This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'University policies on gender-based violence'.


Human Resources Team 
Human Resources Directorate 
 
 
 

Disciplinary Procedure 
Academic/Teaching Staff 
in Higher Education 
Created: October 1999 
Author:  
Originating Directorate:  
Approved by:  
Date of approval:  
Effective date:  
Due for review:  
 
_____________________ 
 
October 1999 
1 

link to page 3 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 6 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 Contents 
 
1. 
Purpose and Scope .................................................................................................................. 3 
2. 
General Principles .................................................................................................................... 4 
3. 
Conduct to Which the Procedure Applies ................................................................................. 5 
4. 
Procedure in Cases of Misconduct ........................................................................................... 5 
4.1 
Informal Procedure ............................................................................................................. 5 
4.2 
Formal Procedure ............................................................................................................... 5 
4.2.1 
Stage 1 - Oral Warning ................................................................................................. 5 
4.2.2 
Stage 2 - Written Warning ............................................................................................ 6 
4.2.3 
Stage 3 - Final Written Warning ................................................................................... 6 
4.2.4 
Stage 4 - Dismissal ...................................................................................................... 7 
5. 
Procedure in Cases of Gross Misconduct ................................................................................. 7 
6. 
Authority to Dismiss .................................................................................................................. 7 
7. 
Appeals ..................................................................................................................................... 8 
8. 
Precautionary Suspension ........................................................................................................ 8 
9. 
Alternative Disciplinary Action ................................................................................................... 9 
10. 
Discrimination ......................................................................................................................... 9 
11. 
Personnel Department ........................................................................................................... 9 
Appendix ........................................................................................................................................ 10 
Disciplinary Panels ..................................................................................................................... 10 
 
 
 
_____________________ 
October 1999 

 
 
2 

 
1. 
Purpose and Scope 
 
1.1 
The University is obliged to maintain high standards of conduct amongst all its 
employees to ensure it is not brought into disrepute and to prevent public confidence 
in its operation being undermined.  It is recognised that good conduct, attendance 
and job performance is essential for the safety and well-being of all employees.  It is 
equally important that disciplinary action should be considered and applied fairly and 
consistently, with regard to all the circumstances of any particular case. 
 
1.2  
This agreement is made between the University and the Trade Unions representing 
members of the teaching staff of the University recognised by the University and is 
designed to ensure that disciplinary matters are dealt with thoroughly, promptly and 
equitably. 
 
1.3 
This agreement applies to all members of academic/teaching staff of the University 
(hereafter "lecturers") who are covered by the Recognition and Procedure 
Agreement between the University and the recognised Trade Unions, other than 
those excluded in paragraphs 1.5 and 1.6 below. 
 
1.4 
This agreement is supplementary to the general provisions contained in the Articles 
of Government of the University. 
 
1.5 
Subject to 1.6, the procedures in this agreement shall apply to all employment 
situations involving a lecturer with the exception of: 
 
• 
The expiry of a fixed term contract of employment with the University on 
completion of the fixed term. 
 
 
• 
The termination of casual or temporary contracts of appointment. 
 
• 
Redundancy (where separate procedures would apply in consultation with the 
full-time official of the Trade Union(s) affected). 
 
• 
The situation where complaint is made of inadequate performance of duties 
on a ground other than that of unjustifiable failure to undertake them (See 
Procedure on Work Capability). 
 
• 
The situation where a member of the teaching staff is suffering from ill-health 
(see Procedure on Capability/Ill-Health). 
 
1.6 
The procedures in this agreement apply to: 
  
• 
Pro-rata lecturing staff. 
 
• 
Fixed-term, part-time lecturing staff until a separate procedure is agreed 
between the University and the relevant Trade Unions in respect of this staff 
group. 
 
 
 
_____________________ 
 
October 1999 
3 

 
1.7 
Lecturers serving a period of probationary service whose performance is considered 
unsatisfactory and who are considered unsuitable for confirmation of their 
appointment will be reviewed in accordance with the separate procedure for 
Probationary Service and not by this Procedure.  This Procedure, however, will apply 
to these individuals where allegations of misconduct or gross misconduct arise 
during the probationary period.  The result of any disciplinary action arising from the 
disciplinary procedure can be considered relevant in terms of their review under the 
Probationary Service Procedure.   
 
2. 
General Principles 
 
2.1 
No disciplinary action will be taken until the matter has been thoroughly investigated. 
 
2.2 
At all stages of the formal disciplinary procedure lecturers have a right to be informed 
by the person responsible for chairing the disciplinary hearing of his or her right to be 
accompanied at a disciplinary hearing by a friend or officially recognised union 
representative. 
 
