Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Police Stops Derby'.




 
Mr Russ Hunter   
  
 
 
 
 
Telephone: 
101 
 
Direct Line: 
0300 122 8752 
 
Ask For: 
Freedom of Information 
 
Our Ref: 
006005/19 
 
Your Ref: 
Stopped Vehicles 
 
Date: 
12 December 2019 
 
Dear Mr Hunter    
 
FREEDOM OF INFORMATION REQUEST - REFERENCE NO: 006005/19 
 
I  write  in  connection  with  your  request  for  information  which  was  received  by  Derbyshire 
Constabulary on 11/12/2019.  I note you seek access to the following information: 
 
Under  the  Freedom  of  Information  Act  2000,  I’d  like  to  make  a  request  regarding  cars 
stopped by the police while driving. 
 
I’d like to request data specific to the area of Derby. 
 
During these time periods: 
  01/04/2016 - 31/03/2017 
  01/04/2017 - 31/03/2018 
  01/04/2018 - 31/03/2019 
 
Specifically, I’d like to request data on how many cars have been stopped while driving by 
the police.  If this could be broken down by vehicle manufacturer, that would be fantastic. 
  
Result of Searches 
 
Following receipt of your request, searches were conducted within Derbyshire Constabulary 
to locate any relevant information.  The searches located some information relevant to your 
request. 
 
Decision 
 
On  this  occasion I  am  unable  to  provide  you  with  the  information  you  requested  under  the 
Freedom of Information Act 2000 as I have applied Section 12 of the Act - ‘Excess Fees’; the 
rationale for which is shown below. 
This letter therefore represents our formal refusal to supply the information you requested. 
 
Reason(s) 
 
Section  12(1)  of  the  Freedom  of  Information  Act  2000  provides  that  Section  1(1)  (General 
Right  of Access to Information)  does not oblige a public authority to comply  with a request 
 
Constabulary Headquarter s Butterley Hall Ripley Derbyshire DE5 3RS 
 
 
Incoming telephone calls and data communications may be monitored and recorded 



 
for information if “the authority estimates that the cost of complying with the request would 
exceed the appropriate limit.”  
 
Officers  stop  vehicles  for  a  variety  of  reasons  in  the  course  of  their  duties  but  there  is  no 
central repository holding such data.  As a consequence to ascertain how many have been 
stopped  etc.  would  require  determining  all  officers  over  a  3  year  period  and  then  emailing 
them to check pocket books etc. to a) determine if the information is held and b) if so submit 
details.    Given  the  time  frame  and  volumes  involved  this  would  require  staff  hours  to 
complete well in excess of the nationally prescribed limit. 
The costs limit is set by the Freedom of  Information and Data Protection (Appropriate Limit 
and  Fees)  Regulations  2004.    For  non-central  government  public  authorities  such  as  the 
Derbyshire Constabulary the appropriate limit is £450 (which can be calculated as 18 hours 
of work where an hour  is charged at  a standard national rate of £25).  This means that, in 
effect, there is a time limit of 18 hours.  
 
The public authority’s estimate of the cost of compliance should be “sensible, realistic and 
supported by cogent evidence” - 
Information Tribunal: Randall v Information Commissioner 
and Medicines and Healthcare Products Regulatory Agency 
(EA/2006/0004) 
 
Regulation  4(3)  provides  that  the  following  factors  can  be  taken  into  account  when 
formulating a cost estimate:  
 
(a) Determining whether it holds the information,  
(b) Locating the information, or a document which may contain the information,  
(c) Retrieving the information, or a document which may contain the information, and  
(d) Extracting the information from a document containing it. 
 
Section 17(5) of the Freedom of Information Act 2000 a public authority which, in relation to 
any request for information, is relying on a claim that section 12 or section 14 applies must, 
within the time for complying with section 1(1), give the applicant a notice stating that fact.    
For the sake of completeness I should also point out that as the whole request exceeds the 
fees limit we are not obliged to indicate further where either exemptions or a “neither confirm 
nor deny” response may have been relevant to any part of your request.  
Should you be able to substantially amend your request it may be possible to provide some 
information  within  the  fees  limit.    However,  given  the  above  position  and  in  line  with  my 
responsibilities  under  Section  16  of  the  Act  I  am  at  this  time  unable  to  offer  any 
alternative(s).    Additionally  I  need  to  add  that  it  is  our  policy  to  decline  the  opportunity  to 
undertake  such  retrieval  at  cost  payment  as  the  apparent  result  appears  to  be 
disproportionate to the effort of our resources to achieve it.   
 
I am sorry that on this occasion we cannot provide the information that you requested but I 
hope  you  understand  that  there  is  a  finite  limit  to  the  amount  and  scope  of  retrievable 
information we record in terms of effective resource use.  
 
NB A public authority is not obliged to assist an applicant in redefining a request to within the 
time/cost  limit,  if  there  is  no  probability  of  achieving  this.  This  was  confirmed  in  Decision 
Notice 50194062. 
 
Constabulary Headquarter s Butterley Hall Ripley Derbyshire DE5 3RS 
 
 
Incoming telephone calls and data communications may be monitored and recorded 



 
Right to Request a Review (Complaint) 
 
Your attention is drawn to the attached sheet, which details your right of complaint. 
 
I would like to take this opportunity to thank you for your interest in Derbyshire Constabulary. 
 
Should  you  have  any  further  enquiries  concerning  this  matter,  please  write  or  contact  the 
Freedom  of  Information  Officer,  on  the  above  telephone  number  quoting  the  reference 
number in the header. 
 
Yours sincerely 
 
 
Kevin Lea 
Freedom of Information Officer 
 
Enc 
 
 
 
Constabulary Headquarter s Butterley Hall Ripley Derbyshire DE5 3RS 
 
 
Incoming telephone calls and data communications may be monitored and recorded