This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'University policies on gender-based violence'.


Human Resources  
People and Organisational Development  
 
 
 

Disciplinary Procedure 
for Senior Staff 
AUGUST 2015 
 

1. 
Introduction 
 
 
1.1 
This procedure applies to Senior Staff.  Senior Staff includes: 
 
 
1.1.1 
the   Vice-Chancellor   and   Chief   Executive   and   any   other   Senior   Post-
Holders   so designated by the Board of Governors (“Senior Post-Holders”); and 
 
1.1.2 
Senior Employees who are non-senior post-holders and are not within the 
Academic or Professional Services bargaining units (“Senior Employees”). 
 
1.2 
It  is  subject  to  the  university’s  Instrument  and  Articles  of  Government  from  time  to  time. 
Where there is any inconsistency between this procedure and the Articles, the Articles take 
precedence. 
 
1.3 
For the purpose of this policy the Clerk to the Board of Governors is also to be treated as a 
Senior  Post-Holder.  In  circumstances  where  the  Clerk  is  unavailable,  the  Board  of 
Governors  shall appoint  an  appropriate person  to fulfil  the tasks  assigned  to the Clerk  to 
the Board of Governors under this procedure. 
 
1.4 
The purpose of the procedure is: 
 
 
1.4.1 
To set out the disciplinary framework for Senior Staff. 
 
 
1.4.2 
To  help  and  encourage  Senior  Staff  to  achieve  and  maintain  acceptable 
standards  of conduct or performance. 
 
1.4.3 
To  ensure  that  fair,  consistent  and  reasonable  action  is  taken  where  
acceptable standards of conduct or performance are not maintained. 
 
2. 
General principles 
 
 
2.1 
Every  effort  will  be  made  to  avoid  the  use  of  disciplinary  action  where  alternatives  are 
appropriate.  This may include training, counselling or the use of alternative procedures eg 
existing performance capability procedures where performance concerns have been 
identified. 
 
2.2 
No disciplinary action shall be taken until the matter has been fully investigated. 
 
 
2.3 
Senior  Staff  members  have  the  right  to  be  accompanied  by  a  representative  of  a  trade 
union  or  colleague  at  formal  disciplinary  meetings.  The  companion  should  be  allowed 
to  address  the  meeting  to  put  and  sum  up  t h e   case  on  behalf  of  the  Senior  Staff 
member,  respond  on  his  or  her behalf to any views expressed at the meeting and confer 
with  the  Senior  Staff  member  during  the  meeting.  The  companion  does  not,  however, 
have  the  right  to  answer  questions  on  the  Senior  Staff  member’s  behalf,  address  the 
meeting  if  the  Senior  Staff  member  does  not  wish  it  or  prevent  the  university 
representative from explaining their case. 

 
 

 
2.4 
In  the  interest  of  ensuring  that  disciplinary  matters  are  resolved  as  speedily  as  possible, 
time limits  are  given  for  appropriate  stages  in  this  procedure.  These  are  for  guidance.  If 
it  is  not practicable to adhere to these time limits, they may be amended. The Senior Staff 
member will be kept informed of any changes to such time limits. 
 
2.5 
Senior  Staff  members  will  be  provided  with  copies  of  any  written  evidence  and  any 
relevant witness statements in advance of a formal disciplinary meeting. 
 
2.6 
Normally,  the formal  disciplinary  procedure will  be followed  in  the  order  of  the  stages  set 
out  in  Section  7  below.  However,  the  university  reserves  the  right  to  implement  the 
procedure at any stage if the allegation is of a nature serious enough to warrant it. 
 
2.7 
At  every  stage  of  the  procedure,  the  Senior  Staff  member  will  be  advised  of  the  nature 
of  the  complaint  against  him  or  her  and will  be  given  the  opportunity  to  state  his  or  her 
case before any decision is made. 
 
2.8 
No  Senior  Staff  member  will  be  dismissed  for  a  first  breach  of  discipline  except  in  the 
case  of gross misconduct, when the penalty may be summary dismissal without notice. 
 
2.9 
A Senior Staff member will have the right to appeal against any formal disciplinary action. 
 
 
2.10 
Records will be kept of all meetings and correspondence. 
 
 
2.11 
Disciplinary  matters  will  be  dealt  with  sensitively  and  with  due  respect  for  the  privacy  of 
any  individuals  involved.  All  employees  must  treat  as  confidential  any  information 
communicated to them in connection with any part of this procedure. 
 
3. 
Informal procedure 
 
 
3.1 
If  appropriate,  for  example  in  cases  of  minor  misconduct,  reasonable  effort  will  be 
made  to  resolve  matters  by  informal  discussions  with  the  Senior  Staff  member.  This  will 
be dealt with by the Vice-Chancellor or his nominee or, in the case of the Vice-Chancellor, 
by the Chairman of the Board of Governors, or in his or her absence the Deputy Chairman 
of the Board of Governors. 
 
3.2 
If, despite informal  discussions (or if informal discussions are not appropriate), the Senior 
Staff  member’s  conduct  or  performance  does  not  meet  acceptable  standards,  the 
formal  procedure below may be followed. 
 
4. 
Investigations 
 
 
4.1 
No  disciplinary  action  will  be  taken  against  a  Senior  Staff  member  until  the  matter  has 
been  fully  investigated  by an individual  nominated by the Chairman,  Deputy Chairman  or 
Vice-Chancellor  as  may  be  appropriate.  The  investigating  officer  may  be  another  Senior 
Staff  member  including  the  Vice-Chancellor,  a  member  or  members  of  the  Board  of 

 
 

Governors  or  an  independent  external investigator. 
 
4.2 
Depending  on the  circumstances  of  the  allegations,  it  may  not  always be  necessary  to 
conduct  an  investigation  meeting  with  the  Senior  Staff  member.  An  investigation 
meeting  is  not  a  formal  disciplinary  meeting.  If  an  investigation  meeting  is  held,  the 
Senior Staff member will be given advance warning and reasonable time to prepare. 
 
5. 
Suspension 
 
 
5.1 
There  may  be  circumstances  during  an  investigation  where  suspension  from  duty 
pending  the holding of a formal disciplinary meeting may be appropriate. 
 
5.2 
The  decision  to  suspend  may  be  exercised  by  the  Chairman  or  Deputy  Chairman,  or  by 
the  Vice-Chancellor  in  respect  of  Senior  Post  Holders or, in the case of Senior 
Employees,  b y   the  Vice-Chancellor  or  a  senior  member  of  management  to whom  the 
power  has  been delegated.  Suspension  shall  be  reported  to the  Board  within  2  working 
days or as soon thereafter as practicable. 
 
5.3 
Suspension should only be imposed after careful consideration and it should be made clear 
to the Senior Staff member that it is not considered a disciplinary act. 
 
5.4 
Where a  decision is made to suspend  a  Senior  Staff member from duty,  the  Senior Staff 
member  shall  without  unreasonable  delay  be  provided  by  the  suspending  manager  with 
written notification of: 
 
5.4.1 
the suspension; and 
 
 
5.4.2 
the reasons for the suspension. 
 
 
5.5 
A period of suspension pending a disciplinary meeting should be kept as brief as possible 
and will be kept under regular review. 
 
5.6 
A  Senior  Staff  member  who  is  suspended  from  duty  shall,  throughout  the  period  of 
suspension, continue to be entitled to his/her full pay. 
 
5.7 
A Senior Staff member who has been under suspension for 3 weeks or more may appeal 
to the Board of Governors by writing to the Clerk save where the Senior Staff member has 
been notified that  the  case  for  possible  dismissal  has  been  referred  for  investigation  or 
hearing.  Any  such  appeal  will  be  considered  on  paper  by  a  designated  member  of  the 
board. 
 
6. 
Formal procedure 
 
 
6.1 
If,  upon  completion  of  an  investigation,  there  are  reasonable  grounds  to  believe  that  a 
Senior  Staff  member  has  committed  an  act  of  misconduct  or  that  performance  is  not 
meeting  required standards, the Chairman or Deputy Chairman, Vice-Chancellor or Senior 

 
 

member of management  as is appropriate will  invite the Senior Staff  member to attend a 
disciplinary  meeting.  The  Senior  Staff  member  will  be  advised  in  writing  5  working  days 
before the  meeting  of the  nature  of the  alleged  misconduct  or  performance  issue,  the 
possible  consequences  of  the  meeting  (including  dismissal  if  that  is  a  possible  outcome 
of  the  meeting)  and  be  provided  with  any  relevant  papers  (such  as  written  evidence  and 
witness  statements)  to  enable  the  Senior  Staff  member  to  prepare  for  the  meeting.  The 
written  notification  will  detail  the  date  and  venue  of  the  meeting  and  the  Senior  Staff 
member’s right to be accompanied. 
 
6.2 
The disciplinary panel will normally be as follows: 
 
 
6.2.1 
In the case of the Vice-Chancellor: 
 
 
6.2.1.1 
The Board of Governors; 
 
 
6.2.2 
For all other Senior Post-Holders: 
 
 
6.2.2.1 
The Vice-Chancellor accompanied by a member of the HR team; or 
 
 
6.2.2.2 
where  the  Vice-Chancellor  is  unable  to  hear  the  case,  a  panel  of 
not  less  than  2  people  chaired  by  a  member  of  the  Board  of 
Governors nominated by the Chair or Deputy Chair. 
 
6.2.3 
For all other Senior Employees: 
 
 
6.2.3.1 
The  DVC,  a  PVC/Dean,  the  COO  or  another  appropriate  senior 
member  of  the  management  team  in  each  case  accompanied  by  a 
member of the HR team. 
 
The  disciplinary  panel  shall  not  include  the  investigating  officer.  Staff  and  student 
members  of  the  Board  of  Governors  may  be  excluded  from  any  disciplinary  panel. 
Where  the  power  of  dismissal  has  been  delegated,  the  power  will  revert  to  the 
person  or  persons  making  the delegation  where  the  person  to  whom  the  power  has 
been  delegated  has  been  previously  involved  at  an  earlier  stage  of  the  procedure  or 
otherwise has a conflict of interest. 
 
6.3 
If the Senior Staff member wishes to call relevant witnesses to the meeting, he/she should 
advise the Clerk to the Board of Governors of this in advance of the meeting.  The Senior 
Staff  member  will  be  informed prior to the meeting if the disciplinary panel intends to call 
relevant witnesses. 
 
6.4 
Before  the  meeting  takes  place,  the  Senior  Staff  member  should  notify  the  Clerk  to  the 
Board  of  Governors  if  he  or  she  is  to  be  accompanied  and  provide  the  name  and 
contact  details  of  the companion.  If the chosen companion of the Senior Staff member is 
unavailable  on  the  date  of  the  initial  meeting,  the  Senior  Staff  member  may  delay  the 

 
 

date  of  that  meeting  once  by  up  to five  working  days  to  enable  the  chosen  companion 
to  attend.  The  location  and  timing  of  any alternative  meeting  should  be  convenient  to 
both  the  disciplinary  panel  and  the  Senior  Staff member,  but  should  not  unduly  delay 
the  process.  Reasonable  requests  by  both  parties  for  a postponement of the meeting will 
be considered. 
 
6.5 
At any disciplinary meeting, the Senior Staff member will be given an opportunity to state 
his or her case. 
 
6.6 
The  individual  who  conducted  the  investigation  may  be  required  to  attend  the 
disciplinary meeting in order to present the findings of the investigation and any supporting 
material. 
 
6.7 
At  the  end  of  the  meeting  the  Disciplinary  Panel  will  adjourn  to  consider  their  decision. 
The  outcome  of  the  disciplinary  meeting  will  be  confirmed  in  writing  to  the  Senior  Staff 
member  within  5  working  days  of  the  hearing.  Where  disciplinary  action  is  the 
outcome,  the  Senior  Staff member will be informed of the nature of the action and the right 
to appeal under this procedure. 
 
6.8 
If  the  Senior  Staff  member  fails  persistently,  without  good  reason,  to  attend  a 
disciplinary meeting the meeting may proceed, and a decision may be made, in his or her 
absence. In these circumstances the disciplinary panel may afford the Senior Staff member 
the  opportunity  to  either  submit  written  representations  and/or  be  represented  by  a 
workplace  colleague  or  trade  union representative at the meeting. 
 
7. 
Disciplinary action 
 
 
7.1 
Stage 1: First written warning 
 
 
7.1.1 
A first written warning will usually be  given to  the  Senior  Staff member  by the 
disciplinary  panel  if  the  Senior  Staff  member  commits  an  act  of  misconduct 
or  his or her performance falls below the standard required. 
 
7.1.2 
The written  warning will  give details of the Senior Staff member’s misconduct  or 
poor  performance,  the  improvement  required  and  the  time  limit  within  which 
such  improvement  must  be  achieved  (if  appropriate).  The  warning  will  state 
that,  if  the Senior  Staff  member  commits  a  further  offence  of  misconduct  or 
fails  to  improve performance  during  the  period  specified  in  the  warning,  action 
under  Stage  2  will  be considered.  The written warning will also advise the Senior 
Staff member of the right of appeal in accordance with Section 9 below. 
 
