This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Ofcom Investigations into PLT related cases and outcomes - cost limited'.

 
Records and Information Management Policy 
  
This document outlines Ofcom’s commitment to maintain records of its activities, the key 
principles for managing records in all media, and the roles of all colleagues in its management.   
Who is responsible for Ofcom’s records? 
  All colleagues must ensure that comprehensive records are kept of all Ofcom’s activities, in 
accordance with current guidelines and for as long as required by the retention schedules. 
  Line managers must ensure that all colleagues in their team carry out their responsibilities 
in managing records and information, and are appraised on their performance. 
  Project Managers must ensure that a complete record of each project is maintained in 
accordance with records management and project management guidelines. 
  Local Information Managers (LIMs) in each business group ensure compliance with the 
policy and procedures, and promote effective information management within their team. 
  The Records and Information Management (RIM) Team operates a records and 
information management programme to comply with relevant legislation and standards, 
providing clear guidelines and practical procedures for all teams. 
  The Secretary of the Corporation as SIRO (Senior Information Risk Owner) is responsible 
for Ofcom’s records and information management framework. 
Why do we keep records? 
Ofcom must maintain a complete set of records for as long as required to: 
  Comply with relevant legislation such as the Public Records Act, Data Protection Act, 
Freedom of Information Act and the Code of Compliance on Records Management. 
  Provide evidence of Ofcom’s activities and decision making 
  Support and defend Ofcom’s position in litigation 
  Enhance business efficiency 
  Promote collegiality and knowledge sharing 
Without such record keeping, Ofcom’s decisions will be vulnerable to a successful legal 
challenge due to lack of or inadequacy of reasoning. 
Ofcom’s records management principles: 
  Records and information are owned by Ofcom, not by the individual or team 
  Keeping records is an integral part of all business activities 
  A complete record of all activities must be securely stored in a shared location, easily 
identified and accessible to those who need to see it 
  The complete record may be in any format, but preferably electronic – significant emails are 
held alongside other information and must not be stored solely in personal mailboxes 
  Information will be held only as long as required, and disposed of in accordance with the 
record retention policy and retention schedules 
  Practical guidance is made available to enable teams to manage their information. A brief set 
of key actions is available for quick reference. 
Monitoring the policy: 
Failure to manage information in accordance with relevant legislation could have serious 
consequences for Ofcom and its consumers.  To ensure Ofcom meets the requirements:  
  the RIM Team will regularly monitor compliance within each team or group 
  Action plans will be developed with teams where improvements are required  
  Records due for disposal under the records retention policy will be reviewed with each team 
or function on a regular basis, at least annually. 
  The policy and related guidelines will be reviewed annually.  
Further information: 
For related policies, see the Ofcom Security Policy 
 
For further information, please see the Information Management Resources SharePoint site or 
contact xxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx