This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'De NOx technology in crematoriums'.


 
ABERDEEN CITY COUNCIL 
 
Freedom of Information (Scotland) Act 2002 – (FOISA) and the Environmental 
Information (Scotland) Regulations 2004 (EIRs) 
 
Requesting an Internal Review 
 
If you are not satisfied with the response to your request for information, or the way in which 
your request has been handled, you can request that ACC review our response. You should 
do this within 40 working days of the receipt of this information. To request a review, please 
write to or email us at:  
 
Access to Information Team 
Customer Feedback 
Customer Experience 
Aberdeen City Council 
1st Floor North 
Business Hub 6 
Marischal College 
Broad Street 
ABERDEEN 
AB10 1AQ 
Email: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
Your request for review must include
•  your name and address (an email address is fine)  
•  the reference number for your original request for information 
•  your reason(s) for requesting a review 
 
If required, a panel of senior  officers who were not involved in the  handling of  your original 
request  wil   review  ACC’s  response.  ACC  will  acknowledge  receipt  of  your  review  request 
and you wil  be informed of the outcome within 20 working days from ACC’s receipt of your 
request for a review.   
 
Appealing to the Scottish Information Commissioner for a decision 
 
If you are not satisfied with the outcome of your request for an internal review, you can apply 
directly  to  the  Office  of  the  Scottish  Information  Commissioner  (OSIC)  for  a  decision. 
Generally, OSIC cannot make a decision unless you have been through the Council’s review 
procedure. To make an application to OSIC, please write or email OSIC at:  
 
The Office of the Scottish Information Commissioner 
Kinburn Castle 
Doubledykes Road 
St Andrews 
Fife 
KY16 9DS 
www.itspublicknowledge.info  
 

An application to OSIC must be made in writing within six months of receipt of ACC’s Review 
Decision Notice.  When applying to OSIC to make a decision you should give your name and 
address  for  correspondence.    Please  note  that  OSIC  will  not  be  able  to  investigate  if  you 
have not used your real name to make your information request.  
 
You must also specify
•  Which request for information your requirement for review relates to 
•  The reason that you asked ACC to carry out a review of your request 
•  The reason why you are not satisfied with ACC's review outcome decision 
 
The Commissioner will contact ACC and invite its comments on your application.  Thereafter 
(if no  settlement  has  meantime  been  reached),  the  Commissioner  must  reach  a  decision 
within  4 months  of  receiving  your  application,  or  within  such  other  period  as  is  reasonable.  
You wil  receive written notice of the outcome of the Commissioner’s decision. 
 
Should you wish to appeal against the Scottish Information Commissioner's decision, 
there  is  an  appeal  to  the  Court  of  Session  on  a  point  of  law  only.  Any  such  appeal 
must be made within 42 days after the date of the decision has been issued.
 
 
Your data: FOI and EIR enquiries 
 
How we handle your data 
If you make a Freedom of Information (FOI) or an Environmental Information (EIR) request, 
we’l   keep  all  information  about  your  request  in  an  electronic  case  file.  We  don’t  use  your 
personal data for any other purpose than to correspond with you about your request.  
 
If  you  request  a  review  of  your  response,  your  personal  data  may  be  shared  with  our 
Committee Services Team for the purpose of processing the review and responding to you.  
 
We  publish  responses  to  FOI  and  EIR  requests  on  our  Disclosure  Log,  but  we  remove  all 
your personal information from responses before we publish them. 
 
How long we’ll keep your information for 
Where  a  request  has  not  been  appealed  to  the  Scottish  Information  Commissioner  for  a 
decision, we keep our FOI and EIR Case Files for the current year, plus three years, from the 
date  that  your  enquiry  was  closed.  Where  a  request  has  been  appealed  to  the  Scottish 
Information Commissioner for a decision, we keep the case files for the current year, plus six 
years. We also keep a register of all FOI and EIR requests we receive for a longer period of 
time, so we can understand what the trends are in the numbers and types of request we get, 
but this is kept in anonymised form (your data isn’t kept). 
 
Your rights 
You  have  rights  in  relation  to  your  data,  including  the  right  to  ask  for  a  copy  of  it.  See  the 
Your  data  page  for  more  information  about  all  the  rights  you  have,  as  well  as  the  contact 
details for the Council’s Data Protection Officer. You also have the right to make a complaint 
to the Information Commissioner’s Office if you think we haven’t handled your data properly. 
 
Our legal basis 
Aberdeen City Council is the Data Controller for your data we hold as part of receiving and 
responding to your FOI or EIR request. The Council has a statutory duty under the Freedom 
of Information (Scotland) Act 2002 and the Environmental Information (Scotland) Regulations 
2004 to respond to requests for information. This means that we understand our legal basis 
for  processing  your  data  as  Article  6(1)(c)  of  the  General  Data  Protection  Regulation. 
Responding to FOI and EIR requests is something we have to do by law, and we can’t do it 
without processing your data.