This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Use of digital evidence in rape cases'.



 
 
Our Ref: 1174.2019-20 
Date: 23rd June 2020        
 
 
 
 
 
             Civil Disclosure 
   
 
 
 
 
 
 
 
           Joint Corporate Legal Services 
 
Dear Applicant, 
 
FREEDOM OF INFORMATION REQUEST REFERENCE NO: 1174.2019-20   
 
I write in connection with your request for information which was received by North Yorkshire Police 
on 05th February 2020.  Please accept our apologies for the delay in providing you with a response. I 
note you seek access to the following information:   
 
I am writing to you under the Freedom of Information Act 2000 to request information regarding your 
force’s process for collecting and analysing digital evidence from devices belonging to complainants of 
sexual offences. 
 
I am asking for the following information: 
 

1.  How many times has digital evidence gathered by your force been used in the prosecution of a 
rape  case  in  the  last  12  months?  (please  note:  if  this  request  is  too  broad,  please  provide 
information from the last 6 months). 

 
2.  Has there been a use of digital evidence in a rape case that has been in favour of the victim in 
the last 12 months? (please note: if this request is too broad, please provide information from 
the last 6 months). 

 
3.  How much has your force spent on equipment intended to extract digital evidence and data to 
date?  (please  note:  if  this  request  is  too  broad,  please  provide  information  on  the  last  12 
months). 

 
4.  In what year did your force start to use extraction tools to gather digital evidence? 
 
5.  Does  your  force  use  cloud  surveillance  when  analysing  mobile  phone  and  digital 
communications data? 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
Jane Wintermeyer BSc (Hons) Force Solicitor & Head of Legal Services 
Police Headquarters | Alverton Court | Crosby Road | Northallerton | North Yorkshire | DL6 1BF 
DX No 68810 NORTHALLERTON 2  |  Telephone 01609 643542  | Fax 01609 789987 

  
 
 
Extent of Searches to Locate Information 
Following receipt of your request searches were  conducted within North Yorkshire Police to locate 
relevant information.   
 
Decision 
I  am  not  obliged  to  provide  you  with  a  response  to  your  request  pursuant  to  Section  12(1)  of  the 
Freedom of Information Act 2000 (the Act). Please note that when one part of your request falls under 
Section 12, we are not obliged to review the rest of the questions and the whole request is therefore 
exempt. 
 
Section 12(1) applies to your request as the cost of complying with your request is above the amount 
to  which we  are  legally  required  to  respond  i.e.  the cost  of  identifying  and  retrieving  any  relevant 
information exceeds the ‘appropriate level’ as stated in the Freedom of Information (Appropriate Limit 
and Fees) Regulations 2004. 
 
Due  to  the  nature  of  our  recording  systems  the  information  requested,  if  held,  is  not  in  an  easily 
retrievable format. 
 
The information you have requested is not extractable electronically, therefore in order to determine 
how many times digital evidence has been used and its impact on case files, it would be necessary to 
manually read each rape case over the last 12 months to gain this information. This would exceed the 
time limit allowed under the Act.   
 
Pursuant to Section 17(5) of the Freedom of Information Act this letter acts as a Refusal Notice. 
 
Pursuant to Section 16 of the Act I am required to offer you advice and assistance with regarding to 
refining your request to within the ‘appropriate limit’ (time/cost limit). As a suggestion for a refinement 
we may be able to answer the questions for expenditure on equipment for digital extraction, however 
this would only be checked upon receiving your refinement. If you wish to discuss this please do not 
hesitate to contact me. 
 
Please note that systems used for recording information are not generic, nor are the procedures used 
locally in capturing the data.  It should be noted therefore that this force’s response to your questions 
should not be used for comparison purposes with any other responses you may receive. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  
 

  
 
 
 
 
 
Complaint Rights 
 
Your attention is drawn to the attached sheet which details your right of complaint. 
 
If  you  have  any  queries  concerning  this  request,  please  contact  me  quoting  the  reference  number 
above. 
 
 
Yours sincerely 
 
Chris Buckton  
Legal Officer (Civil Disclosure) 
Joint Corporate Legal Services 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  
 
COMPLAINT RIGHTS 
 
Are you unhappy with how your request has been handled or do you think the decision is incorrect? 
 
You have the right to request that North Yorkshire Police review their decision. 
 
Prior to lodging a formal complaint you are welcome and encouraged to discuss the decision with the 
case officer that dealt with your request. 
 
Ask to have the decision looked at again –  
The quickest and easiest way to have the decision looked at again is to telephone the case officer that 
is nominated at the end of your decision letter. 
 
That person will be able to discuss the decision, explain any issues and assist with any problems. 
 
Complaint 
If you are dissatisfied with the handling procedures or the decision North Yorkshire Police made under 
the  Freedom  of  Information  Act  2000  (the  Act)  regarding  access  to  information  you  can  lodge  a 
complaint with North Yorkshire Police to have the decision reviewed.  North Yorkshire Police must be 
notified of your intention to complain within 2 months of the date of its response to your Freedom of 
Information request.  Complaints should be made in writing and addressed to: 
 
Force Solicitor and Head of Legal Services 
North Yorkshire Police 
Alverton Court 
Crosby Road 
Northallerton 
North Yorkshire 
DL6 1BF 
 
In all possible circumstances North Yorkshire Police will aim to respond to your complaint as soon as 
practicable but within 20 working days. 
 
The Information Commissioner 
After lodging a complaint with North Yorkshire Police if you are still dissatisfied with the decision you 
may  make  application  to  the  Information  Commissioner  for  a  decision on  whether  the  request  for 
information has been dealt with in accordance with the requirements of the Act. 
 
For information on how to make application to the Information Commissioner please visit their website 
at https://ico.org.uk   Alternatively, phone: 0303 123 1113 or write to: 
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF