This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Data Protection Officer'.

16 December 2019 
Ms. Katie Evans 
Response sent by email to: Katie Evans  
Dear Ms Evans 
I am writing further to your email of 21 November 2019 and your request for information 
under the Freedom of Information (Scotland) Act 2002.   
1.  The job title of your Data Protection Officer 
Data Protection Officer (DPO). 
2.  Please confirm if their role is full or part time and approximately how many hours 
are dedicated solely to Data Protection activities 
Ayrshire College’s nominated DPO is part time and is the equivalent of a 0.5 FTE. 
All the DPO’s time is dedicated solely to data protection activities.  
Ayrshire  College’s  DPO  is  part  of  a  shared  service,  centrally  coordinated  by 
HEFESTIS.  HEFESTIS  is  a  not-for-profit  Shared  Service  organisation  jointly 
owned by member institutions across the Scottish University and Colleges sectors. 
Through this arrangement the College can access DPO support at any time and 
not just on the days when our nominated DPO is working at the College.  
3.  Please  advise  what  other  duties  are  included  in  their  role  alongside  Data 
The DPO is responsible for monitoring an organisation’s compliance with GPDR 
legislation and to advise and inform on how the arrangements are performing and 
could be improved. 
4.  Do you have any additional staff with responsibility for data Protection e.g. deputy 
Data Protection Officer?    
The College’s GDPR arrangements are being overseen centrally by our DPO.  
The  College  has  however  established  a  GDPR  Working  Group  to  provide 
additional  support  to  directorates.  The  Group  helps  directorates  embed  the 
requirements of GDPR within their own areas and ensures a consistent approach 
is being applied across the College.  
5.  How many students attend your College per year?   
In 2018-19 14,678 students attended the College.  

16 December 2019 
6.  How many campuses does your College operate over? 
Ayrshire College has three main campuses and three satellite campuses. 
If you are unhappy with our response to your FOI request, the FOI Act gives you the 
right  to  complain.  If  you  wish  to  complain,  the  issues  you  raise  will  initially  be 
considered  by  staff  not  involved  in  the  handling  of  your  original  request  through an 
internal review. You will receive a substantive response as soon as possible.  We aim 
to complete internal reviews within 20 working days of receipt.   
In exceptional circumstances it may take longer than 20 working days to complete an 
internal review; in such cases, we will notify you in writing. Complaints or requests for 
internal  review  should  be  submitted  no  more  than  two  months  after  we  sent  a 
substantive reply to your original request. 
Requests for internal reviews should be addressed to: 
Allyson Sharp 
Information and Customer Relations Officer 
Ayrshire College 
Kilmarnock Campus  
18-21 Hill Street 
KA1 3HY 
Email: xxxxxxx.xxxxx@xxxxxxxx.xx.xx  
If you are dissatisfied with the College's response to your internal review, you will 
have a further right of appeal to the Scottish Information Commissioner.  You can 
contact the Information Commissioner by writing to:  
Office of the Scottish Information Commissioner 
Kinburn Castle 
Doubledykes Road 
St Andrews 
KY16 9DS 
01334 464613 
01334 464611 
Email: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx 
You can now make Freedom of Information (FOI) appeals online, using the new 
online appeal service – click at the link below:  
Yours sincerely 
Michael Breen 
Vice Principal Finance