This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'University policies on gender-based violence'.


 
 
 
Faculty of Health and Life Sciences  
 
Fitness to Practise Procedure  
 
1 
 Introduction.  
 
1.1  
In 2008 the Council for Healthcare Regulatory Excellence made it a 
requirement that HEI’s had formally agreed mechanisms for managing 
student fitness to practise issues.  
 
1.2  
HEI’s have a duty to protect the public; maintain confidence in the professions 
and to act in the Public Interest. 
 
1.3 
This procedure is set in the context of the University’s framework for dealing 
with student welfare and discipline.  It should be read in conjunction with the 
following sections of the University’s General Regulations and Procedures 
Affecting Students (the Regulations):  
 
  Glossary 
  Chapter 2: Student discipline  
  Chapter 2 Annex 3: Student placements 
  Chapter 2 Annex 6: Fitness to Practise procedures 
  Chapter 3: Provision for students whose behaviour causes concern 
  Chapter 4: Academic offences 
 
1.4 
It should also be read in conjunction with the University’s Indicative Sanctions 
Guidance to Fitness to Practise Panels 
 
1.5 
The Faculty Lead for Fitness to Practise will manage this procedure. 
 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 1 
 

 
1.6 
The University expects students enrolled on programmes leading directly to a 
professional qualification or the right to practise a particular profession or 
calling, to demonstrate high standards of behaviour in their professional, 
personal and student lives.  Programme handbooks and professional bodies 
provide information about the standards of behaviour expected of students 
training for a particular profession or calling.  It is the student’s responsibility 
to familiarise him/herself with the provisions and requirements of the relevant 
professional bodies. 
 
1.7 
This procedure applies to students who do not currently have registration with 
a professional and/or statutory body, but are enrolled onto a programme of 
study leading directly to a professional qualification or the right to practise a 
particular profession. 
 
1.8 
For students who are already registered members of a profession and are 
undertaking a programme or module as part of their professional 
development, which does not lead to a new registration status, about whom 
fitness to practise concerns are raised such concerns will be raised with their 
employer or sponsor.     
 
 
2 
Fitness to Practise 
 
2.1 
The term ‘fitness to practise’ is used by the different professional and/or 
statutory bodies that regulate health and social care. These professional 
bodies expect students enrolled onto programmes leading directly to a 
qualification or right to practise a particular profession to demonstrate that 
they are suitable to continue on that programme of study and be enrolled onto 
the professional register.  
 
2.2 
The Nursing and Midwifery Council define fitness to practise as: 
 
 
being fit to practise requires a nurse or midwife to have the 
skills, knowledge, good health and good character to do their job safely 
and effectively.” 
 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 2 
 

 
2.3 
The General Pharmaceutical Council consider “a pharmacy professional fit to 
practise when they can demonstrate the skills, knowledge, character and 
health required to do their job safely and effectively…fitness to practise is a 
person’s suitability to be on the register without restrictions.” 
 
 
2.4 
The Health and Care Professions Council state: 
   
When we say that a registrant is fit to practise we mean that they have 
the skills, knowledge and character to practice their profession safely 
and effectively…it is not just about professional performance. It also 
includes acts … which may affect public protection or confidence in the 
profession. This may include matters not directly related to professional 
practice.” 
 
2.5 
The lead for professional standards and fitness to practise issues for 
Physician Associates is the Faculty of Physician Associates of the Royal College of 
Physicians.  They state:  
 
Patients need good physician associates (PA). Good physician 
associates make the care of their patients their first concern: they are 
competent, keep their knowledge and skills up to date, establish and 
maintain good relationships with patients and colleagues,* are honest and 
trustworthy, and act with integrity and within the law…PAs … must use 
their best judgement in applying these principles in the various situations 
they may face. Failure to do so may bring their fitness to practise into 
question and endanger their right to practice.” 
 
 
2.6 
Health
Should a student’s physical or mental health give cause for concern such that 
their ability to practise is impaired, an Occupational Health assessment or 
other medical opinion may be requested.  
 
                                                 
1 It should be noted that by health we are not referring to pre-existing medical conditions or disabilities that the 
student has already disclosed and is receiving support for, unless the condition has recently changed or are 
preventing the student from meeting core competencies.  
 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 3 
 

 
2.6.1  Where the concern arises out of a disability as defined by the Equality Act 
2010 the university, in collaboration with placement partners where relevant, 
will decide whether reasonable adjustments can be made.  In cases where 
the judgement of relevant parties is that no reasonable adjustments can be 
made to enable professional or competence standards to be achieved, the 
issue may be considered under this procedure. 
 
