This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'University policies on gender-based violence, sexual misconduct, violence, bullying and harassment'.





 
Disciplinary 
Human Resources 
 
 
 
HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Version Control 
 
Policy Number: 

Approved by: 
Executive Board 
Date Approved: 
13 December 2017 
Next Review Date: 
December 2019 
Version Number: 
2.0 
Applicable Statutory, Legal or 
ACAS Disciplinary and Grievance Procedure Code of Practice – 
National Best Practice 
April 2009 
Requirements: 
Discipline and Grievances at Work – the ACAS guide 
Equality Impact Assessment 
December 2017 
Completion Date: 
 
This document can only be considered valid when viewed via HR ServiceNow.  If this document 
is printed into hard copy or saved to another location you must check that the version number 
on your copy matches that of the one on HR ServiceNow.  Approved documents are valid for 
use after their approval date and remain in force beyond any expiry of their review date until a 
new version is available. 
 
HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 

link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 16 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 19 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 23 link to page 23 link to page 23 link to page 25
 
Contents 
1  Introduction....................................................................................................................... 2 
2  Scope ................................................................................................................................ 3 
3  Definitions ......................................................................................................................... 3 
4  Responsibilities ................................................................................................................. 5 
4.1  Managers .................................................................................................................... 5 
4.2  Employees ................................................................................................................... 6 
4.3  Human Resources Service ............................................................................................ 6 
4.4  Investigating Officer .................................................................................................... 7 
4.5  Case Manager.............................................................................................................. 8 
5  General Principles .............................................................................................................. 8 
5.1  Values ......................................................................................................................... 8 
5.2  Application .................................................................................................................. 9 
5.3  Disciplining Trade Union Representatives .................................................................. 10 
5.4  Resignation of an Employee during a Disciplinary Procedure ..................................... 10 
5.5  Provision of Employment References ......................................................................... 11 
5.6  Overlapping Grievance and Disciplinary Cases ........................................................... 11 
5.7  Right to be accompanied ........................................................................................... 11 
5.8  Records ..................................................................................................................... 11 
6  Implementation and Training ........................................................................................... 12 
7  Monitoring ....................................................................................................................... 12 
8  Informal Disciplinary Procedure ....................................................................................... 14 
9  Formal Disciplinary Procedure .......................................................................................... 15 
9.1  Notification of Misconduct Allegation(s) to an Employee ............................................ 15 
9.2  Investigation Process ................................................................................................. 15 
9.3  Formal Disciplinary Hearing ....................................................................................... 17 
9.4  Formal Disciplinary Action ......................................................................................... 20 
9.4.1 
First Written Warning .......................................................................................... 20 
9.4.2 
Final Written Warning .......................................................................................... 20 
9.4.3 
Dismissal ............................................................................................................ 21 
9.5  Other Formal Disciplinary Penalties ........................................................................... 21 
10  Appeals Process ............................................................................................................... 21 
11  Suspension ...................................................................................................................... 23 

HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Policy 

Introduction 
The University of Bradford (herein referred to as the University) believes that in order to ensure 
good employee relations and professional standards it is necessary to promote high standards 
of behaviour and conduct amongst all employees.  This can be achieved by taking appropriate 
corrective action where those standards are not met whilst ensuring employees will be treated 
fairly, impartially and consistently in matters relating to discipline.  
This policy describes the steps to be taken to deal with each situation in a reasonable and 
timely manner whilst supporting the employee concerned to improve their standard of conduct 
or behaviour to reach a minimum acceptable standard. 
The maintenance of discipline is the responsibility of managerial staff at all levels.  Overlooking 
an opportunity to address a misconduct issue at an early stage may result in the situation 
escalating, leading to the need for more serious disciplinary action later. 
While following this policy it may become apparent that another policy is more applicable. 
Where this occurs advice from the Human Resources Service should be sought and the relevant 
policy applied. 
This policy does not address matters relating to unacceptable performance which arises from a 
lack of capability. These matters should be dealt with under the Capability Policy. 
The aim of this policy is to: 
  Ensure managers and employees are aware of their roles and responsibilities in respect 
of conduct at work; 
  Ensure that all disciplinary matters are handled fairly, impartially, consistently and in a 
timely manner; 
  Help and encourage all employees to achieve and maintain standards of conduct at work; 
  Provide a clear framework for the redress of any inappropriate behaviour/conduct in the 
course of an employee’s work.  

HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Policy 
Continued 


Scope 
The policy applies to all employees of the University. 

Definitions 
Investigating Officer - An impartial person appointed to fact find in relation to allegation(s) 
made against an employee. 
Case Manager – An employee in the Human Resources Service who has an overview of formal 
discipline cases and monitors that they progress to conclusion in a timely manner and that any 
recommendations from a hearing are considered and where appropriate implemented. 
Competent Personnel – A person who has the necessary ability, knowledge, or skill to do 
something successfully and who is efficient and capable. 
Note Taker – A person not previously involved in the case and not in the same 
Faculty/Directorate as the employee the disciplinary allegation is raised against. 
Investigation Report - A document providing facts in response to allegation(s) raised against 
an employee. 
Misconduct - Misconduct of a less serious nature than gross misconduct will not warrant 
dismissal.  Where a final written warning has been issued, further misconduct for a related 
reason may result in dismissal with notice unless there are mitigating circumstances. 
Gross misconduct - Gross misconduct is defined as misconduct serious enough to 
fundamentally breach the contract of employment between the employer and employee thus 
justifying summary dismissal.  Dismissal for gross misconduct will be without notice.  Acts of 
gross misconduct are very serious in nature.  
Examples of misconduct and gross misconduct include: 
  Unsatisfactory timekeeping; 

HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Policy 
Continued 

  Unauthorised absence from work without good reason - absence relating to sickness 
absence should be dealt with via the Attendance Management Policy;  
  Breach of University health and safety regulations; 
  Breach of other University rules and regulations e.g. information governance, data 
protection; 
  Bullying, harassment and victimisation as defined in the Dignity and Respect Policy; 
  Misuse of the University’s property or name; 
  Inappropriate work related comments made on social media sites relating to the 
University, employees and/or students. 
  Theft or attempted theft of University property;  
  Fraud; (also please refer to the University Fraud policy and procedure) 
  Wilful misrepresentation at the time of appointment including: 
  Previous positions held; 
  Qualifications held; 
  Falsification of date of birth; 
  Failure to disclose a criminal offence in accordance with the provisions of the 
Rehabilitation of Offenders Act; 
  Misuse of alcohol and illegal substances;  
  Deliberate damage to University property; 

HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Policy 
Continued 

  Deliberate and illegal disclosure of confidential information to unauthorised people 
having an adverse impact on the University and/or an individual; 
  Deliberate and inappropriate access to internet sites containing illegal content in 
accordance with the Computer Misuse Policy; 
  Criminal offences outside the working situation, which substantially affects an 
employee's capacity to work or clearly indicates their unsuitability for the kind of work 
that they are employed to do or impacts on the University’s reputation; 
  Unjustified refusal of a reasonable instruction, which could result in serious and 
substantial consequences to the University and or an individual; 
  Bringing the University into disrepute based on actions within and/or outside work that 
have serious and substantial consequences for the University and/or an individual. 
The above is not an exhaustive list of the type of conduct which may constitute gross/ 
misconduct. In order to achieve equity and reasonableness each case should be determined on 
its individual merits. 

Responsibilities 
4.1  Managers 
Managers will: 
  Be responsible for ensuring that this policy is applied sensitively, fairly, transparently and 
consistently within their own area in a timely manner;  
  Ensure that employees are aware and understand the conduct and standards of 
behaviour required by the University; 

HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Policy 
Continued 

  Manage issues raised by employees promptly; 
  Ensure that conduct agreements and formal warnings are removed from personal files 
after the appropriate length of time. 
4.2  Employees 
Employees will:  
  Act within professional, University and HE Sector codes of conduct at all times; 
  Report misconduct issues within the workplace to their line manager or manager’s 
manager in a timely manner; 
  Act with integrity and professionalism; 
  When requested, cooperate with disciplinary investigations as required; 
  Keep the Human Resources Service informed as to whom their representative is, should 
they wish to be represented; 
  Take responsibility for ensuring that their representative is kept up to date with 
proceedings. 
4.3  Human Resources Service 
The Human Resources Service will:  
  Oversee the operation and monitoring of the policy; 
  Ensure the policy is applied fairly, impartially and consistently across the University; 
  Provide advice and guidance to managers and employees on the Disciplinary Policy and 
Procedure; 
  Provide advice to managers and employees in the event of potential disciplinary 
investigations and/or suspensions; 
  Review changes in employment law to ensure that the policy and procedure is relevant 
and up to date; 

HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Policy 
Continued 

  Remove conduct agreements and formal warnings from personal files after the 
appropriate length of time; 
  Ensure that disciplinary meetings and panels consist of appropriately competent 
personnel; 
  Ensure that members of disciplinary meetings and panels are appropriate and do not 
have a conflict of interest. 
4.4  Investigating Officer 
Investigating Officers will: 
  Be competent to undertake an investigation; 
  Be objective and impartial when conducting the investigation; 
  Explain the Investigating Officer’s role to all parties involved in an investigation; 
  Ensure that the Investigation Report is completed within two working weeks of the 
conclusion of the investigation, unless there are exceptional circumstances; 
  Explain the purpose of an investigation to all parties involved in an investigation; 
  Explain the structure of an investigation to all parties involved in an investigation; 
  Periodically update the complainant and alleged perpetrator on progress in completion of 
the investigation; 
  Write an investigation report summarising all the facts/findings obtained through the 
investigation process without stating an opinion; 
  Present the investigation report if an allegation progresses to a disciplinary hearing; 
  Ensure the investigation is concluded in a timely manner. 

HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Policy 
Continued 

4.5  Case Manager  
Case Managers will: 
  Allocate a member of the Human Resources Service to provide advice and support to the 
employee the disciplinary allegation is raised against; 
  Obtain a discipline timeline from the Human Resources Service support to the 
discipline issue; 
  Obtain regular updates on progress against the discipline timeline with the Human 
Resources Service support to the discipline issue; 
  Identify reasons for not meeting any of the discipline deadlines detailed in the discipline 
timeline from the Human Resources Service support to the discipline issue; 
  Review reasons for not meeting any of the discipline deadlines and where appropriate 
provide professional advice to the Human Resources Service support to the discipline 
issue on how to address any issues impacting on the timely conclusion of the case; 
  Obtain an update from the Human Resources Service support to the discipline issue with 
regard to the consideration and where appropriate implementation of any 
recommendations from a disciplinary hearing. 

General Principles 
5.1  Values 
The University is committed to the implementation of this policy in accordance with the 
University values which are: 
  We encourage participation and openness; 
  We encourage creativity and innovation; 
  We support academic freedom and respect the right to express diverse points of view; 
  We provide equal opportunities for all staff and students to achieve their full potential;  
  We apply the best ethical standards in everything we do. 

HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Policy 
Continued 

5.2  Application 
The University will ensure: 
  The disciplinary policy is applied consistently for all conduct allegations raised; 
  Disciplinary allegations are investigated promptly and there are no unreasonable delays;  
  An employee will be heard in good faith and no pre-judgements made on 
allegations raised; 
  The disciplinary process will be non-discriminatory and undertaken in accordance with 
the Equality Act 2010; 
  The application of this policy will be undertaken in a manner that ensures confidentiality 
of the issues and of the employees and management involved.  No information relating 
to action taken in this procedure will be divulged to other individuals who are not 
involved.  This confidentiality is there to ensure that those not involved are unaware that 
an investigation is ongoing.  Potential witnesses will only be made aware of information 
that is necessary for the investigation to continue.  They will not be automatically notified 
of any developments, if the matter is progressing to a disciplinary hearing (unless they 
are being called as a witness) or the outcome.  Their statements will, however, be 
released to the employee against whom the allegation has been made if the issue is 
progressed to a hearing;  
  The University will not act on information provided to it anonymously without carrying 
out a proper investigation.  In extreme circumstances, it may be necessary to maintain 
the anonymity of persons making complaints against employees or witnesses involved in 
disciplinary procedures.  This will only be done if it is felt that an employee’s safety 
would be compromised by their identity being revealed.  It is a principle of natural justice 
and a requirement to ensure a fair hearing that employees’ subject to investigation or 
disciplinary action can see the evidence on which a decision is to be based.  In cases 
where it is agreed, for the safety of those involved, that anonymity is maintained the 
representative will be provided with reasons which would not breach anonymity.  The 
person bringing the allegation will also be notified that anonymity cannot be guaranteed 
during any subsequent stages of the process.  Where allegations are made by an 
anonymous source, the person against whom the allegation is made should be made 
aware of this fact and be provided with an outline of actions taken by the University to 
validate the allegations made;  

HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Policy 
Continued 

  If, following a thorough investigation, it is found that the allegations are of malicious 
intent and/or vexatious, disciplinary action will be taken against the employee who 
raised the allegations.  Where it is found that allegations made are of malicious intent the 
disciplinary process will be stopped.  Any suspension will then be lifted and any live 
warnings removed from a personal file; 
  For academic and academic related employees, the decision as to whether an allegation 
constitutes gross misconduct will be made by the Dean/Director in consultation with the 
Human Resources Service.  The same applies where an employee has been given a final 
written warning and the allegation is that they have not met the required level of conduct 
in the monitoring period; 
  The Investigating Officer will be appointed by a member of the Human Resources Service 
supported by the Dean/Director of the Faculty/Directorate.  On occasion an external 
Investigating Officer may be appointed to undertake an investigation.  The University will 
ensure the external Investigating Officer is competent to undertake investigations.  The 
Investigating Officer must not be someone who would potentially be implicated in the 
investigation or affected by the outcome of the investigation and should ideally be from 
outside the Faculty/Directorate, where possible.  If concerns are raised regarding the 
impartiality of an Investigating Officer these will be considered and acted upon where 
justified.  An Investigating Officer will be supported in completing the investigation by a 
member of the Human Resources Service; 
5.3  Disciplining Trade Union Representatives 
In the event that allegations are made against an employee who is also a Trade Union 
representative, a Full Time Officer from the appropriate Trade Union will be informed as soon 
as the allegation(s) is raised with the consent of the employee.  The Full Time Officer may 
represent the employee at any stage of the formal disciplinary procedure and/or during the 
preceding investigation. 
5.4  Resignation of an Employee during a 
Disciplinary Procedure 
If an employee resigns during a disciplinary procedure, the investigation should be completed 
and a disciplinary hearing should still take place if required as per the disciplinary hearing 
procedure available on HR ServiceNow.  The employee will be invited to attend the hearing and 
informed that if they choose not to attend a decision will be made in their absence. 
10 
HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Policy 
Continued 

5.5  Provision of Employment References 
The University has a policy of providing standard employment references.  If a reference 
request is received relating to an employee who is suspended, has resigned during 
investigation or pending a disciplinary hearing, or has been dismissed due to gross misconduct 
it should be sent to the HR Service Centre to enable an appropriate reference to be provided. 
It is not allowed that line managers provide personal references in such circumstances. 
5.6  Overlapping Grievance and Disciplinary Cases 
Where a grievance and disciplinary case is related, both issues will be dealt with concurrently. 
The decision as to whether grievance and disciplinary issues are related will be taken by the 
Human Resources Service following due consultation with the employee raising the grievance. 
Where an employee raises a grievance during a disciplinary process, the disciplinary process 
may be temporarily suspended in order to deal with the grievance.  
5.7  Right to be accompanied 
All employees have the right to be accompanied by a Trade Union representative or work 
colleague if they wish where they are required to attend formal meetings or hearings. 
Employees who wish to be accompanied by another individual must get express permission 
from the Investigating Officer/Chair of panel in conjunction with the Human Resources Service 
to allow them to attend any formal meeting.  This is normally only allowed in specific 
circumstances when it is deemed to be a reasonable adjustment. 
It is at the discretion of the Chair of the panel whether a professionally registered employee is 
entitled to be accompanied at a stage 3 dismissal hearing and an appeal against dismissal 
hearing by an appropriately qualified legal professional.  The Chair of the panel’s decision will 
be based on case law. 
5.8  Records 
It is important and in the interests of both employee and employer, to keep full written records 
during the disciplinary process.  
11 
HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Policy 
Continued 

In accordance with the Data Protection Act 1998 records should include: 
  The nature of the disciplinary allegation, including a written copy where appropriate; 
  The disciplinary investigation report and any statements of case; 
  The disciplinary hearing outcome letter; 
  Where there was an Appeal the outcome, and; 
  Evidence of completion of an action plan, if required. 
The line manager should notify their Human Resources Service representative of the informal 
disciplinary process and outcome so it can be anonymously recorded on HR ServiceNow to 
enable monitoring of whether there are any patterns/trends. 

Implementation and Training 
The Policy will be uploaded onto HR ServiceNow.  
The approval of the Policy will be communicated in the weekly University staff briefing. 
Line Managers are responsible for raising awareness of all new/updated policies through their 
normal Faculty/Directorate communication channels. 
The Human Resources Service will work with Faculties/Directorates to identify appropriate 
provision of training, guidance and support to line managers on the implementation of this 
Policy. 
The Human Resources Service will ensure the provision of training, guidance and support to 
investigating officers on how to fulfil the responsibilities of the role. 
The Human Resources Service will ensure the provision of training, guidance and support to 
disciplinary hearing panel members on how to conduct a disciplinary hearing. 

