This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Flexible Suuport Fund Internal Staff Guidance'.

Completion of loss returns for overpayments of training 
allowances, FSF, grants and subsidies
 
 
Background 
1. A ‘Loss’ is defined as a ‘transaction which Parliament couldn’t have known 
about when granting supply’. 
2. As the department has effectively no provision for losses, these transactions are 
subject to greater control than other payments. The requirement to record losses 
is laid down in government accounting where it outlines the departments’ 
obligations to Parliament to collect and report information in respect of losses. 
3. Losses are subject to audit scrutiny by both our internal auditors (Risk 
Assurance Division (RAD)) and National Audit Office (NAO) and it’s therefore 
essential that the information provided is accurate and complete.         
4. In order to meet the above obligations, periodically, details of such losses need 
to be collected and submitted in accordance with these instructions. 
5. Losses arising from overpayments of Flexible Support Fund (FSF), originating 
from local sites represents a significant element of total losses in terms of volume 
and value.  They are published in the public accounts and are open to scrutiny so 
should be closely monitored locally. 
6. These instructions are to renew and reinforce the need for the correct 
compilation and approval of such losses for write off from sites and districts.  
7. Losses should only be written off after careful appraisal of the facts. Districts 
should be satisfied that there is no feasible alternative and all reasonable action 
has been taken to effect recovery. 
8. The original cost will have been met from the employment programmes 
accounts. Once written off, those costs are transferred to the non-staffing 
accounts. This increases the funds available for spending on employment 
programmes and reduces funds available for goods and services. 
The Quarterly Process 
9. The documents you will need can be found here - \\DFS60667\Folders\WSD 
FINANCE OPS\FCC Ops and FBP Returns\FSF - Losses, Write Offs and 
Recoveries , within your group’s sub-folder. 
10. Each quarter, by the deadline given in paragraph 12, groups must ensure the 
following: 
 
the file starting “1. Financial Losses and Write Offs……. (Master)”, from now 
on referred to as the “losses template”, is completed accurately for all sites. 
Every site must have at least one entry on the relevant ‘District’ tab or be 
confirmed as a nil return on the ‘Site Assurance’ tab 
 
the file starting “4. FSF Losses Write Offs and Recoveries – Manager 
Declaration” from now on referred to as the ‘managers declaration’, is completed 
and that the figure quoted in Section 2 Q3 equals the Total Value of 

Overpayments on the losses template (do not deduct the recoveries figure). For 
further information see, Finance Guide service point page. 
Note: It is for groups and, or districts to decide how the data is collated in order to 
comply with the above. Should you wish sites and, or clusters for example to 
complete their own individual losses templates and managers’ declarations, then 
the folder above contains sample templates you can use. 
11. There is an agreed timetable for the submission of returns to the DWP finance 
group business intelligence team which districts must follow. 
Timetable for submission of returns: 
Quarter 
District return due to 
Return due to be submitted to shared 
Finance 
services 
Group Central 
Services 
1 
05 July 
11 July 
2 
04 October 
08 October 
3 
03 January 
07 January 
4 
04 April 
08 April 
12. Late returns will not be accepted and will be returned to the SPOC for 
inclusion in the next quarter’s return. 
Roles and responsibilities 
13.  District SPOC – ensure all sites are covered by reported overpayments or 
losses or have submitted a nil return. 
14. Sites - keep accurate records and ensure the site makes a return for inclusion 
in the collated District return as prescribed locally. 
15. Service Leaders (SLs) - be aware of volume and cost, efforts are being made 
to address root causes and keep losses to a minimum. Consider the reliability of 
their control systems, and ensure that there is a complete audit trail for the 
identification and recording of losses to ensure the completeness of the returns 
and that site managers have complied with the relevant recovery procedures 
relating to training allowances, Flexible Support Fund (FSF), grants and subsidies. 
Complete the managers declaration and email to Finance. 
16. DWP WSD Finance Operations team - issue reminder, collate returns, analyse 
for GSG, report for inclusion in departmental resource accounts. 
Roles and responsibilities 

Role 
Responsibilities   
District Single Point Of 
Ensure all sites are covered by reported overpayments or 
Contact (SPOC) 
losses or have submitted a nil return. 
Sites 
Must keep accurate records and ensure the site makes a 
return for inclusion in the collated District return as 
prescribed locally. 
District Managers (DMs) 
Be aware of: 
 
volume and cost 
 
that efforts are being made to address root causes 
and keep losses to a minimum 
  
Consider the reliability of their control systems. 
Ensure that there is a complete audit trail for the 
identification and recording of losses. This will ensure 
the completeness of the returns and that site managers 
have complied with the relevant recovery procedures 
relating to training allowances, Flexible Support Fund 
(FSF), grants and subsidies. 
  
Complete the manager’s declaration and email to finance. 
DWP Work Services 
Issue reminder 
Directorate 
  
(WSD) finance operations 
team 
Collate returns 
  
Analyse for FSF Governance Steering Group (GSG) 
  
Report for inclusion in departmental resource accounts