3 
Equality and Diversity 
3.1 
De Montfort University (DMU) is committed to driving forward fairness, 
equality and inclusion for all of our staff, students, visitors and contractors.  
 
3.2 
In doing so, we recognise our specific responsibilities to individuals and 
groups protected by the Equality Act 2010 characterised by 
  Age 
  Disability 
  Gender reassignment/identity 
  Marriage and civil partnership 
  Pregnancy and maternity  
  Race 
  Religion or Belief 
  Sex 
  Sexual Orientation 
3.3 
We believe that working towards the elimination of unlawful discrimination, 
harassment, promoting good relationships across the university and 
advancing equality of opportunity helps to make us a diverse, vibrant and 
friendly place to study and work. 
 
3.4 
Our aim is to ensure that our processes are fair, objective, transparent and 
free from discrimination and promote the interests of the public.  
 
 
 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 4 
 

 
4 
Students with a disability / specific learning difficulty 
 
4.1 
Students who are subject to this procedure will be invited to declare an 
assessed or confirmed disability and/or specific learning disability. Students 
with an assessed or confirmed disability or specific learning disability may be 
offered reasonable adjustments to assist them during the investigation and 
potential subsequent panel hearing. Details regarding accessing Disability 
Advice and Support may be found in Appendix 1 of this document.  
 
4.2 
If at any time during the fitness to practise process a student with a disability 
or mental health condition is unable to engage with the proceedings, the 
option of adjourning the procedure whilst support is accessed will be 
considered. 
 
4.3 
University staff involved with the fitness to practise case may liaise with DMU 
colleagues involved with the provision of mental health services and learning 
disability support, for advice or relevant information to help inform decisions.  
 

Information Sharing 
 
5.1 
The University has the power to share information regarding a student’s 
fitness to practise investigation and outcome with others including: external 
partners; the Disclosure and Barring Service; placement providers; 
Professional Statutory and Regulatory Bodies; the Pharmacy Schools 
Council.  This list is not exhaustive.  
 
5.2 
The University is obliged to disclose that a student has been or is currently 
subject to fitness to practise procedures in any reference provided by them.  
 
5.3 
The University recognises the confidential and sensitive nature of fitness to 
practise cases and is mindful of its obligations under the General Data 
Protection Regulation (2018) and the Data Protection Act (2018). 
 
 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 5 
 

 

Record Retention 
 
6.1 
The outcome of a fitness to practise investigation will remain on the student 
record until such time as the records are destroyed as per DMU policy. 
 
6.2 
The University recognises the confidential and sensitive nature of fitness to 
practise cases and is mindful of its obligations under the General Data 
Protection Regulation (2018) and the Data Protection Act (2018). 
 
7 
 Concerns  
 
7.1 
Concerns about a student’s fitness to practise may be raised from any source, 
including any member of staff, fellow student, placement partner, member of 
the public or other agencies such as the Police, Social Services or 
Occupational Health Service. 
 
 
7.2   
These may include concerns about a student’s: 
  attitude or behaviour in either practice or theory; 
  poor or non-attendance in either practice or theory; 
  bad time-keeping; 
  breaking the University’s disciplinary code; 
  behaviour outside the University which might render them unfit to practise; 
  criminal offence not declared at time of admission or committed whilst 
registered on the programme; 
  working outside the principles, policies and ethos of the placement 
provider;  
  health or well-being; 
  Bullying and harassment of colleagues / peers / members of staff 
(University and external placement staff); 
  Dishonesty about qualifications.  
 
This list provides examples and is not exhaustive 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 6 
 

 
 
 
 
7.3 
Conduct which constitutes fraud 
 
7.3.1  The following are examples of actions that could raise allegations of fraud:  
  forging signatures (relating to practice or academic work) 
  forging comments (relating to practice or academic work) 
  working whilst absent from the University/placement due to alleged 
sickness 
  claiming a bursary when not entitled to do so or providing false 
information in a bursary application or not informing the NHS Bursaries 
Office when entitlement changes.   
 
