This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'University policies on gender-based violence'.


Human Resources  
People and Organisational Development 
 
 
 
 

Disciplinary Procedure 
APT&C Staff 
December 1998 
Revised November 2015 
 

link to page 3 link to page 3 link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 12 link to page 12
 
Contents 
 
1. 
Purpose and Scope .................................................................................................................. 3 
2. 
General Principles .................................................................................................................... 3 
3. 
Procedure ................................................................................................................................. 4 
3.2 
Formal Procedure ............................................................................................................... 4 
3.3 
Incapability .......................................................................................................................... 5 
3.3.1 
Definition ...................................................................................................................... 5 
3.3.2 
Declining Standard of Performance .............................................................................. 6 
3.3.3 
Incapability through Ill-health ........................................................................................ 7 
3.4 
Gross Misconduct ............................................................................................................... 7 
3.5 
Appeals ............................................................................................................................... 7 
3.6 
Precautionary Suspension .................................................................................................. 8 
3.7 
Content of Warning Letters (and Oral Warnings) ................................................................ 8 
3.8 
Representation at Disciplinary Interview ............................................................................. 8 
4. 
Disciplinary Authority ................................................................................................................ 8 
4.1 
Dismissal ............................................................................................................................ 8 
4.2 
Other Disciplinary Action ..................................................................................................... 9 
4.3 
Appeals against Disciplinary Warnings ............................................................................... 9 
4.4 
Human Resources Team .................................................................................................... 9 
4.5 
Alternative Disciplinary Action ............................................................................................. 9 
5. 
Discrimination ........................................................................................................................... 9 
6. 
Absence and Timekeeping ..................................................................................................... 10 

Conclusion .............................................................................................................................. 10 
Appendix - delegated authority for dismissals and appeals under the Disciplinary Procedure 
APT&C Staff ............................................................................................................................... 12 

 
 
 

 

link to page 5  
1. 
Purpose and Scope 
 
1.1 
The University is obliged to maintain high standards of conduct amongst all its 
employees to ensure it is not brought into disrepute and to prevent public confidence 
in its operation being undermined.  It is recognised that good conduct, attendance 
and job performance is essential for the safety and well-being of all employees.  It is 
equally important that disciplinary action should be considered and applied fairly and 
consistently, with regard to all the circumstances of any particular case. 
 
1.2 
This agreement is made between the University and the Trade Unions recognised by 
the University and is designed to ensure that disciplinary matters are dealt with 
thoroughly, promptly and equitably.  This agreement applies to all APT&C 
employees of the University unless excluded in section 1.4 below. 
 
1.3 
This agreement supplements the general provisions contained in the Articles of 
Government of De Montfort University. 
 
1.4 
The procedures in this agreement shall apply to all APT&C employees with the 
exception of: 
 
a) 
Those who are serving a period of probationary service and dismissal arises 
from unsuitability for confirmation of appointment. 
 
b) 
The expiry of a fixed term contract of employment with the University. 
 
c) 
The termination of casual or temporary contracts of appointment. 
 
d) 
Redundancy. 
 
e) 
Those who are neither employed on a full time, nor a pro-rata contract.  
Cases relating to this group of staff will be dealt with under the Institutional 
Disciplinary Procedure. 
 
f) 
Those against whom complaints of inadequate performance are made other 
than wilful refusal to undertake duties (see paragraph 3.3 - Incapability). 
 
g) 
Those suffering from ill-health (see Procedure on Capability/Ill-health). 
 
2. 
General Principles 
 
No disciplinary action will be taken until the matter has been adequately investigated. 
 
At all stages of the formal disciplinary procedure employees have a right to the following: 
 
2.1 
The employee must be informed of his/her right to be accompanied at a disciplinary 
hearing by an officially recognised union representative or fellow employee, with 
management reserving the right to provide a hearing in the absence of an employee 
after one adjournment, with the employee to be represented at the hearing after the 
adjournment if so desired. 
 
