This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'SRN Repair'.

Area 12 ASC 
 
Service Information 
Annex 23 – Third Party Claims 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Area 12  
 
Asset Support Contract 
 
Service Information 
 
Annex 23 
Third Party Claims
 
Contract Issue 8, Revision 0 
 
January 2016 
Page A23-1 

Area 12 ASC 
 
Service Information 
Annex 23 – Third Party Claims 
 
SERVICE INFORMATION FOR ASC 
ANNEX 23 
CONTENTS AMENDMENT SHEET 
 
Amend. 
Revision 
Amendments 
Initials 
Date 
No. 
No. 


Contract Issue 
AP 
Jan 
2016 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Contract Issue 8, Revision 0 
 
January 2016 
Page A23-2 

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 6 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 11 Area 12 ASC 
 
Service Information 
Annex 23 – Third Party Claims 
 
LIST OF CONTENTS 
23 
THIRD PARTY CLAIMS 
4 
23.1  General 
4 
23.2  Red Claims 
4 
23.3  Green Claims 
6 
23.4  Green Claims where the claim is the responsibility of the Provider – 
Action by the Provider
 

8 
23.5  Green Claims where claims have been transferred to the Employer – 
Continued action by the Provider
 

9 
23.6  Matters relating to a change in Provider 
9 
APPENDIX A – AMOUNTS CLAIMED FROM THIRD PARTIES 
11 
 
 
Contract Issue 8, Revision 0 
 
January 2016 
Page A23-3 

Area 12 ASC 
 
Service Information 
Annex 23 – Third Party Claims 
 
23 
THIRD PARTY CLAIMS 
23.1 
General 
 
23.1.1  Definitions: 
(1) 
Red  Claims  are  claims  by  third  parties  against  the  Employer  arising 
out  of  the  condition  of  the  Area  Network  or  the  performance  of  the 
Services. 
(2) 
Green  Claims  are  claims  by  the  Employer  against  third  parties  for 
damage to Crown property including the Area Network. 
(3) 
Red  Claims  Branch  is  Red  Claims,  The  Cube,  199 Wharfside  Street, 
Birmingham, B1 1RN 
(4) 
Green  Claims  Branch  is  Green  Claims,  The  Cube,  199  Wharfside 
Street, Birmingham, B1 1RN 
23.1.2  The  Provider  supports  resolution  of  claims,  including  providing  a 
contemporaneous record of the claim and the repair, demonstrating how the 
costs  arise  from  third  party  damage,  providing  technical  information  to 
support  claim  recovery,  responding  in  sufficient  detail  to  questions  giving 
evidence  and  attending  case  discussions.    The  Provider  assembles  a 
sequence of records to support any litigation or proceedings relating to the 
claim. 
23.1.3  Where  cases  proceed  to  litigation  the  Provider  may  be  instructed  to 
undertake additional work by the Service Manager.   
23.1.4  The following forms are to be obtained in connection with the duties set out 
in this Annex:- 
 
Form TR430 (to be obtained from Green Claims Branch), 
 
Evidence Checklist (to be obtained from Green Claims Branch), 
 
Form TR137/HA2 (to be obtained from Red Claims Branch) and 
 
HA1/Q proformas as appropriate (to be obtained from Red Claims 
Branch). 
23.2 
Red Claims 
23.2.1  Where  a  Red  Claim  is  received  by  the  Provider  (including  any  formal  or 
informal  notification  of  the  commencement  of  legal  proceedings),  the 
Provider within 14 days informs the Service Manager of the same and sends 
the following to Red Claims Branch (with a copy to the Service Manager): 
(1) 
copies  of  the  particulars  of  the  claim  including  any  original  claim 
 
Contract Issue 8, Revision 0 
 
January 2016 
Page A23-4 

Area 12 ASC 
 
Service Information 
Annex 23 – Third Party Claims 
 
correspondence with its original envelopes and packaging, 
(2) 
a fully completed Form TR137/HA2, 
(3) 
a copy of the police or Traffic Officer’s accident report if available, 
(4) 
a report on relevant observations made at the site on the cause of the 
claim (for example dimensions, and a diagram or a photograph, of the 
defect),  including  a  view  as  to  how  the  defect  has  been  caused, 
whether it could have formed between inspections and an opinion as 
to whether the defect represents an immediate or imminent hazard to 
the highway user,  
(5) 
particulars of the  3 most recent  inspections carried out prior to  and 1 
post  incident date giving rise to the claim and 
 