Monitoring 
An annual report specifying the number of disciplinary issues and identification of any 
patterns/trends will be developed. 
12 
HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Policy 
Continued 

Debrief sessions will be undertaken within the Human Resources Service following the 
conclusion of a discipline process to monitor the effectiveness of the procedure. 
13 
HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Procedure 

Informal Disciplinary Procedure 
The University advocates that wherever possible (and appropriate) issues of misconduct within 
the workplace should be resolved informally unless misconduct is repeated or serious enough 
to warrant recourse to the formal disciplinary procedure. 
When an employee’s conduct does not meet the standards set out in this policy, the manager 
should meet informally with them. 
The purpose of this meeting is to ensure that the employee clearly understands the concern 
around their conduct and the standards of behaviour expected.  Employees will be made aware 
of the potential consequences where there is failure to comply with the required standards of 
behaviour; including disciplinary action up to and including dismissal.  The meeting also 
provides an opportunity to help the employee rectify their behaviour by discussing any 
problems with the manager and identifying any help and support that can be put in place to 
address the issue therefore avoiding using the formal disciplinary procedure wherever 
possible.  It is the responsibility of the line manager to put in place any agreed help/support 
within agreed timescales.  Any informal action taken will remain on the employee’s personal 
file for a period of 12 months. 
These meetings are part of the normal workplace line management relationship and do not 
constitute part of the formal disciplinary procedure. 
If it becomes clear during the course of the informal meeting that disciplinary action may be 
required, the meeting should be ended and the formal disciplinary procedure should be 
followed. 
The line manager will confirm the outcome of the informal meeting via an appropriate and 
agreed means within seven calendar days of the meeting. 
If the informal meeting does not accomplish the desired effect at any point within a 12 month 
period or if the misconduct warrants more serious action then the formal disciplinary 
procedure should be invoked immediately.  A template letter confirming the outcome of an 
informal meeting is available on HR ServiceNow. 
 
14 
HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Procedure 
Continued 


Formal Disciplinary Procedure 
9.1  Notification of Misconduct Allegation(s) to an 
Employee 
An employee will be informed of any allegation(s) raised against them to enable them to 
prepare and put forward their case at an investigatory meeting.  
9.2  Investigation Process 
Prior to any formal disciplinary action being considered, a timely, impartial and thorough 
investigation into the allegation(s) should be conducted.   
Where allegations of a criminal nature are to be investigated a criminal and internal University 
investigation can run in parallel but a criminal investigation may be allowed to take precedence 
if appropriate.  Any information/evidence gathered during the internal University investigation 
process may be shared as part of a criminal investigation. 
Prior to the commencement of an investigation an Investigating Officer will be provided with 
terms of reference by a member of the Human Resources Service detailing the remit of the 
investigation they are to undertake.  The terms of reference does not need to be agreed with 
either the complainant or respondent.  If additional allegations relating to the employee 
currently being investigated come to light during the investigation process, the Investigating 
Officer will notify a member of the Human Resources Service.  If it is felt appropriate based on 
the evidence available, to investigate the additional allegations the terms of reference will be 
updated to incorporate the additional allegations and the employee whom the allegations are 
against notified accordingly. 
The Investigating Officer will then develop a timeline for the completion of the investigation 
which should be reviewed and may be updated reflecting information that comes to light as 
part of the investigation.  The Investigating Officer should provide all parties involved in the 
investigation updates on any changes in timescales. 
15 
HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Procedure 
Continued 

