This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'University policies on gender-based violence'.

link to page 1 link to page 1  
 
Chapter 2 Student discipline
Students subject to this procedure may ask the Office of the Independent Adjudicator 
for Higher Education (OIA) to review their case but only after the University’s 
procedure has been exhausted.  Information on the OIA scheme can be found at 
http://www.oiahe.org.uk. 
Part A: Introduction, Definitions and General Principles 

Introduction 
1.1 
The University’s disciplinary rules and procedures as set out in this 
Chapter 2 of the University’s General Regulations (referred to hereafter 
as the Disciplinary Procedure) apply to all registered students of the 
University.  In addition, students attending De Montfort University 
programmes in franchise or associate colleges or undertaking placement 
with approved providers as part of their programme will be subject to 
codes of conduct and disciplinary regulations in force in the college or 
placement provider in accordance with paragraph 1.7 of this Chapter 2. 
1.2 
The use of the Disciplinary Procedure against a student is a serious 
matter.  Any student subject to the Disciplinary Procedure is strongly 
advised to seek assistance from the Students’ Union. 
1.3 
The Vice-Chancellor may delegate to a designated senior member of 
staff his powers under the Disciplinary Procedure, generally or in respect 
of a particular case. 
1.4 
A student will be deemed to have been notified of any actions arising 
from the operation of the Disciplinary Procedure within 2 working days of 
a letter of notification having been sent by first class post to his/her last 
known address together with any supporting information. Notification will 
also be sent to the student’s De Montfort University student email 
account.  Each student is responsible for ensuring that the University is 
notified promptly of any change of address2. 
1.5 
Penalties should be appropriate to the offence committed and decided 
only in accordance with the Disciplinary Procedure.  All decisions made 
under the Disciplinary Procedure shall be made only by those persons 
with authority to do so.  No negotiations or discussions between the 
University and the student shall take place outside the processes set out 
in the Disciplinary Procedure. 
                                                
1 Advice on the implementation of all aspects of student discipline may be obtained from Student and Academic 
Services 
2 See Chapter 1, paragraph 2.15 of these Regulations. 
17 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

1.6 
In circumstances where students demonstrate behavioural problems 
about which it would be inappropriate to take disciplinary action under 
the Disciplinary Procedure, the procedure set out in Chapter 3 of these 
Regulations may be followed. 
1.7 
For students registered with the University studying in franchise or 
associate colleges or undertaking placement with approved providers as 
part of their programme the following shall apply: 
1.7.1 
Any academic disciplinary procedures affecting student 
performance or progression shall be dealt with under De 
Montfort University’s General Regulations and Procedures 
Affecting Students in force at the time. 
1.7.2 
The University’s General Regulations and Procedures Affecting 
Students shall apply in all cases apart from minor matters 
concerning the use of the college premises or facilities, in which 
case local college regulations shall take precedence. 
1.7.3 
Expulsion or suspension of a student can only be invoked 
through the University’s General Regulations and Procedures 
Affecting Students in force at the time. 
1.7.4 
In disciplinary cases considered under college regulations 
findings against students shall be reported by the Head of the 
College to the appropriate Authorised Officer (for minor offences) 
or the Clerk to the Disciplinary Committee (for major offences) 
who shall then inform the appropriate Dean of Faculty. 
1.7.5 
Major offences committed at associate or franchise colleges 
overseas, or parts of the University based overseas, will be dealt 
with under the procedure set out in Annex 5. 

Definitions 
2.1 
The Disciplinary Procedure shall apply to all locations and premises of 
the University and subject to paragraph 1.7 of this Chapter 2, shall cover 
De Montfort University students at associate and franchise colleges 
2.2 
Definitions and some examples of minor and major offences are given in 
Paragraphs 7 and 13 below. 
2.3 
For the purposes of the Disciplinary Procedure criminal convictions shall 
include convictions in court, and police cautions, and fixed penalty notice 
for any offence involving violence, antisocial behaviour, drunkenness, 
dishonesty or drugs and restorative justice.  
18 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

link to page 3  
 
 

General principles  
3.1 
Whenever the Disciplinary procedure is used the following general 
principles shall apply. 
3.1.1 
Disciplinary incidents may be identified by staff, students or 
members of the public.  Any person who has reason to believe 
that a student has breached the Disciplinary Code set out in Part 
C of this Chapter 2 should notify the relevant Authorised Officer 
or the Head of Security (E: xxxxxxxx@xxx.xx.xx) 
3.1.2 
Each case should be addressed as promptly and efficiently as 
possible and at the level appropriate to the nature of the offence. 
3.1.3 
There should be consistency of approach across the University 
in relation to major and minor disciplinary cases. 
3.1.4 
Each case should be handled fairly and equitably with due 
regard to the individual circumstances of each case. 
3.1.5 
It is accepted that in addressing cases of student discipline, 
issues relating to the pastoral care and welfare of the student 
may arise and that these shall be handled with sensitivity. 
3.1.6 
PVC/Deans of Faculties will be fully informed of all disciplinary 
matters affecting students within their respective areas of 
responsibility and will keep a record for the duration of that 
student’s registration with the University of students who have 
been found to have committed disciplinary offences. 
3.1.7 
For the purpose of the Disciplinary Code, standard of proof is the 
balance of probabilities. 
Part B: Criminal offences 

Criminal offences 
4.1 
Where it comes to the University’s attention that a registered student has 
been convicted ofor is being investigated by other authorities for a 
criminal offence or has been formally charged with a criminal offence 
which took place prior to any period of registration with the University 
and was not disclosed to the University, such a student may be subject 
to disciplinary action under these regulations where the offence is of 
                                                
3 See definition at Chapter 2, paragraph 2.3 of these Regulations 
19 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