7.1.3 
A copy of the written warning will be placed on the Senior Staff member’s 
personnel file. The warning will be spent, and will be disregarded for disciplinary 
purposes after 12 months, subject to the Senior Staff member’s conduct or 

 
 

performance having been satisfactory throughout that period. 
 
7.2 
Stage 2: Final written warning 
 
 
7.2.1 
A final written warning will normally be given to the Senior Staff member if: 
 
 
7.2.1.1 
the  Senior  Staff  member  fails  to  comply  with  a  first  written  warning 
given under Stage 1; 
 
7.2.1.2 
despite  having  been  given,  under  Stage  1,  a  first  written  warning 
as  the  result  of  misconduct  or  poor  performance,  the  Senior  Staff 
member commits  a  further  offence  of  misconduct  or  fails  to  meet 
with  required performance standard; or 
 
7.2.1.3 
the  Senior  Staff  member’s  misconduct  or  poor  performance 
although  not considered  to  be  serious  enough  to  justify  summary 
dismissal,  is sufficiently serious to warrant a final written warning. 
 
7.2.2 
The  final  written  warning  will  give  details  of  the  Senior  Staff  member’s 
misconduct  or poor  performance,  the  improvement  required  and  the  time  limit 
within  which  such improvement  must  be  achieved  (if  appropriate). The  warning 
will  state  that,  if  the  Senior  Staff  member    commits  a  further  offence  of 
misconduct  or  fails  to  meet  the  required  performance  standard,  during  the 
period  specified  in  the  warning,  his  or  her employment may be terminated.   The 
final  written  warning  will  also  advise  the  Senior  Staff  member  of  the  right  of 
appeal in accordance with Section 9 below. 
 
7.2.3 
A  copy  of  the  final  written  warning  will  be  placed  on  the  Senior  Staff 
member’s personnel  file.  The  warning  will  be  spent,  and  will  be  disregarded 
for  disciplinary  purposes  after  12  months  (although,  in  exceptional  cases,  the 
period  may  be  longer),  subject  to  the  Senior  Staff  member’s  conduct  or 
performance having been satisfactory throughout that period. 
 
7.3 
Stage 3: Dismissal 
 
 
7.3.1 
The  Disciplinary  Panel  may,  following  a  disciplinary  meeting,  give  notice  of 
dismissal to the Senior Staff member if: 
 
7.3.1.1 
the  Senior  Staff  member  fails  to  comply  with  a  final  written  warning 
given under Stage 2; or 
 
7.3.1.2 
despite  having  been  given,  under  Stage  2,  a  final  written  warning 
as  the  result  of  misconduct  or  poor  performance,  the  Senior  Staff 
member commits  a  further  offence  of  misconduct  or  fails  to  meet 
the  required performance standard. 
 

 
 

7.3.2 
The  decision  to  dismiss  will  be  communicated  in writing  to the Senior Staff 
member  and  will  specify  the  reasons  for  dismissal  and  the  date  on  which 
the  employment  will terminate. The  communication  must  also  notify  the  Senior 
Staff  member  of  his/her  right of appeal against the decision in accordance with 
Section 9 below. 
 
7.3.3 
Dismissal in these circumstances will normally be with notice. 
 
8. 
Gross misconduct / summary dismissal 
 
 
8.1 
The  Disciplinary  Panel  may  summarily  dismiss  the  Senior  Staff  member  without  notice 
if,  on completion  of  an  investigation  and  a  disciplinary  meeting,  it  is  considered  that  the 
Senior Staff member has been guilty of gross misconduct. 
 
8.2 
The  Disciplinary  Panel  shall,  within  5  working  days  of  the  meeting,  provide  the  Senior 
Staff member  with  a  written  statement  of  the  alleged  gross  misconduct  which  has  led  to 
the  dismissal and  the  reasons  why  the  Disciplinary  Panel  considers  that  the  Senior  Staff 
member  was  guilty  of such misconduct and notify the Senior Staff member of the right to 
appeal against the dismissal. 
 
8.3 
The  following  offences  are  examples  of  offences  which  are  normally  regarded  as 
grounds  for summary dismissal: 
 
• 
Theft, fraud, unauthorised possession of, or use of property or facilities belonging 
to the university or to any employee, student or visitor. 
 
• 
Threats or use of physical violence against any student or any other person. 
 
 
• 
Serious, negligent or wilful damage to university property. 
 
 
• 
Deliberate falsification of university registers, reports, accounts, expense claims, 
self-certification forms or other records. 
 
