This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Application to the Coastal Communities Fund – the 'Southwold Enterprise Hub''.

Southwold Enterprise Hub 
Risk Register  
Risk 
Prob.  Impact  Existing Controls/Action required/Who  
Development project risks  
Tenders come back 


-  A value engineering exercise will be undertaken with 
higher than budget 
the  lowest  tender  looking  at ways  to  source  cheaper 
alternative  materials,  sub-contractors  etc.  This  will 
cause a delay to the start of the project.  
Capital costs overrun 


-  Costs developed by QS, reviewed by architect and by 
the budget 
experienced capital project manager 
-  7.5%  contingency  on  capital  budget,  plus  specific 
contingencies  for  high  cost  individual  risks  (eg 
contamination) 
-  QS will have tight control of costs, and report monthly, 
so  early  warnings  will  be  given.  This  will  enable 
decisions to be taken on changing scope or reducing 
spend on certain items. 
Construction project 


-  Experienced project manager, design team and QS on 
takes longer than 
board to identify issues early and resolve them 
planned 
-  Consider using one building prior to completion of the 
other (has downsides) 
Site issues, eg 

M/H 
-  Provision  in  capital  budget  to  cover  each  of  these 
archaeology, 
individual risks 
contaminated land, 
-  Major  impact  would  be  a  delay  to  the  project,  with 
asbestos 
archaeology having the highest impact but lowest risk 
given the known history of the site and finds records 
locally  
VAT becomes liable on 


-  Appropriate  advice  will  be  sought  to  confirm  the 
some/all of the project 
assumption that zero VAT will be payable  
-  In the unlikely event that VAT is incurred, the Council 
will have to fund the gap 
Unable to recruit 


-  Most likely to occur because salary offered is too low 
suitable staff  
or job is considered too challenging 
-  Southwold  Town  Council  consider  hiring  a  freelance 
person instead to cover the interim until a permanent 
employee can be found 
-  Southwold Town Council to seek advice from HR and 
recruitment firms locally & in Norwich to understand 
how best to position (and reward) the roles.   

Risk 
Prob.  Impact  Existing Controls/Action required/Who  
Consultation/ 


-  Town  Council  working  group  established  and  will 
engagement – key 
continue if funding secured 
stakeholders/ 
-  Steering  Group  to  be  established  to  oversee 
community not 
Development Team 
supportive 
-  Communication plan to be developed further  
-  Consultation events in plan 
-  Open days organised 
Operational project risks 
Business climate 


-  All  research  to  date  indicates  a  strong  demand  for 
changes and demand 
office  space,  with  the  Southwold  brand  helping  to 
for office space falls 
support this 
away, resulting in 
-  The Station Yard development has been designed for 
vacant units. Most 
maximum  flexibility  and  can  be  adapted  so  suit 
likely due to major 
changed needs (more co-working etc) 
recession. 
-  There  is  flexibility  in  the  operating  costs  model  to 
reduce  rental  rates  to  increase  attractiveness  to 
market 
-  All  units  could  be  repurposed  as  retail  or  creative 
spaces, although this could reduce the number of new 
jobs  created  but  may  see  more individual businesses 
supported 
Operating income is 


-  Most likely to occur from slow uptake of units due to 
lower than anticipated 
changed market circumstances or simply longer notice 
periods  for  existing  premises  for  established 
businesses 
-  Increase  marketing  effort  and  consider  special 
offers/free trials etc  
Operating costs are 


-  Most  likely  linked  to  slower  take-up  (with  Council 
higher than projected 
having  to  cover  the  business  rates  on  vacant 
properties). 
-  Southwold Town  Council  to approach  business  rates 
authority  for  discretionary  rate  relief  to  help  reduce 
outgoings, whilst bearing the costs for longer 
Insufficient income is 


-  Southwold  TC  subsidise  for  further/longer  until  the 
generated through 
role is generating enough income  
events, sponsorship etc 
-  In the long term consider the roles becoming Council 
to sustain the 
staff resources, covered by the precept.  
Southwold 
Development team 

Risk 
Prob.  Impact  Existing Controls/Action required/Who  
Hub is occupied by 


-  Managed workspace policy will be to give priority to 
existing businesses 
new  businesses  or  existing  businesses  intending  to 
relocating to better 
expand significantly, thus creating new jobs 
premises, but with very 
 
low job creation.