such a nature that the University reasonably believes that the presence 
of the student in the University is likely to put the safety or wellbeing of 
other members of the University at risk or that the offence, if proven, 
renders the student unfit to be admitted to and practise any particular 
profession or calling to which that student’s programme directly leads.  
4.2 
Such students may also be subject to the provisions of Chapter 1, 
paragraph 2.5 of these Regulations. 
4.3 
Where it is suspected that a student may have committed a criminal 
offence, regardless of whether or not the incident took place on 
University property, the Head of Security, after consultation with the 
designated senior member of staff, will normally report the matter to the 
police.  In reaching that decision, the University will take into account the 
opinions of those who might be directly affected but it will not be bound 
to accede to the wishes of any other person. 
4.4 
Whether or not a student suspected of committing a criminal offence has 
been reported to the police (or other relevant authority), the University 
may deal with any offence against the Disciplinary Code arising out of 
the same allegations in accordance with the Disciplinary Procedure.  
4.5 
The fact that the Police, Crown Prosecution Service or other relevant 
authority is unable or unwilling to proceed does not preclude the 
University from taking its own disciplinary action.  
4.6 
Where a student is charged with a criminal offence, or has been dealt 
with by the Police as set out in paragraph 2.3 above, s/he is required to 
report the matter formally and immediately to the Head of Security (or 
nominated Deputy).  The matter will then be dealt with in accordance 
with these Disciplinary Procedures. 
4.7 
In serious cases and in cases where the student concerned has been 
suspended from the University under the Disciplinary Procedure the 
Head of Security will discuss with the Police, the Crown Prosecution 
Service or other relevant authority whether in their opinion it would be 
appropriate for the University to conduct an investigation prior to the 
completion of criminal proceedings in the courts.   
4.8 
The decision to proceed with or suspend an investigation shall be made 
by the Head of Security after consultation with the designated senior 
member of staff. 
4.9 
Notwithstanding the University’s right to deal with any offence against 
the Disciplinary Code, the University may defer action under the 
Disciplinary Procedure if to proceed might in any way hinder a criminal 
20 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

link to page 5  
 
investigation or prejudice the fair trial of the student concerned.  The 
decision to defer an investigation shall be made by the Head of Security 
after consultation with the relevant external authorities.  The University 
recognises that any offence which may attract a community penalty or 
custodial sentence should normally be dealt with initially by the courts. 
4.10  Following a criminal conviction4, if it has not already done so, the 
University may then continue with its own hearing.  The court’s verdict or 
the circumstances in which the caution was issued shall be taken into 
account in so far as they are relevant. The disciplinary hearing shall not 
become a re-run of a trial.  There is no impediment to the imposition of a 
penalty by the University following a criminal conviction; however, the 
penalty imposed by the court or police shall be taken into consideration 
by the University in deciding its own penalty. 
4.11  Where the University becomes aware that a registered student has been 
convicted of a criminal offence which is not already subject to a 
disciplinary investigation, for example an offence which took place off 
campus which has been reported in the press, the University will take 
action as follows. 
4.11.1  Where the courts have imposed a custodial sentence the student 
shall be immediately suspended by the designated senior 
member of staff pending a review by the Chair of the Disciplinary 
Committee of written submissions.  The Chair will decide what 
penalty, if any, is to be imposed, taking into account any written 
statements in mitigation.  Exclusion would be the normal penalty 
in cases where the Chair believes the offence has rendered the 
student unfit to be a member of the University community.  
Exclusion will be automatically imposed if the student fails to 
make written representations within 16 calendar days unless the 
Chair is satisfied that there are exceptional circumstances why 
the student could not respond within the timescales. 
4.11.2  Where a non-custodial sentence has been imposed following a 
criminal conviction, the Head of Security will provide a case 
report to the designated senior member of staff.  S/he will decide 
whether the case should be referred to the relevant Authorised 
Officer (who would normally give the student a written warning 
as to future conduct), or to the Disciplinary Committee, in which 
case s/he will consider whether a suspension should also be 
imposed.  
                                                
4 See definition at Chapter 2, paragraph 2.3 of these Regulations. 
21 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

4.11.3  Such students would retain the usual right of appeal to the 
Disciplinary Appeals Committee. 
 
Part C: The Disciplinary Code 

The Disciplinary Code 
5.1 
Breaches of the disciplinary code set out in this Part C (the Disciplinary 
Code) may be determined by the University to be of a minor or major 
nature and will be dealt with under the appropriate section of the 
Disciplinary Procedure.  
5.2 
The Disciplinary Code  applies when students are away from the 
University premises, including (but not limited to) in the following 
circumstances: 
•  taking part in University activities related to a course of study e.g. 
#DMUglobal trips, field trips, placements, study visits 
•  representing the University, e.g. at sporting or cultural events; 
•  taking part in voluntary activities recognised by the University; e.g. 
#DMUlocal, Square Mile 
•  using the University’s services remotely, e.g. University IT services; 
•  using social media (please refer to the Student Social Media Policy)
•  in the community, if misconduct may harm the University community 
or damage the University’s reputation, e.g. antisocial behaviour 
towards neighbours or in public. 
 
5.3 
The standard of proof is the balance of probabilities, i.e. that on the basis 
of the evidence available, then it is more likely that the alleged breach 
occurred than not.The following shall constitute misconduct under the 
Disciplinary Procedure: 
5.3.1 
disruption of, or improper interference with, the academic, 
administrative, sporting, social or other activities of the 
University, whether on University premises or elsewhere as 
detailed in point 5; 
5.3.2 
obstruction of, or improper interference with, the functions, 
duties or activities of any student, employee of the University or 
any authorised visitor to the University; 
5.3.3 
abusive, threatening, coercive, manipulative or aggravating 
behaviour which in the reasonable opinion of the designated 
22 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

link to page 7  
 
senior member of staff or relevant Authorised Officer constitutes 
violent, indecent, disorderly, threatening, abusive or offensive 
behaviour or language including that relating to protected 
characteristics (verbal or written – including social media 
websites) to any student, employee of the University or the De 
Montfort Students’ Union or any visitor to the University or any 
member of the local community; 
5.3.4 
sexual misconduct which includes (but is not limited to) assault, 
sharing sexual images and making inappropriate and unwanted 
sexual comments; 
5.3.5 
fraud, deceit, deception or dishonesty in relation to the University 
or its staff or in connection with holding any office in the 
University or in relation to being a student of the University; 
5.3.6 
action likely to cause injury or impair safety on University 
premises; 
5.3.7 
behaviour which in the reasonable opinion of the designated 
senior member of staff or relevant Authorised Officer is likely to 
be regarded as harassment, including racial or sexual 
harassment and harassment on the grounds of disability of any 
student, employee of the University or the De Montfort Students’ 
Union or any authorised visitor to the University.  In this context 
harassment means any behaviour or action, spoken or written 
words, usually repeated or persistent, directed at a specific 
person, which annoys, alarms or causes substantial emotional 
distress to that person without any reasonable grounds; 
5.3.8 
damage to, or defacement of, University property or the property 
of other members of the University community, or the local 
community caused intentionally or recklessly and 
misappropriation of such property; 
5.3.9 
misuse or unauthorised use of University premises or items of 
property (including computer misuse); 
5.3.10  misuse or unauthorised use of the University’s intellectual 
property (including the sale of essays or unauthorised sale of 
other work produced by a student as part of their programme 
with the University5); 
                                                
