This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Advisory / stakeholder panels'.


 
 
 
Strategic planning advisory panel 
Terms of Reference (version 0.3) 
 
Purpose of the Panel 
1.  Highways England’s is committed to establishing a Strategic Planning Advisory Panel to 
provide advice to the Board on “issues directly affecting local authorities and 
communities
”1. 
 
2.  Our commitment is to establish a Strategic Planning Advisory Panel during the first half of 
Road Period 1.  In our Delivery Plan annual update (2016/17)2 we made a public 
commitment to establish a Strategic Planning Advisory Panel  to: 
 
Provide expert advice on issues relevant to the operation of our 
network, in particular strategic planning and our role in supporting 
economic growth and housing development as well as providing 
technical advice and commercial intelligence.   

 
How the Panel will function in relation to the Board 
The Panel Chair will keep the Board informed of the work of the Panel. In the event that the 
Board may wish to commission work from the Panel, this will be communicated through the 
Panel Chair.  
 
The Panel will act in partnership with the company to sense check and provide challenge in the 
consideration of strategy proposals.   
 
Composition of the Panel 
3.  In accordance with the Licence, membership of the panel must include “representation 
from a credible range of local government and other stakeholders, including environment 
bodies as appropriate
”. An initial list is appended at Appendix A.  
 
4.  Other organisations may be invited to contribute on an ad hoc basis at the Panel’s request. 
 
Statutory functions 
5.  The Strategic Planning Advisory Panel  will not have any statutory function in its own right 
but its advice could potentially inform how Highways England operates and responds to 
statutory consent processes (e.g. via our statutory planning role).  The Strategic Planning 
Advisory Panel would have no legal status and would act in an advisory nature only. 
 
Annual work programme 
6.  The Strategic Planning Advisory Panel will be required to agree the issues it wishes to 
address over the forthcoming year.  An annual work will be agreed by Strategic Planning 
                                            
1 Highways England Licence (April 2015; para. 5.22): 
https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/431389/strategic-highways-
licence.pdf 
 
2 Highways England Delivery Plan annual update (2016/17; page 36): 
https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/538130/S160049_Highway
s_England_Delivery_Plan_2016_Final_-_Digital_version.pdf  
 
SPAP Terms of reference FINAL  
Page 1 of 3 
 Author: Julie Smith 20/02/18 

SPAP Terms of Reference 
 
 
 
Advisory Panel to reflect the pertinent issues it believes are directly affecting local 
authorities and communities and relevant to the company’s strategic business planning.   
 
7.  An annual progress report will be published 12 months after the inaugural meeting and 
every 12 months thereafter.  This will set out the issues the Strategic Planning Advisory 
Panel has considered and provided advice on.  The annual progress report should 
evidence how the work of the panel has directly impacted the operational and strategic 
work undertaken Highways England.    
 
8.  Following agreement of an annual work programme the Strategic Planning Advisory Panel 
may wish to commission work to further explore and report on the key issues agreed. 
 
9.  The Strategic Planning Advisory Panel will take a national perspective when considering 
the issues affecting local authorities and communities.  
 
Role of Chair 
10. The Chair of the Strategic Planning Advisory Panel will be an Executive Director or 
Divisional Director of Highways England.       
 
Secretariat 
11. The Strategic Planning Advisory Panel will be supported by a permanent secretariat 
(Strategy and Planning).  The secretariat will prepare agendas, record minutes/actions and 
manage the provision and distribution of project information to Panel members.  
Communications will support the production of published reports such as the annual 
progress report. 
 
Frequency of panel meetings 
12. The Strategic Planning Advisory Panel will meet at least six-monthly, or at such frequency 
as members consider necessary. 
 
Review of terms of reference 
13. These terms of reference will be reviewed annually by the Strategic Planning Advisory 
Panel or at an appropriate time agreed by the panel. 
 
 

 
SPAP Terms of reference FINAL  
 
Page 2 of 3 
 Author: Julie Smith 20/02/18 

SPAP Terms of Reference 
 
 
 
 
APPENDIX A 
MEMBERSHIP 
 

Theme 
Potential stakeholders to be invited to become a member of the 
Stakeholder Advisory Panel 

Housing 
•  Homes and Communities Agency (HCA)  /  Homes England 
Infrastructure   •  National Infrastructure Commission 
Business 
•  Confederation of British Industry (CBI) 
sector 
•  British Chambers of Commerce 
Local 
•  Local Enterprise Partnership (LEP) Network 
Government 
•  Local Government Association (LGA) 
•  Association of Directors for Environment, Planning and Transport 
(ADEPT) 
STBs 
•  Transport for North 
•  Transport for South East 
•  Midlands Connect 
•  England’s Economic Heartland 
•  Representative from the SW region 
Professional 
•  Royal Town Planning Institute (RTPI) 
bodies  
•  Royal Institute for Chartered Surveyors (RICS) 
•  Chartered Institute of Highways and Transportation (CIHT) 
•  Institute of Civil Engineers (ICE) 
Environment   •  Environment Agency 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SPAP Terms of reference FINAL  
 
Page 3 of 3 
 Author: Julie Smith 20/02/18