(6) 
for personal injury claims all documents to comply with Personal Injury 
Protocol Guidelines as specified in the Tr137/HA2 
(7) 
other such information as Red Claims Branch may request.  
23.2.2  Where  a  Red  Claim  is  received  by  the  Employer,  the  Provider  submits  to 
Red  Claims  Branch  (a  copy  is  also  sent  to  the  Service  Manager)  the 
information  referred  to  in  paragraphs  23.2.1  (2)  to  (6)  in  relation  to  the 
incident.  For  personal  injury  claims  the  Provider  submits  this  information 
within 7 days of the instruction for the information, and within 14 days of the 
instruction for all other claims. 
23.2.3  The  Provider  retains  records  of  all  of  the  information  sent  to  Red  Claims 
Branch  together  with  correspondence  with  the  public,  records  of  work, 
maintenance carried out, any discussions of maintenance problems with the 
Employer  and/or  the  police  and  other  information  or  documentation 
prepared  by  the  Provider  under  this  Annex  relating  to  Red  Claims.    Such 
records are to be held for a period of not less than six years from the date of 
issue.    Unless  instructed  otherwise  by  the  Service  Manager,  the  Provider 
passes  a  copy  of  the  records  to  the  Incoming  Provider  in  a  readily 
accessible  format,  including  the  relevant  software  licenses.  In  accordance 
with  paragraph  23.6,  claims  received  after  the  access  date,  irrespective  of 
the  incident  date,  need  to  be  investigated  in  the  above  terms  by  the 
Provider.  That may mean liaison with the Outgoing Provider or analysis of 
their  records,  but  the  onus  is  still  on  the  Provider  under  this  contract  to 
produce the said documentation in the time limits stated. 
23.2.4  Where the Red Claim is an Indemnified Claim the provisions of clause 83 of 
the Conditions of Contract apply. 
23.2.5  Where  the  Red  Claim  is  not  an  Indemnified  Claim  the  following  provisions 
apply: 
(1) 
Within 14 days of request the Provider submits to Red Claims Branch 
(a  copy  is  also  sent  to  the  Service  Manager)  any  of  the  information 
 
Contract Issue 8, Revision 0 
 
January 2016 
Page A23-5 

Area 12 ASC 
 
Service Information 
Annex 23 – Third Party Claims 
 
required  above  which  it  has  not  previously  provided,  set  out  in 
accordance with proformas to be obtained from Red Claims Branch. 
(2) 
The Provider does not acknowledge receipt of the claim nor enter into 
any correspondence with the claimant. 
(3) 
The  Provider  assists  the  Employer  with  any  legal  action  or 
proceedings in respect of the claim as requested by the Employer
(4) 
The Provider assists the Employer where requested to take such steps 
as are required by the Civil Procedure Rules 1998. 
23.3 
Green Claims  
23.3.1  Immediately  on  becoming  aware  of  any  incident  which  may  give  rise  to  a 
Green  Claim,  the  Provider  takes  all  necessary  steps  to  record  the  incident 
circumstances, the name, address, vehicle particulars and insurance details 
of  the  driver  responsible,  the  damage  and  the  repair.    When  the  Provider 
attends the incident, where possible it obtains the details of the responsible 
party directly from them.  In all other cases the Provider obtains the details 
of the responsible party from the police or the Traffic Officer. 
23.3.2  Where  at  the  Provider’s  initial    assessment  of    the  forecast  Defined  Cost 
plus  Fee  including  the  cost  of  any  Employer’s  Stocks  (excluding  costs 
payable to Statutory Bodies and value added tax) of the relevant repair does 
not exceed £10,000, the Provider takes the action set out in paragraph 23.4 
unless either: 
 
paragraph 23.3.4 applies, or 
 
in  the  instance  of  circumstances  set  out  in  paragraph  23.3.5,  unless 
the Service Manager instructs otherwise. 
 
Contract Issue 8, Revision 0 
 
January 2016 
Page A23-6 

Area 12 ASC 
 
Service Information 
Annex 23 – Third Party Claims 
 
23.3.3  Where at the Provider’s initial assessment of the forecast Defined Cost plus 
Fee  plus  the  cost  of  any  Employer’s  Stocks  (excluding  costs  payable  to 
Statutory  Bodies  and  value  added  tax)  of  the  relevant  repair  exceeds 
£10,000,  the  Provider  does  not  take  the  actions  set  out  in  paragraph  23.4 
but issues a completed form TR430 to the Service Manager within 28 days 
of the incident. 
23.3.4  Where at the Provider’s initial assessment of the forecast Defined Cost plus 
Fee  plus  the  cost  of  any  Employer’s  Stocks  (excluding  costs  payable  to 
Statutory  Bodies  and  value  added  tax)  of  the  relevant  repair  does  not 
exceed £10,000 and the incident has resulted in a fatality, the Provider does 
not take the actions set out in paragraph 23.4 but issues a completed form 
TR430 to the Service Manager within 28 days of the incident.   
23.3.5  Where at the Provider’s initial  assessment of the forecast Defined Cost plus 
Fee  plus  the  cost  of  any  Employer’s  Stocks  (excluding  costs  payable  to 
Statutory  Bodies  and  value  added  tax)  of  the  relevant  repair  does  not 
exceed £10,000 and the Provider becomes aware that: 
 
