This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'UCL policy on naming and renaming university buildings'.

COUNCIL – 16 November 2018 
Paper 2-32 
Proposed UCL policy on Naming or Renaming of University Buildings and Spaces 
Proposed UCL policy on Naming or Renaming of University Buildings and Spaces  
Prior Consideration:  
The proposal was considered by Academic Board on the 24 October 2018. 
Action required of Council 
Council is invite to approve the proposal.   

FOR DISCUSSION - - Proposed UCL policy on Naming or Renaming of University Buildings and Spaces 
Version 5.0 September 2018 
1.  This document describes the principles and process that UCL will follow to name or to rename, 
alter or remove the name of buildings or spaces.  
2.  UCL will usually name buildings or spaces in four contexts: 
a.  To facilitate orientation and movement around the campus 
b.  To honour individuals for exceptional achievement, and/or inspire people using the 
building or space 
c.  To recognize significant benefaction 
d.  As part of a commercial contract or agreement 
3.  UCL will usually rename, alter or remove the name of buildings or spaces in four contexts 
a.  When the building or space is demolished or significantly redeveloped 
b.  When a commercial contract or agreement associated with the name of a building or 
space comes to an end 
c.  When new information arises that sheds a different light on the original reasons for 
naming a building or space  
d.  In  response  to  major  changes  in  social  or  cultural  contexts  that  might  no  longer 
support a historical decision to name a building or space 
4.  Usually the naming of buildings or spaces should not be discipline specific due to the fluid 
nature of occupancy. However, in circumstances where a facility is discipline specific e.g. a 
specialist laboratory, a name which reflects the current discipline or use may be appropriate.  

5.  Naming a building or space is a significant undertaking and should be considered thoroughly. 
This  has  implications  for  the  naming  of  facilities  within  buildings,  events,  expectations  of 
donors, people using the space and for others. The naming of buildings or spaces can add to 
or  detract  the  institutional  brand  and  potentially  have  significant  and  long-lasting 
6.  As the decision to name a building or a space will usually have been considered thoroughly, 
removal  or  alteration  of  a  name  should  therefore  be  considered  even  more  thoroughly 
because  of  the  potential  impacts  on  UCL’s  academic  community,  alumni  and  the  broader 
public. Removing or altering the name of a building or space can potentially have significant 
and long-lasting consequences. 
7.  There is a presumption of continuity in naming a building or space. Any decision to alter or 
remove  a  name  is  therefore  likely  to  be  an  unusual  event  and  requires  appropriate 
justification. This presumption does not in itself decide any such case, but it takes into account 
the moral complexity often associated with the lives of those who make major impressions 
on the world, and embodies good reasons for giving continuity substantial weight.  
8.  This policy applies to buildings and large public spaces (interior or exterior). For smaller spaces 
within  an  existing  building  (such  as  seminar  rooms)  the  process  indicated  below  is  not 
mandatory but should be considered if there are any concerns about the appropriateness or 
acceptability  of  choosing,  removing  or  altering  a  particular  name.  The  principles  outlined 
below should be applied in all cases.  
Principles for choosing a name  
9.  Names  of  buildings  or  spaces  should  resonate  with  the  mission,  values  and  goals  of  UCL. 
Building or space names should enhance the brand and values of UCL and in particular UCL’s 
longstanding commitment to diversity and inclusion. Building or space names should not be 
chosen that could seriously damage the reputation of UCL or harm our relationship with other 
key stakeholders.  
10. Names of current staff (honorary, emeritus and substantive), students or other members of 
the University should only be used to name buildings or spaces in exceptional circumstances; 
for  example,  if  associated  with  major  change  within  the  University  or  achievement  at  the 
highest level that resonates with the values and mission of the University. It would normally 
be expected that such achievement would be clearly recognized outside the University; for 
example, by the award of a Nobel prize or equivalent recognition.  
11. Building  naming  in  recognition  of  a  major  philanthropic  gift  may  be  considered  but  it  will 
normally  be  expected  that  the  donor’s  gift  represents  a  substantial  proportion  of  the 
construction cost of the building or relevant fundraising appeal target. It may be occasionally 
appropriate  to  name  a  building  in  recognition of  extraordinary  philanthropic  contributions 
made by long-standing benefactors to UCL.  
12. For naming associated with philanthropic donations, the UCL Policy for the Acceptance of Gifts 
and  Donations  should  be  followed.  This  will  necessarily  include  due  diligence.  The  specific 
duration of the naming rights should be agreed at the time of the naming and form part of 
the Gift Agreement.  

