This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI guidelines'.


 
 
MOD FOI/EIR Compliance Notes 
 
Costing Exercise 

 
Please complete the below boxes as accurately as possible with the activities involved for each.  
If the Section 12 activities do not exceed 24 working hours/£600 please continue to the 
section14(1) (Burden) activities.  
Whilst there is no statutory limit for s.14(1) (Burden) our general guidance is to double the section 
12 limits i.e. 48 working hours/£1,200. 
 
 
 
Total Cost 
Action 
Total 
(at £25 per 
Hours 
hr per 
person) 
Section 12 Activities 
Ascertaining whether we hold the information 
 
 
 
 

Locating the information 
 
 
 
  

Retrieving the information 
 
 
 
 
Extracting the information within scope 
 
 
 
 
Total cost of Section 12 activities 
 
 
Does section 12 apply? 
Yes 
No 
Section 14(1) (Burden) Activities  
Assessing and reviewing 
 
 
 
 
Considering and applying exemptions 
 
 
 
 

Redaction 
 
 
 
 

Consultation  
 
 
 
 

Other Considerations 
 
 
 
 

Total (including section 12 activities) 
 
 
Does Section 14(1) (Burden) apply? 
Yes 
No 


 
 
MOD FOI/EIR Compliance Notes 
 
Costing Exercise Example 

 
 

 
 
Total Cost 
Action 
Total 
(at £25 per 
Hours 
hr per 
person) 
Section 12 Activities 
Ascertaining whether we hold the information 
 
 
Not relevant. We know we hold the information 
 
Locating the information 
 
 
3 people searching. 1 hour each. 

£75 
  
Retrieving the information 
 
 
30 files identified. 5 mins to retrieve each file 
2.5 
£62.50 
 
(30 x 5 
mins) 
Extracting the information within scope 
 
 
2 people spending approx. 7 hours each extracting info in scope 
14 
£350 
 
Total cost of Section 12 activities 
19.5 
£487.50 
Does section 12 apply? 
Yes 
No 
Section 14(1) (Burden) Activities  
Assessing and reviewing 
 
 
60 documents to be reviewed by SME @ 20 mins per doc 
20 
£500 
 
Considering and applying exemptions 
 
 
2 hours considering PIT 

£50 
 
Redaction 
 
 
10 mins per file redacting 
10 
£250 
 
Consultation  
 
 
8 hours consulting stakeholders on what should be withheld 

£200 
 
Other Considerations 
 
 
Photocopying 
30 mins 
£12.50 
 
Total (including section 12 activities) 
60 
£1,500 
Does Section 14(1) (Burden) apply? 
Yes 
No