5 See Chapter 12, paragraphs 1 and 2 of these Regulations.  See also Chapter 4 of these Regulations.  Such misuse 
may also be regarded as an academic offence if there is any evidence of collusion, plagiarism or other inappropriate 
use. 
23 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

link to page 8 5.3.11  conduct which constitutes a criminal offence (including 
conviction for, or being formally charged with, an offence6) 
where that conduct or the offence is such, in the reasonable 
opinion of the University, as to render the student unfit to 
continue as a member of the University community.   
5.4 
The following are examples of factors which might be taken into account 
when considering whether conduct covered under 5.3 has rendered a 
student unfit to continue in the University: 
5.4.1 
if the offence took place on University premises 
5.4.2 
if the offence affected or concerned other members of the 
University community 
5.4.3 
if the offence damaged the good name of the University 
5.4.4 
if the offence in itself constitutes misconduct within the terms of 
this Code 
5.4.5 
if it is an offence of dishonesty, where the student holds an office 
of responsibility in the University 
5.4.6 
if the offence is such as to render the student unfit to practise 
any particular profession or calling to which that student’s 
programme directly leads 
5.5 
Behaviour which could bring the University into disrepute; this may 
include the misuse or consumption of alcohol, “legal highs” or other 
psychoactive substances. This includes any misbehaviour that may 
occur whilst students are undertaking overseas travel as part of the 
#DMUglobal programme of events; 
5.6 
Possession, supply and production (or any attempt to do so) of illegal 
drugs and/or “legal highs” or other psychoactive substances; 
5.7 
Initiation Ceremonies of any kind are forbidden at DMU. In this context 
an initiation ceremony is defined as a ceremony during which others are 
made to take part in demeaning activities to gain formal access to any 
sports clubs, societies or any student groups, or for the awarding of an 
emblem or other status associated with that club, e.g. a tie, trophy or 
club / society / group office. Any student who is involved in an initiation 
ceremony and/or the planning and preparation of an initiation ceremony 
or who participates in the improper coercion or manipulation of students 
during a ceremony, will be found to be in breach of the university 
disciplinary code, whether under the influence or not of any intoxicating 
liquids, solids or gases, to their physical or mental detriment. 
                                                
6 See definition at Chapter 2, paragraph 2.3 of these Regulations. 
24 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

link to page 9 link to page 9 link to page 9  
 
5.8 
Failure by the student to disclose his/her name or other relevant details, 
or to surrender a student registration card, to an officer, or employee of 
the University in circumstances when it is reasonable to require that 
information be given7; 
5.9 
Knowingly allowing the misuse or unauthorised use of a student ID card 
by another student or another person; this may include (but is not limited 
to) unauthorised entry in to the library or other University facilities; 
5.10  The card must be produced and surrendered to any member of 
university staff and/or a member of security staff requesting it. Failing to 
hand over the card when requested is a disciplinary offence. 
5.11  All Students (and visitors) must comply with a reasonable request to 
leave an area, room or building upon the request of a member of 
security including Building Attendants and Building Wardens. 
5.12  Failure by the student under investigation to co-operate with the 
University, its officers or employees in the investigation of an alleged 
breach of the Disciplinary Code, and in any subsequent disciplinary 
proceedings. Any student who assists, aids or abets the commission of a 
discipline offence by another or, assists  another to avoid or escape 
detection following the commission of an offence, will be treated as if 
they have committed the substantive disciplinary offence. 
5.13  Failure to comply with University instructions, regulations and codes of 
practice for the use of all University equipment, services, property and 
facilities such as lifts, telephones, car parks, displays and exhibitions etc; 
5.14  Failure to comply with all instructions, regulations and codes of practice 
in operation at any organisation where the student may be placed as 
part of his/her programme of study; 
5.15  Failure to comply with terms and conditions set out in a contract for 
University-managed or nominated accommodation; 
5.16  Failure to immediately notify the Head of Security of either a criminal 
conviction8 which has not been spent under the Rehabilitation of 
Offenders Act 1974
 or any investigation which might lead to a criminal 
conviction9, including being formally charged with such an offence by the 
police; 
                                                
7 See Chapter 1, paragraph 2.3 of these Regulations. 
8 See definition at Chapter 2, paragraph 2.3 of these Regulations. 
9 See also Chapter 1, paragraph 2.5 of these Regulations. 
25 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

5.17  Failure to comply with any additional rules, regulations and codes of 
practice of the University made by the Vice-Chancellor and approved by 
the Board of Governors, including, but not restricted to, in relation to the 
following: 
•  Fitness to Practise 
•  Ethical Approval for research projects 
•  Freedom of Speech 
•  Faculties and Departments 
•  University Student Housing 
•  Fire and emergencies 
•  Health and safety 
•  Libraries 
•  Licensed bars on University premises 
•  Smoking 
•  Computer and other information technology 
•  Placements 
•  Illegal drugs or “legal highs” 
•  Weapons 
•  Students whose behaviour causes concern. 
5.18  Failure to comply with a penalty previously imposed under the 
Disciplinary Code by an Authorised Officer or the Disciplinary 
Committee.  Should a matter arise which the student considers to justify 
non-compliance or delay in compliance s/he should immediately inform 
the Authorised Officer (who will inform the Clerk to the Disciplinary 
Committee) or the Clerk to the Disciplinary Committee who will report the 
matter to the Chair of the Disciplinary Committee.  The Chair will then 
decide whether the student’s reasons are justified.  If the Chair decides 
that the student’s reasons are not justified s/he may decide to impose a 
further penalty or to require the student to appear in person before the 
Disciplinary Committee.  Deliberate non-compliance with a penalty 
imposed under the Disciplinary Code renders a student liable to 
expulsion from the University. 
5.19  Where a student is enrolled on a programme leading directly to a 
professional qualification or the right to practise a particular profession or 
calling, any major breach of the Disciplinary Code which might render 
that student a person not fit to be admitted to and/or practise that 
profession or calling.  For such breaches a student shall be referred 
directly for consideration by the University’s Disciplinary Committee 
which will have as a member a representative of the relevant practice 
area or profession to assist the Committee to consider issues of fitness 
to practise.  The constitution and procedures of the Disciplinary 
26 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

link to page 11  
 
Committee in such circumstances are explained at Chapter 2, Part F of 
the Regulations10. 
5.20  Programme handbooks will provide further information about the 
standards of behaviour expected of students training for a particular 
profession or calling.  The University expects such students to 
demonstrate high standards of behaviour in their professional and 
student lives.  It is the student’s responsibility to familiarise him/herself 
with the provision and requirements of professional bodies.   
5.21  Members of the Students’ Union must comply with the following 
disciplinary rules made by the Students’ Union and approved by the 
Board of Governors.  The Students’ Union may exercise discipline over 
its members under such rules as may be made under its Constitution. 
5.22  Members of the Students’ Union must: 
5.22.1  Comply with the Union Regulations for conduct of elections and 
meetings. 
5.22.2  Comply with the Union Financial Regulations and with any 
decision on the use of Union funds made by a properly 
constituted body of the Union. 
5.22.3  Respect the property and services of the Union and comply with 
the regulations for areas of the University administered by the 
Students’ Union. 
Part D: Investigation of Offences 

Investigation Aims 
6.1 
The university has a responsibility to approach disciplinary offences 
fairly, following processes that are easy to understand whilst retaining 
the right to make decisions on the merits of an individual case. 
6.2 
The procedure should give students and staff clear information about the 
process, and how to access advice and support. 
6.3 
The procedure allows the students to be accompanied by a companion 
(whose role is set out the Glossary to these Regulations) if required. 
 
