This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Request Information regarding Council Vehicle Fleet Vehicles'.

ID: 21353 
KIRKLEES COUNCIL 
 
REFUSAL NOTICE 
 
SECTION 17 FREEDOM OF INFORMATION ACT 2000
 
 
REQUEST FOR INFORMATION CONCERNING REGISTRATION NUMBERS AND 
FLEET NUMBERS 
 
 
1.  Request 
 
The request is for:  
 
1. A list of vehicles owned or leased to the council. Please include; registration mark, fleet 
number (if used), make & model and body type. 
 
2. Identify which vehicles are owned and which are leased. 
 
3. Name, position and email address of the staff responsible for these vehicles. 
 
4. The estimated amount of spend (£) on diesel/petrol per annum and the cost split 
between owned and leased vehicles.    
 
 
The Council holds the information requested but for the reasons set out below considers 
that one of the exemptions to disclosure within the Freedom of Information Act applies and 
that in all the circumstances of the case, the public interest in maintaining the exemption 
outweighs the public interest in disclosing the information. 
 
The Council has had regard to the Information Commissioner’s Guidance: 
 
  The Guide to Freedom of Information (August 2017) 
  Law enforcement (section 31) Freedom of Information Act (May 2013),  
  The public interest test Freedom of Information Act (March 2013) 
 
2. Reasons 
 
Section 31 is the exemption for law enforcement and states:  
 
(1)Information which is not exempt information by virtue of section 30 is exempt 
information if its disclosure under this Act would, or would be likely to, prejudice—  
(a)the prevention or detection of crime,  
(b)the apprehension or prosecution of offenders,  
(c)the administration of justice,  
(d)the assessment or collection of any tax or duty or of any imposition of a similar nature,  
(e)the operation of the immigration controls,  
(f)the maintenance of security and good order in prisons or in other institutions where 
persons are lawfully detained,  
(g)the exercise by any public authority of its functions for any of the purposes specified in 
subsection (2),  

 


ID: 21353 
(h)any civil proceedings which are brought by or on behalf of a public authority and arise 
out of an investigation conducted, for any of the purposes specified in subsection (2), by or 
on behalf of the authority by virtue of Her Majesty’s prerogative or by virtue of powers 
conferred by or under an enactment, or  
(i)any inquiry held under the M1Fa
tal Accidents and Sudden Deaths Inquiries (Scotland) 
Act 1976 to the extent that the inquiry arises out of an investigation conducted, for any of 
the purposes specified in subsection (2), by or on behalf of the authority by virtue of Her 
Majesty’s prerogative or by virtue of powers conferred by or under an enactment. 
 
Section 31 is a qualified exemption, which means that in deciding whether or not to 
withhold information the Council is required to take account of the public interest, as sent 
out in section 2 of the Act and to consider whether or not it is more in the public interest to 
withhold or disclose the information. 
 
The public interest in disclosing the information is in promoting accountability and 
transparency in Council matters. 
 
The public interest in not disclosing the information is that to reveal a list of vehicle type, 
make and model with accompanying registration and fleet numbers, would expose the 
Council to greater risk of vehicle cloning. Vehicle cloning involves changing a stolen 
vehicle of the same type to the identity of a legitimate vehicle by adding false number 
plates. Information once disclosed under the Freedom of Information Act becomes publicly 
available and it is not possible for a public authority to enquire into applicant’s motivation 
or distinguish between applicants with legitimate interests and those with possible criminal 
intentions. 
 
In coming to a decision to maintain the exemption I have considered the following public 
interest factors in favour of disclosing the information:  
 
1.  The public interest in promoting accountability and transparency in the exercise by 
a public authority of its actions and decisions in these matters.   
 
Against that I have balanced the following public interest factors in favour of maintaining 
the exemption:  
 
1.  Contributing to the sum of criminal knowledge. 
2.  Prevention of criminal activity in relation to the Council’s assets. 
3.  Prevention of criminal activity in relation to these vehicles, i.e. vehicle cloning. 
4.  Prevention of fraud in terms of fixed penalty notices and other fines that could be 
issued against the Council via use of the cloned vehicle. 
5.  Potential costs to the Council in terms of defending itself against any such action as 
described in point 4. 
 
On balance the Council does not consider that the public interest outweighs the need to 
protect against the risk of criminal acts being committed if the Council released this 
information at this time. 
 
In coming to this decision, the Council is not implying anything whatsoever about the 
applicant’s own reasons for making the request and it is hoped the applicant will 
understand that if we disclosed a first time we would have no grounds for refusing any 
other applicant. 
 
 


ID: 21353 
Under section 2(2)(b) of the Freedom of Information Act it is considered by the council that 
in all the circumstances of the case, the public interest in maintaining the exemption 
outweighs the public interest in disclosing the information. 
 
The request for disclosure is therefore refused. 
 
3.  Review 
 
If you are not content with the handling of your request, you have the right to ask for an 
internal review.  Requests for internal reviews should be submitted within 2 months of the 
date of receipt of the response to your original request and should be addressed to the 
Monitoring Officer,1st Floor, Civic Centre 3, Huddersfield HD1 2EY.  Alternatively, you can 
send an email to: xxxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx.   
 
It would assist if any such request for a review were clearly marked as such and 
specifically referred to this refusal notice. 
 
If you are not content with the outcome of any review you have the right under section 50 
of the 2000 Act to apply to the Information Commissioner for a decision as to whether your 
request for information has been dealt with in accordance with the requirements of the Act.  
The Information Commissioner’s website is at www.ico.org.uk and gives more information 
about the role and duties of the Commissioner.  The Information Commissioner can be 
contacted at: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, 
Cheshire, SK9 5AF. 
 
 
Information Governance Officer 
14 February 2020