13. Naming in recognition of major commercial gift-giving or partnership may be considered, and 
the principles guiding recognition of major philanthropic gifts should similarly apply. There 
must  be  appropriate  consideration  of  any  commercial  influence,  conflict  of  interest  or 
appearance thereof. 
14. Naming should give due consideration not only to the particular name, building or space but 
also  to  the  broader  context  and  balance  (taking  into  account  UCL’s  approach  to  equality, 
diversity  and  inclusion  as  well  as  any  other  relevant  issues)  of  existing  space  and  building 
names across the entire estate.  
Principles for removing or amending a name  
15. The name of a building or space may be removed or amended when the principal legacy of 
the  namesake  is  fundamentally  at odds  with  the mission of UCL.  This  requires  careful and 
holistic evaluation of the contributions, activities and / or ideologies for which a namesake is 
remembered, which may extend beyond commonly-held current perceptions. Consideration 
of  this  principle  will  usually  require  study  and  scholarly  judgement  on  how  the  principal 
legacies of a namesake should be understood.  
16. Consideration  should  be  given  as  to  whether  the  principal  legacy  of  a  namesake  was 
significantly  contested  in  the  time  and  place  in  which  the  namesake  lived.  This  usefully 
distinguishes  between  those  who  actively  promoted  or  dedicated  their  lives  to  upholding 
some practice contrary to UCL’s values from those whose relationship to such a practice was 
unexceptional.  This  principle  will  usually  require  study  and  scholarly  judgement  on  the 
historical period in question.  
17. Consideration  should  be  given  to  the  original  naming  event  itself,  and  whether  UCL  itself 
actively honoured a namesake for reasons that are fundamentally at odds with the mission 
and values of UCL. The reasons for the decision at the time should be studied, and if key facts 
about the namesake were unavailable or actively concealed then this should be taken into 
account. Consideration of this principle may require historical research.  
18. Whether  a  name  is  retained  or  removed,  UCL has  obligations  to  consider  whether  to 
contextualize this decision and communicate historical information. Consideration should be 
given to such an approach, including (for example) provision of museum-like exhibits, plaques, 
signs or other steps.  
19. Removing or altering a name should also give  due consideration not only to  the  particular 
name, building or space but also to the broader context and balance (taking into account UCL’s 
approach to equality, diversity and inclusion as well as any other relevant issues) of existing 
space and building names across the entire estate. This principle should not in itself decide 
the issue of whether to remove or alter a name but should be taken into account.  
20. The decision to rename or alter the name of a building or space should take account of all of 
the  principles  listed  here,  considering  the  relative  weight  to  be  attached  to  each  as 
appropriate to the context.  
21. The process by which a decision is made to remove, retain or alter the name of a building or 
space should be transparent with the considerations in respect of each of the principles here 
being publicly reported. When a decision is potentially controversial, the process of reaching 
a decision will usually involve a broader consultation with the UCL academic community.  