7.3.2  Where an allegation of fraud is made against a student who is registered on a 
National Health Service (NHS) funded programme or is an employee of the 
NHS, the University may refer the matter to the NHS Counter Fraud Service 
for its investigation. All other students will be considered to be self-funding 
and will be dealt with as per the process detailed from 7.3.4 below 
 
7.3.3  For students registered on NHS-funded programmes and/or employed by the 
NHS, no internal action will normally be taken by the University other than 
suspension from the University until the NHS Counter Fraud Service has 
completed its investigations and any subsequent external proceedings have 
been completed, or the NHS Counter Fraud Service advises that it does not 
object to the University dealing with the matter. 
 
7.3.4  Where an allegation of fraud is made against a student who is self-funding (or 
a student registered on a NHS-funded programme and/or employed by the 
NHS who is referred back by the NHS Counter Fraud Service to the University 
for investigation), where this pertains to signatures and comments within 
practice or academic work, the University reserves the right to engage 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 7 
 

 
independent, external forensic experts to examine any documentary 
evidence.  
 
7.3.5  Where independent and external experts are to be used, the student will be 
notified of the chosen experts and offered the right to object to the use of 
them. The student may only object on the grounds of potential conflict of 
interest and for no other reason. The student must lodge their objection with 
HLS FtP admin within 5 working days of receiving notification of the proposed 
experts. The decision as to whether the alleged conflict of interest is sufficient 
to warrant using alternative experts lies with the Faculty Lead for Fitness to 
Practise who will consult with the relevant Head of School. 
 
7.4  Initial concerns 
Initial concerns may be discussed with the Faculty Lead for Fitness to Practise   
to explore alternative methods of addressing issues and whether there are   
disciplinary or Academic concerns requiring referral to the Academic Practice 
Officer to ensure equity and parity of treatment of students within the Faculty.  
 
7.5 
Concerns about a student must be raised in writing, addressed to the relevant 
Head of the School.  The person raising concerns is expected to identify 
themselves; anonymous allegations will not normally be acted on.  In some 
circumstances it may be possible to keep the identity of the person raising 
concerns confidential if this would be in either their own or the student’s best 
interests. 
 
 7.6 
On receipt of a written statement of concern the Head of School will discuss 
the matter with the Faculty Lead for Fitness to Practise and the relevant 
Programme Leader to find out whether they are aware of the concerns and, if 
so, whether any attempt has been made to resolve the matter informally. 
Where the concern is related to a declared disability, consideration will be 
given to the provision of reasonable adjustments. 
 
  7.7  If there has been no attempt at informal remedy and it is considered that an 
informal remedy is appropriate, the Programme Leader will normally be asked 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 8 
 

 
to try to resolve the matter and will report the outcome to the Head of School.  
This stage of the procedure should normally take no more than five working 
days. 
 
7.8 
Initial concerns – utilising other university processes 
7.8.1  On receipt of the statement of concern, the Head of School should consider 
whether there may have been a breach of the University’s Disciplinary Code. 
S/he should consult with the Faculty Lead for Fitness to Practise or the 
University Investigator (DMU Estates) or the Student Appeals and Conduct 
Officer to determine whether this may be the case. If it is determined that the 
alleged action/default may constitute a breach of the University’s Disciplinary 
Code then a decision will be taken on the most appropriate method for the 
allegation/s to be investigated, either by a joint FtP / Disciplinary investigation 
or by a stand-alone fitness to practise investigation. It must be noted that this 
latter cannot be the case for pharmacy students as the General 
Pharmaceutical Council (2017) stipulate that these investigations do not 
occur simultaneously.   
 
7.8.2  On receipt of the statement of concern, the Head of School should consider 
whether the student may have committed an academic offence. S/he should 
consult with colleagues to consider whether this may be the case. If it is 
determined that the alleged action/ default may constitute an academic 
offence then a decision will be taken on the most appropriate method for the 
allegation/s to be investigated, either via the Academic Offences procedures, 
or by a stand-alone fitness to practise investigation. 
 
7.8.3  On receipt of the statement of concern, the Head of School should consider 
whether the student should be suspended by the University from either 
practice, academic or both aspects of their programme. This decision should 
be communicated to the Programme Leader and the Faculty Lead for Fitness 
to Practise. Any such suspension should be imposed in accordance with the 
relevant provisions of the University’s Regulations 
 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 9 
 

 
7.9 
If the matter cannot be resolved informally, the Head of School will initiate 
fitness to practise proceedings.  
The Head of School will inform the Programme Leader and Faculty Lead for  
Fitness to Practise of their decision.  