following  identification  of  the  responsible  party,  that  the  responsible 
party is uninsured, 
 
the incident has or may have resulted in a serious injury,  
 
a counterclaim has been received, 
 
the property damaged includes property the repair of which is not the 
Provider’s responsibility under this contract or 
 
the  incident  resulting  in  the  claim  involves,  mining  subsidence,  or  is 
caused  by  the  negligence  of  the  armed  forces,  NATO  forces  or 
another Government Department, 
the  Provider  immediately  ceases  any  action  that  it  may  have  commenced 
pursuant  to  paragraph  23.4  and  issues  a  completed  form  TR430  to  the 
Service Manager
23.3.6  The  Service  Manager replies  to  the  Provider  within  21  days  of  receipt  of  a 
completed form TR430 under paragraph 23.3.5.  His reply is either: 
 
an  instruction  to  continue  to  pursue  the  claim  in  accordance  with 
paragraph 23.4 or 
 
an instruction to cease to pursue the claim. 
If the Service Manager does not reply within 21 days, it is treated as having 
instructed the Provider to cease to pursue the claim. 
23.3.7  Each  completed form TR430 issued by the  Provider must be accompanied 
by  a  copy  of  the  police  or  Traffic  Officer’s  report  on  the  accident  and  an 
estimate  of  the  cost  of  relevant  repair  which  must  include  the  cost  of  any 
 
Contract Issue 8, Revision 0 
 
January 2016 
Page A23-7 

Area 12 ASC 
 
Service Information 
Annex 23 – Third Party Claims 
 
Employer’s Stocks.  The Provider provides such breakdowns and supporting 
information, in accordance with the Evidence Checklist, to justify the cost of 
repair, including the cost of any Employer’s Stocks, as the Service Manager 
may reasonably require.  Should the Provider be  unable to complete all the 
details in form TR430 at the time required the Provider continues to pursue 
all  details  and  submits  them  to  the  Green  Claims  Branch  as  they  become 
available. The Provider submits any outstanding information within 30 days 
of completing the repair to the Green Claims Branch in order to update the 
TR430 form. 
23.3.8  The  Provider  retains  records  of  all  of  the  information  sent  to  the  Service 
Manager  and/or  Green  Claims  Branch  together  with  correspondence  with 
the  public,  records  of  work,  maintenance  carried  out,  any  discussions  of 
maintenance  problems  with  the  Employer  and/or  the  police  and  other 
information  or  documentation  prepared  by  the  Provider  under  this  Annex 
relating  to  Green  Claims.    Such  records  are  to  be  held  for  a  period  of  not 
less  than  six  years  from  the  date  of  issue.    Unless  instructed  otherwise  by 
the  Service  Manager,  the  Provider  passes  a  copy  of  the  records  to  the 
Incoming  Provider  in  a  readily  accessible  format,  including  the  relevant 
software licenses. 
 
23.4 
Green Claims where the claim is the responsibility of the Provider – 
Action by the Provider 

23.4.1  The Provider issues a letter of intent to claim to the responsible third party 
(or their insurers). 
23.4.2  The Provider conducts such further correspondence with the third party (or 
their insurers) in pursuit of the claim as is required. 
23.4.3  When requested by the responsible third party (or their insurers as the case 
may  be)  or  instructed  by  the  Service  Manager  the  Provider  provides  the 
responsible  third  party  (or  their  insurers  as  the  case  may  be)  with  a 
calculation  of  Third  Party  Claims  Defined  Cost  and  resulting  Third  Party 
Claims Overhead. 
 
23.4.4  The  Provider  does  not  seek  to  claim  more  than  the  amount  calculated  in 
accordance with the principles set out in Appendix A to this Annex. 
23.4.5  The  Provider  keeps  detailed  records  of  Third  Party  Claims  Defined  Cost, 
third  party  claims  that  have  not  been  resolved  and  the  amounts  of  agreed 
recoveries third parties have yet to pay in respect of resolved claims. Such 
records are to be held for a period of not less than six years from the date of 
submission of the final statement the Provider is to submit under clause 87.4 
of the Conditions of Contract. 
23.4.6  For  each  claim  the  Provider  reports  to  the  Service  Manager,  the  amount 
claimed from third parties, a calculation of Defined Cost and resulting Third 
Party  Claims  Overhead,  the  amount  recovered,    an  explanation  of  any 
differences between any of these amounts, and explanation of why any loss 
 