2.3 
A lecturer may produce at any formal stage of the procedure, witnesses, supporting 
statements or other material evidence. 
 
2.4 
A lecturer must be given by the person responsible for chairing the disciplinary 
hearing written notice of any hearing and of the allegations made against him/her. 
 
2.5 
No disciplinary action shall be taken against a lecturer who is a recognised trade 
union representative without prior discussion with a full-time official of the 
appropriate Trade Union. 
 
2.6 
All rights and facilities under this agreement shall be made available to all lecturers 
irrespective of race, sex, marital status or disability. 
 
2.7 
A lecturer has the right to appeal against a disciplinary decision and/or the penalty 
associated with it. 
 
2.8 
No provision within this procedure shall be seen as inhibiting a lecturer's right to 
make a complaint under the appropriate employment legislation where applicable. 
 
2.9 
The University reserves the right to provide a hearing in the absence of a lecturer 
after one adjournment, with the lecturer to be represented at the hearing after the 
adjournment if so desired. 
 
2.10  A lecturer has academic freedom within the law and in that context may question and 
test received wisdom, and may put forward new ideas and controversial or unpopular 
opinions, without placing him/herself in jeopardy of losing his or her job or otherwise 
being subject to the Procedure contained in this document. 
 
 
 
_____________________ 
 
October 1999 
4 

 
3. 
Conduct to Which the Procedure Applies 
 
3.1 
This procedure applies only to: 
 
• 
Misconduct by a lecturer. 
 
• 
Gross misconduct by a lecturer. 
 
3.2 
Misconduct is conduct, less than gross misconduct, by a lecturer which consists for 
no justifiable reason of the unsatisfactory performance, or non-performance or 
neglect, of his or her duties as a member of the teaching staff. 
 
3.3 
Gross misconduct is misconduct of such a nature that the University is justified in no 
longer tolerating the continued presence at the place of work of a lecturer who 
commits such an offence.  It includes misbehaviour which is deliberate, reckless or 
grossly negligent in regard to persons or property and which is against the interest of 
a lecturer's fellow workers, students and/or the employers. 
 
3.4 
Conduct which, in isolation may be misconduct but not gross misconduct, may 
become gross misconduct through being habitual or persistent. 
 
4. 
Procedure in Cases of Misconduct 
 
4.1  Informal Procedure 
 
 
In many cases informal counselling, normally carried out by the Head of Department, 
may be appropriate in the first instance.  Before this informal procedure commences, 
the individual should be warned that the counselling relates to a possible disciplinary 
matter.  Then the informal procedure should take the form of a discussion with the 
objective of encouraging and helping the lecturer to resolve the problem.  If during 
the meeting it becomes obvious that the matter is more serious the lecturer should 
be properly advised that the informal session appears to be leading to the start of 
formal proceedings.  At that point the meeting should be terminated, and after a 
reasonable period of time, separate formal proceedings should take place.  A brief 
note should be kept of the fact that the warning given and of any counselling for 
reference purposes.  It should not be confused with action taken under the formal 
disciplinary procedure. 
 
4.2  Formal Procedure 
 
 
Normally the formal procedure in cases of misconduct is as follows: 
 
 
4.2.1  Stage 1 - Oral Warning   
 
In the event of misconduct, the lecturer will be given a formal oral warning by 
the Head of Department.  The oral warning shall state: 
 
• 
That it is a formal oral warning within the Disciplinary Procedure. 
 
• 
The reasons for the warning. 
 
_____________________ 
 
October 1999 
5 

 
• 
The period of time during which the warning will remain in force. 
 
• 
Any consequences which may follow in the event of further misconduct 
being proved during the currency of the warning. 
 
• 
The lecturer's right to appeal or log a statement. 
 
 
The warning should be for a fixed period set by the Head of Department. 
 
 
The warning and its period of duration shall be recorded.  A brief note will be 
made on record that such an oral warning has been given.  Copies of the note 
shall be given to the lecturer concerned and to the friend, if any, who attended 
when the oral warning was given. 
 
 
4.2.2  Stage 2 - Written Warning   
 
If further misconduct occurs, a written warning is likely to result.  This will be 
given to the lecturer by the Head of Department.  The written warning shall 
state: 
 
• 
That it is a written warning within the Disciplinary Procedure. 
 
• 
The reason for the warning. 
 
• 
The period of time during which the warning will remain in force. 
 