Advice and Support Available to Students Subject to FtP Investigation  
 
8.1 
The student may be accompanied in all meetings and interviews by a person 
as defined in the Glossary to the University’s General Regulations and 
Procedures Affecting Students. 
8.2 
In addition to support as defined in the Glossary to the University’s General 
Regulations and Procedures Affecting Students, the student may access 
pastoral support. The relevant School should appoint a member of academic 
member of staff to provide pastoral support to the student under investigation 
for the duration of the fitness to practise process.  
8.3 
This will normally be the student’s personal tutor, however where there is the 
potential of a conflict of interest an independent and impartial member of 
academic staff should be identified.  
8.4 
The person providing pastoral support will not be required to discuss the 
specific details of the case. They will only discuss the process relating to 
fitness to practise case; where necessary they can obtain clarity, on behalf of 
the student, relating to procedural matters.  
 
8.5 
The student will be provided with the name of the person providing pastoral 
support in the initial letter from the Head of School.  
 
8.6 
Where the student is suspended from the University this level of pastoral 
support will not be available since a suspended student is not permitted on 
site and is not allowed access to University facilities for the periods of 
suspension. In such cases, the student should refer to the General 
Regulations and Procedures Affecting Students for details about support.  
 
 
 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 10 
 

 
 

Investigation Stage 
  
9.1 
The Faculty Lead for Fitness to Practise will appoint an investigator from 
within the Faculty.  This will be an experienced member of academic staff who 
has undertaken training with regard to conducting fitness to practise 
investigations.  
 
9.2 
Where possible the investigator will not be a member of the same profession 
as that of the student’s programme of study.  
 
9.3 
Notifying the Student 
9.3.1  The Head of School will inform the student in writing: 
  of the concerns raised about him/her 
  that an investigation is to be conducted under this procedure 
  that an investigator will contact them under separate cover. 
  whether the student is required not to attend practice pending the outcome 
of the procedure (after consultation with the appropriate professional or 
practise partner)2  
  whether they will be recommending that the student should be suspended 
from the University pending the outcome of the procedure 
  of their right to be accompanied by a person as defined in the Glossary to 
the University’s  Regulations (normally the De Montfort Students’ Union) 
  the name of the member of academic staff who will provide pastoral 
support 
  that the University has the power to share information regarding a 
student’s fitness to practise investigation and outcome with others 
including: external partners; the Disclosure and Barring Service; 
placement providers; Professional Statutory and Regulatory Bodies; the 
Pharmacy Schools Council.  This list is not exhaustive.  
                                                 
2 Note that any suspension from practice must be reviewed and confirmed by the senior member of staff 
designated to deal with such matters under the University’s General Regulations and Procedures Affecting 
Students. 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 11 
 

 
  that the University is obliged to disclose that a student has been or is 
currently subject to Fitness to Practise procedures in any reference 
provided by them.  
 
9.3.2  The communication to the student will include a copy of this procedure 
document and the Faculty’s Indicative Sanctions Guidance.  This stage of the 
procedure should normally take no more than five working days. 
 
 
9.4 
Investigation process 
9.4.1  The investigator must conduct the investigation in a timely manner using 
appropriate methods of evidence gathering which, in addition to interviewing 
the student concerned, may include: 
 
  interviews with relevant university staff, professional, relevant other third 
parties or practice partner colleagues 
  obtaining a written professional opinion on the effect of the student’s 
behaviour or state of health/well-being on their fitness to practise 
  obtaining other relevant documents; please note that where documents 
are requested, original copies must be provided for inspection. Where 
relevant, copies of such documents will be made and presented in the 
case report file. 
  obtaining information about the student’s progress on the programme 
  requiring the student to attend the university’s or other Occupational 
Health Service. 
 
This list is not exhaustive. 
 
9.4.2  The investigator will be accompanied in all meetings and interviews with the 
student by a colleague who will make a written summary of discussions, 
outcomes and actions.  
9.4.3  The investigator will conclude the meeting with the student by summarising 
the key points discussed and the students’ responses to these.  
 
 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 12 
 

 
9.5 
Utilising other University procedures during the investigation 
 
9.5.1  The investigator may recommend that the student should be suspended from 
practice and/or theory at any time during the investigation, where there is 
sufficient evidence to support this action. This recommendation should be 
approved by the Head of School.  Any such suspension should be imposed in 
accordance with the relevant provisions of the university’s Regulations. 
 