• 
Violent, dangerous or intimidating conduct. 
 
 
• 
Bribery or corruption. 
 
 
• 
Refusal to carry out duties, reasonable instructions or to comply with university 
rules. 
 
 
• 
Serious acts of insubordination. 
 
 
• 
Being under the influence of alcohol, illegal drugs or other substances during 
working hours. 
 
• 
Violation of the university’s rules and procedures concerning health and safety at 
work. 
 

 
 

 
• 
Harassment  or discrimination  against  employees,  students  or members  of  the 
public  on  the  grounds  of  gender,  sexual  orientation,  marital  or  civil  partner 
status,  gender reassignment,  race,  colour,  nationality,  ethnic  or  national  origin, 
disability, religion  or belief or age. 
 
• 
Serious negligence or incompetence which causes loss, damage or injury. 
 
 
• 
Irresponsible conduct of a type likely to endanger the health and safety of others. 
 
 
• 
Serious  disregard  for  the  safety  or  wellbeing  of  any  person  during  the 
course  of university activities; 
 
• 
Abuse of the university IT systems; 
 
 
• 
Sexual misconduct during the course of university activities; 
 
 
• 
Bringing the university into serious disrepute, and 
 
• 
Conviction  for  a  criminal  offence  that,  in  the  university’s  opinion,  may  affect 
the  university’s  reputation  or  its  relationships  with  its  staff,  students  or  the 
public  or  otherwise  affects  the  Senior  Staff  member’s  suitability  to  continue 
to  work  for  the university. 
 
• 
Serious breach of confidentiality (subject to the Public Interest Disclosure Act 
1998). 
 
 
• 
Misuse  of  e-mail,  social  media  or  of  the  internet  (including  downloading  or 
transmission  of  material  which  is  defamatory,  offensive,  obscene,  malicious, 
discriminatory  or  protected  copyright  material)  whether  or  not  within  normal 
working  hours  or  over university IT systems. 
 
The above examples are not exhaustive or exclusive and offences of a similar nature will 
be dealt with under this procedure. Further information can also be found in the university’s 
policies and procedures which are available on the intranet. 
 
9. 
Appeal 
 
 
9.1 
If the Senior Staff member wishes to appeal against the decision of a Disciplinary Hearing, 
he/she  must  write  to  the  Clerk  to  the  Board  of  Governors  within  5  days  of  the  date  the 
outcome was communicated to him/her, stating the grounds for appeal. 
 
9.2 
The  appeal  will  be  heard  by  an  appeal  committee  of  the  Board  of  Governors  or  the 
Vice-Chancellor  (where  the  Vice-Chancellor  has  not  previously  made  the  decision  to 
dismiss).  Where  the  appeal  is  to  a  committee  of  the  Board  of  Governors,  it  will  not 
include  any  member  of  the  Board  of  Governors  who  has  been  involved  in  the 

 
 

disciplinary  process  in  question  so  far  or  the Vice-Chancellor, staff or student members of 
the Board of Governors. 
 
9.3 
The  appeal  meeting  will  be  held  as  soon  as  reasonably  practicable  after  the  notice  to 
appeal  has  been  received.  The  Senior  Staff  member  will  be  given  at  least  5  working 
days  notice  of  the meeting date to allow him or her to prepare for the meeting. 
 
9.4 
At the appeal meeting, the Senior Staff member will  be given the opportunity to state his 
or  her  case and has the right to be accompanied by a  representative of a  trade union or 
fellow worker. 
 
9.5 
If  the  chosen  companion  of  the  Senior  Staff  member  is  unavailable  on  the  date  of  the 
initial meeting, the Senior Staff member may delay the date of that meeting once by up to 
five working days  to  enable  the  chosen  companion  to  attend.  The  location  and  timing 
of  any  alternative meeting should be convenient to both the appeal panel and the Senior 
Staff  member,  but  should  not  unduly  delay  the  process.  Reasonable  requests  by  both 
parties for a  postponement of the meeting will be considered. 
 
9.6 
At  the  appeal,  the  disciplinary  penalty  imposed  will  be  reviewed,  but  it  cannot  be 
increased.  The appeal  decision  will  be  notified  to  the  Senior  Staff  member  and  to  the 
Board  of  Governors  in  writing  without  unreasonable  delay following  the appeal  meeting. 
The appeal decision is final. 
 
9.7 
This section relating to Appeals does not apply to the Vice-Chancellor who will is subject to 
the requirements of the Instrument and Articles from time to time. 
10 
 
 

Document Outline