 

 

 
2.2 
An employee must be made fully aware in writing in advance of any hearing of the 
allegations made against him/her and be given an adequate opportunity to explain or 
defend himself/herself, including the right to call witnesses and produce documents 
as appropriate. 
 
2.3 
A copy of any written disciplinary action taken against an employee must be 
provided for the information of his/her representative if the employee so requests. 
 
2.4 
No disciplinary action shall be taken against a recognised trade union representative 
without prior discussion with an accredited officer of the appropriate union. 
 
2.5 
All rights and facilities under this agreement shall be made available to all staff 
irrespective of race, sex, marital status or disability. 
 
2.6 
An employee has the right to appeal against any disciplinary penalty. 
 
2.7 
The procedure is designed to establish the facts quickly and to deal consistently with 
disciplinary issues. 
 
2.8 
No provision within this procedure shall be seen as inhibiting an employee's right to 
make a complaint under appropriate employment legislation where applicable. 
 
2.9 
The Human Resources Team must be informed prior to any Disciplinary hearing 
taking place. 
 
3. 
Procedure 
 
3.1 
In many cases informal counselling may be appropriate in the first instance.  It 
should take the form of a discussion with the objective of encouraging and helping 
the employee to improve.  If during the meeting it becomes obvious that the matter is 
more serious, the discussion should be pursued under the formal disciplinary 
procedure.  A brief note should be kept of any counselling for reference purposes.  It 
should not be confused with action taken under the formal disciplinary procedure. 
 
3.2  Formal Procedure 
 
 
Other than in cases of serious or gross misconduct the following sequence of 
warnings will apply except where otherwise stated: 
 
 
Stage 1 - Oral Warning - If conduct is unsatisfactory, the employee will be given a 
formal oral warning, which will be recorded.  He or she will be advised of the reason 
for the warning and of his or her right of appeal.  A brief note will be made on record 
that such an oral warning has been given. 
 
 
Stage 2 - Written Warning - If a further offence occurs, a written warning will be given 
which will include the reason for the warning and a note that further misconduct 
within a specified period may result in a Final Written Warning. 
 
 

 

 
 
Stage 3 - Final Written Warning - If further offences related to conduct occur or if the 
misconduct is sufficiently serious to warrant a final warning as the first and only 
stage short of dismissal but insufficiently serious to justify dismissal, then the 
employee will receive a Final Written Warning.  This Final Written Warning will make 
it clear that any recurrence of the offence within a specified period will render the 
employee liable to dismissal. 
 
 
Stage 4 - Dismissal - If further serious misconduct occurs, then Dismissal will 
normally result.  The employee will be provided as soon as reasonably practicable, 
with written confirmation including the reason(s) for the dismissal, the date on which 
employment will terminate and the right of appeal. 
 
 
NB:  Except in agreed special circumstances breaches of disciplinary rules should be 
disregarded after a specified period of satisfactory conduct.  This specified period 
should be indicated at the time the warning is issued.  The Human Resources Team 
will monitor such cases to ensure that there is some consistency in determining 
timescales, whilst permitting the flexibility that is necessary depending on the 
circumstances of a particular case. 
 
 
Matters involving an individual's capability should be dealt with under the separate 
procedure for Capability/Ill-health. 
 
3.3  Incapability 
 
3.3.1  Definition 
 
a) 
Each employee is expected to be qualified for and competent to 
undertake the work for which she/he is employed.  Where an individual 
develops an inability to meet the requirements due to health, physical 
ability or mental quality the procedure below should be applied. 
 
b) 
Where the problem/situation is initially identified by the supervisor, this 
will then be brought to the attention of the Line Manager.  (A supervisor 
is a person who has the task of controlling and organising the work of 
at least two employees, none of whom have subordinates). 
 
c) 
In all discussions and decisions, both the organisation's needs and the 
fair treatment of the individual should be taken into account. 
 
d) 
Where an individual's spoken or written English is limited, assistance 
may be obtained for interpretation of the facts, to ensure the individual 
fully understands the nature of the problem. 
 
e) 
This procedure is not intended to cover cases of misconduct, eg wilful 
neglect or unprofessional conduct, which are covered by the 
appropriate disciplinary procedure.  However, there may be 
circumstances where, within this procedure, the relevant disciplinary 
procedure is the appropriate machinery to use. 
 