9.5.2  Where the investigation indicates that the student may have breached the 
university’s Disciplinary Code, the investigator should consult with colleagues 
to determine whether this is indeed the case. If it is determined that the 
action/default constitutes a  breach of the university’s Disciplinary Code then a 
decision will be taken on which is the most appropriate method for the matter 
to proceed, either via the disciplinary process and regulations, incorporating 
fitness to practise concerns, or by a stand-alone fitness to practise 
investigation. It must be noted that this cannot be the case for Pharmacy 
Students as the General Pharmaceutical Council (2017) stipulate that 
these investigations do not occur simultaneously.  
 
9.5.3  Where the investigation indicates that the student may have committed an 
academic offence the investigator should consult with colleagues to determine 
whether this is indeed the case. If it is determined that the action/default 
constitutes an academic offence then a decision will be taken on which is the 
most appropriate method for the matter to proceed, either via the Academic 
Offences procedures, or by a Fitness to Practise investigation.  
 
 
 
9.6 
Expanding the remit of the initial investigation 
9.6.1  Where additional information comes to light during the course of the 
investigation that further calls into question the student’s fitness to practise, 
these additional concerns are to be provided to the student in writing by the 
Head of School. The student must be offered the opportunity to meet with the 
investigator to discuss the additional allegations.  
 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 13 
 

 
9.6.2  The student may be accompanied in all subsequent meetings and interviews 
by a person as defined in the Glossary to the University’s Regulations. 
 
9.6.3  The investigator will be accompanied in all subsequent meetings and 
interviews with the student by a colleague who will make a written summary of 
discussions, outcomes and actions.  
 
10 
On completion of the investigation  
 
10.1  The investigator will provide a complete report including all evidence to be 
considered, to the Faculty Lead for Fitness to Practise for peer review.  
 
10.2  The final investigation report will be provided to the PVC/Dean or Deputy who 
will, in consultation with the Faculty Fitness to Practise Lead and where 
necessary an appropriate representative of the relevant professional body, 
decide whether the concerns are groundless or have been addressed or 
whether, in the light of the investigation, the matter should be referred to a 
Fitness to Practise Panel for further consideration.  This decision will be made 
in line with guidance provided by the relevant regulatory body. 
 
10.3  The PVC/Dean or Deputy Dean will also consider whether the student has 
breached the University’s disciplinary code. If it is determined that the 
action/default constitutes a breach of the University Disciplinary Code then a 
decision will be taken on which is the most appropriate method for the matter 
to be heard, either via the Disciplinary Hearing procedures and regulations, 
incorporating Fitness to Practise concerns, or simply by a standalone Fitness 
to Practise Panel Hearing. It must be noted that this latter cannot be the 
case for Pharmacy Students as the General Pharmaceutical Council 
(2017) stipulate that these investigations do not occur simultaneously. 
  
10.4  The PVC/Dean or Deputy Dean will write to the student to inform them of the 
outcome of the investigation.  This decision making stage of the procedure 
should normally take no more than five working days. Outcomes may include: 
  no further action 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 14 
 

 
  continue under close supervision 
  the development of an action plan to address specific points 
  refer to other university process eg provost 
  refer to FtP Panel for formal hearing. 
  any other outcome as is deemed suitable and appropriate.  
 
10.5  In the event that it has been decided to proceed to fitness to practise panel for 
the case to be heard then the members of that panel and the student will 
receive notification of the hearing and the associated paperwork no fewer 
than 16 calendar days prior to the date of the hearing.  
 
10.6  Due notice will be considered to have been given to the student on posting of 
the notice, by recorded delivery, to the student’s last recorded address. 
During term time, this will be the student’s last recorded term time address. It 
is the student’s responsibility to inform HLS FtP admin of any alternative 
arrangements regarding postal address. 
 
10.7  In the event that it has been decided to proceed via either the University’s 
Disciplinary Proceedings or Academic Offences procedures then the student 
will receive further information in accordance with the procedures as set out in 
the University’s General Regulations and Procedures Affecting Students 
 
 
11 
Fitness to Practise Panel 
 
11.1  Purpose of the panel 
This is an independent and impartial panel convened to hear, consider and 
resolve fitness to practise cases within the Faculty of Health and Life 
Sciences.   
 
11.2  The purpose of the panel is to: determine whether the charges are proven or 
not proven; to determine whether fitness to practise is impaired; to determine 
the appropriate sanction.   
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 15 
 

 
 
11.3  The panel will only consider the evidence before them and all panel decisions 
are made using the civil standard on the burden of proof; that is on the 
balance of probabilities.  
 