Any employee who is invited to an investigation meeting will be offered the opportunity to be 
accompanied by a Trade Union representative or work colleague if they wish.  Up to seven 
calendar days should be allowed for an employee to arrange representation or less by 
agreement.  Any refusal to attend an investigatory meeting, including as a witness, will be 
investigated to understand the reasons why.  As an employee of the University there is an 
expectation to fully co-operate with any reasonable request to participate in an investigation.  
Failure to reasonably participate in an investigation will be deemed as a failure to carry out a 
reasonable management instruction and could result in disciplinary action. 
The venue for all formal investigatory meetings must be in a private, uninterrupted 
environment.  Ideally, this will be away from an employee’s normal area of work. 
Notes will be taken during the investigatory meeting.  This will form a statement which will be 
circulated after the meeting by the Investigating Officer to be signed by the person supplying 
the information as their agreement to its accuracy.  The employee may make any relevant 
changes to the statement to ensure accuracy.  If an Investigating Officer disagrees with the 
changes made to a statement then both versions of the statement will be submitted in the 
investigation report with an explanation from the Investigating Officer on the points of 
difference. 
On occasions, it may not be necessary to hold an investigatory meeting with a potential witness 
and it may be sufficient enough to ask for a written statement which should be signed and 
dated as a true recollection of events.  This would ordinarily be for additional witnesses as 
opposed to key witnesses in the case.   
During the investigation other supporting documentation may need to be collected.  This may 
include, for example; records, photographs, reports, University policies and procedures. 
Employees against whom allegations of misconduct have been made must have at least one 
opportunity to respond to the allegation as part of the investigation.  The meeting should be 
long enough in duration to enable the employee to provide all their evidence. 
The Investigating Officer will summarise their findings in the form of an Investigation Report 
for submission to the appropriate level of manager.  A template investigation report is available 
on HR ServiceNow. 
16 
HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Procedure 
Continued 

The manager reviewing the Investigation Report will then decide the appropriate way forward 
supported by a member of the Human Resources Service. 
The employee who is subject to the allegation(s) and their line manager will be informed of the 
outcome of the investigation by the manager who has reviewed the Investigation Report, in 
writing based on one of the following outcomes: 
  No evidence was found to support the allegation(s) raised and no further action is to be 
taken; 
  There was insufficient evidence to confirm if there was any substance to the allegation(s) 
raised and therefore no further action is to be taken; 
  The allegation(s) are to be dealt with informally; 
  The allegation(s) are to be progressed to a disciplinary hearing for further consideration 
at gross/misconduct level. 
9.3  Formal Disciplinary Hearing 
Where the informal disciplinary procedure has not resulted in the required change or where the 
allegation(s) raised and an outcome of the investigation warrants moving directly to a formal 
disciplinary hearing the employee who is subject of the allegation will be required to attend a 
disciplinary hearing.   
Where a full disciplinary hearing is required the employee will be notified in writing giving a 
minimum of 21 calendar days’ notice.  
Misconduct issues will be heard by the employee’s line manager or line manager’s manager. 
Gross misconduct issues will be heard by a Head of Service/School and senior representative of 
the same job family as the employee the allegation is against. 
A full and complete copy of the investigation report including appendices will be enclosed.  
This Investigation Report will be referred to at the disciplinary hearing.  In exceptional 
circumstances, it may be necessary to maintain the anonymity of complainants or witnesses in 
the Investigation Report (see section 5 – General Principles). 
17 
HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Procedure 
Continued 

The employee will be invited to the disciplinary hearing and will be notified of:   
  The date, time and location of the disciplinary hearing; 
  Their entitlement to be represented by a Trade Union representative or work colleague. 
The employee is also required to confirm who will accompany him/her to the disciplinary 
hearing if they have chosen to be accompanied at least 14 calendar days prior to the 
hearing; 
  Their entitlement to call witnesses and for their names to be provided no later than 
14 calendar days before the hearing; 
  The opportunity to submit a statement of case in addition to what is included in the 
Disciplinary Investigation Report 14 calendar days prior to the hearing. Failure to submit 
the information within this timescale may result in the information not being considered 
at the hearing. 
All parties will be notified of any witnesses that are to be called to the disciplinary hearing and 
provided with any statements of case submitted seven calendar days prior to the disciplinary 
hearing.    
Where witnesses are required to attend, they will be entitled to be accompanied and supported 
by either their Trade Union representative or a work colleague during the hearing if they wish.  
Witnesses who are University employees will be provided with paid time off to attend the 
disciplinary hearing. 
Agreement will be reached with the employee’s line manager regarding reasonable time off to 
prepare for the formal hearings. 
The first date of a disciplinary hearing may be postponed at the discretion of the Chair if any of 
the following are unable to attend: 
  The employee and/or his/her representative; 
  The notified witnesses; 
  The person presenting the case against the employee; 
  Any member of the hearing panel. 
18 
HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Procedure 
Continued 

