This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Job description and job evaluation scores'.


 
 
Mr Craig Cummings 
 
 
 
 
Date:  4th December 2019 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Via E-mail:   
 
 
 
 
 
Our reference: EDIR: 25451 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
Your reference:       
 
 
Dear Mr Cummings 
 
Freedom of Information (Scotland) Act (2002) – Request for Review 
 
I write with reference to your recent email in which you asked us to review the outcome of 
your  request  for  information  under  the  Freedom  of  Information  (Scotland)  Act  2002 
(“FOISA”) and our subsequent e-mail exchange in which you provided clarification of the 
details included in that request.   
 
The purpose of the review is for the Council to consider again the response provided to a 
request for information it has received.  In undertaking the review, I can decide to uphold 
the response either with or without variation or can substitute the response for a new 
one.   
 
To undertake this review, I have examined all the previous correspondence relating to your 
request.  I have also spoken with the Information Rights Officer who handled your request 
and to the relevant officer in our Human Resources Service.  Further, I have considered 
the  Scottish  Information  Commissioner  Decision  Notice  166/2019  which  addressed  a 
similar request made previously to the Council.   
 
Your request asked for the job description and job evaluation scores for the post of senior 
solicitor.    The  response  provided  to  you  advised  that  this  information  is  otherwise 
accessible  to  you,  given  your  role  as  a  Unite  representative  within  the  Council,  and 
therefore under Section 25 of FOISA is exempt from release on this occasion.  
 
I note within your request for review that you disagree with the application of the Section 
25 exemption.  Further, you highlighted the time which has passed since you asked the 
HR  Service  for  this  information  under  business  as  usual  processes  and  raised  data 
protection  concerns  about  the  confirmation  you  have  been  asked  to  provide  to  the  HR 
service.  I can confirm that I have considered all that you have written as part of my review 
and will comment on these matters below.   
 
As you will know, the City of Edinburgh Council and the recognised Trade Unions have in 
place a ‘Working Together Protocol’. The protocol sets out the way that the Council and 
recognised Trade Unions will work together to achieve shared and common interests and 
the behaviours expected from each other.  One expected behaviour is that  all sides will 
I n f o r m a t i o n   G o v e r n a n c e ,   S t r a t e g y   &   C o m m u n i c a t i o n s   D i v i s i o n  
L e v e l   2 . 1   W a v e r l e y   C o u r t ,   4   E a s t   M a r k e t   S t r e e t ,   E d i n b u r g h   E H 8   8 B G  
T e l   0 1 3 1   5 2 9   3 4 5 9     E - m a i l     r e v i e w @ e d i n b u r g h . g o v . u k  
 
 

“participate constructively”.  To achieve this behaviour the protocol recognises that both 
sides will “share information openly”. 
 
As was upheld by the Scottish Information Commissioner in his Decision Notice 166/2019, 
“the job evaluation scores were reasonably obtainable by the Applicant otherwise than by 
making a request for the information”
 under the Working Together Protocol.   Therefore, I 
have  approached  my  review  from  this  established  position,  and  have  then  moved  to 
determine whether the matters you have raised in your review request challenge this.   
 
I  note that  you  indicate  that  you  requested  the  job  description  and  job evaluation factor 
scores from the HR Service on 20th August 2019.  My understanding, having discussed 
this matter with HR, is that you were asked to confirm that you required this information for 
the purpose of representing a member, and to date, you have been unwilling to provide 
this confirmation. 
 
In  considering  whether  the  length  of  time  that  has  passed  since  you  asked  HR  for  this 
information has made it unreasonable for the Council to expect you to access data in this 
way, I have paid careful attention to the wording from the Working Together Protocol that 
all sides will participate constructively and that both sides will “share information openly” 
(my  emphasis  added).    I  must  advise  that  I  do  not  consider  it  reasonable  for  your  non-
engagement with HR to be grounds on which it can be said that the otherwise accessible 
route is no longer reasonably available to you.  Indeed, this other route remains available 
to you and only requires you to fulfil the expectations of the protocol to progress.  Further, 
until otherwise confirmed, I consider it reasonable for the Council to assume that it is in 
your Trade Union role that you require the information that you have requested.    
 
Finally, I have considered the data protection concerns that you have highlighted in your 
review request.  The Unite Privacy Notice states that the union will process its members 
personal  data  for  several  purposes,  one  of  which  is  to  “provide  you  with  support, 
assistance, advice and/or representation in an individual or collective case”.  To this end, I 
do  not  accept  that  the  request  for  confirmation  made  by  our  HR  service  asked  you  to 
breach  your  members  data  protection  rights  or  your  obligations  under  data  protection 
legislation  towards  them.    Your  members  will,  in  my  assessment,  have  a  reasonable 
expectation that, to provide the advice and representation available, their Trade Union will 
engage  with  their  employer  and  that  this  will  include  the  processing  of  their  personal 
information, including trade union membership information.   
 
Therefore,  it  is  the  conclusion  of  my  review  that,  because  of  your  role  as  a  Unite 
representative in the Council there is in place a way that you can access the job description 
and job evaluation factor scores without having to request it under FOI legislation.  Despite 
your non-engagement with this arrangement to date, this route remains available to you 
and it is, in my assessment reasonable for the Council to conclude that, at present and in 
the absence  of  further  clarification from  you,  section  25  of  FOISA  is  properly  applied  to 
your request.  In addition, a Section 25 exemption is an absolute exemption and therefore 
I am not required to consider the public interest test.   
 
In conclusion, I have upheld the FOISA response previously issued to you.  That concludes 
my handling of the review.   
 
If  you  are  unhappy  with  this  review  outcome  you  have  a  right  of  appeal  to  the  Scottish 
Information Commissioner. You must submit your complaint to the Commissioner within 6 
months of receiving this review response. The Commissioner can be contacted at:  
 
The Office of the Scottish Information Commissioner  
Kinburn Castle  

Doubledykes Road  
St Andrews  
Fife  
KY16 9DS  
 
Telephone: 01334 464610  
Fax: 01334 464611  
 
Website www.itspublicknowledge.info/Appeal   
E-mail: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx  
 
Please note that, once the Commissioner provides you with a decision on any application 
made to him, you have the right to lodge an appeal against the decision on a point of law 
to the Court of Session. 
 
 
Yours sincerely,  
 
 
 
Fiona Smyth  
Information Governance Unit