11.4  The potential for conflict of interest or bias will be addressed by making panel 
members aware of the identity of the student in advance to ensure that any 
potential conflicts of interest can be identified, and vice versa, students will be 
informed of the identity of the panel to give an opportunity to object to its 
membership on the grounds of potential bias. 
 
 
11.5  Notifying the student of the decision to proceed to panel 
 
11.5.1 Where the PVC/Dean or Deputy Dean decides that the matter should be 
referred to the fitness to practise panel for further consideration, they will write 
to the student to inform them of: 
  the issues of concern / allegations to be discussed at the meeting and the 
evidence to be presented 
  the date, time and location for the panel hearing, giving no fewer than16 
calendar days notice of the meeting  
  the members of the panel and the process and deadline for challenging its 
composition based on potential conflict of interest or bias (see point below). 
  the student’s right to attend the meeting with a person as defined in the 
Glossary to the University’s Regulations (normally the De Montfort Students’ 
Union) 
  their right to present written information to the panel: such written information 
must be lodged by the student with the panel chair five working days before 
the date set for the panel hearing. Where this written information includes 
documents offered in mitigation (for example GP letters, telephone bills etc, 
the original papers must be presented; scanned or photocopied documents 
will not be accepted). Such documents will be copied and presented to the 
panel chair. The original will be returned to the student.  
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 16 
 

 
  Their responsibility to inform the panel chair of any discrepancies or 
inaccuracies within the investigation pack. Such information must be lodged 
by the student with the panel chair five working days before the date of the 
panel hearing. Late submissions will not be permitted.  
  The student has the right to call witnesses. 
  If the student wishes to call witnesses it is his/her responsibility to make 
arrangements for their attendance at the hearing. The student must inform the 
chair of the panel in writing of the names of the witnesses s/he will be calling 
at least seven calendar days before the meeting. If s/he does not do so, the 
panel may request that the meeting is adjourned. 
  The chair of the panel has the right to call witnesses.  
  The chair of the panel must inform the student in writing of the names of the 
witnesses s/he will be calling at least seven calendar days before the meeting. 
  The chair of the panel has the discretion to limit the number of witnesses. 
 
11.6  The student has the right to challenge the composition of the panel based on 
any perceived conflict of interest. Any objection must be received within five 
working days of notification of the panel composition.  
The decision on the reasonableness of the objection will be taken by the chair 
of the panel (or another member of the panel if the chair is the subject of the 
objection), and if necessary a panel member will be replaced. In situations 
where the chair rejects a claim of bias, their decision is final. 
 
11.7  The student, panel members and chair will be provided with a hard copy of 
the fitness to practise investigation report including all papers concerning the 
case. 
 
11.8  No new evidence is permitted to be presented at the panel hearing. 
 
11.9  The student is not permitted to raise matters of factual accuracy in relation to 
the investigation report during the panel hearing. Any comments that the 
student wishes to make pertaining to the contents of the report must be 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 17 
 

 
lodged with the panel chair five working days before the date set for the panel 
hearing. Late submissions will not be permitted.  
  
11.10  The panel needs to be satisfied that it has been provided with as much 
information as is required for a proper decision. 
 
11.11  The panel may ask for more information if that is required to reach a robust 
decision. If that is the case, the hearing may need to be adjourned and re-
convened at a later date.  
 
 
 
11.12  The fitness to practise panel comprises the following:  
Chair (Head of School or Associate Head of School from a School within the Faculty 
of Health and Life Sciences but not from the School in which the student is enrolled) 
 
A senior registered practitioner from the same discipline as the student under 
investigation  
 
A lay member (a person who is not a registrant with any of the Professional 
Regulatory Statutory Bodies) 
 
A member of academic staff who is a registrant from the same discipline and School 
as the student under investigation. 
 
In attendance (and not part of the decision making process): 
An administrator to ensure the meeting runs smoothly, records the hearing and takes 
minutes. 
The Investigator, to present the case. 
The student under investigation 
The person accompanying the student. 
Witnesses where called.  
 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 18 
 

 
11.13  The student will normally be required to attend the panel hearing in person.  If 
the student fails to attend without good reason acceptable to the panel chair, 
the panel will consider the student’s case in their absence. 
 
11.14  The person accompanying the student will act in accordance with the 
provisions in the University’s General Regulations and Procedures Affecting 
Students. It is expected that the student will respond to the issues of concern 
and answer questions put to them by the panel. This allows the student to 
personally describe the course of events surrounding the issues raised and 
present any extenuating circumstances for the panel to consider.   
 