                                                
10 Minor breaches of the disciplinary code and other matters of concern for fitness to practise are dealt with under 
local Faculty procedures and in accordance with the procedure set out in Chapter 2, Annex 8 of these Regulations. 
27 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

6.4 
The procedure should be clear and accessible, with access via the 
website or through programme handbooks. 
6.5 
The procedure should be easy to understand, with clear definitions and 
timelines. 
6.6 
The procedure should be proportionate with three stages; stage one will 
incorporate an investigation, referral and Outcome report. Stage two will 
incorporate an investigation, referral, invitation to panel and outcome 
and stage three is the student’s right of appeal. 
6.7 
The procedure should be managed in a timely manner wherever 
practical. (with recognition that Fitness to Practise procedures need to 
be accommodated for in a timely manner with reference to any time 
limits imposed by Professional Statutory and Regulatory Bodies). 
6.8 
The procedure should be fair, ensuring that each party has an 
opportunity to present their case. Staff should be properly trained; this 
can include but is not exclusive to experiential experience and training 
undertaken at another educational institution. 
6.9 
The procedure should be independent; free of any mutually agreed 
conflicts of interest. 
6.10  The procedure should be confidential. 

Authorised Officers and the Committee of Authorised Officers 
7.1 
An Authorised Officer is a member of staff having responsibility for 
dealing with minor disciplinary cases.  Each Faculty shall have at least 
one Authorised Officer appointed by the Dean.  The Director of Library 
and Learning Services (or an appointed nominee) shall act as 
Authorised Officer for minor cases within the University’s libraries.  At 
least one further Authorised Officer shall be appointed by the designated 
senior member of staff to deal with minor cases within the University’s 
managed or nominated student housing. 
7.2 
There shall be a Committee of Authorised Officers, chaired by the 
designated senior member of staff, and its membership shall be drawn 
from the Authorised Officers, Deans of Faculty, Students’ Union and 
other appropriate senior staff of the University. 
7.3 
The Committee is responsible for: 
28 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

 
 
7.3.1 
Co-ordinating the processes associated with student discipline 
within the University for the purpose of ensuring consistency of 
approach to disciplinary matters. 
7.3.2 
Considering and recommending to the Academic Board and the 
Board of Governors, changes to disciplinary regulations and 
procedures. 
7.3.3 
Reviewing the level of authority/powers delegated to individual 
Authorised Officers (eg the maximum level of sanction which 
could be applied in cases where there are no specific existing 
regulations). 

Authorised Officer Procedures 
8.1 
Breaches of student discipline may be investigated by the designated 
Authorised Officer, or the Head of Security (or his nominee), or by a 
senior member of University staff such as a Director or Dean in 
consultation with the Head of Security and the Clerk to the Disciplinary 
Committee. 
8.2 
The investigating officer (or their nominated representatives) shall carry 
out a full investigation into the allegation; this may include taking 
statements from the complainant, the accused student and any 
witnesses and discussing the investigation with the accused student. 

Informal Investigation 
9.1 
Where the Authorised Officer considers it appropriate, and before any 
formal procedure has been invoked, an Authorised Officer may invite a 
student alleged to have committed a very minor offence to meet with 
him/her to discuss the matter informally.  The student may be 
accompanied to such a meeting by a student companion (whose role is 
set out as defined in the Glossary to these Regulations).  If the student 
admits the offence the Authorised Officer will seek to resolve the matter 
on an informal basis with the student’s agreement by, for example, 
asking the student to make an apology or by the student giving an 
undertaking to be of good conduct in future.  The Authorised Officer may 
not recommend a formal penalty as an outcome from such a meeting.   
9.2 
If the student refuses to attend an informal meeting or does not admit the 
offence or a resolution cannot be agreed, the Authorised Officer will 
invoke formal procedures as set out in paragraphs 10 to 11 below.  Any 
attempt at informal resolution will not prejudice the outcome of more 
formal procedures. 
29 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

10 
Formal Investigation 
10.1  Following investigation of an alleged offence the Authorised Officer shall 
arrange to meet with the student to discuss the allegations.  The 
Authorised Officer shall give 7 days’ notice of the date, time and location 
of the meeting in writing.  The Authorised Officer shall inform the student 
in writing of the details of the alleged offence and invite the student to 
say whether s/he admits the offence and whether s/he wishes to offer 
any comments, including any mitigating circumstances.  The student 
may choose to offer such comments either in writing or verbally at the 
meeting with the Authorised Officer. 
10.2  If the student fails, without reasonable excuse, to attend the meeting 
convened by the Authorised Officer, the Authorised Officer may deal with 
the case in his/her absence. The Authorised Officer will then advise the 
student in writing within 7 days of his/her decision with regard to the 
allegations and of any penalty. 
10.3  The Authorised Officer shall determine the procedure to be adopted in 
the meeting, depending on the circumstances of the case.  The 
procedure shall accord with common fairness and shall provide for the 
following: 
10.3.1  The accused student has the right to be accompanied by a 
student companion (whose role is set out in the Glossary to 
these Regulations).  If the student intends to be accompanied by 
a student companion, s/he shall inform the Authorised Officer in 
writing of the name and status of their representative in advance 
of the meeting. 
10.3.2  The Authorised Officer shall advise the student of the evidence 
relating to the alleged offence and shall ask whether the student 
admits or denies the charge. 
10.3.3  If the student admits the offence the Authorised Officer shall 
determine what penalty, if any, to impose, taking account of any 
statement the student makes in mitigation. 
10.3.4  If the student denies the allegations s/he has the right to present 
a defence.  S/he may call witnesses.  The Authorised Officer 
and/or the investigating officer may ask questions of the student 
or of any witness for the clarification of matters of fact. 
10.3.5  The Authorised Officer and/or the investigating officer may call 
witnesses to present evidence.  The student has the right to ask 
30 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