Contract Issue 8, Revision 0 
 
January 2016 
Page A23-8 

Area 12 ASC 
 
Service Information 
Annex 23 – Third Party Claims 
 
greater than Defined Cost has been claimed as required by the Employer
23.5 
Green  Claims  where  claims  have  been  transferred  to  the  Employer  – 
Continued action by the Provider  

23.5.1  The  Provider  continues  to  support recovery  of  claims  passed  to  the 
Employer.  This  includes as  soon  as  the  incident  occurs,  collation  and 
preservation  of  all records  and  documents  relating  to  the  incident  and  its 
repair  until  the resolution  of the  claim  (as  required  by  the  Service  Manager 
and indicated by the Checklist). 
23.5.2  Costs must relate to the specific damage caused by the third party and each 
damage event must be treated as a separate claim. 
23.5.3  When instructed by the Service Manager, the Provider provides a sufficient 
response  within  21  days.    This  reply  is  issued  by  the  Provider  back  to  the 
Employer and must be in suitable format for Green Claims to send out to the 
relevant third parties.    
23.5.4  Where  insurance  queries  are  repetitive  and  about  general  rather  than 
specific  matters  the  Provider  should  recognise  opportunities  to  provide 
standard  responses  to  the  Green  Claims  team  to  use  in  response  to 
insurers.    However,  where  questions  are  more  specific  about  a  particular 
cost issue or justification of a repair decision then 23.5.3 applies. 
23.6 
Matters relating to a change in Provider 
23.6.1  The  Provider  takes  over  commencing  on  the  access  date  the  performance 
of the Outgoing Provider’s duties relating to Green Claims and Red Claims 
as  the  Outgoing  Provider  ceases  to  perform  those  duties.  The  Provider 
performs the duties it takes over in accordance with this Annex. 
23.6.2  After  the  expiry  of  the  Contract  Period,  the  Provider  ceases  to  perform  its 
duties under this Annex relating to: 
 
Green Claims and 
 
Red Claims, 
other than: 
 
in respect of any item  of work commenced  and not completed by  the 
Provider  prior  to  the  expiry  of  the  Contract  Period  which  the  Service 
Manager  
instructs  the  Provider  to  complete  after  the  expiry  of  the 
Contract Period, 
 
those duties which the Provider is to perform under paragraph 23.4, 
 
those  duties  requiring  the  Provider  to  retain  records  and  pass  copies 
of records to an Incoming Provider, and 
 
continuing to make its employees who are witnesses of fact in relation 
 
Contract Issue 8, Revision 0 
 
January 2016 
Page A23-9 

Area 12 ASC 
 
Service Information 
Annex 23 – Third Party Claims 
 
to any Green Claim or Red Claim available to the Employer to enable 
the  Employer  to  dispose  of  the  claim  whether  by  legal  action  or 
proceedings or otherwise. 
23.6.3  The Provider continues to comply with its obligations under clauses 83 and 
87 of the Conditions of Contract after expiry of the Contract Period. 
 
Contract Issue 8, Revision 0 
 
January 2016 
Page A23-10 

Area 12 ASC 
 
Service Information 
Annex 23 – Third Party Claims 
 
 
APPENDIX A – AMOUNTS CLAIMED FROM THIRD PARTIES 
1. 
This  Appendix  sets  out  the  principles  to  be  followed  when  calculating  the 
maximum  amount  to  be  claimed  for  damage  to  Crown  Property  when  the 
Provider  is  pursuing  a  claim  against  any  third  party  to  recover  the  costs 
involved in the name of the Employer.  
2. 
The Table below lists those heads of cost that can be considered for recovery 
as part of the cost of the damage. 
 
Method of 
Item 
assessing cost 
(a)  Repair of damage including 
Defined Cost 
supervision and management 
(b)  Traffic management during repair 
Defined Cost 
(c)  Initial response to incident, clear up 
Defined Cost 
and make safe 
(d)  Planning repair of damage 
(e)  Additional costs of depot space 
required for storage of any material 
over and above normal routine 
Third Party 
maintenance requirements  
Claims 
(f) 
Additional finance charges not 
Overhead 
recovered under fixed overheads, for 
delay in recovery from third 
party/insurers 
(g)  An allowance for fixed overheads 
3. 
The claim must include the cost of any Employer’s Stocks used in the repair. 
4. 
The amount to be claimed is no more than: 
Third Party Claims Defined Cost + Third Party Claims Overhead. 
 
Contract Issue 8, Revision 0 
 
January 2016 
Page A23-11