This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Managed Print Services'.



 
Response to Request for Information 
 
Reference: 
1277889 
Date:   
 
25/02/2020 
 
 
Managed print services 
 
Please could you provide the following information with regards to your current printing expenditure: 
1. Current printing and photocopier contract details?  
     a. Photocopiers/MFD?s 
     b. Printers 
     c. Print room / reprographics 
 
a.  Leased devices under a call-off contract 
b.  The majority have been replaced by MFDs a few remain mostly purchased on an ad hoc basis  
c.  Cambridgeshire County Council does not have a print room. Any reprographics work that cannot be 
handled by the in-house MFDs is tendered under the print framework. 
 
2. Companies awarded? 
     a. Photocopiers/MFDs 
     b. Printers 
     c. Print room / reprographics 
 
a.  Canon 
b.  Multiple 
c.  Multiple 
 
3. Length of contract/s and end dates? 
     a. Photocopiers/MFDs 
     b. Printers 
     c. Print room / reprographics 
 
a.  September 2018 – September 2020 
b.  September 2018 – September 2020 
c.  September 2018 – September 2020 
 
4. Number of devices? 
     a. Photocopiers/MFDs 
     b. Printers 
     c. Print room / reprographics 
 
a.  168 MFDs 
b.  Not centrally controlled  
c.  No devices 
 
 
 
Chief Executive Gil ian Beasley 
 www.cambridgeshire.gov.uk 
 

5. Annual print/copy volume 
     a. Photocopiers/MFDs 
     b. Printers 
     c. Print room / reprographics 
 
a.  17,454,111 pages. This will vary year-on-year.  
b.  This information is not centrally recorded 
c.  This information is not centrally recorded 
 
6. Annual spend? 
     a. Photocopiers/MFDs 
     b. Printers 
     c. Print room / reprographics 
 
a.  £130,000 
b.  See the response to a) 
c.  £0 
 
7. Details on how these were procured. i.e. By Framework 
     a. Procurement method 
     b. If Framework, please state which one 
 
MFD Contract was procured under CCS Framework Multifunctional Devices, Managed Print and Content Services 
and Records and Information Management (RM3781) 
 
8. Do you have any print management software? If so, which software? 
 
Cambridgeshire County Council own an installation of Canon’s Uniflow system. 
 
9. Do they supply you with any scanning software (additional to the software native to the device)? 
 
No 
 
10. What Document Management solution/s do you currently use within your organization? 
 
Electronic documents management - WISDOM 
Physical (hard copy) documents management – in-house people-based solution and in-house database 
 
11. What PDF software do you pay for? And how many licenses do you pay for (an average per annum would be a 
good number here please)? 
 
We purchase Adobe Acrobat Standard and Professional licences on an Ad Hoc basis. There is no annual contract.  
 
 
 
 
  2