11.15  In circumstances where the student is demonstrably unwell and unable to 
attend the panel hearing, the hearing will be adjourned until such time as the 
student has recovered. Adjourning the panel for this reason is at the discretion 
of the chair. 
In exceptional circumstances for example, where the student does not return 
to the programme as a result of their health issue or they remain too unwell to 
attend a panel hearing, the panel may consider it to be in the student’s best 
interests to offer the student the opportunity to meet with panel 
representatives, normally the Head of School and the Programme Leader to 
discuss their case.  In such circumstances the full panel will discuss the case 
before the student meets with the panel representatives.  The panel 
representatives will then report the outcome of their meeting with the student 
to the full panel before any decision is made.  
 
In cases where the student declines this opportunity, fitness to practise 
decisions will be made in their absence. 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 19 
 

 
12      Panel Proceedings 
 
Chair welcomes the student under investigation, panel members, 
administrator, investigator and the person accompanying the student. 
The chair will explain the process of the panel hearing and inform the student 
of the issues giving cause for concern 
 
All attendees will introduce themselves including the capacity in which they 
are sitting. 
 
 
The investigator will present the case. 
The panel members will ask the investigator any points requiring clarification  
The student will present their response 
The panel members will ask the student any points requiring clarification. 
The student may ask questions of any individuals present.  
 
All questions must be for the clarification of matters of fact and should be 
addressed through the panel chair 
 
The chair will ask the investigator whether there have been any 
inconsistencies in the student’s responses and whether the student has 
volunteered any new information during their discourse. 
The investigator is dismissed. 
The student and the person accompanying them will retire for the panel’s 
deliberations. 
 
 
 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 20 
 

 
12.1      Panel deliberations and decision making are in private 
12.2      The panel will consider the evidence before them and make their         
decisions in this order:  
1) whether the individual charges are proven or not proven 
2) whether fitness to practise is impaired 
3) determine the most appropriate and proportionate sanction.  
12.3     The civil standard of proof is used by the panel; that is proof on the 
balance of probabilities. A fact will be established if it is more likely than not to 
have happened. 
12.4 The panel will take account of the students’ learning and ability to reflect 
on their behaviours when making their decisions. 
12.5     The decisions of the panel shall be taken by simple majority. Where 
the votes are equal, the panel shall decide the issue under consideration in 
favour of the student.   
12.6     The student and the person accompanying them will return to the 
panel to hear the outcome. 
12.7    The panel chair presents the panel’s decisions in relation to whether 
allegations are proven, whether fitness to practise is impaired and the 
outcome of the hearing.  
12.8     The student and the person accompanying them will leave. 
12.9      Panel hearing closes. 
12.10      Throughout the hearing the panel chair has the discretion to control 
and limit questioning to matters which are strictly relevant or to adjourn the 
meeting. 
 
 
 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 21 
 

 
12.11   Notifying the student of the panel decision and outcome. 
 
12.11.1 The chair of the panel will write to the student, normally within five 
working days of the hearing date, to confirm the outcome of the meeting and 
any actions required of the student. 
 
12.12 The fitness to practise report and outcome letter, including conditions  
and sanctions will remain on the student’s record for the duration of their 
programme and will be retained by the university as part of their record until 
destroyed as per DMU policy.  
 
13  Outcomes 
 
 
13.1  The panel has discretion to make any decision appropriate and proportionate 
to the circumstances, wherever possible with the student’s agreement.  Such 
decisions may include: 
 
  permitting the student to continue on the programme with no further action 
required; 
  permitting the student to continue on the programme under close supervision; the 
details of this will be determined by the panel and may include a conditions of 
practice order.  
  requiring any other action considered appropriate, for example referral to an 
Occupational Health specialist; 
  recommending that the student re-take part of their programme including the 
assessments 
  recommending that the student takes a period of interruption with return to study 
subject to conditions; 
  recommending that the student should be suspended for a defined period of time 
with return to study subject to conditions; 
  recommending that the student should be terminated from the programme as 
unfit to practise 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 22 
 

 
This list provides examples and is not exhaustive. 
 
13.2   In cases where the panel wishes to recommend that the student should 
be  suspended from the programme for a defined period of time or terminated 
from the programme as unfit to practise, the case file and recommendation 
are sent to the senior member of staff designated by the Vice-Chancellor for 
dealing with such matters under the relevant provisions of the University’s 
Regulations; this is normally the PVC/Dean or Deputy Dean where they have 
not been involved with the decision as to whether the case should proceed to 
panel .                      
 