 
 
questions of the Authorised Officer and/or the investigating 
officer or of any witness for the clarification of matters of fact. 
10.3.6  The Authorised Officer may temporarily adjourn the hearing in 
order to seek further information, evidence or advice.  Where 
possible, at the time of adjournment, the Authorised Officer and 
the student shall agree a mutually convenient time for the 
hearing to be re-convened.  Where it is not possible at the time 
of adjournment to set a time when the hearing shall be re-
convened then the hearing shall be re-convened in accordance 
with section 10.1 above.  The Authorised Officer will share any 
further information, evidence or advice s/he has obtained with 
the investigator and the student at the re-convened hearing and 
give both an opportunity to question any further information, 
evidence or advice for the clarification of matters of fact. 
10.3.7  Having considered the evidence, the Authorised Officer shall 
advise the student at the end of the hearing whether the charge 
is found to be proven or not proven. 
10.3.8  If the Authorised Officer finds the case proven s/he may 
determine what penalty, if any, to impose, taking account of any 
statement the student makes in mitigation. 
10.3.9  However, if the Authorised Officer believes that his/her powers to 
deal with the offence under this provision and/or to impose a 
penalty are not sufficient or the Authorised Officer believes that 
the offence deserves a penalty other than one of those available 
to him/her then s/he shall refer the case to the Disciplinary 
Committee.  The Authorised Officer may indicate the penalty 
s/he believes might be appropriate. 
10.3.10 The Authorised Officer shall inform the student of his/her 
decision and any penalty s/he decides to impose at the hearing.   
10.3.11 Where a student is enrolled on a programme leading directly to a 
professional qualification or the right to practise a particular 
profession or calling the Authorised Officer shall inform the 
Faculty Fitness to Practise Lead of the outcome of the meeting. 
10.4  A record of both the incident and the penalty shall be retained by the 
Authorised Officer. The Authorised Officer will formally notify the student, 
the Dean of Faculty and the Head of Security in writing of the outcome of 
the hearing. 
31 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

10.5  In cases where the charge is not proven, the Authorised Officer shall 
ensure that documentation in the Faculty relating to the matter is 
destroyed. 
10.6  If, in the course of the investigation and the Authorised Officer’s hearing, 
a matter related to the student’s welfare is recognised, then the 
Authorised Officer may, in lieu of setting a penalty, require a student to 
comply with conditions designed to address positively or to resolve the 
welfare matter.  This does not prejudice the student’s right of appeal. 
10.7  In circumstances where paragraph 10.6 applies, the Authorised Officer 
may, upon a student giving a firm undertaking to fulfil a condition or 
conditions, withhold the imposition of a penalty for so long as the student 
fulfils the condition or conditions.  Alternatively the Authorised Officer 
may waive setting a penalty upon a student giving a firm undertaking to 
fulfil a condition or conditions.  This will allow the Authorised Officer to 
take account of any welfare or pastoral problems being experienced by 
the student and to direct the student to seek appropriate assistance.  
This may be by arranging an interview with a member of Student and 
Academic Services staff who may then refer the student to appropriate 
assistance. 
10.8  Any failure by the student to fulfil conditions or comply with a penalty 
imposed by the Authorised Officer shall be treated as a major offence 
and referred to the Disciplinary Committee. 
11 
Concluding Investigation 
11.1  Once the investigation has been concluded, the Authorised Officer shall 
review the documentation and, taking account of advice from the Clerk 
to the Disciplinary Committee, shall submit a report with recommended 
course of action to the Executive Director Student and Academic 
Services. 
11.2  The Executive Director Student and Academic Services, will determine 
whether the offence is minor or major; and the following relevant 
procedures will commence: 
•  Part E for Minor offences 
•  Part F for Major offences 
 
 
 
 
32 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

 
 
Part E: Minor offences procedures 
12 
Minor offences 
12.1  Minor offences against the regulations relating to the operation of the 
Students’ Union are dealt with by a standing committee of the Union. 
12.2  Minor offences covered by other regulations (such as the Halls of 
Residence, Libraries, etc) are dealt with under their local rules, which 
may allow designated members of staff to initiate immediate disciplinary 
action for minor, straightforward cases.  Appeals against disciplinary 
findings and/or penalties under the Disciplinary Code are dealt with in 
the same way as appeals against Authorised Officers’ decisions.   
12.3  Disputed cases and more serious offences may be referred to the Head 
of Security or Authorised Officer who will then follow the steps set out in 
paragraph 10.3.9 above. 
12.4  All other minor offences are dealt with under the Authorised Officers’ 
Procedures as set out in paragraph 8 of these Disciplinary Procedures. 
12.5  Minor offences are divided into two categories: 
•  minor anti-social behaviour (including drunken behaviour), minor 
damage, minor offensiveness to staff; 
•  any repetition of behaviour already identified to the student as a 
minor offence not covered by the Disciplinary Code. 
 
12.6  Where the investigation of an apparent minor offence under any 
University regulations leads to a determination that the offence was a 
major offence, the matter shall be dealt with under the procedure for 
major offences under the jurisdiction of the Disciplinary Committee. 
12.7  Any attempt by a student to interfere with, harass or otherwise influence 
in any way any complainant or witness in a minor disciplinary case shall 
be considered a major disciplinary offence and grounds for immediate 
transfer of the case to the Disciplinary Committee.  Under these 
circumstances the Authorised Officer shall write formally to the Clerk to 
the Disciplinary Committee requesting that a hearing of the Disciplinary 
Committee be convened. 
13 
Minor Offences Penalties 
13.1  An Authorised Officer may impose one or more of the penalties set out 
below:  
33 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

13.1.1  That the student is prevented from undertaking certain university 
activities (including the DMU Global programme of events). This 
penalty will only be imposed after consultation with the Clerk to 
the Disciplinary Committee and/or Head of Security.  
13.1.2  A formal reprimand (verbal warning), confirmed in the form of a 
written note, which will be kept on the Authorised Officer’s file for 
three full terms.  This penalty will be most appropriate in cases 
which can be resolved relatively informally, where the accused 
student admits the charge, expresses genuine regret at having 
committed the offence and where the complainant is satisfied 
that the matter has been satisfactorily resolved. 
13.1.3  A written warning which will be kept on the Authorised Officer’s 
file and the students’ university record for a period of three full 
terms. 
13.1.4  A requirement that the student makes an apology to any person 
or persons named (usually the complainant).  This may either be 
made in writing or verbally, depending on the circumstances of 
the case, wording to be approved by the Authorised Officer. 
13.2  Notwithstanding any penalty imposed by the Authorised Officer, the 
Authorised Officer may also order a student found to have committed a 
disciplinary offence to reimburse the University for any costs reasonably 
incurred by the University in carrying out any necessary repairs or 
replacing any items requiring replacement arising from any damage 
caused by the student or for which the student is responsible. 
14 
Appeal against a minor offence decision 
14.1  A student has the right of appeal against the decision of an Authorised 
Officer on certain specific grounds only.  The grounds for appeal and the 
appeal process are explained in Part G below. 
Part F: Major offences and the Disciplinary Committee 
15 
Major offences 
15.1  Major offences include for example (but not limited to): 
15.1.1  repetition or systematic repetition of minor offences; 
15.1.2   offences other than academic offences in connection with 
University assessments; 
34 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

