This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Docs'.


Merseyside Fire & Rescue  
Authority Headquarters  
Strategy and Performance 
Bridle Road    
 
Bootle     
 
Merseyside 
L30 4YD 
 
 
Mr Tim Wells 
Telephone: 0151 296 4000 
 
(Calls may be recorded) 
 
 
Debbie Appleton 0151 296 4402 
 
Sue Coker 0151 296 4425 
 
 
Web Site: 
 
www.merseyfire.gov.uk 
 
 
 
 
 
 
 
 
Date: 3 February 2020 
 
Your Ref:       

 
Our Ref: FOI/07/2020  
 
 
 
Dear Mr Wells 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 2000 - INFORMATION REQUEST  
 
 
You requested the following information: 
1.  Please can you send me a copy of the current subject access request acknowledgment AND 
response letter that you use 
2.  A copy of the last 5 DPIAS completed 
3.  A copy of any internal mandatory information governance training that you give to staff which 

was written in the last 2 years including presentation slides and videos and any other media 
4.  A copy of any instructions given to staff members to reduce data security breaches, for example 
double checking work 
5.  A copy of any policies implemented in the last 2 years within the organisation to help reduce 
the environmental impact that the organisation has? 
6.  Please can I have a copy of the risk rating that you use to evaluate data security incidents? 
 
 
Response 
1.  Please see attached 
2.  Article 35(1) of the General Data Protection Regulation states that an organisation 
must do a DPIA where a type of processing is likely to result in a high risk to 
the rights and freedoms of individuals. MFRA used the Information Commissioner’s 
DPIA checklist to help us establish whether any of our processing of personal data 
was likely to result in a high risk and found that it was not. Therefore, we do not 
hold any documents that fall within the definition of a DPIA. 
3.  MFRA uses a system called LearnPro where our course material in relation to 
Information Governance, is stored and accessed by trainees. Unfortunately, it is in 
a format that we are not able to export from. If you would like to view the 
materials on the system, please feel free to contact us for further information. 
Please note that the current training course material is soon to be replaced by a 
new course. 
4.  Service Instruction SI 0435 and Policy STRPOL09 Information Governance and 
Security Policy attached. 
5.  Policy ASSPOL01 Environmental Policy and Property Asset Management Plan 
attached. 
W:\Freedom of Information\Freedom of Information\FOI-EIR Requests 2020\Wells Tim FOI07\FOI06 Provide 
Information.doc 


 
6.  We have taken your question to mean Data Protection Act/GDPR incidents. Our 
Data Protection Officer is currently unavailable, therefore this information cannot 
be confirmed, however we believe that the evaluation of data security incidents is 
dealt with on a case by case basis.  
If you have any queries or concerns then please do not hesitate to contact the 
Director of Strategy and Performance on the above numbers. 
 
If you are dissatisfied with the handling of your request please contact the Information 
Management Officer, Merseyside Fire and Rescue Authority Headquarters, Bridle Road, 
Bootle, Merseyside, L30 4YD, email xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx. 
 
You can also contact the Information Commissioner at: 
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 

Wilmslow 
Cheshire  

SK9 5AF  
Telephone:   0303 123 1113 
http://www.ico.org.uk 

 
 
Yours sincerely 
 
 
Sue Coker 
Information Management Officer 

W:\Freedom of Information\Freedom of Information\FOI-EIR Requests 2020\Wells Tim FOI07\FOI06 Provide 
Information.doc