13.3 The designated senior member of staff will consider: 
 
  whether the stated procedure was followed; 
  whether a reasonable decision was made on the basis of the available 
evidence; and  
  whether clear reasons have been given for the decision.   
 
13.4   If the designated senior member of staff believes that an appropriate    
decision was made, he/she will endorse the panel’s recommendation.  The 
chair of the panel will notify the student of this decision in writing.  
  The letter will include:  
  information that the University has the power to share information 
regarding a student’s fitness to practise investigation and outcome 
with others including: external partners; the Disclosure and Barring 
Service; 
  placement providers; Professional Statutory and Regulatory Bodies; 
the Pharmacy School Council.  (This list is not exhaustive). 
  That the University is obliged to disclose that a student has been 
terminated from a programme of study as a result fitness to practise 
processes in any reference provided by them.  
  Information about the University’s appeals process. 
 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 23 
 

 
13.5  If, however, the designated senior member of staff believes that not all 
of the considerations noted above can be satisfied then, he/she will meet with 
the panel chair to discuss the matter further. Following this discussion the 
designated senior member of staff, acting wholly, reasonably and objectively 
and having due regard to the particular specialisms involved, may require a 
new panel to be convened in accordance with the procedure set out in this 
Procedure. The designated senior member of staff will notify the student of 
his/her decision in writing. 
 
 
 
13.6   In cases where a student fails to take actions recommended by the panel the 
matter is referred to the senior member of staff designated by the Vice-Chancellor for 
dealing with such matters under the relevant provisions of the University’s 
Regulations.  This member of staff will then decide whether the matter should be 
dealt with by the Student Disciplinary Committee or under the provisions for students 
whose behaviour causes concern 
 
14  
Appeal 
 
14.1  In cases where the designated senior member of staff upholds the panel’s 
recommendation that the student should be suspended or terminated from the 
programme, the student has the right to appeal to the University’s Disciplinary 
Appeals Committee in accordance with the procedures set out in Chapter 2, 
Part G of the University’s General Regulations and Procedures Affecting 
Students. 
 
14.2  A student wishing to appeal against any other decision of the panel may make 
written representation to the Vice-Chancellor, normally within 14 days of the 
date on which the outcome of the panel hearing was posted to them.  The 
Vice-Chancellor’s decision in such cases is final and not subject to review by 
any other University body. 
 
 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 24 
 

 
 15 
External and Independent Review 
  
15.1  Students who have exhausted all of the university’s internal procedures may 
take their case to the Office of the Independent Adjudicator (OIA). 
Information about this may be obtained directly from the OIA at  
http://www.oiahe.org.uk 
 
 
Appendix 1 
Details about DMU Disability Advice and Support may be found at 
www.dmu.ac.uk/dmu-students/the-student-gateway/disability-advice-and-
support 
Press crtl and click to access the link 
 
 
 
References 
 
Council for Healthcare Regulatory Excellence (2008a) Advice on student 
registration. CHRE, London. 
 
Council for Healthcare Regulatory Excellence (2008b) A common approach to 
good character across the health professions regulators. CHRE, London. 
 
Data Protection Act 2018 c 12 
 
De Montfort University General Regulations and Procedures Affecting Students 
 
Faculty of Physician Associates of the Royal College of Physicians (2018) 
Code of Conduct for Physician Associates. FPA, London. 
 
General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 
 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 25 
 

 
General Pharmaceutical Council (2017) Guidance on Student Fitness to Practice 
Procedures. GPhC, London. 
 
General Pharmaceutical Council (2017) Standards for Pharmacy Professionals
GPhC, London.    
 
Health and Care Professions Council (2016) Guidance on Conduct and Ethics for 
Students. HCPC, London. 
 
Health and Care Professions Council (2016) Standards of Conduct, Performance 
and Ethics.  HCPC, London.  
 
Nursing and Midwifery Council (2015) The Code, Professional Standards of 
Practice and Behaviour for Nurses and Midwives. NMC, London. 
 
Nursing and Midwifery Council (2018) New Strategic Direction: Ensuring public 
safety, enabling professionalism. NMC, London. 
 
 
 
 
 
Faculty of Health and Life Sciences.  Fitness to Practise Procedure V8.  January 2020 
Page 26