link to page 19  
 
15.1.3   actions and/or omissions in breach of the University’s Code of 
Practice on Freedom of Speech;  
15.1.4  attempts to influence complainants and/or witnesses in minor or 
major disciplinary cases;  
15.1.5  other serious offences eg possession of class A drugs, damage 
to or on University premises, theft, assault; 
15.1.6   obstructing or harming the operations, safety and discipline of 
the University. 
15.2  All major offences are dealt with by the Disciplinary Committee other 
than those offences committed in connection with University 
assessments which are dealt with by the Academic Offences Panel or 
the appropriate Assessment Board.  Appeals against a decision of the 
Disciplinary Committee are dealt with by the Disciplinary Appeals 
Committee. 
15.3  The student’s disciplinary record of cases found proven by a Disciplinary 
Committee may be referred to in any confidential reference which is 
provided by a member of University staff. 
16 
Suspension11 
16.1  The University reserves the right to suspend a student who is the subject 
of a disciplinary investigation arising from an allegation that s/he has 
committed a major offence or who is the subject of an investigation 
carried out under Faculty Fitness to Practise procedures. In addition, the 
University may suspend a student in other extraordinary situations where 
suspension is deemed appropriate and necessary by the designated 
senior member of staff. In such cases the Board of Governors will be 
notified of the decision at an appropriate meeting. 
16.2  The University reserves the right to issue a full suspension or a partial 
suspension with particular caveats, e.g. access to Blackboard, on a 
case-by-case basis. 
16.3  Only the designated senior member of staff has the power to 
immediately suspend a student from the University or to exclude the 
student from particular facilities or activities or to require that the student 
have no contact with a named person or persons if there is good and 
sufficient cause.  This may include students against whom criminal 
charges are pending or who are the subject of police investigation.  The 
                                                
11 Please refer to the Glossary for definition. 
35 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

decision of the designated senior member of staff shall normally be 
taken following receipt of a report from the Head of Security (or 
nominated Deputy) or, in matters relating to fitness to practise, from the 
Head of the relevant School. 
16.4  In particular, the designated senior member of staff has the authority to 
suspend any student where, in his/her reasonable view, the student’s 
continued presence as a member of the University community: 
16.4.1  represents a threat to the safety or well-being of students, staff 
or visitors to the University, or to colleagues and/or clients where 
the student is in practice placement, or 
16.4.2  represents a potential hazard in accordance with the University’s 
policies on health and safety, or 
16.4.3  would be prejudicial to the student’s best interests, safety or 
well-being, or 
16.4.4  would jeopardise a full and proper investigation being carried out 
by either the police or a university investigator, or 
16.4.5  would disrupt or interfere with the academic, administrative or 
other activities of the University, or 
16.4.6  is liable to bring the University into disrepute.   
16.5  The suspension/exclusion shall be reviewed every 4 weeks (or earlier if 
new evidence becomes available) by the designated senior member of 
staff who may confirm, revoke or vary the suspension/exclusion in the 
light of any developments or of any representations made by the student 
or anyone on his/her behalf.   
16.6  If the suspension/exclusion is for more than 14 days’ duration, the 
suspended/excluded student has the right of appeal, through written 
representation, to the Vice-Chancellor. 
17 
The Disciplinary Committee 
17.1  The Disciplinary Committee consists of:  
•  the Deputy Vice-Chancellor, or 
•  a member of the Executive Board or a Deputy Dean (who shall act 
as the Chair); and 
•  an Authorised Officer; and  
36 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

link to page 21  
 
•  the President of the De Montfort Students’ Union or his/her nominee 
(who shall be a member of the Students’ Union). 
17.2  In cases where the student is enrolled on a programme leading directly 
to a professional qualification or the right to practise a particular 
profession or calling, a member of the relevant practice area or 
profession will act as an additional member of the Disciplinary 
Committee and provide an opinion on the accused student’s suitability 
for admission to and/or to practise the profession or calling to which the 
student’s programme directly leads in light of the evidence presented to 
the Disciplinary Committee. 
17.3  All members of the Disciplinary Committee shall be present at a hearing.  
18 
The Disciplinary Committee hearing 
18.1  The Head of Security or other investigating officer12 shall lodge a formal 
written complaint with the Clerk to the Disciplinary Committee 
immediately on completion of a disciplinary investigation in cases where 
the student might be required to appear before the Disciplinary 
Committee. 
18.2  Where a student admits, in writing, an offence which would normally be 
put to the Disciplinary Committee, the Chair of the Disciplinary 
Committee will undertake a review of written submissions.  The Chair 
alone may decide what penalty, if any, is to be imposed, taking into 
account any written statements in mitigation provided by the student.  If 
the Chair believes the case to be sufficiently serious as to require a 
hearing s/he may decide that a hearing should be convened. The Chair 
may consult the designated senior member of staff in reaching his/her 
decision on penalty or other matters.  The student retains the usual right 
of appeal to the Disciplinary Appeals Committee. 
18.3  If the student denies the offence, or if the Chair of the Disciplinary 
Committee believes that a hearing should be convened in the case of a 
student who admits the offence, the Clerk to the Disciplinary Committee 
shall arrange a hearing of the Disciplinary Committee.  The accused 
student and the complainant will be given notice in writing of the hearing 
date, the charge and statements and the members of the Disciplinary 
Committee who will attend the hearing.  Due notice of the hearing date 
will be deemed to have been given 2 working days from the date when a 
letter of notification was sent to the student’s last recorded address.  The 
                                                
