the date 
of the failure until: 
 
  the day before the date the claimant meets a compliance condition 
  the day before the date the claimant moves to the no work-related 
requirements regime or working enough regime 
  the day before the date the claimant is no longer required to undertake a 
particular work preparation requirement 
  the date the award is terminated, other than as a result of the claimant 
ceasing to be or becoming a member of a couple 
  the day before the date of death if a claimant dies 
 
After the open ended sanction is applied 
Where an open-ended sanction is applied, staff must use every opportunity to 
encourage the claimant to attend the appointment they missed in order to stop 
the sanction. 
If contact is made, ensure the claimant understands why they have been 
sanctioned as well as how to bring it to an end. Advise the claimant on the 
availability of a recoverable hardship payment once they have complied. 
 
Where the claim is open, the claimant must be contacted and encouraged to 
engage, where they have not made contact within 6 weeks. Staff must routinely 
check their caseload to identify these claimants. 
 
Staff must be satisfied that once a claimant has complied or the claim has been 
closed, the open ended sanction is ended correctly and on time.  
Escalation of Sanctions  
Escalation of a sanction is an increase in the length of a sanction. 
 
Sanctions only escalate when there is a previous sanction at the same level: 
higher, medium or low. 
 
The date the claimant failed to take the required action, is used to work out 
whether a sanction escalates. The current sanction will escalate when all of the 
following apply to the earlier sanction. The earlier sanction is:  
 
  within 365 days of the current sanctionable failure 
  not within 14 days of the date of the current sanctionable failure 
  not a pre-claim failure 
 
Sanction duration 
The tables below show the sanction level against the number of failures with 
notes in the final row. 

 
 
1st failure 
2nd failure 
3rd or following 
failure 

Low 
Open ended 
Open ended period, 
Open ended period, 
period, ending the  ending the day 
ending the day before 
day before 
before compliance 
compliance met, plus 
compliance is 
met, plus 14 days 
28 days 
met, plus 7 days 
 
Medium 
28 days 
91 days 
91 days  
 
Notes: 
The sanction durations for 16-17 year olds are different from the above. Refer to 
each sanction level section for details. 
 
 
 
1st failure 
2nd and any subsequent failure 
Higher 
91 days 
182 days 
Notes: 
The sanction durations for 16-17 year olds are different from the above. Refer to 
each sanction level section for details. 
 
A pre-claim failure cannot be used to escalate any later higher level sanction. 
Total outstanding reduction period (TORP) 
When a claimant has more than one sanction, the sanction periods run one after 
the other up to a maximum of 1,095 days.  
 
The total outstanding reduction period (TORP) is limited to 1,095 days. If a new 
sanction is added and it takes the TORP over 1,095 days, the sanction duration 
is reduced to ensure the TORP does not exceed 1,095 days. 
 
The Universal Credit award is reduced until all sanction days applied on the 
claimant are served. 
 
Where a new claim is made and the total outstanding reduction period is 
incomplete, it will continue to countdown in the new award. This ensures 
claimants cannot avoid a sanction by ending their award and then re-claiming. 
This also applies if New Style job seekers allowance or employment support 
allowance is claimed. 
 
The total outstanding reduction period (TORP) is reduced by one day for each 
day in every assessment period that is covered by a sanction.  If the claim 

terminates and the TORP is more than zero, then the TORP continues to count 
down for each day after the claim termination date.  This means if the claimant 
subsequently reclaims before the TORP has expired they will serve that 
unexpired sanction in the new award. 
 
Each member of a couple has their own TORP. Sanctions are applied for the 
appropriate duration and level against half of the standard allowance payable to 
the couple. 
 