• 
That further misconduct within the period of warning is likely to result in 
a Final Written Warning. 
 
• 
The lecturer's right of appeal. 
 
 
And shall be signed by (the appropriate disciplinary authority), with a copy 
forwarded to the Human Resources Team. 
 
 
4.2.3  Stage 3 - Final Written Warning   
 
If further misconduct occurs, the lecturer is likely to receive a Final Written 
Warning.  This Final Written Warning will be given by the Dean.  It shall state: 
 
• 
That it is a Final Written Warning within the Disciplinary Procedure. 
 
• 
The reason for the warning. 
 
• 
The period of time during which the warning will remain in force. 
 
• 
That any recurrence of the offence within the period of the warning will 
render the lecturer liable to dismissal. 
 
• 
The lecturer's right of appeal. 
 
 
And shall be signed by (the appropriate disciplinary authority), with a copy 
forwarded to the Human Resources Team. 
_____________________ 
 
October 1999 
6 

link to page 6 link to page 10  
 
4.2.4  Stage 4 - Dismissal 
 
If further misconduct occurs, then Dismissal by the Chief Executive and Vice-
Chancellor will normally result.  The lecturer will be provided as soon as 
reasonably practicable, with written confirmation including the reason(s) for 
the dismissal, the date on which employment will terminate and the right of 
appeal. 
 
4.3 
Except in special circumstances instances of misconduct should be disregarded after 
a period of satisfactory conduct which shall be specified at the time of its issue.  The 
Human Resources Team will monitor such cases to ensure that there is some 
consistency in determining time scales, whilst permitting the flexibility that is 
necessary depending on the circumstances of a particular case. 
 
4.4 
The above normal procedure does not prevent misconduct which is sufficiently 
serious being dealt with a final written warning as the first and only stage short of 
dismissal, in which case the requirements of Stage 3 shall apply. 
 
4.5 
A hearing will normally be convened in accordance with the model procedure laid 
down in the Appendix. 
 
5. 
Procedure in Cases of Gross Misconduct 
 
 
If a lecturer is accused of an act of gross misconduct, he or she may be suspended from 
work normally for no more than five working days with pay, whilst the alleged offence is 
investigated.  If on completion of the investigation and full disciplinary procedure the Chief 
Executive and Vice-Chancellor is satisfied that gross misconduct has occurred, the result 
will normally be summary dismissal without notice or payment in lieu of notice.  If special 
mitigating circumstances are present, the Chief Executive and Vice-Chancellor may issue a 
final written warning which shall not be subject to a time limit and which shall continue to 
remain in effect unless the lecturer is informed otherwise after a review.  Application for the 
review of such a final written warning may not be made to the Chief Executive and Vice-
Chancellor within three years. 
 
6. 
Authority to Dismiss 
 
 
The Articles of Government confer on the Chief Executive and Vice-Chancellor the power to 
dismiss.  The Chief Executive and Vice-Chancellor have the right to delegate such power to 
a panel chaired by a member of the Senior Executive, or to an appropriate senior member 
of management in specific circumstances.  Where such delegated power is exercised the 
dismissed employee shall have the right of appeal to the Chief Executive and Vice-
Chancellor before the decision to dismiss is confirmed in writing by the Chief Executive and 
Vice-Chancellor.  Notice of intention to exercise this right must be given to the Chief 
Executive and Vice-Chancellor in writing within seven working days of the date of the 
original decision having been handed to the employee or nine working days from the date it 
has been despatched to the employee by recorded delivery. 
 
 
 
_____________________ 
 
October 1999 
7 

link to page 10  
7. 
Appeals 
 
7.1 
A lecturer wishing to appeal against a disciplinary decision other than dismissal 
should inform the Director of Human Resources in writing within seven working days.  
An appeal will normally be heard in accordance with the model procedure laid down 
in the Appendix. 
 
7.2 
Where an appeal is against dismissal or against other disciplinary action taken by 
the Chief Executive and Vice-Chancellor then such an appeal should be made to the 
Clerk to the Board of Governors in writing within seven working days.  The Chairman 
of the Board will nominate a Governor or Governors to hear the appeal.  This 
procedure does not prevent an independent individual with relevant expertise being 
co-opted onto an appeal panel if appropriate at the invitation of the Chairman of the 
Board of Governors.  Those appointed under the above provision to hear the appeal 
shall have the power to determine the matter.  In the event of an appeal against a 
decision to dismiss, the dismissal will not take effect until the appeal has been 
determined.  If, however, the decision to dismiss is upheld, the effective date of 
termination shall be established by reference to the original decision. 
 
