This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Public Sector Equality Duty for the Department's Hub Strategy'.

DWP Central Freedom of Information Team
e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx
Our Ref: FOI2019/35621
23 October 2019
Dear Charlie Halsey,
Thank you for your Freedom of Information (FoI) request received on 27 September. You 
asked: 
When the Department's Hub Strategy was introduced in approx 2017; staff were expected to 
work from a designated office location. How did you apply the Public Sector Equality Duty, in 
relation to 'working from home' requests, particularly for parents, carers and staff with a 
disability that impacts their ability to travel to work? What information do you hold, what advice 
was sought and what legal advice, information was given regarding DWP's Public Sector 
Equality Duty towards their staff?

DWP Response:
In July 2017 the People and Locations - Building for our Future programme was implemented when DWP
confirmed changes to their estate which brought col eagues together into fewer hubs and 
customer-facing offices.
 
To inform decision making the Department undertakes Equality Analysis to consider the likely 
or actual effects of our policies on people with protected characteristics. This approach helps 
our compliance with the Equality Act 2010 and the Public Sector Equality Duty. Equality 
Analysis was embedded within the Building for our Future programme. 
Any member of staff who were required to change their work location as a consequence of the 
programme was required to have a one to one discussion with their line manager to discuss 
any potential impact on them. This confidential conversation gave individuals the opportunity to
discuss their personal circumstances, such as caring needs, reasonable adjustments etc, and 
establish the options available to them. (Both staff and line managers had access to published 
information and guidance to support these conversations, which included information for those 
who indicated they were unable to move because of disabilities or health related conditions 
requiring reasonable adjustment, and those with caring responsibilities).
Line managers were required to make detailed notes of the main points discussed during this 
meeting. After the meeting, a One to One Form was completed by the Line Manager and an 
electronic copy sent to the individual for any further comment before it was forwarded to a 
central team. Any individuals who were unable or refused to move could request a review by 

an Exceptions Panel.  Individuals had a right to raise a grievance and, if necessary, and make 
representations against a Panel decision. 
Information from the one to one discussions and Exceptions Panel were referenced in the 
overall Corporate Centre Equality Analysis. (Equality Analysis’ and Exemption Panel 
discussion decisions are still held central y).  
The Senior Responsible Officer leading the programme received Government Legal 
Department Public Sector Equality Duty advice throughout the implementation of the 
programme. 
In addition to access to regularly published information, staff may also have received 
information and advice via their Trade Union representative.  
If you have any queries about this letter, please contact me quoting the reference number 
above.  
Yours sincerely, 
DWP Central FoI Team
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------
Your right to complain under the Freedom of Information Act
If you are not happy with this response you may request an internal review by e-mailing 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx or by writing to DWP, Central FoI Team, Caxton 
House, Tothil  Street, SW1H 9NA. Any review request should be submitted within two months 
of the date of this letter. 
If you are not content with the outcome of the internal review you may apply directly to the 
Information Commissioner’s Office for a decision. Generally, the Commissioner cannot make a
decision unless you have exhausted our own complaints procedure. The Information 
Commissioner can be contacted at: The Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, 
Water Lane, Wilmslow Cheshire SK9 5AF
Web: ico.org.uk/Global/contact_us or telephone 0303 123 1113 or 01625 545745