This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'No deal Brexit planning'.

Brexit: ‘No Deal’ Communications Plan 
In the event of the UK leaving the EU without a deal, there may be significant disruption to 
both the day‐to‐day and medium‐term activity of the University. While it is impossible to 
anticipate the full impact of Brexit, we will need to be prepared to communicate a high 
volume of information to multiple internal audiences. The following plan outlines how this 
activity will be coordinated, both centrally and within individual departments, to allow 
timely, consistent and accurate information to go out. 
APPROACH 
Initially all communications will be produced and disseminated through the usual channels, 
with approval for top‐level activity by the Brexit Working Group (BWG) and coordination 
where necessary by the Corporate Communications Team. In the event of major disruption 
– such as local travel issues – we will move to a more controlled, day‐to‐day Comms cycle as 
we would with eg a Snow Day. 
It is vital that this process is fast, responsive and adaptable so that we can address the needs 
of different departments as they arise.  
The Chair of the Brexit Working Group will
  Be responsible for all final sign‐off of top‐level Brexit communications, via the 
Corporate Communications Team 
The Brexit Working Group will
  Agree on the schedule for top‐level communications, such as all‐staff emails 
  Sign‐off all central messaging, policies and advice before publication 
  Approve requests for large‐scale communications from specific teams 
  Gather feedback on arising comms issues and agree priority areas for future comms 
The Corporate Communications Team will: 
  Produce central messaging to be shared with and disseminated by teams as needed  
  Update central comms channels such as the website and social media as appropriate 
  Have oversight of all Brexit comms activity across departments, ensuring activity is 
coordinated and that all essential information is displayed where it should be 
  Be the point‐of‐contact for Brexit comms requests and clarification across teams 
Individual Departments will: 
  Update their own web pages and communication channels, using both central 
messaging and advice specific to their audiences 
  Check with the Brexit Working Group via the Corporate Communications Team 
ahead of sending any large‐scale Brexit communications 
  Direct their audiences to central Brexit advice where appropriate 
 

KEY MESSAGES  
  The University is well prepared for a ‘no deal’ Brexit. We will do everything we can to 
minimise disruption and ensure the day‐to‐day life of the University continues 
uninterrupted as far as possible. 
  The Brexit Working Group has been meeting for a number of months to prepare for 
all possible Brexit outcomes, bringing together key University departments including 
Estates, International Partnerships, Research, Kent Union and Human Resources.  
  Each relevant department has a plan in place to ensure ‘business as usual’ as the UK 
leaves the European Union, which has been approved by the University’s Executive 
Group. We are fully committed to supporting staff and students and recognise that 
many will be concerned at what is an unstable time for the country as a whole. 
  Across the country, the last few months have been characterised by widespread 
debate and – at times – division. Whatever our differences of opinion, however, our 
university is based on equality, diversity, respect and valuing each other. 
  We are, and will continue to be, the UK’s European University. We are proudly 
outward looking, while our education and research reflect the expertise and 
knowledge of our European experts. That will not change. 
  Our dedicated Brexit webpages will be kept up‐to‐date with latest information. Your 
Head of School / Line Manager can also support you if you need it. 
CHANNELS / TACTICS 
CHANNEL 
TACTIC 
OWNER 
WEBSITE 
Centralised Brexit web pages, including 
CC 
‘Latest Updates’ section 
WEBSITE 
Staff (HR) and Student (IP) Brexit web pages 
HR / IP / CC 
with more detailed info 
WEBSITE 
Specific latest advice via individual 
Various, EG 
Department web pages 
‐ Estates 
WEBSITE 
Leadership Blog: Specific top‐level Brexit 
CC 
comms as appropriate 
EMAIL 
Vice‐Chancellor’s Monthly Update: Top‐level 
CC 
Brexit comms as appropriate  
EMAIL 
Kent Staff Weekly: Links to key Brexit 
CC 
information as appropiate 
EMAIL 
All‐Staff emails as needed, agreed by BWG 
BWG / CC 
EMAIL 
All‐Student emails as needed, agreed by BWG 
WG / CC 
EMAIL 
Large‐scale emails to specific lists as 
Various / CC 
appropriate by Department, approved by the 
Corporate Communications Team 
CAMPUS ONLINE 
News stories linking to wider advice as 
Various / CC 
appropriate 
SOCIAL MEDIA 
Central social media channels for updates as 
CC 
appropriate 

SOCIAL MEDIA 
Individual social media channels for updates 
Various 
as appropriate 
SAFEZONE APP 
Urgent All‐Staff and Student communications 
CC, Estates 
relating to Campus Security or closure 
 
TIMELINE 
ASSUMING NO FURTHER POLITICAL CHANGE 
Wednesday 11 September 
WEBSITE  
  Campus Online news story from 
 with reassurance on Brexit plans 
EMAIL 
  Kent Staff Weekly to include link to Campus Online story 
Tuesday 8 October 
EMAIL 
  Vice‐Chancellor’s Monthly Update to include Brexit reassurance 
ASSUMING 31 OCTOBER DEADLINE IS STILL IN PLACE FOLLOWING GENERAL ELECTION 
Tuesday 22 October 
NB – Timing of this will be subject to political situation; this is assuming the 31 October is 
still the likely deadline 

EMAIL 
  All‐Staff / All‐Student Emails based on VC Leadership Bulletin content 
  Email to all Line Managers email with advice on preparing for Brexit, including: 
o  Home Working policy and advice from HR 
o  Encouraging use of the SafeZone app 
o  Reminder of some increased risks and what to do about them (eg Campus 
Security and Government warning around heightened ‘Phishing’ risk) 
Thursday 31 October 
EMAIL 
  All‐Staff / All‐Student Emails with VC Update, covering: 
o  Reassurance around University plans to mitigate the impact of Brexit 
o  Confirming continued commitment to Europe and our strategy 
o  Reminder of need for unity, respect and tolerance of different views at a time 
of heightened tension both on and off campus 
o  Pointing to Brexit advice online 

o  Mention of more emails coming to specific groups with more detailed 
information, eg Erasmus Students, current EU students etc 
 
  Subsequent Emails to specific groups, sent by relevant Departments: 
o  All current EU students, if necessary (CC) 
o  Kent students on Erasmus placements (International Partnerships) 
o  Students from partner universities on Erasmus placements at Kent (IP) 
o  Kent students preparing for Erasmus placements (IP) 
o  Students from partner universities preparing for Erasmus placement (IP) 
o  Heads of Schools and SAMs (IP) 
WEBSITE 
  Central Brexit web pages updated with latest Brexit advice 
  Individual Brexit web pages updated with latest Brexit advice 
Friday 1 November 
WEBSITE 
  Central Brexit web pages updated with link to latest travel advice 
  Estates Brexit pages updated with latest travel advice  
SOCIAL MEDIA 
  Central and Estates travel advice as appropriate 
OTHER CHANNELS 
  As appropriate – depending on level of disruption 
Ongoing 
  As required – depending on need and on priorities agreed by the Brexit Working 
Group