8. 
Precautionary Suspension 
 
8.1 
The Chief Executive and Vice-Chancellor may suspend from duty, with pay, any 
lecturer for suspected or alleged gross misconduct or other good and urgent cause.  
Anyone who is suspended from duty shall be entitled to receive from the Chief 
Executive and Vice-Chancellor or other senior member of management to whom the 
right to suspend has been delegated written notification of the suspension, setting 
out the grounds on which the decision to suspend has been taken.  This should be 
issued where practicable within 2 working days of the commencement of the 
suspension. 
 
8.2 
Where the circumstances clearly necessitate the removal of an employee from the 
premises without delay, the authority to do so is vested in the senior responsible 
person available on site.  Where this person is not a senior member of management, 
this decision must be confirmed at the earliest opportunity, and certainly no later than 
the next working day, by the Chief Executive and Vice-Chancellor or a senior 
member of management to whom the right to suspend has been delegated. 
 
8.3 
Where a member of staff is suspended then due facilities should be granted with the 
approval of the Chief Executive and Vice-Chancellor to give the lecturer or a 
representative reasonable access to the premises to gather documentation which 
may be pertinent to the presentation of his/her case at a disciplinary interview or 
appeal hearing. 
 
8.4 
Any person under suspension for three weeks or more may make an appeal against 
the suspension.  Such an appeal should be made to the Clerk to the Board of 
Governors in writing.  This appeal should be heard as soon as practicable by a 
designated member of the Board of Governors, and the suspension shall continue to 
operate pending the determination of the appeal. 
 
 
 
_____________________ 
 
October 1999 
8 

 
9. 
Alternative Disciplinary Action 
 
 
Circumstances may arise where, as an alternative to dismissal, another penalty may be 
considered.  Such penalties include a period of suspension (without pay), this will not 
normally be for more than five working days, downgrading (loss of increment) or the 
imposition of a further final warning.  If such an alternative penalty is imposed the lecturer 
has the right to appeal against it through the normal appeals procedure. 
 
10.  Discrimination 
 
 
The disciplinary procedures will be applied equitably irrespective of race, ethnic origin, 
nationality, sex, marital status or disability.  Lecturers who are accused of sexual or racial 
harassment at work will be liable to disciplinary action under the University's Disciplinary 
Procedures and may be subject to warnings, compulsory transfer (without protection of 
salary or wages) or dismissal. 
 
11.  Personnel Department   
 
11.1  The Human Resources Team shall be informed of all cases in which this formal 
procedure is to be involved. 
 
11.2  At formal stages those responsible for the procedure may be accompanied by a 
Senior Member of the Human Resources Team who reports directly to the Director 
of Human Resources or, where appropriate, the Director of Human Resources. 
 
11.3  The Human Resources Team may produce guidance notes from time to time to deal 
with specific aspects of this procedure, in consultation with the recognised unions. 
_____________________ 
 
October 1999 
9 

Appendix 
 
Disciplinary Panels 
 
Where appropriate, investigations will be carried out by the line manager who will then present the management case in any subsequent disciplinary hearing. 
In these circumstances, members of the Panel would be as follows: 
 
 
 
 
Disciplinary Hearing Panel 
Appeal Panel 
 
 
 
 
 
 
Chair 
Other 
Chair  
Other Persons Present 
 
1.  Oral Warning 
Member of Faculty 
(other representative) 
Dean                                          (other representative) 
Executive or Dept 
        (OR) 
Management Team (not line 
Head of School 
manager of individual) 
 
2.  Written Warning 
As above 
Independent member of 
Pro Vice-Chancellor 
Head of School and 
Faculty Executive or Dept 
Member of the Personnel 
Management Team 
Management Team 
 
3.  Final Written Warning 
Head of School (if 
An independent Head of 
Pro Vice-Chancellor 
Independent Head of School 
 
applicable) or Dean of 
Department or Head of 
and Director of Personnel 
Faculty 
School 
 
4.  Dismissal 
(a) Pro Vice-Chancellor                 Head of School or at 
 
 
                                                      least equivalent level 
 
    
 
     Reference to the Chief Executive & 
      Governor or Governors appointed 
     Vice-Chancellor (see Section 6) 
      (see Section 7) 
                         OR 
 
(b) Chief Executive                        Head of School 
       Governor or Governors appointed 
      & Vice-Chancellor 
       (see Section 7) 
 
 
 
_____________________ 
October 1999 
 

Document Outline