If a disciplinary hearing needs to be rescheduled all parties should try to work together to 
reschedule the hearing within 14 calendar days of the original date and no further 
postponements will be made to a re-arranged disciplinary hearing.  It is the employee’s 
responsibility to ensure that their representative is fully informed at the earliest opportunity as 
to when hearings are proposed.  Failure of an employee to attend a re-arranged hearing 
without good reason may lead to a decision being made in their absence. 
If an employee is unable to attend a disciplinary hearing due to ill health the hearing may be 
rescheduled.  Should the health issue be long term, advice will be sought from the 
Occupational Health Service as to whether the employee is fit to attend.  If the Occupational 
Health Service believes that the employee is either fit enough or it is in their best interest to 
attend a hearing will be scheduled.  If the Occupational Health Service feels an employee is 
medically unfit to attend a disciplinary hearing and the University feels this will not change 
within a reasonable timescale the disciplinary hearing will be undertaken in their absence.  The 
hearing will proceed based on the information available, and the outcome confirmed in writing.  
Other opportunities for the employee to engage in the disciplinary hearing process will be 
explored and implemented where possible. 
It will be the responsibility of the employee who is the subject of the disciplinary allegations 
and/or their Trade Union representative to invite and brief their witnesses prior to the 
disciplinary hearing. 
The disciplinary hearing should, ideally, take place away from the employee’s normal area of 
work.   
The Chair of the panel will be supported at the disciplinary hearing by a member of the Human 
Resources Service to ensure the hearing is conducted in accordance with the University 
Disciplinary Policy and Procedure and to provide professional advice to the hearing panel. 
Notes of the hearing are to be undertaken by a note taker that are an accurate reflection of the 
hearing but not verbatim. 
The procedure to be followed at the disciplinary hearing is detailed on HR ServiceNow. 
Adjournments may be made at appropriate times during the disciplinary hearing with 
agreement from the Chair of the disciplinary hearing panel. 
An employee has the right to request that their representative speaks on their behalf or 
produces a written submission to be taken into account at a hearing but the representative 
cannot answer questions on the employee’s behalf.  For further advice please speak to the 
Human Resources Service. 
19 
HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Procedure 
Continued 

Reasonable adjustments will be made to enable any employee with specific requirements 
covered under the Equality Act to attend and participate in the disciplinary hearing process 
with the necessary advice from the Occupational Health Service to inform any adjustments.  
Within seven calendar days of the date of the disciplinary hearing, the outcome, including the 
right of appeal, should be confirmed in writing to the employee along with a copy of the 
minutes from the hearing. 
Where recommendations are made by the Chair of the disciplinary hearing panel a person 
should be identified by the Chair to implement the recommendations and a follow up meeting 
take place to ensure the recommendations have been fully implemented, whether they are 
individual or service recommendations. 
9.4  Formal Disciplinary Action 
There are three levels of the formal disciplinary procedure with various sanctions dependent 
upon the gravity of the case and/or the on-going nature of the misconduct.   
9.4.1 First Written Warning 
It is appropriate to issue a first written warning if the employee already has live informal action 
for misconduct or if it is a first more serious misconduct offence. 
The employee will be warned that a repetition or other subsequent related misconduct may 
lead to further disciplinary action being taken against them up to and including dismissal.  
They will also be informed that the warning will remain on their personal file for six months. 
9.4.2 Final Written Warning 
It is appropriate to issue a final written warning following a repetition or other subsequent 
misconduct and the employee already has a live written warning, or, when the misconduct is 
deemed as serious but falls short of gross misconduct or, in the case of gross misconduct 
where there are mitigating circumstances and it is felt that dismissal is not appropriate. 
20 
HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Procedure 
Continued 

The employee will be warned that a repetition or other subsequent misconduct may lead to 
further disciplinary action being taken against them, not excluding dismissal.  They will also be 
informed that the warning will remain on their personal file for 12 months. 
9.4.3 Dismissal 
It will be appropriate to dismiss someone on the grounds of: 
  Gross misconduct; or  
  Misconduct following a repetition or other subsequent misconduct and the employee 
already has a live final written warning. 
In the case of gross misconduct, the dismissal will be without notice.  
9.5  Other Formal Disciplinary Penalties 
As an alternative to dismissal there may be exceptional circumstances, which warrant other 
penalties.  These include sanctions such as disciplinary transfer, demotion i.e. reduction of 
grade and responsibilities. 
The decision on disciplinary action will be taken by the disciplinary panel with professional 
advice from a member of the Human Resources Service. 
10  Appeals Process 
Any employee who is dissatisfied with the outcome of any stage of the formal disciplinary 
procedure may appeal to the appropriate member of management based on the scheme of 
authority available on HR ServiceNow.  This must be done within two working weeks of receipt 
of the written disciplinary decision.  If an appeal is made outside of this time period but it is in 
the interest of justice and fairness a decision can be made to progress to an appeal hearing. 
The appeal must be made in writing clearly stating the basis on which the appeal is to be 
made.  
The appeal can be submitted for one of the following reasons: 
  A procedural irregularity; 
21 
HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Procedure 
Continued 