Process for choosing a name 
22. UCL may initiate an open call for proposals or an individual or group may submit a proposal. 
All proposals, whatever their origin, shall follow a common format and will be submitted to a 
Building  Naming  Group  (or  equivalently  constituted  group)  for  consideration  under  the 
principles outlined above.   
23. The Building Naming  (or equivalent)  Group shall meet as required  and be  constituted of a 
range of individuals representing the diversity of the UCL community. Its recommendations 
will be made to the UCL President and Provost and its decisions will be reported annually to 
UCL Council.  
24. In  considering  proposals,  the  Building  Naming  Group  (or  its  equivalent)  will  give  due 
consideration to the naming principles outlined above. Where necessary, the Building Naming 
Group will ensure that statutory processes for UCL seeking approval from the local council or 
other authorities are completed by UCL Estates.  
25. Where naming opportunities that aim to recognize a commercial partner are concerned, the 
Building  Naming  Group  will  consult  with  UCL  Innovation  &  Enterprise.  Where  naming 
opportunities  that  seek  to  recognize  a  philanthropic  donor  are  concerned,  the  Building 
Naming Group will consult with the office of the Vice Provost (Development). The Building 
Naming  Group  will  also  give  due  consideration  to  the  needs  of  strategic  partners  where 
buildings or spaces are jointly owned or operated.  
26. The Building Naming (or equivalent) Group shall make recommendations to the President and 
Provost who shall either accept (or reject) such recommendations or where appropriate refer 
to UCL Council for the final decision.  
Process for removing or altering a name 
27. An individual or group may submit a proposal. All proposals, whatever their origin, shall follow 
a  common  format  and  will  be  submitted  to  the  Building  Naming  Group  (or  equivalently 
constituted  group)  for  consideration  under  the  principles  outlined  above.  This  common 
format will include, where appropriate, a clearly argued evidence-based case that explicitly 
addresses each of the principles outlined above.   
28. In  considering  proposals,  the  Building  Naming  (or  equivalent)  Group  will  give  due 
consideration to each of the renaming principles outlined above. For simple cases, the Group 
shall make recommendations directly, but for complex or sensitive cases it will usually set up 
a panel to review the case and report to the Group. 
29. Such a panel will typically be constituted with appropriate expertise to address the principles 
above. It may seek additional information include scholarly and UCL community input. The 
panel  will  seek  broader  outreach  and  engagement  with  the  UCL  community  as  part  of  a 
transparent process that will be conducted in a timely manner. In its deliberations, the panel 
should consider the proposal against each of the principles described above. 
30. The  panel  will  report  its  conclusions  to  the  Building  Naming  Group,  including  a 
recommendation on whether a name should be retained or removed and consideration of 

appropriate contextualization of any decision through the development of plaques, museum-
like exhibits and similar.  
31. Where altering or removing names associated with a commercial partner are concerned, the 
Building Naming Group (or delegated panel) will consult with UCL Innovation & Enterprise. 
Where altering or removing names associated with a philanthropic donor are concerned, the 
Building Naming Group (or delegated panel) will consult with the office of the Vice Provost 
(Development). The Building Naming Group will also give due consideration to the needs of 
strategic partners where buildings or spaces are jointly owned or operated.  
32. The Building Naming (or equivalent) Group shall make recommendations to the President and 
Provost who shall either accept (or reject) such recommendations or where appropriate refer 
to UCL Council for the final decision. The Provost will normally consult Academic Board in any 
cases where it is deemed necessary to seek Council approval of a specific recommendation. 

Building Naming Group  
Draft Terms of Reference and Membership 
Terms of Reference 
1.  To advise and make recommendations to the Provost on the appropriate naming or renaming 
of  university  buildings  and  spaces,  giving  due  regard  to  the  principles  enunciated  in  the 
Naming or Renaming of University Buildings and Spaces policy. 
2.  To  convene  as  appropriate  short-life  working  groups  that  provide  advice  and  engage  the 
broader UCL community when considering complex or sensitive renaming cases 
3.  To  liaise  with  the  Office  of  the  Vice  Provost  (Development)  or  Office  of  the  Vice  Provost 
(Enterprise)  as  appropriate  concerning  philanthropic  or  commercial  involvement  in  the 
naming or renaming of university buildings and spaces.  
4.  To ensure that due consideration is given to the needs of strategic partners where the naming 
or renaming of buildings or spaces that are jointly owned or operated are considered.  
5.  To ensure that any statutory processes necessary for naming or renaming, such as UCL seeking 
approval from the local council or other authorities, are completed by UCL Estates.  
6.  To ensure that a register is kept cataloguing those buildings and spaces that have been named 
or renamed at UCL and their relevant details 
Proposed initial Membership 
Academic staff representative(s) 
Office of the Vice Provost (Development) 
Senior Management Team representative(s) 
Student representative(s) 
UCL Culture 
UCL Equalities and Diversity 
Relevant E&D representatives   
to include disability, LGBTQ+, gender, race  
Provost’s Gender envoy 
Provost’s Race envoy 
one representative from each School 
UCL Estates 
UCL Communications