This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Application to the Coastal Communities Fund – the 'Southwold Enterprise Hub''.


 
 
Southwold Coastal Community Team 
Terms of Reference 
 
 
OVERVIEW 
 
The Southwold Coastal Community Team (CCT) is a local partnership consisting of a range of business 
and community representatives who have an understanding of the issues facing the town and can 
work towards developing an effective plan to improve the economy of the town.  
 
The entire administrative area of Southwold is included within the CCT with an emphasis on the core 
commercial and tourism areas, plus taking into consideration the neighbouring parish of Reydon.  
 
VISION 
 
For Southwold to be the successful, vibrant and attractive town on the East Coast, where people want 
to live, work and visit.   
 
To bring together various business, commercial and community interests to inspire and guide a 
coordinated approach to creating greater future economic prosperity for the town. 
 
 
MAIN AIMS AND OBJECTIVES 
 
Coastal Community Teams across the country have been established to:  
 
  encourage greater local partnership working in coastal areas; 
  support the development of local solutions to economic issues facing coastal communities; 
  encourage the sustainable use of heritage/cultural assets to provide both a focus for 
community activities and enhanced economic opportunities; and 
  create links to support the growth and performance of the retail sector. 
 
In addition, the Southwold CCT will: 
 
  work with other CCTs across England and with the Government to share knowledge on how 
tackle issues facing coastal communities; 
  provide strategic direction and coordination of resources to enable the town to grow and thrive 
in a sustainable manner; 
  undertake research and consult with the local residents, businesses and visitors to understand 
the barriers and issues that face the local economy; 
  produce an economic plan focusing on the core commercial and tourism areas which outlines 
21.01.2019 


 
 
the vision and key priorities to support the development of initiatives and funding submissions; 
  create and monitor an action plan with short, medium and long term actions/projects, and set 
up or support delivery/project groups where appropriate; and 
  promote and communicate the work of the CCT in partnership with the local press and through 
social media. 
 
MEMBERSHIP  
 
  Waveney District Council – including representatives from Economic Development, Funding and 
Community Development 
  Southwold Town Council 
  Reydon Parish Council 
  Southwold and Reydon Society 
  Southwold Chamber of Trade 
  Other key business and community representatives including Adnams, Durrants, Southwold Arts, 
Southwold Pier and Southwold Boating  Lake 
 
Membership will be restricted to a maximum of 10 organisations at any one time. Members that fail to 
attend three or more meetings without sending their apologies will cease to be members.  New 
members can be adopted by consensus vote. There is no time limit on membership. 
 
The CCT will always have representatives from Waveney District Council, as the accountable body. 
 
STEERING GROUP STRUCTURE & MANAGEMENT  
 
The Steering Group will consist of: 
 
 Chair -
, Waveney District Council 
 Vice Chair – 
, Reydon Parish Council 
 Secretary – 
, Waveney District Council  
 Treasurer – 
, Waveney District Council  
 Members with no position 
 
Additional members may be invited to join the Coastal Community Team, subject to the approval of 
core members. These may be permanent or co-opted for a specific purpose or project, as and when 
appropriate.   
 
The Steering Group will meet at least six times a year with additional meetings as and when required. 
 
The nominated Secretary will be responsible for the agenda and minutes of each meeting and ensure 
an accurate record of activity is kept. 
 
21.01.2019 


 
 
DECISION MAKING AND ACCOUNTABILITY  
 
At least half of the CCT steering group must be present for any decisions (including financial) to be 
made. 
 
All decisions will be agreed by a vote from those present (subject to quorum rules – see above). In the 
event of an equal vote the Chair has the casting vote.   
 
The Southwold CCT will be open and transparent in its decision making.  Information about the work of 
team  will  be  posted  on  the  East  Suffolk  Council  website  as  well  as  via  the  Southwold  Town  website 
(administered by the Town Council). 
 
Anyone  attending  a  CCT  meeting  with  a  personal,  business  or  financial  interest  in  any  matter  being 
discussed  or  voted  on  must  declare  such  interest  at  the  beginning  of  each  meeting,  or  as  soon  as 
possible thereafter. 
 
FINANCIAL MATTERS 
 
Waveney District Council will act as the CCT’s accountable body.  The nominated Treasurer will ensure 
an auditable record of all financial transactions including income, funding and expenditure will be kept. 
 
DISSOLUTION 
 
The CCT may be dissolved by a resolution passed by a two-thirds of the members. 
 
21.01.2019