12 See Chapter 2, paragraph 6.1 of these Regulations. 
37 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

student will be given not less than 16 calendar days’ notice of the date of 
the hearing. 
18.4  If the date of the hearing is too soon to allow a student’s student 
companion to attend, the student may request a new suitable date to be 
set. 
18.5  If the student fails, without reasonable excuse, to attend the hearing, the 
Disciplinary Committee will deal with the case in his/her absence. 
18.6  In the case of a complaint concerning a student’s conduct in relation to 
his or her suitability for admission to and/or to practise a profession or 
calling, the Clerk to the Disciplinary Committee may seek, through the 
Dean of Faculty, a written opinion on the severity of the alleged offence 
from a relevant external practice area or professional body, before the 
hearing.  Such written opinion shall be presented to the accused student 
before any disciplinary hearing and taken into account by the 
Disciplinary Committee in deciding whether the charge is or is not 
proven and imposing any penalty.   
18.7  If the student wishes to object to any member of the Disciplinary 
Committee, the student shall submit his/her objections in writing 
including the grounds for the objection, to be received by the Clerk to the 
Disciplinary Committee at least 7 days before the hearing.  If the 
grounds are upheld, an alternative member of the Disciplinary 
Committee will be identified. 
18.8  The procedure adopted by the Disciplinary Committee shall provide for 
the following: 
18.8.1  The accused student has the right to appear, be heard, to call 
witnesses and to question the complainant for the clarification of 
matters of fact.  Such questioning should be addressed through 
the Committee Chair.   
18.8.2  The student has the right to be accompanied by a student 
companion (whose role is set out the Glossary to these 
Regulations).  If the student wishes to exercise the right to have 
a student companion present, then s/he shall inform the Clerk to 
the Disciplinary Committee in writing at least 7 days before the 
hearing.   
18.8.3  If the student wishes to call witnesses it is his/her responsibility 
to make arrangements for their attendance at the hearing.  The 
student must inform the Clerk to the Disciplinary Committee in 
writing of the names of witnesses he/she will be calling at least 7 
38 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

 
 
days before the hearing.  If he/she does not do so, the 
complainant may request that the hearing is adjourned.   
18.8.4   The complainant has the right to appear, be heard, to call 
witnesses and to question the student for the clarification of 
matters of fact.  Such questioning should be addressed through 
the Committee Chair.   
18.8.5  The complainant has the right to be accompanied by a 
companion (whose role is set out in the Glossary to these 
Regulations).     If the complainant wishes to exercise the right to 
have a companion present, then s/he shall inform the Clerk to 
the Disciplinary Committee in writing at least 7 days before the 
hearing. 
18.8.6  The Disciplinary Committee has the right to question the 
complainant, the accused student and their witnesses and 
representatives.   
18.8.7  The Disciplinary Committee has the discretion to limit the 
number of witnesses, and control and limit questioning to 
matters which are strictly relevant or to adjourn the hearing. 
18.8.8  The Committee will retire to decide, on the balance of probability, 
whether the charge is or is not proven and any penalty and will 
reconvene on the same day and inform the student, giving their 
reasons.  No later than 5 working days after the hearing, the 
Clerk to the Disciplinary Committee will confirm to the student in 
writing the outcome and the reasons for the Committee’s 
decision. 
18.9  Subject to the student’s right of appeal, the Clerk to the Disciplinary 
Committee will inform the appropriate members of Senior Staff of the 
Committee’s decision.  If a student is to be expelled from the University 
the Clerk to the Disciplinary Committee will issue the notification of 
expulsion.  Copies of the notification shall be sent to the appropriate 
Dean of Faculty, the Executive Director of Student and Academic 
Services and other relevant senior members of staff. 
19 
Penalties 
19.1  The Disciplinary Committee will impose, as it in its absolute discretion 
thinks fit, an appropriate penalty or penalties on a student found to have 
committed a disciplinary offence by the Disciplinary Committee.   
19.2  Some examples of penalties are:   
39 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

link to page 24 19.2.1   Expulsion from the University; student will not be eligible for 
readmission to the University at any time in the future. 
19.2.2   Suspension for up to a year13.  
19.2.3  Expulsion from University managed accommodation. 
19.2.4  Exclusion from particular University facilities, premises, services 
or activities. 
19.2.5  A severe reprimand to remain on the student’s record until the 
completion of their studies at the University. Any further minor or 
major breaches of the University’s disciplinary code must be 
dealt with by the Disciplinary Committee and if proven will 
normally result in expulsion from the University. 
19.2.6  A reprimand to remain on the student’s record until the 
completion of their studies at the University.  Any further minor 
or major breaches of the University’s disciplinary code must be 
dealt with by the Disciplinary Committee which may impose an 
appropriate penalty, which, depending on the merits of the case, 
may be expulsion. 
19.2.7  Compulsory attendance at a workshop or training/coaching 
session. 
19.3  Notwithstanding any penalty imposed by the Disciplinary Committee, it 
may also order a student found to have committed a disciplinary offence 
to: 
 
•  Reimburse the University for any costs incurred in hearing a case, for 
example, costs of obtaining a memorandum of conviction; 
•  Reimburse the University for any costs reasonably incurred by the 
University in carrying out any necessary repairs or replacements 
arising from any damage caused by the student or for which the 
student is responsible; 
•  make an apology to any named person or persons, either in writing or 
verbally depending on the circumstances of the case, wording to be 
approved by the Chair of the Disciplinary Committee; 
 
19.4  Any sum ordered to be paid under this provision shall be a debt owed to 
the University and therefore subject to the University’s normal debt 
collection procedures unless quashed on appeal. 
                                                
13 Please refer to the Glossary for definition. 
40 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

 
 
19.5  The Disciplinary Committee may, upon a student giving a firm 
undertaking to fulfil a condition or conditions, suspend the imposition of a 
penalty for so long as the student fulfils the condition or conditions. This 
will allow the Disciplinary Committee to take account of any welfare or 
pastoral problems being experienced by the student and to direct the 
student to seek appropriate assistance.  This may be by arranging an 
interview with a member of Student and Academic Services staff who 
may then refer the student to appropriate assistance.  Any failure by the 
student to fulfil such condition(s) shall be treated as a major offence and 
referred to the Disciplinary Committee. 
19.6  Where it is found proven that a student has acted in such a way as to 
render them unfit for admission to and/or to practise the profession or 
calling to which that student’s programme directly leads, the student will 
not normally be permitted to continue on that programme. In such cases 
the University reserves the right to inform the relevant professional or 
regulatory body of the outcome and reasons for the Disciplinary 
Committee’s decision.   
19.7  The University has a statutory duty to refer a student to the Independent 
Safeguarding Authority where that student has been terminated from 
training because their behaviour is believed to pose a risk of harm to 
children and/or other vulnerable people.  Only the designated senior 
member of staff may make such a referral on the recommendation of the 
Disciplinary Committee. 
19.8  In cases where the penalty imposed by the Disciplinary Committee is not 
expulsion from the University, the student will be permitted to transfer to 
another programme within the University provided that: 
19.8.1  The student’s conduct would not render them unfit for admission 
to and/or to practise a profession or calling to which the new 
programme directly leads; 
19.8.2  The student meets the normal entry requirements for the new 
programme and/or meets any other appropriate academic 
requirements for entry to the new programme; 
19.8.3  There is a place available on the new programme; 
19.8.4  The student is accepted as a suitable candidate by the Faculty 
for the new programme. 
19.9  Where such a case is found not proven or, for an exceptional reason the 
Disciplinary Committee believes the student should be allowed to 
continue on their programme, the University will make reasonable 
41 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

endeavours to find a suitable practice or professional placement to 
enable the student to complete their qualification where satisfactory 
completion of a professional placement is a requirement. 
19.10  However, it should be noted that the University cannot compel practice 
or placement providers to take students who they believe are not 
suitable.  If the University acting reasonably cannot find a suitable 
placement the student will not be able to continue on their programme.  
The student will therefore be permitted to transfer to another programme 
within the University provided the conditions in 19.6 to 19.9 are met. 
19.11  The University will where possible share relevant investigation findings, 
the reasoned determination and relevant sanctions with the Complainant 
and Witnesses. ‘Relevant’ investigation findings and sanctions are those 
which have a direct impact on the Complainant or Witness. 
20 
Appeal against a decision of the Disciplinary Committee 
20.1  A student has the right of appeal against the decision of the Disciplinary 
Committee on certain grounds only. The grounds for appeal and the 
appeal process are explained in Part G below. 
Part G: Appeals against a disciplinary decision 
21 
A student’s right of appeal 
21.1  A student has the right of appeal to the Disciplinary Appeals Committee 
against 
•  an Authorised Officer’s decision or 
•  the decision of the Disciplinary Committee or 
•  the decision to terminate their registration on a programme leading 
directly to a professional qualification or a licence to practice a 
particular profession following faculty fitness to practise procedures. 
 
22 
The Disciplinary Appeals Committee 
22.1  Subject to paragraph 22.2, the Disciplinary Appeals Committee consists 
of: 
22.1.1  a member of the Board of Governors who shall be the Chair, and  
22.1.2  another external Governor or recently retired Governor; and 
22.1.3  a designated senior member of staff.   
42 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

 
 
All three members of the Disciplinary Appeals Committee shall be 
present at a hearing.   
22.2  In cases where the student is enrolled on a programme leading directly 
to a professional qualification or the right to practice a particular 
profession or calling, a member of the relevant practice area or 
profession will act as an additional member of the Disciplinary Appeals 
Committee and provide an opinion on the accused student’s suitability to 
practise the profession or calling to which the student’s programme 
directly leads in light of the evidence presented to the Disciplinary 
Appeals Committee. 
22.3  No person who has been previously consulted or involved in the 
particular case shall act as a member of the Disciplinary Appeals 
Committee. 
23 
Grounds for appeal 
23.1  A student has the right of appeal only on the following grounds: 
23.1.1  There is new and relevant evidence which the student was 
demonstrably and for exceptional reasons unable to present at 
the Disciplinary Hearing or Authorised Officer’s Hearing or 
during a Faculty fitness to practise investigation.  This may 
include evidence in mitigation.  Such new evidence must be 
submitted with the student’s written notice of appeal or, if it is not 
possible to include the evidence at the time the notice is 
submitted, the notice must be accompanied by a note explaining 
the evidence the student wishes to submit.   
23.1.2  The Disciplinary Committee, Authorised Officer or Faculty fitness 
to practise investigation did not comply with their stated 
procedures. 
23.1.3  The penalty made was too severe or was inappropriate or 
disproportionate to the breach of the Disciplinary Code or fitness 
to practise standards. 
24 
The Disciplinary Appeals Committee’s procedures 
24.1  Any student wishing to appeal against a decision of an Authorised 
Officer or the Disciplinary Committee or Faculty fitness to practise 
investigation shall give notice of the appeal in writing, stating clearly the 
specific grounds on which the appeal is based as listed in paragraph 23 
above, and providing appropriate documentary evidence.  This notice of 
appeal (in writing) should reach the Clerk to the Disciplinary Appeals 
43 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

Committee within 10 working days of the formal notification of the 
decision. 
24.2  In the event of an appeal, the decision of the Disciplinary Committee (or 
Authorised Officer or Faculty fitness to practise investigation) will not be 
carried out until the appeals process is concluded. 
24.3  The Chair of the Disciplinary Appeals Committee may dismiss an appeal 
without holding a hearing on consideration of the appeal papers if in 
his/her reasonable opinion it appears that the grounds of appeal are so 
lacking in substance that further consideration would not be justified.  
The decision of the Chair is final and not subject to review by any other 
University panel.    
24.4  If the Chair directs that an appeal should be heard, the Clerk to the 
Disciplinary Appeals Committee shall arrange a hearing of the 
Committee. 
24.5  The appellant and the complainant will be given notice in writing of the 
hearing and the members of the Disciplinary Appeals Committee.  Due 
notice of the hearing date will be deemed to have been given 2 working 
days from the date when a letter of notification was sent to the student’s 
last recorded address.  The student will be given, not less than 16 days’ 
notice of the date of the hearing.  
24.6  If the student fails, without reasonable excuse, to attend the hearing, the 
appeal shall be dismissed. 
24.7  If the student wishes to object to any member of the Disciplinary Appeals 
Committee, the student shall submit his/her objections in writing   
including the grounds for the objection to be received by the Clerk to the 
Disciplinary Appeals Committee at least 7 days before the hearing.  If 
the grounds are upheld, an alternative member of the Disciplinary 
Appeals Committee will be identified  
24.8  The procedure adopted by the Disciplinary Appeals Committee shall 
provide for the following: 
24.8.1  The appellant has the right to appear and be heard and to be 
accompanied by a student companion (whose role is set out in 
the Glossary to these Regulations). 
24.8.2  The complainant has the right to appear and be heard and to be 
accompanied by a companion (whose role is set out the 
Glossary to these Regulations).   
44 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

 
 
24.8.3  The Disciplinary Appeals Committee has the right to call 
witnesses, examine any documentation it considers necessary 
and question the complainant and appellant. 
24.8.4  The Disciplinary Appeals Committee may set aside, vary or 
confirm the Disciplinary Committee’s (or Authorised Officer’s or 
Panel’s) findings and/or may set aside, vary (including 
increasing) or confirm the penalty imposed. 
24.8.5  The Disciplinary Appeals Committee shall inform the appropriate 
members of Senior Staff and the Chair of the Disciplinary 
Committee of its decision. 
24.9  The Disciplinary Appeals Committee may suspend any penalty for a 
given period of time and may set terms for the suspension of the penalty. 
24.10  The decision of the Disciplinary Appeals Committee is final and not 
subject to review by any other University panel. 
24.11  The outcome of the Disciplinary Appeals Committee will be 
communicated through a Completion of Procedures Letter no later than 
31 working days from the date of the offence, subject to change as a 
result of events outside of the University’s control. 
45 
 
General Regulations and Procedures Affecting Students 2019/20 
 
 

Document Outline