 
 

 

 
3.3.2  Declining Standard of Performance 
 
a) 
Where the supervisor believes a problem resulting from incapability 
exists in the level of performance achieved by the individual, she/he will 
bring this to the attention of the Line Manager who must firstly examine 
the evidence available.  To assist in this the Line Manager will need to 
study records available, such as training and job descriptions, etc.  By 
determining the standard required for the job and the qualitative and 
quantitative standards by which the individual is being measured, the 
shortfall between required and actual performance will be determined 
and clearly set out. 
 
b) 
The Line Manager should arrange to see the individual to explore the 
reasons for the shortfall in performance, explaining precisely what is 
required of the individual and where this is not being achieved.  The 
individual may be represented by their trade union representative or 
accompanied by a work colleague/friend. 
 
c) 
The individual and their representative should be given every 
opportunity to answer or dispute the shortcomings identified or offer 
reasons for the situation. 
 
d) 
After the consultation process in (b) and (c) above the following 
arrangements should be implemented: 
 
 
Identification of measures to be taken and/or support to be given 
by the department to enable the gap to be closed between the 
achieved and required levels.  This may include training, closer 
supervision, temporary changes of hours, etc. 
 
 
The agreement of a review date (not exceeding 3 months) with 
regular feedback sessions between the line manager and 
member of staff. 
 
 
A clear statement that where failure to improve has occurred this 
may lead to formal disciplinary action being followed. 
 
e) 
At the end of the review period the individual should be seen by the line 
 
manager: 
 
 
Where the improvement is acceptable, the individual should be 
advised of this fact and that no further review is necessary, or 
 
 
Where the improvement is slight but not completely acceptable, 
a further extension may be necessary, or 
 
 
Where no improvement has occurred or performance remains 
unsatisfactory at the end of the review period, the matter will be 
moved into the formal disciplinary procedure, normally at Stage 
2. 
 

 

 
3.3.3  Incapability through Ill-health 
 
Incapability through ill-health leading to one of three categories: 
 
a) 
Prolonged absence. 
 
b) 
Short, frequent absences. 
 
c) 
Development of a condition which affects performance in post held but 
does not, necessarily, affect attendance at work. 
 
 
The assistance of a member of the Human Resources Team be 
requested by departments, the trade unions or the individual at any 
stage. 
 
d) 
The matter should be dealt with under the separate procedure for Ill 
Health. 
 
3.4  Gross Misconduct 
 
 
Gross misconduct is misconduct of such a nature that the University is justified in no 
longer tolerating the continued presence at the place of work of the employee who 
commits such an offence. 
 
 
Definition:  "Gross Misconduct means misbehaviour which is deliberate, reckless or 
grossly negligent in regard to persons or property and which is against the interests 
of an employee's fellow workers, students and/or the employers". 
 
 
If an employee is accused of an act of gross misconduct, they may be suspended 
from work normally for no more than 5 working days, whilst the alleged offence is 
investigated.  If on completion of the investigation and full disciplinary procedure the 
Vice-Chancellor is satisfied that gross misconduct has occurred, the result will 
normally be summary dismissal without notice or payment in lieu of notice.  If special 
mitigating circumstances are present, the Vice-Chancellor may issue or authorise the 
issue of a final written warning which shall not be subject to a time limit and which 
shall continue to remain in effect unless the employee is informed otherwise after a 
review. 
 
3.5  Appeals 
 
 
An employee wishing to appeal against a disciplinary decision other than dismissal 
should inform the Director of Human Resources in writing within seven working days.  
An appeal will normally be heard by the immediate superior of the person taking the 
disciplinary decision. 
 