Ending unexpired sanctions 
Sanctions remain in place until exhausted, unless one of the exceptions applies 
then the sanction will be terminated and the total outstanding reduction period 
reduced to zero, when: 
 
  the claimant, based on individual, not joint claimant earnings, can prove 
they have been in employment at or above their conditionality earnings 
threshold (CET) in other words in the no work related requirements 
(NWRR) group or would be if single, for at least 6 assessment periods 
since their last sanctionable failure. However, the period in employment 
above the CET does not have to be continuous 
  a claimant in the NWRR conditionality group for reasons other than 
earnings can prove they have had personal earnings from employment at 
or above an amount equivalent to 16 hours at the National Minimum Wage 
for at least 6 assessment periods since their last sanctionable failure. 
However, the period in employment above the fixed level does not need to 
be continuous 
  the claimant is assessed or treated as having both a limited capability for 
work and a limited capability for work related activity sanctions will remain 
in place whilst claimants await the work capability assessment 
determination 
  the claimant dies 
Daily reduction amount 
The daily reduction amount for claimants is based on the standard allowance for 
each category of claimant using the following formula:  
 
(standard allowance x 12 divided by 365) x percentage rate (refer to the table 
below) with the result round down to the nearest 10p. 
  
Percentage rates depend on a claimant circumstances 
The table below shows the circumstances and percentage rates in columns and 
the sanction levels or age range in rows. 
 
Higher, medium or low 
Single claimant aged 18 or  100% 
level sanctions  
over  
Joint claimants where both  100% 
are 18 or over and both 
are sanctioned 

Joint claimants where both  50% 
are 18 or over and one is 
sanctioned 
Lowest level  
Single claimant aged 18 or  40% 
over 
Joint claimants where both  40% 
are 18 or over and both 
are sanctioned 
Joint claimants where both  20% 
are 18 or over and one is 
sanctioned 
16/17 year olds 
Single claimant  
40% 
Joint claimants where both  40% 
are sanctioned  
Joint claimants where one 
20% 
is sanctioned  
 
The reduction will take effect from the first day of the assessment period in which 
the adverse decision is made. 
 
Refer to the monthly rates for the sanction amounts. 
Change to daily amount – child care responsibilities 
Claimants with an outstanding sanction who move into the no work related 
requirements regime due to childcare responsibilities, the sanction reduction rate 
changes to 40% of their standard allowance. This includes claimants: 
 
  who become the responsible carer for a child under one 
  who are pregnant and in 11 weeks or less before or 15 weeks after their 
expected week of confinement 
  who are an adopter / responsible foster parent of a child under one 
 
Earnings taper 
If a claimant receives less than the standard allowance the daily sanction amount 
is still calculated as if they were in receipt of the full standard allowance. The 
reduction amount may reduce the Universal Credit award to nil but the claim will 
not be closed. 
 
Ending a low or lowest level sanction when claimant moves 
conditionality regime 
 
When the sanction is a low or lowest level the claimant is treated as complied at 
the point they move to the following regimes: 
 
  No work related requirements 
  Working enough 
  Light Touch 
 

The open-ended part of the sanction is ended the day before the date the 
claimant moves to regime. 
 
The fixed period of seven, 14 or 28 days on a low level sanction will continue to 
apply. 
Claimant moves into the light touch regime 
A claimant who moves into the light touch regime will continue to have any high 
or medium level sanction applied until the end of the sanction period. 
 
Conditionality does not apply to claimants whilst in the light touch regime. 
 
Migration of legacy sanctions to Universal Credit 
Any current or outstanding sanctions on ESA or JSA are taken into account on a 
claim for Universal Credit. Sanctions applied to the legacy award may count 
towards the escalation of Universal Credit sanctions if within 356 days of the date 
of the new failure. 
Fraud and sanctions 
Where a Loss of Benefit Penalty, due to fraud, reduces the standard allowance, 
the conditionality sanction is suspended. The sanction is suspended from the day 
before the fraud penalty begins until the day after the fraud penalty ends. 
 
A fraud loss of benefit penalty is disregarded in the calculation of escalating 
sanctions and for the total outstanding reduction period.