  Inappropriate sanction based on the nature of the misconduct; 
  New evidence not presented at the original disciplinary hearing; 
  Some other justifiable reason.  The Chair of the disciplinary appeal panel has grounds to 
review and reject the ‘some other justifiable reason’ if felt not to be justifiable. 
One appeal will be allowed at each stage of the formal disciplinary procedure. 
The employee will be required to attend an appeal hearing where they will have the right to be 
accompanied by a Trade Union representative or work colleague if they wish.   
Appeals must be considered by a manager who has not been previously involved with the case 
and a member of the Human Resources Service present. 
Appeals against dismissal will be considered by a panel comprised of: 
  A Chairperson who is a member of the Council or in exceptional circumstances a 
Dean/Director; 
  A Senior Manager of the same job family as the person who the allegation is against. 
The employee will be invited to the disciplinary appeal hearing and will be notified of:   
  The date, time and location of the disciplinary appeal hearing; 
  Their entitlement to be represented by a Trade Union representative or work colleague. 
The employee is also required to confirm who will accompany him/her to the disciplinary 
appeal hearing if they have chosen to be accompanied at least 14 calendar days prior to 
the hearing; 
  Their entitlement to call witnesses and for their names to be provided no later than 
14 calendar days before the disciplinary appeal hearing.  
  The opportunity to submit a statement of case 14 calendar days prior to the disciplinary 
appeal hearing. Failure to submit the information within this timescale may result in the 
information not being considered at the disciplinary appeal hearing; 
All parties will be notified of any witnesses that are to be called to the disciplinary appeal 
hearing and provided with any statements of case submitted seven calendar days prior to the 
disciplinary appeal hearing.    
22 
HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Procedure 
Continued 

Notes of the hearing are to be undertaken by a note taker that are an accurate reflection of the 
hearing but not verbatim. 
The procedure to be followed at an appeal hearing is available on HR ServiceNow. 
The decision of the appeal hearing panel will be final.   
11  Suspension 
It may be necessary to remove an employee from their workplace whilst a full and proper 
investigation takes place into the allegations and to ensure evidence/materials are not removed 
and access to IT equipment is removed.  
This removal from the workplace may take the form of a suspension on full contractual pay, 
relocation to another work area or an employee may be asked to work under the direct 
supervision of another manager/person as appropriate.  It should be made clear to the 
employee that the suspension is not part of any disciplinary action and does not involve any 
prejudgement. 
The Director of Human Resources and Organisational Development will be responsible for 
making a decision to suspend an employee from their workplace.  A risk assessment should be 
completed to support the decision and a template document is available on HR ServiceNow. 
The suspending manager should be accompanied in an advisory capacity by a member of the 
Human Resources Service when suspending an employee.  Where this is not possible the 
suspending manager should be accompanied by another independent person. 
Suspension should be for the shortest practicable time in order for the investigation to be 
completed and for the employee to prepare their case.  
After 14 calendar days, the employee will be contacted by the Investigation Officer and 
provided with an update on the progression of the investigation and a review of the 
suspension.  The suspension will be reviewed every 14 calendar days thereafter by the 
Case Manager. 
Suspended employees will not be allowed onto campus (with the exception of attending 
meetings related to the issue), to access any University facilities or to contact University 
employees throughout the investigation with the exception of their Trade Union representative  
23 
HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY 
 


 
Procedure 
Continued 

or accompanying work colleague, or to request an employee as a witness at a disciplinary 
hearing.   
If employees are required to come onto University property or wish to request access to 
University facilities e.g. IT system for specific reasons other than to attend meetings or attend 
Occupational Health services they must first contact their line manager to gain permission, 
unless agreed otherwise.  
If an employee wishes to take annual leave during a period of suspension they must request 
annual leave through their line manager.  Similarly an employee must notify their line manager 
if they are medically unfit for work and submit any fit notes as appropriate.  
24 
HUMAN RESOURCES 

DISCIPLINARY POLICY