 
Where an appeal is against dismissal or against other disciplinary action taken by 
the Vice-Chancellor then such an appeal should be made to the Clerk to the Board 
of Governors in writing within 7 working days.  The Chairman of the Board will 
nominate a Governor or Governors to hear the appeal and those so nominated shall 
have the power to determine the matter.  In the event of an appeal against a decision 
to dismiss, the dismissal will not take effect until the appeal has been determined.  If, 

 

 
however, the decision to dismiss is upheld, the effective date of termination shall be 
established by reference to the original decision. 
 
3.6  Precautionary Suspension 
 
 
The Vice-Chancellor may suspend from duty, with pay, any member of the staff of 
the University, for suspected or alleged misconduct or other good and urgent cause.  
Anyone who is suspended from duty shall be entitled to receive from the Vice-
Chancellor or other senior nominated officer to whom the right to suspend has been 
delegated written notification of the suspension, setting out the grounds on which the 
decision to suspend has been taken. 
 
 
Any person under suspension for three weeks or more may appeal in writing to the 
Clerk to the Board of Governors or person so designated against the suspension.  
This appeal should be heard as soon as practicable and the suspension shall 
continue to operate pending the determination of the appeal. 
 
3.7  Content of Warning Letters (and Oral Warnings) 
 
Any oral or written warning issued under the formal procedure shall state: 
 
a)  The reason for the warning. 
 
b)  The period of time during which the warning will remain in force. 
 
c)  The disciplinary action being taken and any consequences which may follow from 
such action in the event of a further disciplinary offence being proved during the 
currency of the warning.  In the case of a final written warning there should be a 
statement that any further misconduct will lead to dismissal. 
 
d)  The employee's right of appeal. 
 
 
And shall be signed by the appropriate disciplinary authority, with a copy forwarded 
to the Human Resources Team. 
 
3.8  Representation at Disciplinary Interview 
 
 
At a disciplinary interview at Stage 4 or where gross misconduct is being considered 
which could result in dismissal, the employee concerned may be accompanied by an 
officially recognised union representative or fellow employee. 
 
4. 
Disciplinary Authority 
 
4.1  Dismissal 
 
 
The Articles of Government confer on the Vice-Chancellor the power to dismiss.  The 
Vice-Chancellor has the right to delegate such power, and where such delegated 
power is exercised the dismissed employee shall have the right of appeal to the 
Vice-Chancellor before the decision to dismiss is confirmed.  Notice of intention to 
exercise this right must be given to the Vice-Chancellor in writing within seven 
working days of the date of the original decision having been handed to the 

 

link to page 12  
employee or been dispatched to the employee by recorded delivery or registered 
post. 
 
The current approved delegations are shown in the Appendix to this procedure. 
 
4.2  Other Disciplinary Action 
 
 
Formal disciplinary action may be taken in accordance with this procedure by the 
following staff: 
 
Staff 
 
 
Administrative, Professional, 
Faculty Manager or Head of Department, as 
Technical and Clerical Staff within  appropriate or, in the case of more serious or 
Faculties. 
repeated disciplinary matters, the Dean of Faculty 
of where unavailable, the appropriate member of 
the Executive. 
 
Administrative, Professional, 
The immediate manager or his/her superior or in 
Technical and Clerical Staff within  the case of more serious or repeated misconduct 
Central Divisions. 
the appropriate Head of Cost Centre or the 
member of the Executive to whom they report. 
 
All Other Staff 
The Head of Section who directly reports to a 
member of the Executive or in the case of more 
serious or repeated misconduct the appropriate 
member of the Executive. 
 
4.3  Appeals against Disciplinary Warnings 
 
 
An appeal against any disciplinary action, short of dismissal, should be heard by the 
next level of authority to whom the person carrying out the disciplinary action reports. 
 
4.4  Human Resources Team 
 
 
At formal stages Authorised Officers may be accompanied by a member of the 
Human Resources Team or, where appropriate, the Director of Human Resources. 
 
4.5  Alternative Disciplinary Action 
 
 
Circumstances may arise where, as an alternative to dismissal, another penalty may 
be considered.  Such penalties include a period of suspension (without pay), this will 
not normally be for more than 5 working days.  Other alternative disciplinary action 
may be taken following appropriate consultation with a senior officer of the 
constituent trade union.  If awarded the employee has the right to appeal against the 
penalty imposed, through the normal appeal procedure. 
 
5. 
Discrimination 
 
 
The disciplinary procedures will be applied equitably irrespective of race, ethnic origin, 
nationality, sex, marital status or disability.  Employees who are accused of sexual or racial 

 

 
harassment at work will be liable to disciplinary action under the University's Disciplinary 
Procedures and may be subject to warnings, compulsory transfer (without protection of 
salary or wages) or dismissal. 
 
6. 
Absence and Timekeeping 
 
6.1 
A distinction should be made between certified or self-certified absence on grounds 
of illness or injury and other absences for reasons which may justify disciplinary 
action, e.g. poor timekeeping.  In cases of unauthorised absence the normal 
disciplinary procedures should be used.  Where the employee is absent because of 
certified illness or injury these matters should be dealt with separately under the 
Procedure for Capability and Ill-health.  If an individual has amounted a degree of 
absence due to periods of less than 4 days, an individual's manager will request 
future absences are covered by a medical note, before agreeing to accept the 
absence as valid sickness under the rules for SSP purposes. 
 
6.2 
Where an employee has been absent from work on an unauthorised basis the 
following general procedure will apply: 
 
a) 
A letter will be issued by the Human Resources Team to the employee 
confirming that the unauthorised absence has been noted, with a request that 
either the employee return to work immediately or contact his/her supervisor 
with an explanation for the continued absence. 
 
b) 
If after a period of seven days the employee has: 
 
 
Not returned to work. 
 
 
Not contacted his/her supervisor or other person in authority. 
 
 
Not produced a medical certificate. 
 
A further letter will be sent to the employee by the Human Resources Team.  This 
letter will specify a date, by which time the employee must either return to work or 
provide satisfactory reasons for the absence.  Consideration will be given at this 
stage to the cessation of pay, and where a decision to suspend pay is taken this 
shall be recorded in the letter. 
 
c) 
If after one further week the employee has still failed to contact the University 
authorities with a satisfactory reason or returned to work then a final letter will 
be sent by the appropriate disciplinary authority stating that in view of the 
continued absence, the University considers that the employment is at an end 
and that the employee is dismissed. 
 
d) 
If an employee returns to work during this procedure the employee's 
explanation for his/her absence will be sought and, if appropriate, disciplinary 
action instituted. 
 

Conclusion 
 
 
The Human Resources Team shall be informed of all cases in which this formal procedure 
is to be involved.  The Human Resources Team may also produce guidance notes from 
10 
 

 
time to time to deal with specific aspects of this procedure.  Normally following consultation 
with the constituent trade unions, copy of the guidance notes will be issued. 
 
 
 
11 
 

 
Appendix - delegated authority for dismissals and appeals under the 
Disciplinary Procedure APT&C Staff 
 
Dismissals (with or without notice in accordance with this procedure) 
 
The right to dismiss can be delegated by the Vice-Chancellor to: 
 
  The Deputy Vice-Chancellor; 
  The Chief Operating Officer (or equivalent lead professional services officer); 
  A Pro Vice Chancellor or 
  A dean or director. 
 
Appeals against dismissal 
 
The table below sets out the appropriate delegated authority to determine appeals. 
 
Where the decision to dismiss was 
The appeal will be heard by: 
taken by: 
 
Dean/Director 
Pro Vice Chancellor or 
 
 
Chief Operating Officer (or equivalent lead 
professional services officer) or Associate 
Chief Operating Officer (or equivalent) 
 
Associate Chief Operating Officer (or 
Chief Operating Officer (or equivalent lead 
equivalent) 
professional services officer) 
 
Pro Vice Chancellor or 
Deputy Vice-Chancellor  
 
 
Chief Operating Officer (or equivalent 
lead professional services officer) 
 
Deputy Vice-Chancellor  
Vice-Chancellor 
 
Vice-Chancellor 
Board of Governors 
 
 
 
 
12